Predstavte si, že telefonujete s jedným z vašich klientov s vysokými lístkami. Diskutujú s vami o niektorých dôležitých bodoch o svojich operáciách. Mysleli ste si, že si všetko zapamätáte, a tak ste si nerobili žiadne poznámky. Po telefonáte ste si však uvedomili, že si nepamätáte niektoré dôležité detaily.
Ak znova zavoláte svojim klientom a opýtate sa na presné podrobnosti, budete vyzerať neprofesionálne. S platformou na prepis klientskych hovorov však môžete zaznamenávať podrobnosti a kedykoľvek si ich vypočuť. Tento článok vám pomôže pochopiť dôležitosť používania platforiem na prepis hlasu na text pre obchodné hovory a stretnutia. Uvidíte Transkriptor ako vám môžu pomôcť bezchybne prepisovať hovory a stretnutia.
Pochopenie prepisu hovorov klienta
Prepisovanie hovorov s klientmi vám pomôže previesť hovorené rozhovory na písané texty. Týmto spôsobom si môžete uložiť základné podrobnosti pre budúce použitie. Okrem toho môžete zlepšiť presnosť a robiť informovanejšie rozhodnutia na základe zdokumentovaných konverzácií.
Prečo prepisovať hovory klientov
Prepisovanie hovorov s klientmi vám pomôže vyhnúť sa strate dôležitých detailov z vašich konverzácií. Budete mať písomný záznam o všetkom, čo ste s klientmi prediskutovali. Prepis hovoru s klientom môžete skontrolovať neskôr, aby ste ho zrozumili a menej nedorozumení.
Výhody obchodných operácií
Prepisy vám pomôžu vytvoriť prehľadávateľné záznamy o interakciách s klientmi. Pomôže vám to zlepšiť interný proces a zaškoliť manažérov alebo predajný tím. Potom môžu vytvárať efektívnejšie stratégie, ktoré vedú k efektívnejším obchodným operáciám.
Vplyv na vzťahy so zákazníkmi
Profesionálny prepis hovorov vám pomôže poskytnúť personalizovanejší zákaznícky servis. Môžete byť pozornejší k ich potrebám a efektívne riešiť ich bolestivé body. Presné záznamy vám navyše pomôžu ľahko nadviazať kontakt s vašimi klientmi.Help Scout odhalil, že 89 % zákazníkov má rád personalizované zážitky.
Požiadavky na dodržiavanie predpisov a dokumentáciu
Prepis hovorov s klientmi vám pomôže splniť regulačné a právne požiadavky. To zaisťuje transparentnosť a môže byť rozhodujúce v právnych sporoch alebo auditoch. Správna dokumentácia podporuje zodpovednosť a znižuje riziká nedodržiavania predpisov.
Podrobný sprievodca používaním Transkriptor pre klientske hovory
Transkriptor je jedným z najpopulárnejších softvérov na prepis klientskych hovorov. Môžete ho integrovať s Zoom, Google Meet alebo MS Teams a automaticky zaznamenávať a vytvárať prepisy. Tu sú kroky, ktoré musíte dodržať pri vytváraní prepisov.
Krok 1: Nastavenie účtu
Najprv si musíte vytvoriť účet. Kliknite na možnosť "Prihlásiť sa/Registrovať". Potom kliknite na možnosť "Pokračovať s Google " a vytvorte si Transkriptor účet. Po dokončení vás platforma presmeruje na hlavnú stránku ovládacieho panela.
Krok 2: Konfigurácia nastavení nahrávania
Na ovládacom paneli nájdete možnosť "Pripojiť sa k Teams, Zoom alebo Google Meets stretnutiam". Kliknutím naň sa otvorí vyskakovacie okno, do ktorého môžete vložiť odkaz na stretnutie. Môžete tiež prispôsobiť jazyk schôdze.
Krok 3: Spustenie nahrávania hovorov
Po kliknutí na "Spustiť nahrávanie" dostanete upozornenie, že sa Transkriptor pripája k hovoru. Platforma vám povie, že nahráva hovor a po dokončení vám poskytne prepis. Uistite sa, že ste robotovi povolili vstup do vašej schôdze.
Krok 4: Presné funkcie prepisu
Po vypnutí hovoru s klientom musíte navštíviť sekciu "Súbory" na ovládacom paneli. Nájdete tam svoje nedávne stretnutia. Kliknutím na jeden zobrazíte prepísaný text. Môžete upraviť reproduktory alebo upraviť text a opraviť prípadné nepresnosti.
Krok 5: Spracovanie po hovore
Po krížovej kontrole prepisu kliknite na ikonu "Stiahnuť" v pravej hornej časti obrazovky a exportujte ho. Transkriptor vám umožní exportovať text vo viacerých formátoch, ako je PDF, TXT, DOCX atď. Nemusíte sa teda obávať neskôr, že použijete žiadny konverzný nástroj.
Osvedčené postupy pre nahrávanie hovorov s klientmi
Pri nahrávaní hovorov s klientmi musíte venovať veľkú pozornosť zabezpečeniu súladu a efektívnosti. Musíte dodržiavať niekoľko postupov prepisu predajných hovorov. Tieto postupy vám pomôžu vytvoriť cenné záznamy pri rešpektovaní právnych a etických noriem.
- Zákonné požiadavky a súhlas: Pred nahrávaním hovorov klientov zabezpečte súlad s miestnymi zákonmi o súhlase.
- Optimalizácia kvality zvuku: Používajte kvalitné vybavenie a zabezpečte jasnú reč oboch strán.
- Profesionálna etiketa: Dodržiavajte profesionálnu etiketu komunikáciou s rešpektom.
- Opatrenia na zabezpečenie údajov: Implementujte opatrenia na zabezpečenie údajov na ochranu nahraných hovorov.
Právne požiadavky a súhlas
Pred nahrávaním hovorov s klientmi musíte dodržiavať miestne zákony týkajúce sa súhlasu. Musíte informovať svojich klientov, že budete hovory nahrávať a požiadať ich o výslovné povolenie. Pochopenie právnych požiadaviek vás ochráni pred akýmikoľvek nepredvídanými právnymi spormi.
Optimalizácia kvality zvuku
Vytvorenie prepisu hovorov klienta so zlou kvalitou zvuku nebude fungovať. Ak chcete optimalizovať kvalitu zvuku, musíte použiť kvalitné vybavenie. Uistite sa, že obe strany hovoria zreteľne, a upravte nastavenia tak, aby zachytávali hlasy presne. Výsledkom budú lepšie prepisy a priamočiarejšia kontrola hovorov.
Profesionálna etiketa
Ak chcete zachovať profesionálnu etiketu, musíte komunikovať s rešpektom. Aj keď nahrávate obchodné hovory, musíte byť stále pozorní voči svojim klientom. Táto profesionalita ukáže vaše odhodlanie riešiť ich problémy. Nahrávanie obchodných hovorov bude mať navyše pozitívny vplyv.
Opatrenia na zabezpečenie údajov
Opatrenia na zabezpečenie údajov sú nevyhnutné na ochranu nahraných hovorov pred neoprávneným prístupom. Používajte šifrované úložné riešenia a obmedzte prístup iba na oprávnený personál. Tieto bezpečnostné postupy chránia informácie o klientoch a zabezpečujú súlad s predpismi o ochrane údajov.
Pokročilé funkcie pre firemných používateľov
Pokročilé funkcie prepisu môžu zlepšiť kvalitu nahrávok hovorov zákazníkov pre firemných používateľov. Tieto funkcie vám pomôžu integrovať prepis s inými nástrojmi. Podporujú tiež hlbšiu analýzu a lepšiu tímovú spoluprácu.
Nastavenie vlastnej slovnej zásoby
Pomocou vlastného nastavenia slovnej zásoby môžete pridať konkrétne výrazy alebo žargón, aby ste zlepšili presnosť prepisu. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť presný prepis technických alebo jedinečných jazykov. Vďaka tomu sa záznamy hovorov stanú cennejšími a presnejšími.
Identifikácia reproduktora
Identifikácia hovoriaceho vám pomôže rozlíšiť rôzne hlasy v konverzácii. Ak teda hovoríte s viacerými ľuďmi, môžete získať presné prepisy každého rečníka. Prepis hovorov klienta sa tiež ľahko analyzuje. Štúdia spoločnosti Statista odhalila, že trh s rozpoznávaním reči dosiahne v roku 2025 8,58 miliardy dolárov.
Možnosti integrácie
Možnosti integrácie vám pomôžu prepojiť softvér na prepis s inými obchodnými nástrojmi. Tieto integrácie môžu zefektívniť celý pracovný postup. Preto máte prístup k prepisom v systémoch, ktoré už používate.
Analytika a prehľady
Pokročilé analýzy a prehľady poskytujú prehľady z údajov o hovoroch. Analytika vám pomôže identifikovať konkrétne vzorce rozprávania a prebiehajúce trendy. Záznam obchodného hovoru môžete previesť na použiteľné informácie. Reporty vám tiež pomôžu rozvíjať stratégie udržania zákazníkov vo vašej firme.
Nástroje na tímovú spoluprácu
Nástroje na tímovú spoluprácu vám môžu pomôcť zdieľať a upravovať prepis s členmi tímu. Napríklad funkcie ako zdieľaný prístup a komentovanie zlepšia tímovú prácu. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť, aby každý mohol prispievať k zaznamenaným informáciám a mať z nich úžitok.
Porovnanie profesionálnych riešení prepisu hovorov
Pri výbere služieb prepisu stretnutí musíte porovnať rôzne možnosti. Musíte venovať veľkú pozornosť funkciám a presnosti. Každé riešenie prepisu hovorov sa líši od ostatných. Vyberte si teda riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje vašim obchodným potrebám.
- Transkriptor : Transkriptor dokáže vytvárať prepisy s viacerými hovoriacimi v 100+ jazykoch.
- Otter .ai : Otter .ai je softvér na prepis hovorov, ktorý ponúka automatizované súhrny.
- Trint : Trint je populárny softvér na prepis klientskych hovorov s užívateľsky prívetivým rozhraním.
- Rev : Rev ponúka presné prepisy hovorov so skvelými editačnými funkciami.
- Sonix : Sonix používa AI na vytváranie automatických prepisov vo viacerých jazykoch
1. Transkriptor
Transkriptor je platforma na prepis zvuku na text, ktorá vytvára prepis klientskych hovorov. Táto platforma vám pomôže vytvoriť vysoko presné prepisy, ktoré si vyžadujú minimálne úpravy. Dokáže presne zachytiť hlas aj na hlučnom pozadí. Transkriptor tiež prichádza s funkciou rozpoznávania viacerých reproduktorov.
Ak hovoríte s viacerými rečníkmi súčasne, platforma efektívne zvýrazní všetkých reproduktorov. Vytvorí prepisy s rôznymi štítkami reproduktorov. Okrem toho je Transkriptor k dispozícii v 100+ jazykoch. Takže môžete vytvárať alebo prekladať svoje prepisy do ľubovoľného jazyka. Nakoniec môžete prepísaný text exportovať v mnohých formátoch súborov.
Kľúčové vlastnosti
- Podnikové funkcie: Transkriptor má samostatnú stránku pre firmy. Obchodné funkcie vám pomôžu prepojiť kalendár a nahrávať vaše stretnutia. Platforma si bude robiť poznámky a poskytovať vám AI poznatky.
- Bezpečnostné normy: Transkriptor vyhovuje GDPR, ISO 27001 a SOC 2 . Platforma vždy zabezpečí špičkovú ochranu údajov.
- Možnosti integrácie: Transkriptor môžete integrovať s Zoom, MS Teams a Google Meet . Môžete tak ľahko nahrávať hovory.
- AI Chat Assistant : Transkriptor dodáva sa s AI chatovacím asistentom, ktorý dokáže zhrnúť vaše prepisy a správy. Okrem toho môžete dať aj vlastné pokyny AI .
2. Otter .ai
Otter .ai je ďalší populárny softvér na prepis hovorov. Okrem prepisov poskytuje aj automatizované generovanie a zaznamenávanie súhrnov. Môže sa tiež synchronizovať s kalendármi. Mnoho používateľov sa však sťažovalo na jeho nízku presnosť.
3. Trint
Trint je veľmi populárny softvér na prepis klientskych hovorov. Má užívateľsky prívetivé rozhranie a vyššiu presnosť. Platforma dokáže vytvárať prepisy vo viac ako 40 jazykoch. Majte však na pamäti, že možnosť automatického ukladania nie je spoľahlivá.
4. Rev
Rev vám pomôže vytvoriť presné prepisy hovorov s klientmi. Dodáva sa so skvelými editačnými funkciami a používateľským zážitkom. Má tiež mobilnú aplikáciu na vývoj prepisov na cestách. Samotná mobilná aplikácia je však príliš chybná a nereaguje.
5. Sonix
Posledná platforma na zaznamenávanie klientskych konverzácií v zozname je Sonix . Jeho technológia AI dokáže vytvárať automatizované prepisy vo viacerých jazykoch. Sonix tiež prichádza s vynikajúcimi možnosťami zdieľania. Export prepisov však zaberie značný čas.
Maximalizácia hodnoty z prepisov hovorov
Ak potrebujete naplno využiť výhody automatického prepisu hovorov, zvážte implementáciu stratégií, ktoré zvyšujú ich účinnosť. Keď investujete do softvéru alebo platformy na prepis hovorov, musíte zo svojich peňazí vyťažiť hodnotu.
Usporiadanie prepísaného obsahu
Prepísaný text môžete usporiadať a označiť podľa klientov a ich obchodných odvetví. Týmto spôsobom, keď potrebujete konkrétne informácie, môžete ich ľahko nájsť. Môžete tiež zabezpečiť správne usporiadanie prepisov pre budúce použitie.
Vytváranie prehľadávateľných archívov
Prehľadávateľné archívy vám pomôžu rýchlo nájsť a načítať konkrétne konverzácie. Indexovanie a označovanie kľúčových slov môžete použiť na zlepšenie vyhľadávateľnosti. Môžete tak ušetriť čas a zvýšiť efektivitu pri prístupe k základným záznamom.
Analýza konverzácií s klientmi
Analýza rozhovorov klienta vám pomôže spoznať jeho rečové vzorce a pocity. Kontrola prepisu hovorov s klientom vám pomôže pochopiť ich potreby a preferencie. Tieto údaje môžete použiť na zlepšenie služieb zákazníkom.
Zdieľanie a spolupráca
Podpora zdieľania a spolupráce pomôže vašim tímom získať prístup k prepisom a upraviť ich. Môžete použiť rôzne nástroje na spoluprácu na zvýraznenie kľúčových častí alebo získať podrobné informácie. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť, aby do projektu prispievali všetci.
Riešenie problémov a podpora
Niekedy sa môžete zaoberať stratégiami riešenia problémov a podpory pre váš nástroj na prepis. Pamätajte, že tieto dve možnosti sú nevyhnutné na udržanie celkovej účinnosti nástroja. Pomôže vám tiež udržať efektivitu a presnosť v procesoch prepisu.
Bežné technické problémy
Bežné sú technické problémy, ako sú softvérové chyby a nízka kvalita zvuku. Tieto problémy však môžete jednoducho vyriešiť. Ak je kvalita zvuku nízka, skúste skontrolovať nastavenia mikrofónu. Musíte sa tiež uistiť, že softvér má najnovšie aktualizácie.
Tipy na optimalizáciu kvality
Na optimalizáciu kvality prepisu hovorov klienta môžete použiť vysokokvalitné nahrávacie zariadenie. Ak je to možné, nakonfigurujte softvér na prepis s vlastnou slovnou zásobou, aby ste zvýšili presnosť. Musíte tiež čo najviac znížiť hluk v pozadí.
Zdroje podpory
Niekedy vám pomôže aj čítanie zdrojov podpory, ako sú často kladené otázky a používateľské príručky. V prípade vážnych problémov sa môžete obrátiť na tím zákazníckej podpory. Pomôžu vám s technickými problémami.
Školiace materiály
Môžete si prezrieť školiace materiály, ako sú webináre alebo kurzy, aby ste pochopili, ako platforma na prepis funguje. Uistite sa tiež, že váš tím číta aj školiace materiály. To im pomôže efektívnejšie využívať softvér.
Záver
Softvér na prepis klientskych hovorov vám vždy pomôže zaznamenať dôležité body. Nemusíte písať ručne, pretože platformy zautomatizujú proces generovania prepisu.Future Marketing Insights odhalil, že trh s transkripciou vzrastie do roku 2033 o 8,6 %.
Ak hľadáte spoľahlivú platformu na prepis hovorov, mali by ste použiť Transkriptor . Pomôže vám vytvoriť presné prepisy vašich hovorov. Skúste Transkriptor teda ešte dnes a nechajte automatizovať proces prepisu.