Taigi, kaip galite veiksmingai surengti ad hoc susitikimą? Sukūrėme išsamų vadovą, kuris padės jums sužinoti apie šiuos susitikimus, iššūkius, su kuriais galite susidurti juos vesdami, įrankius, kaip tiksliai transkribuoti susitikimus, ir kitus patarimus, kad susitikimai būtų verti visų laiko.
Kas yra ad hoc susitikimas ir kada turėtumėte jį surengti?
Ad hoc susitikimai gali vykti bet kuriuo darbo dienos metu. Jie gali spręsti darbo eigos problemas, suteikti erdvės idėjų šturmui ir padėti greitai atlikti svarbias užduotis.
Ad hoc susitikimų ir jų tikslo apibrėžimas
Ad hoc susitikimas yra ekspromtu atliekamas skambutis, prie kurio gali tekti skubiai prisijungti dienos metu. Jie idealiai tinka laikui jautrioms užduotims atlikti ir gali padėti padidinti produktyvumą bei pagerinti komandos pažangą. Tačiau, kai turite terminus, iki kurių turite susitikti, arba skambučius, kurie jau suplanuoti tą dieną, ad hoc susitikimai gali sutrikdyti jūsų darbo eigą.
Įprasti scenarijai, dėl kurių reikia rengti ad hoc susitikimus
Norėdami suprasti, kaip veikia ad hoc susitikimai, apsvarstykite toliau nurodytus scenarijus.
#1 Norėdami kartu generuoti idėjas
Daugeliu atvejų smegenų šturmo sesijos planuojamos gerokai iš anksto. Jums gali tekti prisijungti prie ad hoc susitikimų, kai reikia skubiai pasiekti tam tikrų rezultatų. Tai yra tada, kai idėjų šturmas su jūsų komanda gali padėti kiekvienam nariui greitai atlikti savo užduotis.
#2 Kai jums reikia greitos pagalbos
Įsivaizduokite, kad klientui reikia galutinio rezultato iki dienos pabaigos. Kitu atveju galbūt jūsų draugai, dirbantys IT srityje, suplanavo techninę priežiūrą likus valandai iki uždarymo laiko. Abiem atvejais ad hoc susitikimai padeda laiku atlikti darbą be jokio vargo.
#3 Baigiant paskutinės minutės sprendimus
Kai kuriais atvejais gali tekti greitai priimti sprendimą. Tokiais atvejais ad hoc kvietimas padeda greitai išspręsti klausimą, nes sprendimų priėmimo galia ne visada gali priklausyti nuo vieno asmens.
Ad hoc susitikimų iššūkiai ir kaip juos įveikti
Staigus susitikimas gali sutrikdyti darbo eigą, jei jau esate įpusėję kitą užduotį. Skaitykite toliau, kad suprastumėte, su kokiais iššūkiais galite susidurti dalyvaudami ad hoc susitikimuose ir kaip galite juos dar labiau įveikti.
Trūksta pasirengimo ir struktūros
Ne visi komandos nariai gali būti pasirengę dalyvauti staigiame susitikime. Nesvarbu, ar darbotvarkė yra pristatyti verslo planą, ar net sugalvoti idėjų, ad hoc skambučiai gali sukelti nerimą dėl pasiruošimo paskutinę minutę. Tai dar labiau sutrikdo darbo eigą, nes atidedamos turimos užduotys.
Efektyvaus dalyvių bendravimo užtikrinimas
Planuojant improvizuotą susitikimą, visi dalyviai, kuriems reikia prisijungti, gali būti nepasiekiami. Staigūs susitikimai kelia iššūkį efektyviam bendravimui, nes mažai tikėtina, kad visi komandos nariai prisijungs iš karto.
Sunkumai fiksuojant pagrindinę informaciją ir sprendimus
Ad hoc posėdžiai yra staigūs ir dažniausiai trunka greitai. Jo metu ne visada gali būti įmanoma užsirašyti susitikimo pastabas ar užsirašyti kito susitikimo darbotvarkę. Tai gali sukelti problemų priimant svarbiausius sprendimus svarbiam darbui.
Pastabų ir veiksmų elementų problemos
Ad hoc susitikimuose dažnai trūksta struktūruotų pastabų ir aiškių veiksmų. Be tinkamos dokumentacijos gali būti praleisti pagrindiniai punktai ir tolesnės užduotys, todėl gali kilti painiava ir vėluoti vykdymas.
Geriausia veiksmingo ad hoc susitikimo vedimo praktika
Galite lengvai surengti improvizuotus susitikimus, išdėstydami tam tikras komandos užduotis ir vaidmenis. Taip užtikrinama, kad visi dalyviai galėtų vienodai prisidėti prie diskusijos. Taip pat galite naudoti transkripcijas ad hoc skambučiams, kad dokumentuotumėte pastabas ir darbotvarkes nepraleisdami svarbios informacijos, ir išbandykite mūsų diktavimo programą , kad galėtumėte efektyviai užsirašyti.
Nustatykite aiškų tikslą ir darbotvarkę, net jei trumpas
Visada užtikrinkite, kad susitikimo tikslas būtų perduotas visiems dalyviams, net ir ekspromtu vykstančių susitikimų metu. Siųsdami susitikimo kvietimą galite pridėti pastabą arba pradėti diskusiją skambučio metu, išdėstydami darbotvarkę.
Greitai priskirkite vaidmenis ir pareigas
Skirkite laiko vaidmenų priskyrimui diskusijos dalyviams, kad užtikrintumėte, jog visi galėtų kuo geriau išnaudoti staigų susitikimą. Tai galite užtikrinti suteikdami vienodą atsakomybę kiekvienam nariui, pavyzdžiui, sukurdami verslo planą, išdėstydami kitos diskusijos veiksmus arba atlikdami tyrimus, kuriuose dalyvauja du ar daugiau narių, dirbančių kartu.
Naudokite skaitmeninius įrankius bendravimui ir dokumentavimui realiuoju laiku
Užuot rankiniu būdu užsirašę pastabas staigių susitikimų metu, galite naudoti susitikimo pastabų programinę įrangą, kad automatiškai pažymėtumėte ir perrašytumėte susitikimo garsą į tekstą. Šie įrankiai naudoja AI , kad apibendrintų visą susitikimą ir automatizuotų darbo eigas, kad padėtų jums siųsti el. laiškus su veiksmų elementais kitai diskusijai.
Kaip transkripcijos įrankiai gali pagerinti ad hoc susitikimus?
Transkripcijos įrankiai leidžia tyrinėti garso į tekstą sprendimus, identifikuojant kelis kalbėtojus susitikime, atkreipiant dėmesį į sudėtingą žargoną net per foninį triukšmą ir apibendrinant visą diskusiją, kad būtų galima lengvai perbraukti per pūkus. Skaitykite toliau, kad suprastumėte, kaip galite juos naudoti, kad ad hoc susitikimai būtų produktyvesni.
Transkriptor naudojimo susitikimo transkripcijai pranašumai
Jei ieškote idealios kalbos į tekstą technologijos staigiems susitikimams, galite pabandyti naudoti Transkriptor , kuri siūlo 99% tikslumą konvertuojant garsą į tekstą.
Įrengtas greitesnių transkripcijų AI
Transkriptor yra įrankis, kurį maitina AI ir kuris yra žinomas kaip teikiantis greitas susitikimų transkripcijas ir iš anksto įrašytus failus. Pavyzdžiui, jei jūsų susitikimas trunka 30 minučių, Transkriptor gali sumažinti darbo krūvį automatizuodamas transkripcijos procesą.
Universalumas 100+ kalbų
Įrankis taip pat atpažįsta ir išverčia jūsų nuorašus į 100+ kalbų ir dialektų, įskaitant portugalų, prancūzų, arabų ir hebrajų kalbas. Jis supranta stiprius akcentus ir gali prasiskverbti per netvarkingą triukšmą, kad tiksliai transkribuotų kiekvieną Word.
Bendradarbiavimo efektyvumas
Transkriptor leidžia lengvai bendradarbiauti su savo komandos nariais. Galite suteikti prieigą prie savo nuorašų vos spustelėję mygtuką "Bendrinti" prietaisų skydelyje. Galite redaguoti failus ir leidimus tvarkydami nuorašus su savo komanda.
Garso į tekstą sprendimų naudojimas tikslioms susitikimo pastaboms
Transkriptor yra vienas geriausių šiandien prieinamų AI transkripcijos įrankių. Jis siūlo didelį tikslumą konvertuojant garsą į tekstą. Galite įkelti garso failą arba nukopijuoti ir įklijuoti failo nuorodą iš bet kurios interneto vietos ir ją perrašyti. Taip pat galite integruoti jį su susitikimų ir vaizdo konferencijų įrankiais, tokiais kaip Zoom, Google Meetir Microsoft Teams , kad automatizuotumėte užrašų darymą ir greitų suvestinių kūrimą.
Pagrindiniai įrankiai, skirti efektyviai valdyti ad hoc susitikimus
Rekomenduojame naudoti balso į tekstą įrankius, kad specialieji susitikimai būtų produktyvūs. Užuot rankiniu būdu užsirašę pastabas, galite integruoti toliau nurodytus AI transkripcijos įrankius į susitikimų programas, pvz., Google Meet, Zoomir Microsoft Teams. Leiskite AI lengvai perimti ir pagerinti jūsų darbo eigą.
#1 Transkriptor
Transkriptor yra idealus AI transkripcijos įrankis ekspromtu vykstantiems susitikimams supakuotos darbo dienos metu. Tai užtikrina 99% tikslumą konvertuojant garsą į teksto nuorašus ir palaiko skirtingus failų formatus, įskaitant SRT, PDF, DOCxir kt. Jame taip pat yra AI pokalbių asistentas - "Tor", skirtas rasti pagrindinę informaciją transkripcijos failuose ir atsakyti į užklausas, kurios gali kilti apie susitikimo diskusiją.
Skirtingai nuo kitų transkripcijos įrankių, jis atpažįsta stiprius akcentus ir siūlo vertimus į 100+ kalbų ir tarmių. Dėl gebėjimo nugrimzti per foninį triukšmą ir atpažinti kelis balsus jis yra puikus susitikimo įrankis.
#2 Otter.AI
Otter.AI padeda automatizuoti darbo eigas ir padidinti produktyvumą darbo vietoje. Jis gali užsirašyti susitikimo užrašus, apibendrinti svarbias netvarkos konversijas ir pateikti transkripciją realiuoju laiku. Kadangi platforma negarantuoja didelio transkripcijų tikslumo, gali būti sunku apdoroti aukštos kokybės garso ir kitus failus.
#3 Rev
Rev siūlo vaizdo ir garso į tekstą sprendimus, skirtus perrašyti ir valdyti susitikimų užrašus, santraukas, interviu ir minčių šturmo sesijas. Tai garantuoja produktyvumo padidėjimą ir gali generuoti garso antraštes bei citatas 38 kalbomis. Nors puikiai tinka aukštos kokybės nuorašams, Rev tinka tik nišinėms pramonės šakoms, kurios gali būti ne tokios naudingos ad hoc skambučiams. Taip pat reikia laiko apdoroti sunkius garso ir vaizdo failus.
Patarimai, kaip pasirinkti tinkamus įrankius ad hoc susitikimams
Tarkime, kad jūsų improvizuotas susitikimas prasideda per kitas 5 minutes ir jūs negalite dalyvauti diskusijoje. AI transkripcijos įrankiai gali jums padėti, jei pasirinksite tinkamą, kuriame yra įvairių funkcijų. Skaitykite toliau, kad įtrauktumėte šiuos patarimus, kad jūsų susitikimai būtų efektyvūs.
Įvertinkite naudojimo paprastumą ir integraciją su esamomis sistemomis
Transkripcijų integravimas su bendravimo programomis gali palengvinti improvizuotus susitikimus. Dauguma AI transkripcijos įrankių, pvz., Transkriptor, gali įrašyti susitikimus realiuoju laiku, vėliau atlikti garso transkripcijas į tekstą ir netgi apibendrinti jas iki pusės garso trukmės.
Pirmenybę teikite įrankiams, kurie siūlo kokybės ir garso į tekstą funkcijas
Kai kurie AI transkripcijos įrankiai negali perrašyti garso ar vaizdo failų. Visada ieškokite kalbos į tekstą technologijos, kuri siūlo šią paramą, nes ji gali labai padėti jums improvizuotų susitikimų metu. Kai negalite fiziškai dalyvauti susitikimuose, galite naudoti AI programinės įrangos susitikimų robotą, kad automatiškai prisijungtumėte prie skambučių jūsų vardu ir užsirašytumėte pastabas.
Užtikrinkite, kad įrankiai palaikytų bendradarbiavimą ir dalijimąsi informacija
Turėtų būti lengva bendrinti transkribuotus dokumentus su kitais komandos nariais, kad būtų galima redaguoti. Jei naudojate Transkriptor savo specialiuosiuose susitikimuose, galite bendrinti nuorašą su komanda redaguodami prieigos leidimus. Įrankis palaiko daugumą rinkmenų pasirinkčių, įskaitant PDF ir SRT. Taip pat galite užtikrinti savo nuorašų saugumą, nes Transkriptor siūlo įmonės lygio saugumą pagal SOC 2 ir GDPR standartus.
Išvada
Galite užtikrintai dalyvauti ad hoc susitikimuose naudodami balso į tekstą sprendimus, pvz., AI transkripcijos įrankius. Galite naudoti tokią platformą kaip Transkriptor , kad užtikrintumėte, jog įrašydami ir perrašydami susitikimo garsą į iPhone balso atmintines pasieksite 99% tikslumą . Tai taip pat suteikia jums lankstumo naudoti AI pokalbių asistentą, kad atsakytumėte į greitus klausimus ir rastumėte svarbią medžiagą iš stenogramos. Prisiregistruokite gauti 90 minučių trukmės nemokamą funkcijų valdomą bandomąją versiją, kad prisijungtumėte prie susitikimo diskusijos ir leistumėte įrankiui perrašyti garsą į jūsų pasirinktą formatą.
