Képzelje el, hogy hívást folytat az egyik magas jegyű ügyfelével. Megvitatnak veled néhány fontos pontot a működésükkel kapcsolatban. Azt hitted, mindent meg tudsz jegyezni, ezért nem jegyzetelt. A hívás után azonban rájött, hogy nem emlékszik néhány fontos részletre.
Ha újra felhívja ügyfeleit, és megkérdezi a pontos részleteket, szakszerűtlennek tűnik. Az ügyfélhívás-átírási platformmal azonban bármikor rögzítheti a részleteket, és meghallgathatja azokat. Ez a cikk segít megérteni a hang-szöveg átírási platformok használatának fontosságát az üzleti hívásokhoz és értekezletekhez. Azt is látni fogja, hogy Transkriptor hogyan segíthet a hívások és találkozók hibátlan átírásában.
Az ügyfélhívás átírásának megértése
Az ügyfélhívások átírása segít a beszélt beszélgetések írott szövegekké alakításában. Így elmentheti a lényeges részleteket későbbi használatra. Ezenkívül javíthatja a pontosságot, és megalapozottabb döntéseket hozhat dokumentált beszélgetések alapján.
Miért kell átírni az ügyfélhívásokat?
Az ügyfélhívások átírása segít elkerülni a beszélgetések fontos részleteinek elvesztését. Írásos feljegyzése lesz mindenről, amit megbeszélt az ügyfelekkel. Az ügyfélhívás átírását később áttekintheti az egyértelműség és a kevesebb félreértés érdekében.
Az üzleti működés előnyei
Az átírások segítenek az ügyfél-interakciók kereshető rekordjainak létrehozásában. Ez segít javítani a belső folyamatot, és képezni a vezetőket vagy az értékesítési csapatot. Ezután hatékonyabb stratégiákat készíthetnek, ami hatékonyabb üzleti működéshez vezet.
Hatás az ügyfélkapcsolatokra
A professzionális hívásátírás segít személyre szabottabb ügyfélszolgálatot nyújtani. Figyelmesebbé válhat az igényeikre, és hatékonyan kezelheti fájdalmas pontjaikat. Ezenkívül a pontos nyilvántartások segítenek abban, hogy könnyen nyomon követhesse ügyfeleit.Help Scout kiderült89%-a szereti a személyre szabott élményeket.
Megfelelőségi és dokumentációs igények
Az ügyfélhívások átírása segít megfelelni a szabályozási és jogi követelményeknek. Ez biztosítja az átláthatóságot, és döntő fontosságú lehet a jogi viták vagy ellenőrzések során. A megfelelő dokumentáció támogatja az elszámoltathatóságot és csökkenti a meg nem felelés kockázatát.
Lépésről lépésre útmutató a Transkriptor ügyfélhívásokhoz való használatához
Transkriptor az egyik legnépszerűbb ügyfélhívás-átíró szoftver. Integrálhatja a Zoom, Google Meet vagy MS Teams szolgáltatással az átiratok automatikus rögzítéséhez és létrehozásához. Íme az átírások elkészítéséhez szükséges lépések.
1. lépés: A fiók beállítása
Először is létre kell hoznia egy fiókot. Kattintson a "Bejelentkezés/Regisztráció" lehetőségre. Ezután kattintson a "Folytatás Google " lehetőségre a Transkriptor fiók létrehozásához. Ha elkészült, a platform átirányítja Önt az irányítópult fő oldalára.
2. lépés: Felvételi beállítások konfigurálása
Az irányítópulton megtalálja a "Csatlakozás Teams, Zoom vagy Google Meets értekezletekhez" lehetőséget. Ha rákattint, megnyílik egy felugró ablak, ahová beillesztheti az értekezlet linkjét. Testreszabhatja az értekezlet nyelvét is.
3 lépés: Hívásrögzítés indítása
Miután rákattintott a "Felvétel indítása" gombra, értesítést kap arról, hogy Transkriptor csatlakozik a híváshoz. A platform megmondja, hogy rögzíti a hívást, és amint elkészült, megadja az átírást. Győződjön meg arról, hogy engedélyezi a bot számára az értekezletre való belépést.
4. lépés: Pontos átírási funkciók
Miután kikapcsolta az ügyfélhívást, meg kell látogatnia az irányítópult "Fájlok" részét. Ott megtalálja a legutóbbi találkozóit. Kattintson az egyikre az átírt szöveg megtekintéséhez. Módosíthatja a hangszórókat, vagy szerkesztheti a szöveget a pontatlanságok kijavításához.
5. lépés: Hívás utáni feldolgozás
Miután ellenőrizte az átírást, kattintson a képernyő jobb felső sarkában található "Letöltés" ikonra az exportáláshoz. Transkriptor lehetővé teszi a szöveg exportálását többféle formátumban, például PDF, TXT, DOCX stb. Így nem kell aggódnia a későbbi konverziós eszközök használata miatt.
Legjobb gyakorlatok az ügyfélhívások rögzítéséhez
Az ügyfélhívások rögzítésekor nagy figyelmet kell fordítania a megfelelőség és a hatékonyság biztosítására. Be kell tartania néhány értékesítési hívásátírási gyakorlatot. Ezek a gyakorlatok segítenek értékes nyilvántartások létrehozásában, miközben tiszteletben tartják a jogi és etikai normákat.
- Jogi követelmények és hozzájárulás: Az ügyfélhívások rögzítése előtt győződjön meg a helyi hozzájárulási törvények betartásáról.
- Hangminőség optimalizálása: Használjon kiváló minőségű felszerelést, és biztosítsa mindkét fél tiszta beszédét.
- Szakmai etikett: Tartsa be a szakmai etikettet tiszteletteljes kommunikációval.
- Adatbiztonsági intézkedések: Hajtson végre adatbiztonsági intézkedéseket a rögzített hívások védelme érdekében.
Jogi követelmények és hozzájárulás
Az ügyfélhívások rögzítése előtt be kell tartania a hozzájárulásra vonatkozó helyi törvényeket. Tájékoztatnia kell ügyfeleit, hogy rögzíti a hívásokat, és kifejezett engedélyt kell kérnie tőlük. A jogi követelmények megértése megvédi Önt az előre nem látható jogi vitáktól.
Hangminőség optimalizálása
Az ügyfélhívás-átírás létrehozása rossz hangminőséggel nem fog működni. A hangminőség optimalizálásához kiváló minőségű berendezéseket kell használnia. Győződjön meg arról, hogy mindkét fél tisztán beszél, és módosítsa a beállításokat a hangok pontos rögzítéséhez. Ez jobb átírásokat és a hívások egyszerűbb áttekintését eredményezi.
Szakmai etikett
A szakmai etikett fenntartása érdekében tisztelettel kell kommunikálnia. Még ha üzleti hívásokat is rögzít, akkor is figyelmesnek kell lennie ügyfeleire. Ez a professzionalizmus megmutatja elkötelezettségét problémáik megoldása iránt. Sőt, az üzleti hívások rögzítése pozitív hatással lesz.
Adatbiztonsági intézkedések
Az adatbiztonsági intézkedések elengedhetetlenek a rögzített hívások jogosulatlan hozzáférés elleni védelméhez. Használjon titkosított tárolási megoldásokat, és csak az arra jogosult személyzetre korlátozza a hozzáférést. Ezek a biztonsági gyakorlatok védik az ügyfelek adatait és biztosítják az adatvédelmi előírások betartását.
Speciális funkciók üzleti felhasználók számára
A fejlett átírási funkciók javíthatják az ügyfelek hívásfelvételeinek minőségét az üzleti felhasználók számára. Ezek a funkciók segítenek az átírás más eszközökkel való integrálásában. Támogatják a mélyebb elemzést és a jobb csapatmunkát is.
Egyéni szókincs beállítása
Az egyéni szókincsbeállítással konkrét kifejezéseket vagy szakzsargont adhat hozzá az átírás pontosságának javítása érdekében. Így biztosíthatja a műszaki vagy egyedi nyelvek pontos átírását. Ennek eredményeként a hívásrekordok értékesebbé és pontosabbá válnak.
Beszélő azonosítása
A beszélő azonosítása segít megkülönböztetni a különböző hangokat a beszélgetésben. Tehát, ha több emberrel beszél, pontos átiratot kaphat minden beszélőről. Az ügyfélhívás átírása is könnyen elemezhető lesz. A Statista tanulmányafeltárta, hogy a beszédfelismerő piac 2025-ben eléri a 8,58 milliárd dollárt.
Integrációs képességek
Az integrációs képességek segítenek összekapcsolni az átíró szoftvert más üzleti eszközökkel. Ezek az integrációk egyszerűsíthetik az egész munkafolyamatot. Így a már használt rendszereken belül is hozzáférhet az átiratokhoz.
Elemzés és jelentéskészítés
A fejlett elemzések és jelentések betekintést nyújtanak a hívásadatokba. Az elemzés segít azonosítani a konkrét beszédmintákat és a folyamatban lévő trendeket. Az üzleti hívásfelvételt hasznosítható információkká alakíthatja. A jelentéskészítés segít a vállalkozás ügyfélmegtartási stratégiáinak fejlesztésében is.
Csapat együttműködési eszközök
A csapatmunka-eszközök segítségével megoszthatja és szerkesztheti az átiratot a csapattagokkal. Az olyan funkciók, mint például a megosztott hozzáférés és a megjegyzések, javítják a csapatmunkát. Így biztosíthatja, hogy mindenki hozzájárulhasson a rögzített információkhoz, és profitálhasson belőlük.
Professzionális hívásátírási megoldások összehasonlítása
Az értekezlet-átírási szolgáltatások kiválasztásakor össze kell hasonlítania a különböző lehetőségeket. Nagyon figyelnie kell a jellemzőkre és a pontosságra. Az egyes hívásátírási megoldások különböznek a másiktól. Tehát válassza ki az üzleti igényeinek leginkább megfelelő megoldást.
- Transkriptor : Transkriptor több beszélős átírást hozhat létre 100+ nyelven.
- Otter .ai : Otter .ai egy hívásátíró szoftver, amely automatikus összefoglalókat kínál.
- Trint : Trint egy népszerű ügyfélhívás-átíró szoftver felhasználóbarát felülettel.
- Rev : Rev pontos hívásátírásokat kínál nagyszerű szerkesztési funkciókkal.
- Sonix : Sonix AI segítségével több nyelven is automatikus átírásokat hoz létre
1. Transkriptor
Transkriptor egy hang-szöveg átírási platform, amely ügyfélhívás-átírást hoz létre. Ez a platform segít rendkívül pontos átiratok létrehozásában, amelyek minimális szerkesztést igényelnek. Pontosan rögzíti a hangot, még zajos háttérben is. Transkriptor többhangszóró-felismerő funkcióval is rendelkezik.
Ha egyszerre több hangszóróval beszél, a platform hatékonyan kiemeli az összes hangszórót. Különböző hangszórócímkékkel készít átiratokat. Ezenkívül a Transkriptor 100+ nyelven érhető el. Így bármilyen nyelven létrehozhatja vagy lefordíthatja átiratait. Végül az átírt szöveget számos fájlformátumban exportálhatja.
Főbb jellemzők
- Vállalati funkciók: Transkriptor külön oldallal rendelkezik a vállalkozások számára. Az üzleti funkciók segítenek a naptár összekapcsolásában és az értekezletek rögzítésében. A platform jegyzeteket készít, és AI alapú betekintést nyújt.
- Biztonsági szabványok: Transkriptor megfelel a GDPR, ISO 27001 és SOC 2 szabványoknak. A platform mindig biztosítja a csúcsminőségű adatvédelmet.
- Integrációs lehetőségek: A Transkriptor integrálhatja a Zoom, MS Teams és Google Meet fájlokkal. Így könnyedén rögzítheti a hívásokat.
- AI Chat Assistant : Transkriptor tartozik egy AI csevegőasszisztenshez, amely összefoglalja az átiratokat és a jelentéseket. Sőt, egyedi utasításokat is adhat a AI .
2. Otter .ai
Otter .ai egy másik népszerű hívásátíró szoftver. Az átírások mellett automatizált összefoglaló készítést és rögzítést is biztosít. Naptárakkal is szinkronizálható. Sok felhasználó azonban panaszkodott az alacsony pontosságára.
3. Trint
Trint egy nagyon népszerű ügyfélhívás-átíró szoftver. Felhasználóbarát felülettel és nagyobb pontossággal rendelkezik. A platform több mint 40 nyelven képes átírásokat készíteni. De ne feledje, hogy az automatikus mentési lehetőség nem megbízható.
4. Rev
Rev segít az ügyfélhívások pontos átírásának elkészítésében. Nagyszerű szerkesztési funkciókkal és felhasználói élménnyel rendelkezik. Van egy mobilalkalmazása is, amellyel útközben is fejleszthet átiratokat. De maga a mobilalkalmazás túl hibás és nem reagál.
5. Sonix
A lista utolsó ügyfélbeszélgetés-rögzítő platformja a Sonix . AI technológiája automatizált átírásokat hozhat létre több nyelven. Sonix kiváló megosztási képességekkel is rendelkezik. Az átiratok exportálása azonban jelentős időt vesz igénybe.
A hívásátírások értékének maximalizálása
Ha ki kell használnia az automatizált hívásátírás összes előnyét, fontolja meg olyan stratégiák bevezetését, amelyek növelik azok hatékonyságát. Amikor befektet egy hívásátíró szoftverbe vagy platformba, értéket kell kihoznia a pénzéből.
Átírt tartalom rendszerezése
Az átírt szöveget az ügyfelek és üzleti ágazataik szerint rendezheti és címkézheti. Így, ha konkrét információra van szüksége, könnyen megtalálhatja azokat. Biztosíthatja az átiratok megfelelő elrendezését a későbbi használatra is.
Kereshető archívumok létrehozása
A kereshető archívumok segítségével gyorsan megtalálhatja és visszakeresheti az adott beszélgetéseket. Az indexelés és a kulcsszócímkézés segítségével javíthatja a kereshetőséget. Így időt takaríthat meg és növelheti a hatékonyságot az alapvető rekordok elérésekor.
Ügyfélbeszélgetések elemzése
Az ügyfél beszélgetéseinek elemzése segít megismerni beszédmintáit és érzéseit. Az ügyfélhívás átírásának áttekintése segít megérteni igényeiket és preferenciáikat. Ezeket az adatokat felhasználhatja ügyfélszolgálatának javítására.
Megosztás és együttműködés
A megosztás és az együttműködés előmozdítása segít a csapatoknak az átiratok elérésében és szerkesztésében. Különböző együttműködési eszközökkel kiemelheti a legfontosabb szakaszokat, vagy részletes betekintést nyerhet. Így biztosíthatja, hogy mindenki hozzájáruljon a projekthez.
Hibaelhárítás és támogatás
Néha előfordulhat, hogy az átíró eszköz hibaelhárítási és támogatási stratégiáit használja. Ne feledje, hogy ez a két lehetőség elengedhetetlen az eszköz általános hatékonyságának fenntartásához. Segít fenntartani az átírási folyamatok hatékonyságát és pontosságát is.
Gyakori technikai problémák
Gyakoriak az olyan technikai problémák, mint a szoftverhibák és a rossz hangminőség. Ezeket a problémákat azonban könnyen elháríthatja. Ha a hangminőség gyenge, próbálja meg ellenőrizni a mikrofon beállításait. Ezenkívül meg kell győződnie arról, hogy a szoftver rendelkezik a legújabb frissítésekkel.
Minőségi optimalizálási tippek
Az ügyfélhívás átírásának minőségének optimalizálása érdekében kiváló minőségű rögzítőberendezéseket használhat. Ha lehetséges, konfigurálja az átíró szoftvert egyéni szókinccsel a pontosság növelése érdekében. A háttérzajt is a lehető legnagyobb mértékben csökkentenie kell.
Támogatási források
Néha a támogatási források, például a GYIK és a felhasználói útmutatók elolvasása is segít. Súlyos problémák esetén felveheti a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal. Technikai kérdésekben segítenek Önnek.
Képzési anyagok
Áttekintheti a képzési anyagokat, például webináriumokat vagy oktatóanyagokat, hogy megértse, hogyan működik az átírási platform. Győződjön meg arról is, hogy csapata elolvassa a képzési anyagokat. Ez segít nekik a szoftver hatékonyabb használatában.
Következtetés
Az ügyfélhívás-átíró szoftver mindig segít a fontos pontok rögzítésében. Nem kell manuálisan írnia, mivel a platformok automatizálják az átírás generálási folyamatát.Future Marketing Insights kiderülthogy az átírási piac 8,6%-kal fog növekedni 2033-ra.
Ha megbízható hívásátírási platformot keres, használja a Transkriptor . Segít a hívások pontos átírásának elkészítésében. Próbálja ki tehát Transkriptor még ma, és hagyja, hogy automatizálja az átírási folyamatot.