קול לטקסט ב- Outlook: ערכת לימוד שלב אחר שלב

קול-לטקסט ב- Outlook היא תכונה המשתמשת בטכנולוגיית זיהוי דיבור ומאפשרת הקלדה קולית. הוא מציע יתרונות שונים, כגון תמיכה רב-לשונית, פקודות דואר ופקודות עבור רכיבים מרובים.

כדי להבין כיצד להשתמש בקול לטקסט על Outlook, אתה רק צריך לבצע כמה צעדים בסיסיים. במדריך זה, תוכלו לחקור מדריך שלב אחר שלב כדי לאפשר הכתבה Microsoft Outlook . כמו כן, גלה כיצד כלים כמו Transkriptor הופכים תמלול דוא"ל מתקדם לקל.

What Is Voice-to-Text on Outlook?

הקלדה קולית ב- Outlook משתמשת בזיהוי דיבור מקוון המופעל על-ידי שירותי דיבור Azure . על פי סקר שנערך על ידי Statista , רובם מצפים שזיהוי דיבור יתפתח בהדרגה לקראת תמלילים מושלמים.

Overview of the Feature

אתה זקוק רק לחיבור לאינטרנט, מיקרופון וסמן בתיבת טקסט כדי להשתמש בהקלדה קולית ב- Outlook . זה גם מאפשר לך להשתמש בשפת הקלדה קולית, השונה מזו שבחרת עבור Windows . באפשרותך לשנות את שפת הקלט כדי לעבור בין שפות הקלדה קולית.

Speech-to-Text Integration in Outlook

תכונת ההכתבה מאפשרת לך להשתמש בדיבור לטקסט כדי ליצור תוכן ב- Office. זוהי דרך מהירה וקלה לנסח הודעות דואר אלקטרוני, לשלוח תשובות וללכוד את הטון. התכונה נגישה ב- New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac ובאינטרנט.

Accessibility Benefits

קיימות תכונות נגישות רבות Outlook עבור הקלדה קולית. באמצעות בודק הנגישות, באפשרותך לטפל בבעיות נגישות בעת כתיבת הודעת הדואר האלקטרוני שלך. באפשרותך להוסיף טקסטים חלופיים לתמונות כדי שאנשים המשתמשים בקוראי מסך יוכלו להאזין למהות התמונה.

How to Enable Voice-to-Text in Outlook

קול לטקסט ב- Outlook מפשט את ניסוח הדואר האלקטרוני על-ידי המרת מילים מדוברות לטקסט. כדי להתחיל להשתמש בתכונה זו, ודא תאימות וקבע את תצורת המיקרופון והגדרות השפה שלך. באפשרותך לבצע את השלבים הפשוטים הבאים כדי להפעיל ולמקסם כלי חוסך זמן זה:

1. בדיקת תאימות: ודא שאתה מנוי Microsoft 365 והגדר את השפה המדוברת, המיקרופון והפיסוק האוטומטי שלך בהגדרות Outlook .
2. הפעלת הכתבה: לחץ על "הכתבה", השתמש ב- ALT +', או הקש Windows + H עבור כלי ההכתבה Windows .
3. הגדרת גישה למיקרופון: הפעל הרשאות מיקרופון בהגדרות פרטיות ואבטחה.
4. הגדר שפה ופקודות: בחר שפה ובדוק פקודות זמינות; שים לב למגבלות עבור שפות תצוגה מקדימה.

Step 1: Check Compatibility

תכונת ההכתבה זמינה רק למנויים Microsoft 365 . כדי להפעיל הגדרות הכתבה ב- Outlook, לחץ על סמל גלגל השיניים כדי לראות את ההגדרות הזמינות. עבור שפה מדוברת, באפשרותך להציג ולשנות שפות ברשימה הנפתחת. לאחר מכן, באפשרותך להציג ולשנות את המיקרופון.

Step 2: Activate Dictation

ניתן להפעיל את תכונת ההכתבה על ידי לחיצה על הלחצן "הכתבה" בסרגל הכלים. בגירסת New Outlook, השתמש בקיצור המקשים ALT +' או הקש על סמל המיקרופון ברצועת הכלים כדי לחדש את ההכתבה.

ייתכן שקיימת אפשרות שלחצן הכתבה אינו זמין כעת בתצוגות מקדימות מסוימות של Outlook עבור Windows . עם זאת, עדיין תוכל להשתמש בתכונת ההכתבה באמצעות כלי ההכתבה Windows .

Step 3: Set Up Microphone Access

כדי להשתמש במיקרופון עם אפליקציות ב- Windows, עליך להפעיל הרשאות מסוימות בהגדרות פרטיות ואבטחה. לשם כך, עבור אל התחל, הגדרות ופרטיות ואבטחה. לאחר מכן, חפש מיקרופון תחת הרשאות אפליקציה וודא שהגישה למיקרופון מופעלת.

Step 4: Configure Language and Commands

באפשרותך לבחור שפה מהרשימה הנפתחת עבור רשימת פקודות הזמינות בכל שפה נתמכת. אנא שימו לב כי עבור השפה האנגלית, רק סימני פיסוק וסמלים, מטבעות, מתמטיקה ואימוג'ים/פרצופים נתמכים כעת. קיימות שפות נתמכות ושפות תצוגה מקדימה.

Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook

קול לטקסט ב- Outlook מייעל את יצירת הדואר האלקטרוני על-ידי הפיכת דיבור לטקסט. באפשרותך לנסח, לערוך ולשלוח הודעות דוא"ל ללא שימוש בידיים בשלבים פשוטים. להלן מדריך שלב אחר שלב לשימוש בקול לטקסט ב- Outlook :

Step 1: Open a New Email

עבור אל Microsoft Outlook והתחל דואר אלקטרוני חדש. בחר את גוף ההודעה, עבור אל הכרטיסיה הודעה ובחר הכתב. ב- Outlook עבור Mac, התחל דואר אלקטרוני חדש או השב. לאחר מכן, עבור אל הודעה ולאחר מכן הכתב. ודא שאתה מחובר כדי Microsoft 365 במכשיר התומך במיקרופון.

Step 2: Start Dictating

באמצעות Mac, באפשרותך גם להתחיל בהכתבה באמצעות קיצור המקשים: ⌥ (Option) + F1. באינטרנט, עבור אל הכרטיסיה הודעה ובחר הכתב. לאחר מכן, המתן עד שלחצן הכתבה יופעל, התחל להאזין והתחל לדבר כדי לראות טקסט מופיע על המסך.

Step 3: Use Voice Commands for Editing

בנוסף לאמירת התוכן בלבד, באפשרותך לומר פקודות כדי להוסיף סימני פיסוק ולהזין תווים מיוחדים. לעריכה ולעיצוב, באפשרותך להשתמש בפקודות קוליות. כמה הערות קוליות נפוצות כוללות: מחק, מחק את זה, מחק [1-100] מילים/משפטים אחרונים, הוסף רווח ורווח אחורי.

Step 4: Review and Send

בכל פעם שאתה מפגיש אנשים שונים עם אג'נדות ודעות שונות, אתה חייב להציע להם דרך לשתף פעולה בשקיפות. רק כאשר כולם יוכלו לראות את כל מה שקורה ולהבין אותו באותו מקום ובאותו אופן, תהליך הבדיקה והאישור של הדוא"ל יהיה שקוף, יעיל ואפקטיבי.

Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool

כלי הקול לטקסט Outlook מציע מגוון תכונות רבות עוצמה לשיפור הפרודוקטיביות והנגישות. הנה כמה תכונות של הכלי קול לטקסט Outlook :

Multilingual Support

לפני שתתחיל, עליך לבדוק באילו שפות תומכת גירסת Windows שלך. ב- Windows 11, חלק מהשפות הנתמכות הן: בולגרית, סינית, קרואטית, צ'כית, דנית, הולנדית, אנגלית, אסטונית ועוד. כדי לעבור בין שפות הקלדה קולית, עליך לשנות את שפת הקלט.

לשם כך, בחר את מחליף השפות בפינה של שורת המשימות. לאחר מכן, הקש על מקש סמל Windows + מקש רווח בלוח המקשים. לבסוף, לחץ על מחליף השפה בפינה השמאלית התחתונה של מקלדת המגע.

Accessibility Options

Microsoft 365 אפליקציות כדי שיהיה לך קל ונוח יותר לראות את הדברים על המסך. אם צבעי המסך בהירים מדי, נסה להפעיל את תאורת הלילה. הוא משנה את טמפרטורת הצבע של המסך, ומציג צבעים חמים יותר שקל יותר לעיניך. אם אתם מתמודדים עם עיוורי צבעים (ליקוי בראיית צבעים לפי Cleveland Clinic ), Windows מגיע עם מסנני עיוורון צבעים שתוכננו מראש.

Integration with Microsoft Office Suite

Microsoft מאפשר לך להכתיב את המסמכים שלך באמצעות כלים משרדיים שונים. באפשרותך להכתיב Word מסמכים, Outlook הודעות דואר אלקטרוני והערות OneNote . כדי להשתמש בהכתבה ב- Word, פתח מסמך חדש או קיים ועבור אל Home > Dictate. הפעל את לחצן ההכתבה והתחל לדבר. באפשרותך לבצע שלבים דומים OneNote כדי ליצור טיוטות, ללכוד הערות ולהוסיף הערות.

Using Transkriptor for Advanced Email Transcription

Transkriptor משתמש AI ומפיק תמלולים באיכות גבוהה. האלגוריתמים המתקדמים שלה יכולים לחסוך הרבה זמן ומאמץ. להלן מדריך שלב אחר שלב לשימוש Transkriptor לתמלול דוא"ל מתקדם:

Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor

הקלט שמע באמצעות האפליקציה הקולית בטלפון או במחשב. לאחר שתעשה זאת, היכנס אל Transkriptor באמצעות Gmail שלך וגש ללוח המחוונים. לאחר מכן תועבר לדף "בחר את השפה שלך".

אתה יכול לחפש את השפה שלך בין 100+ השפות הזמינות מסרגל החיפוש. לחץ על הבא, והעלה / הקלט את קולך. אתה יכול להקליט את קולך ישירות באמצעות Transkriptor ולהמיר אותו לטקסט. כאפשרות שנייה, אתה יכול להעלות קובץ שמע מהמכשיר המקומי שלך לתמלול.

Step 2: Generate Accurate Transcripts

לאחר העלאת הקובץ, Transkriptor תפיק את התמלול. אתה יכול לגשת לתמלול בדף העורך. באפשרותך למצוא את ספריית התבניות בצד הימני של שורת המשימות. אתה יכול לכתוב משהו או ללחוץ על'רווח' עבור Al ו-'/' עבור פקודות. הקש על שטח והקלד "צור דואר אלקטרוני מעוצב היטב" באותה שורת משימות.

Step 3: Edit and Format the Transcript

ברגע שיש לך תבנית דוא"ל, אתה יכול להתאים אותה אישית בהתאם לצרכים שלך. בצד שמאל של שורת המשימות, באפשרותך ללחוץ על סמל שלוש השורות כדי לעצב את תבנית הדואר האלקטרוני. באפשרותך להשתמש בכותרות, רשימות, רשימות משימות לביצוע, הצעות מחיר או קוד. ניתן גם להוסיף קישור על ידי לחיצה על סמל ההיפר-קישור לצד סמל שלוש השורות.

Step 4: Copy and Paste into Outlook

לחץ על סמל "העתק" באותה עמודה בשורת המשימות כדי להעתיק את הדואר האלקטרוני. אם אתה מוכן לבצע שינויים נוספים, תוכל לעשות זאת על-ידי גישה לתכונות Transkriptor מספק. אתה יכול ללחוץ על "בטל" או "בצע שוב" כדי לבצע תיקונים.

כדי לשפר את העיצוב, באפשרותך "מודגש", "קו תחתון" או "נטוי" את הטקסט. על ידי לחיצה על סמל "הורד הערה", תוכל להוריד את הדוא"ל בפורמט Word או טקסט כדי לשמור אותו לשימוש עתידי.

Step 5: Save Time with Batch Transcription

Transkriptor מאפשר לך לתמלל מספר הודעות שמע בבת אחת. עבור אל לוח המחוונים, לחץ על "תמלל קובץ אודיו או וידאו" והעלה קבצי שמע רבים.

הוא תומך בפורמטים שונים, כולל MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR ו- MKV . אתה יכול ליצור תמלולים לניהול נפח דוא"ל גבוה.

Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook

לדברי AbilityNet , טכנולוגיות סטנדרטיות, כולל תוכניות זיהוי קולי, יכולות לעזור לאנשים דיסלקטיים. עם זאת, שימוש בטכניקות ובכלים המתאימים כדי למקסם את זיהוי הדיבור הוא חיוני.

1. דברו ברור: הגה מילים לאט ובבהירות, והקלט את עצמך כדי לעקוב אחר שיפור.
2. השתמש במיקרופון באיכות גבוהה: בחר מיקרופון מבטל רעשים כדי להפחית את רעשי הסביבה וללכוד שמע ברור יותר.
3. הכר את הפקודות: למד פקודות קוליות לפעולות מהירות כגון שליחת הודעות דואר אלקטרוני, הוספת נמענים והתאמת נושאים.
4. שלב עם Transkriptor : השתמש Transkriptor כדי לתמלל אודיו ולשלוח באופן אוטומטי הודעות דוא"ל מעוצבות היטב באמצעות Outlook .

Speak Clearly

דברו לאט ובבהירות, מבטאים כל מילה וצליל. הימנע מלמהר לעבור על משפטים כי זה יגרום ההגייה שלך לא ברור. האטה עוזרת לך להתרכז בצלילים הנכונים המופקים והופכת את הדיבור שלך לברור יותר. אתה יכול להקליט את עצמך בזמן שאתה מתרגל דיבור.

Use a High-Quality Microphone

מיקרופון מבטל רעשים מכיל שני מיקרופונים או יותר הלוכדים צלילים מכיוונים שונים. המיקרופון הראשי מופנה בדרך כלל לכיוון הפה. המיקרופונים המשניים קולטים את הרעש שמסביב מכל הכיוונים. יחד עם כמה אלגוריתמים דיגיטליים, הם "מחסישים" את הרעש שמסביב מהמשוואה, ומשאירים רק את הקול שלך.

Familiarize Yourself with Commands

חלק מפקודות הדואר שאתה צריך להכיר הן לשלוח דוא"ל, לשלוח דוא"ל > כן, לשלוח דוא"ל > לבטל, להוסיף לדוא"ל, להוסיף לשדה עותק, באזכור , ולשנות את שורת הנושא ל - . מלבד זאת, יש פקודות בפיסוק, סמלים, מטבע, מתמטיקה, אימוג'ים ועוד.

Combine with Tools Like Transkriptor

באמצעות Transkriptor, אתה יכול לשלוח באופן אוטומטי תעתיקים חדשים כקבצים מצורפים Outlook . לאחר השלמת התמלול בשנת Transkriptor, הוא יישלח אוטומטית כקובץ מצורף לדוא"ל באמצעות Outlook . Transkriptor יכול לתמלל מספר קבצי שמע לטקסט וגם ליצור הודעות דוא"ל מעוצבות היטב. זה חוסך זמן, ומאפשר לך ליצור הודעות דוא"ל בכמות גדולה בפחות זמן.

Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor

קול לטקסט ב- Outlook חולל מהפכה בניסוח דואר אלקטרוני על-ידי שילוב יכולות דיבור לטקסט מתקדמות. Transkriptor משפר את שילוב דיבור לטקסט בהודעות דוא"ל Outlook על ידי מתן תמלולים מדויקים. תכונת תמלול האצווה שלו והשילוב עם Outlook לקבצים מצורפים אוטומטיים לדוא"ל הופכים אותו לכלי רב ערך. על ידי מינוף כלי תמלול דוא"ל Outlook כמו Transkriptor, משתמשים יכולים לחסוך זמן, להגביר את היעילות ולשמור על דיוק.