Pourquoi les astuces de productivité sont-elles essentielles pour les avocats ?
Selon KPMG, le besoin de services juridiques augmente, plus que le marché des conseils juridiques traditionnels, tout comme la variété des services juridiques dont les gens ont besoin. Les avocats sont confrontés à des dossiers de plus en plus difficiles, qui sont compliqués pour diverses raisons, notamment (mais sans s’y limiter) l’essor de l’intelligence artificielle générative, les taux d’intérêt sur les propriétés qui sont à leur plus haut niveau depuis 2008 et l’introduction de nouvelles règles pour les entreprises qui prétendent qu’elles sont durables.
Le principe de la satisfaction du client reste le même : plus vous pouvez fournir efficacement au client le verdict qu’il souhaite, plus le client est heureux. La productivité est donc le fondement d’une carrière en droit. Le niveau de productivité que vous êtes en mesure d’atteindre détermine l’expérience des clients sur lesquels vous travaillez, la rentabilité de l’entreprise pour laquelle vous travaillez en termes de taux horaire et votre succès global par rapport aux autres personnes de votre carrière.
Les avocats doivent maîtriser l’équilibre entre l’efficacité et l’obtention du résultat souhaité, en utilisant l’IA pour que les avocats rationalisent leurs processus. Il existe une pléthore d’outils AI pour les avocats, conçus pour les aider à résumer de longs documents juridiques, à gérer des dossiers et à rédiger des contrats. Les astuces de productivité, comme l’utilisation de AI outils, sont essentielles pour que les avocats puissent faire face à leur importante charge de travail.
Comment les services de transcription pour les avocats peuvent-ils améliorer l’efficacité ?
La transcription est une bouée de sauvetage pour la pratique juridique, car elle vous permet d’automatiser la conversion de fichiers audio en texte, qu’il s’agisse d’un enregistrement d’une déposition de la scène d’un crime ou d’une réunion avec le client sans compromettre l’exactitude, y compris la transcription pour le juridique . De plus, l’utilisation d’un logiciel de transcription améliore considérablement ce processus. De plus, les transcriptions vous évitent d’avoir à revoir des heures de séquences pour trouver un moment précis dans un enregistrement (car vous pouvez scanner le texte pour celui-ci) et facilitent la collaboration avec d’autres professionnels du droit travaillant sur l’affaire dont la transcription fait partie.
Rationalisation de la préparation des documents
La préparation de la documentation représente une grande partie de la journée de travail d’un avocat, des contrats aux baux, en passant par les testaments et la recherche. L’automatisation de la conversion du texte d’un fichier audio permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreur dans le document, ce qui est important dans le monde du droit lorsqu’une Word incorrecte peut changer le contexte d’une affaire et (potentiellement modifier le résultat). Les services de transcription comme Transkriptor , qui offrent une transcription précise à 99 %, quel que soit le bruit de fond et le chevauchement des paroles, sont indispensables pour les professionnels du droit pour qui la précision et l’efficacité sont tout aussi importantes. De plus, l’automatisation de la conversion des enregistrements juridiques en texte permet de gagner du temps et permet aux avocats de se concentrer sur les tâches essentielles qui nécessitent leur expertise.
La conversion automatique de l’audio en texte aide les avocats à gérer les affaires juridiques, car les transcriptions permettent de se référer plus facilement à un moment spécifique d’un enregistrement, sans avoir à passer au crible des heures de séquences pour le trouver, tout en leur permettant d’annoter le texte et de faire un type d’analyse différent de celui qu’ils peuvent faire lorsqu’ils écoutent l’audio. L’annotation des transcriptions permet aux avocats d’arriver à des conclusions différentes de celles qu’ils peuvent tirer lorsqu’ils écoutent l’audio seul, étant donné que les différents liens sont plus évidents sur papier que sur bande, et ils facilitent également le partage de l’information avec d’autres professionnels du droit sur l’affaire avec lesquels ils collaborent.
Quels sont les meilleurs outils de synthèse vocale pour les avocats ?
Les meilleurs outils de synthèse vocale pour les avocats sont les suivants :
Transkriptor
Transkriptor se distingue des autres outils de conversion de la parole en texte alimentés par le AIpour les professionnels du droit, car il garantit une précision de 99 %, que l’enregistrement contienne du jargon (comme la terminologie juridique) ou que le discours se chevauche (ce qui se produit souvent dans les salles d’audience). De plus, Transkriptor offre une protection par mot de passe, un stockage en nuage et un cryptage de bout en bout pour protéger les informations sensibles traitées par les avocats.
AmberScript
AmberScript s’agit d’un outil de transcription automatique doté d’une interface conviviale, d’une tarification à l’utilisation et d’une prise en charge d’une variété d’accents, ce qui en fait un bon choix pour les avocats qui n’enregistrent pas régulièrement et les avocats qui transcrivent leurs conversations avec une variété de personnes.
TranscribeMe
TranscribeMe s’agit d’un service hybride, combinant AI transcription et transcriptionnistes humains pour fournir des transcriptions de qualité. Cependant, TranscribeMe est nettement plus cher que les autres outils sur le marché, il n’est donc pas adapté aux praticiens indépendants ou aux petits cabinets d’avocats au budget limité.
Otter.AI
Otter.AI s’agit d’un outil de transcription alimenté par AIqui offre les fonctionnalités de sécurité robustes dont les professionnels du droit ont besoin, y compris l’authentification à deux facteurs, mais sa tarification basée sur l’utilisation est rebutante pour les utilisateurs qui prévoient de transcrire régulièrement de l’audio.
Rev
Rev s’agit d’un service de transcription qui combine la transcription automatique avec des services de transcription manuelle pour garantir l’exactitude des enregistrements juridiques, car le transcripteur professionnel a les connaissances juridiques nécessaires pour comprendre le jargon que les logiciels n’ont souvent pas. Cependant, les utilisateurs Rev sont soumis à de longs délais d’exécution, ce qui constitue un risque pour les procédures judiciaires urgentes.
Caractéristiques à rechercher dans les logiciels de reconnaissance vocale
Les caractéristiques les plus importantes à rechercher dans les logiciels de synthèse vocale pour la pratique juridique sont la précision, l’intégration avec tout logiciel qu’ils utilisent déjà et la facilité d’utilisation, en particulier lors de l’utilisation d’un logiciel de transcription . Les avocats ont une charge de travail importante et les affaires sont urgentes, ils ne doivent donc pas avoir à se soucier de la relecture de la transcription pour s’assurer qu’elle est exacte ou de prévoir du temps pour apprendre à utiliser l’outil.
Transkriptor 'est un excellent choix pour les professionnels du droit, car l’interface simple permet aux nouveaux arrivants et aux experts d’obtenir les mêmes résultats, de sorte que vous n’avez pas à passer du temps à apprendre à maîtriser l’outil, mais elle garantit également que les informations sensibles que vous téléchargez ne fuient pas (grâce à la protection par mot de passe, au stockage en nuage et au cryptage de bout en bout). Une autre caractéristique qu’offre Transkriptor et qui rend la plateforme bien adaptée aux professionnels du droit est son taux de précision de 99%, car les avocats doivent être certains que l’outil qu’ils utilisent génère des transcriptions qui reflètent l’audio WordWord sinon ils risquent des inexactitudes qui changent le sens de l’ensemble de l’affaire.
L’intégration d’un logiciel de reconnaissance vocale dans votre flux de travail est facile car Transkriptor vous permet de transcrire la parole en temps réel avec le microphone de votre appareil ou de télécharger un enregistrement existant et de générer une transcription par la suite - vous êtes donc flexible quant à la manière, au moment et à l’utilisation que vous faites de l’outil dans votre flux de travail juridique.
Comment utiliser efficacement la conversion de la voix en texte dans la pratique juridique ?
La technologie voix-texte permet aux avocats de se concentrer sur les tâches juridiques essentielles qui nécessitent leur expertise, d’automatiser la création de documents juridiques fastidieux, d’annoter le texte pour partager des idées avec d’autres professionnels du droit travaillant sur l’affaire et de faire référence à des moments spécifiques dans un enregistrement sans avoir à revoir des heures de séquences.
N’oubliez pas de maximiser la conversion vocale pour les tâches quotidiennes dans la pratique juridique ! Utilisez la reconnaissance vocale pour dicter les informations de facturation à un assistant ou à une ressource de facturation, afin d’éviter d’avoir à passer par quatre semaines de reçus à la fin du mois et à débriefer après les déjeuners des clients en vous enregistrant en décrivant ce qui a été discuté et en le transcrivant par la suite. De plus, la synthèse vocale est un outil utile pour laisser des commentaires sur des documents, car vous pouvez donner votre avis aussi vite que vous y pensez, plutôt que d’avoir à ralentir votre fil de pensée pour l’écrire. N’oubliez pas d’utiliser la conversion vocale pour rédiger des courriels et des messages, car il est plus rapide de communiquer avec vos coéquipiers et de répondre aux clients lorsque vous tapez avec votre voix !
Améliorer la communication et la collaboration
Les transcriptions fournissent une représentation textuelle des témoignages oraux, ce qui permet de s’assurer que chaque personne qui les lit est sur la même longueur d’onde et comprend l’information dans son contexte. Les outils de conversion vocale améliorent la collaboration entre les équipes juridiques, car chaque membre travaille avec le même document contenant les mêmes informations dans le même format, ce qui garantit une mauvaise communication évidente. De plus, les outils de conversion vocale facilitent la diffusion rapide de l’information au sein des équipes juridiques, car il est plus facile de partager une transcription annotée d’une procédure judiciaire que de demander aux gens d’écouter des heures d’images pour faire les mêmes remarques.
Les équipes juridiques ont du mal à collaborer lorsqu’elles ne partagent pas le même vocabulaire, oublient de définir les objectifs spécifiques de chaque tâche et gèrent les attentes en matière de délais. Les outils de conversion de la voix en texte garantissent que toutes les personnes travaillant sur le cas utilisent la même ressource, rédigée dans la même langue, afin d’éviter les erreurs d’interprétation et les malentendus qui se produisent souvent lorsque les gens écoutent le même audio.
Quels sont les conseils pour prendre des notes de réunion pour les équipes juridiques ?
Les réunions juridiques couvrent beaucoup de terrain d’information, et elles se déroulent rapidement, de sorte qu’il doit y avoir des notes précises disponibles qui permettent aux participants de revenir sur la session et de clarifier toute information nécessaire. La meilleure façon pour une équipe juridique de prendre des notes pendant une réunion est d’utiliser un outil de transcription automatique qui enregistre la session et génère une transcription en temps réel, ou directement après la fin de celle-ci. Transkriptor, un outil de transcription alimenté par AI, est livré avec un bot de réunion qui se connecte à votre appel (sur Google Meet, Microsoft Teamsou Zoom) et génère automatiquement une transcription de la session à la fin de celle-ci. L’utilisation d’un outil de transcription pour la prise de notes est plus efficace que la rédaction soi-même, car vous pouvez vous concentrer sur le contenu de la session – à la fois en écoutant les participants et en apportant vos idées – pendant que le logiciel résume la discussion.
Organisation et archivage des notes de réunion
Les enregistrements audio deviennent rapidement désorganisés parce que vous ne pouvez pas numériser ou prévisualiser le contenu pour identifier le meilleur endroit où l’enregistrer, de sorte que de nombreuses équipes juridiques se retrouvent avec plusieurs heures d’images de différentes réunions dans un dossier sans aucun moyen de les différencier au-delà de leur nom.
La transcription d’enregistrements juridiques vous permet de les diviser en différents documents et de les sauvegarder dans des dossiers spécifiques afin que les notes soient correctement organisées, faciles d’accès et faciles à consulter pour de futures réunions ou procédures judiciaires. La transcription des réunions et l’enregistrement du texte dans des dossiers prédéterminés permettent aux équipes juridiques d’être cohérentes avec leur organisation, afin que chaque membre puisse trouver les documents dont il a besoin quand il en a besoin.
Quelles astuces de productivité supplémentaires les avocats peuvent-ils mettre en œuvre ?
Au-delà de l’automatisation de la création de documentation juridique et d’autres tâches quotidiennes dans la pratique juridique, le logiciel de gestion de la pratique juridique est une astuce de productivité qui aide les avocats (et les cabinets d’avocats) à gérer les flux de travail quotidiens. Un logiciel de gestion de cabinet juridique est un outil spécifique qui permet de gérer les cas, les calendriers, les documents, les tâches, le suivi du temps, la facturation et les paiements, le tout en un seul endroit.
Intégrez un logiciel de gestion de cabinet juridique à votre flux de travail pour rationaliser vos opérations, vous libérer de la nécessité de maintenir les systèmes manuellement et donner à votre équipe un accès facile aux informations les plus récentes.
Prioriser les tâches et gérer efficacement le temps
Le secteur juridique est exigeant et les professionnels qui y travaillent sont constamment sous pression, tant de la part de leurs équipes que de leurs clients. Une gestion efficace du temps est cruciale pour une carrière durable dans le droit, à la fois pour vous assurer que vous faites votre travail et pour vous protéger contre l’épuisement professionnel. Par exemple, la matrice d’Eisenhower est une excellente technique de gestion du temps qui vous incite à hiérarchiser chaque élément de votre liste de tâches en termes d’urgence afin que vous puissiez savoir par où commencer et comment être le plus productif un jour donné.
Planifier efficacement votre temps et tenir à jour un calendrier complet vous permet d’atteindre un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, même lorsque vous travaillez dans le secteur juridique.
Conclusion
L’adoption de hacks de productivité transforme la façon dont les avocats exercent leur pratique juridique. Les astuces de productivité permettent aux avocats de gérer plus efficacement leurs charges de travail importantes, car ils peuvent consacrer leur temps aux tâches essentielles qui nécessitent leur expertise, au lieu de passer des heures à examiner des séquences ou à préparer des documents juridiques. Un logiciel de gestion de cabinet juridique change la donne pour les avocats, car il vous permet de gérer les affaires, les calendriers, les documents, les tâches, le suivi du temps, la facturation et les paiements en un seul endroit, ce qui vous permet d’économiser le temps (et l’énergie) que vous auriez autrement à consacrer à la tâche.
La transcription, que vous utilisiez un transcripteur humain ou un logiciel de transcription automatique, vous aide à récupérer le temps perdu en vous assurant que votre documentation juridique est exempte d’erreurs ; faciliter la collaboration avec des collègues travaillant sur le même cas ; et en fournissant à tous les membres de l’équipe les mêmes informations dans le même format. Voyez les avantages par vous-même : explorez les techniques que nous suggérons (des outils de synthèse vocale aux techniques de gestion du temps) pour voir comment elles améliorent à la fois votre efficacité et le service que vous offrez à vos clients.
