วิธีสร้างระบบเอกสารดิจิทัล

คุณคิดว่าการทําเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลจะช่วยแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณได้ อย่างไรก็ตาม มันยังห่างไกลจากความจริง ตอนนี้จํานวนเอกสารดิจิทัลเพิ่มขึ้น คุณอาจประสบปัญหาในการจัดการเอกสารเหล่านั้น คุณใช้เวลามากขึ้นในการค้นหาไฟล์ที่วางผิดที่และจัดการกับระบบที่ไม่เป็นระเบียบ ซึ่งลดประสิทธิภาพการทํางานและทําให้เกิดความล่าช้า

คุณยังเห็นเวลาที่เสียเปล่าและต้นทุนการดําเนินงานที่มากขึ้น บทความนี้ให้คําตอบทั้งหมดหากคุณกําลังมองหาวิธีแก้ไขปัญหานี้ มันจะช่วยคุณสร้างระบบเอกสารดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ คุณจะได้เรียนรู้กลยุทธ์และเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงกระบวนการ

ทําความเข้าใจพื้นฐานเอกสารดิจิทัล

เอกสารดิจิทัลสามารถช่วยให้คุณจัดเก็บและจัดการเอกสารทั้งหมดของคุณได้อย่างปลอดภัยยิ่งขึ้น คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ในความเป็นจริง Exploding Topics เปิดเผยว่าธุรกิจที่พึ่งพาเอกสารด้วยตนเองเพียงอย่างเดียวจะสูญเสียรายได้ 51% ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารดิจิทัล คุณจําเป็นต้องรู้พื้นฐานหลักของเอกสารเหล่านั้น

องค์ประกอบหลักของเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักบางประการที่คุณต้องจําไว้เพื่อเอกสารที่มีประสิทธิภาพ:

1. ความชัดเจนและความสม่ําเสมอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นอ่านง่ายและมีการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกัน
2. การควบคุมเวอร์ชัน: ด้วยระบบที่แข็งแกร่ง คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้าได้อีกด้วย
3. เข้า ถึง: เอกสารควรมีให้สําหรับบุคคลที่ได้รับอนุญาต สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการใช้งานโดยไม่กระทบต่อความปลอดภัย
4. ความสามารถในการค้นหา: คุณลักษณะการค้นหาที่ใช้งานได้สามารถช่วยให้คุณค้นหาเอกสารเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว คุณจึงไม่ต้องเสียเวลา

ความท้าทายทั่วไปเกี่ยวกับเอกสาร

แม้ว่าการเก็บเอกสารจะเป็นประโยชน์ แต่ก็อาจก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการ:

1. องค์กรที่ไม่ดี: หากไม่มีระบบที่เหมาะสม เอกสารจะกระจัดกระจาย และกระบวนการดึงข้อมูลจะใช้เวลานาน
2. ความสับสนของเวอร์ชัน: คุณและทีมของคุณอาจประสบปัญหากับการอัปเดตเอกสารที่ขัดแย้งกันหากการควบคุมเวอร์ชันไม่เพียงพอ
3. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความเสี่ยงต่อการเข้าถึงหรือการละเมิดโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยไม่มีการป้องกันที่เหมาะสม
4. ความไร้ประสิทธิภาพ: เมื่อระบบทํางานหนักเกินไป อาจนําไปสู่การเสียเวลาและความพยายาม

ประโยชน์ของเอกสารดิจิทัลที่คล่องตัว

เมื่อคุณใช้เอกสารไร้กระดาษ จะพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์หลายวิธี เช่น:

1. ผลผลิตที่มากขึ้น: การเข้าถึงเอกสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดีอย่างรวดเร็วช่วยลดความล่าช้าและเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
2. การทํางานร่วมกันที่ดีขึ้น: แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์จะช่วยให้คุณทํางานกับเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน
3. ความปลอดภัยที่แข็งแกร่งขึ้น: นโยบายและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในขณะที่ยังคงรักษาการเข้าถึง Statista เปิดเผยว่า 46% ของบริษัทจ่ายค่าไถ่หลังจากการโจมตี
4. การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ระบบที่มีการจัดการอย่างดีจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามมาตรฐานและลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกําหนด

องค์ประกอบสําคัญของระบบเอกสารที่ประสบความสําเร็จ

ระบบเอกสารที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการหรือจัดระเบียบไฟล์ กลยุทธ์ที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณรักษาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาและอัปเดตเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลของคุณ: สร้างระบบเอกสารที่ประสบความสําเร็จโดยการจัดกลุ่มไฟล์อย่างมีเหตุผล
2. การตั้งค่าแบบแผนการตั้งชื่อ: รักษาการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกันโดยใช้รูปแบบมาตรฐานพร้อมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง
3. การสร้างไฟล์เก็บถาวรที่ค้นหาได้: ปรับปรุงความสามารถในการค้นหาด้วยการเพิ่มคําหลักลงในเอกสารของคุณ

การจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลของคุณ

ขั้นแรกคุณต้องสร้างระบบเอกสารที่ประสบความสําเร็จเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดกลุ่มเอกสารอย่างถูกต้องตามประเภทโครงการ ลูกค้า หรือวันที่ หากคุณกําลังทํางานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจโครงสร้าง

การตั้งค่าแบบแผนการตั้งชื่อ

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ชื่อไฟล์ต้องสอดคล้องกัน ดังนั้นจึงต้องเลือกรูปแบบมาตรฐานที่มีรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะ YYYY-MM-DD ขั้นตอนนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถระบุสถานะและตําแหน่งของเอกสารดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว

การสร้างไฟล์เก็บถาวรที่ค้นหาได้

แม้จะมีระบบที่มีการจัดระเบียบอย่างดี แต่คุณก็ยังต้องทําให้เอกสารของคุณค้นหาได้มากขึ้น วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาเอกสารดิจิทัลของคุณคือการเพิ่มคําหลัก เมื่อไฟล์เก็บถาวรของคุณเพิ่มขึ้นคําหลักจะช่วยประหยัดเวลานับไม่ถ้วนเนื่องจากคุณจะไม่ต้องตรวจสอบทุกไฟล์

การสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลของคุณ

ในการสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายถึงการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมและมุ่งเน้นไปที่แนวทาง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการไฟล์และปรับปรุงการทํางานร่วมกันเป็นทีมได้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลของคุณ

1. การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: เลือกเครื่องมือที่สอดคล้องกับความต้องการของคุณเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เอกสาร
2. การสร้างมาตรฐานเอกสาร: กําหนดแนวทางที่ชัดเจนสําหรับการจัดระเบียบและการจัดรูปแบบเอกสารดิจิทัลเพื่อรักษาความสอดคล้องกัน
3. การใช้การควบคุมเวอร์ชัน: ใช้ระบบควบคุมเวอร์ชันด้วยหมายเลขเวอร์ชันหรือการประทับเวลา

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

คุณต้องเลือกเครื่องมือที่เกี่ยวข้องซึ่งจะช่วยคุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคํานึงถึงความต้องการของคุณและทีมของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถคัดเลือกเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสําหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารประกอบได้ ตัวอย่างเช่น Transkriptor จะช่วยให้คุณสร้างฐานความรู้เพื่อจัดระเบียบข้อมูลสําคัญโดยใช้เอกสาร

การกําหนดมาตรฐานเอกสาร

มาตรฐานที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนในทีมของคุณเข้าใจตรงกัน ดังนั้น คุณต้องสร้างแนวทางสําหรับการจัดระเบียบไฟล์และการจัดรูปแบบเพื่อรักษาความสอดคล้องกัน คุณสามารถขอให้ทีมของคุณปฏิบัติตามมาตรฐานเฉพาะในขณะที่ตั้งชื่อและจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสนในอนาคต

การใช้การควบคุมเวอร์ชัน

การควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งสําคัญเมื่อหลายคนกําลังทํางานกับเอกสารเดียวกัน ที่กล่าวว่าคุณต้องใช้ระบบการกําหนดเวอร์ชันที่โปร่งใส เมื่อตั้งชื่อรุ่นของแฟ้มที่ใหม่กว่า คุณต้องใส่หมายเลขเวอร์ชันหรือการประทับเวลา ทางที่ดีควรใช้ Transkriptor เนื่องจากแพลตฟอร์มจะติดตามการเปลี่ยนแปลงและให้คุณกลับมาดูงานเวอร์ชันก่อนหน้าอีกครั้ง

เครื่องมือสําหรับระบบอัตโนมัติของเอกสาร

ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสารได้แม่นยํายิ่งขึ้น คุณสามารถประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงในขณะที่กระบวนการที่ซ้ําซากจะดูแลตัวเอง อย่างไรก็ตาม การเลือกเครื่องมือการจัดการเอกสารที่เหมาะสมอาจดูน่ากลัว เพื่อช่วยคุณในกระบวนการ ต่อไปนี้คือตัวเลือก 5 อันดับแรกที่คุณต้องพิจารณา

1. Transkriptor : Transkriptor เป็นแพลตฟอร์มการถอดเสียงเป็นข้อความระดับมืออาชีพที่สามารถช่วยคุณจัดการและจัดเก็บเอกสารดิจิทัลได้
2. Templafy : Templafy สามารถทําให้กระบวนการจัดการเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ
3. ExperLogix : ExperLogix ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ CRM และ ERP เพื่อปรับปรุงการสร้างเอกสาร
4. PandaDoc : PandaDoc มาพร้อมกับคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เอกสาร
5. HotDocs : HotDocs ทําให้เอกสารดิจิทัลเป็นไปโดยอัตโนมัติและผสานรวมกับแพลตฟอร์มอื่นๆ

1. Transkriptor

Transkriptor เป็นแพลตฟอร์มการแปลงเสียงเป็นข้อความยอดนิยมที่สามารถรองรับความต้องการในการถอดเสียงทั้งหมดของคุณ แพลตฟอร์มนี้จะให้คุณสร้างฐานความรู้ที่กําหนดเองโดยใช้การถอดเสียงและเอกสาร คุณสามารถสร้างฐานความรู้ได้หลายฐาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผนของคุณ

นอกจากนี้ Transkriptor ยังมาพร้อมกับที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและรวมศูนย์เพื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงและจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากคุณสามารถดึงเอกสารสําคัญได้อย่างง่ายดาย คุณจึงสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้

ยิ่งไปกว่านั้น Transkriptor จะช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณ นอกจากนี้ คุณลักษณะประวัติจะช่วยให้คุณดูเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถทําให้การจัดการเนื้อหามีความยืดหยุ่นมากขึ้น

ฟีเจอร์หลัก

• การสร้าง Transkriptor ที่แม่นยํา: Transkriptor สามารถช่วยคุณสร้างการถอดเสียงที่มีความแม่นยําสูงจากไฟล์เสียงและวิดีโอ แพลตฟอร์มนี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อความที่ถอดเสียงภายในไม่กี่นาที
• รองรับหลายภาษา: Transkriptor รองรับ 100+ ภาษา ดังนั้น คุณสามารถสร้างการถอดเสียงในภาษาใดก็ได้ที่คุณต้องการ
• การบูรณาการที่ยอดเยี่ยม: คุณสามารถรวม Transkriptor เข้ากับ Google Meet, Zoom และ Microsoft Teams คุณยังสามารถซิงค์แพลตฟอร์มกับปฏิทิน Google และ Outlook ได้อีกด้วย
• AI ผู้ช่วยแชท: ฟีเจอร์ผู้ช่วยแชทAI สามารถสรุปไฟล์และรายงานการถอดเสียงของคุณได้ นอกจากการดึงข้อมูลเชิงลึกที่สําคัญแล้ว คุณยังสามารถถามคําถามAI ใดก็ได้ คุณสามารถใช้เทมเพลตเฉพาะสําหรับคําแนะนําAI หรือสร้างใหม่ได้

2. Templafy

อันดับสองในรายการคือ Templafy . ซอฟต์แวร์เอกสารดิจิทัลนี้จะช่วยให้คุณเป็นอัตโนมัติและจัดการเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังผสานรวมกับ Microsoft Office, Google Workspace และโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารและการควบคุมเวอร์ชัน ทีมของคุณสามารถสร้างเอกสารได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม การกําหนดราคาของพวกเขาไม่โปร่งใส

3. ExperLogix

ExperLogix เป็นอีกหนึ่งระบบการจัดการเอกสารดิจิทัล สามารถช่วยให้คุณสร้างเอกสารโดยอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการสร้างและจัดการเอกสาร โดยทั่วไปแล้วระบบของพวกเขาจะรวมเข้ากับแอปพลิเคชันทางธุรกิจต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์ CRM และ ERP รองรับเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ด้วย ExperLogix คุณไม่จําเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและการผสานรวม อย่างไรก็ตาม เส้นโค้งการเรียนรู้นั้นสูงชันเกินไป

4. PandaDoc

PandaDoc เหมาะสําหรับมืออาชีพที่วางแผนจะสร้างเอกสารประเภทต่างๆ คุณยังจะได้รับคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ระบบจะช่วยให้คุณทําให้เวิร์กโฟลว์เอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติและลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง คุณยังสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือ CRM และการจัดการโครงการต่างๆ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและรักษาการจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้หลายคนบ่นเกี่ยวกับปัญหาขณะแก้ไข

5. HotDocs

มาเป็นอันดับสุดท้ายในรายการคือ HotDocs . เป็นหนึ่งในเครื่องมือแรกๆ ในตลาดที่ทําให้เอกสารดิจิทัลเป็นแบบอัตโนมัติ เครื่องมือนี้ปรับขนาดได้สูง ซึ่งจะพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์เมื่อความต้องการของคุณเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป สามารถรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ เพื่อการจัดการข้อมูลที่ดีขึ้นและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การบูรณาการยังราบรื่นและราบรื่น อย่างไรก็ตาม แผนการกําหนดราคาไม่คุ้มค่า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาระบบเอกสารของคุณ

การรักษาระบบเอกสารที่มีประสิทธิภาพหมายความว่าคุณต้องทุ่มเทอย่างต่อเนื่อง เมื่อตั้งค่าระบบของคุณแล้ว สิ่งสําคัญคือต้องมีความเกี่ยวข้องและเป็นระเบียบอยู่เสมอ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับเอกสารเพื่อให้ระบบเอกสารของคุณทํางานได้อย่างราบรื่น:

1. การตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจํา: ตรวจสอบเอกสารดิจิทัลของคุณอย่างสม่ําเสมอเพื่อลบไฟล์ที่ซ้ําซ้อนหรือไม่จําเป็น
2. สมาชิกในทีมฝึกอบรม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับโครงสร้างและคุณสมบัติของระบบเอกสาร
3. ประสิทธิภาพการวัดเอกสาร: ติดตามตัวชี้วัด เช่น เวลาในการดึงไฟล์และการใช้งานเวอร์ชันเก่าเพื่อประเมินประสิทธิภาพ

การตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจํา

โปรดจําไว้ว่าเอกสารดิจิทัลของคุณไม่ใช่สิ่งที่คุณควรลืมหลังจากตั้งค่า คุณต้องทําการตรวจสอบอย่างสม่ําเสมอเพื่อตรวจสอบการจัดระเบียบไฟล์ของคุณ นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการลบเอกสารที่ซ้ําซ้อนหรือไม่จําเป็น ดังนั้น ให้สร้างตารางเวลาสําหรับการตรวจสอบเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่เก็บถาวรยังคงสามารถเข้าถึงได้ แต่แยกจากไฟล์ที่ใช้งานอยู่ วิธีนี้จะป้องกันระบบที่รกซึ่งทําให้ผลผลิตช้าลง

การฝึกอบรมสมาชิกในทีม

แม้แต่ระบบเอกสารที่ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวได้หากสมาชิกในทีมของคุณไม่รู้วิธีใช้งาน ดังนั้น ให้ใช้เวลาในการฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร หากมีคนไม่ทราบวิธีเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้า ให้ฝึกอบรมพวกเขาในส่วนนั้นๆ ด้วยการฝึกอบรมที่เหมาะสม คุณสามารถลดข้อผิดพลาดได้ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเตรียมความพร้อมสมาชิกใหม่Forbes เปิดเผยว่า 29% ของธุรกิจประสบปัญหากับการเตรียมความพร้อมของพนักงาน

การวัดประสิทธิภาพของเอกสาร

คุณต้องพิจารณาว่าระบบเอกสารของคุณตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่ คุณต้องติดตามเมตริกเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามเวลาในการค้นหาไฟล์ที่เฉพาะเจาะจงหรือความถี่ที่ผู้คนใช้เวอร์ชันเก่า คุณต้องรวบรวมข้อเสนอแนะจากทีมของคุณเพื่อระบุจุดบกพร่องหรือความไร้ประสิทธิภาพ หากคุณพบปัญหาใด ๆ คุณต้องแก้ไขอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าระบบเอกสารดิจิทัลมีความเกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณ

บทสรุป

การสร้างระบบเอกสารดิจิทัลจะใช้เวลานานเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทําถูกต้องแล้ว คุณก็สามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารดิจิทัลของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณและสมาชิกในทีมของคุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่เหมาะสม

Transkriptor จะช่วยให้คุณสร้างการถอดเสียงและบันทึกเอกสารของคุณโดยไม่มีปัญหาใดๆ นอกจากนี้ Transkriptor ยังช่วยให้คุณเข้าถึงงานเวอร์ชันก่อนหน้าได้อีกด้วย ดังนั้นเลือก Transkriptor วันนี้สําหรับความต้องการด้านเอกสารของคุณ