Till exempel kan AI transkriberingsverktyg som Transkriptor automatisera konverteringen av mötesinspelningar till skriven text. De kan också hjälpa dig att sammanfatta mötet med åtgärdspunkter och nyckelpunkter. Du kan sedan dela dem med någon WHO inte kunde delta i sessionen.
I den här guiden går vi igenom de fem viktigaste strategierna som hjälper dig att spara möteskostnader och genomföra effektivare möten:
1 Utnyttja transkriberingsverktyg som Transkriptor för automatiserade mötesanteckningar
AI mötesassistenter kan du använda programvara för samtalstranskribering för att spela in onlinemöten. De kan också transkribera ljud med Evernote och videor och spara utskrifterna för senare användning. Istället för att göra manuella anteckningar under pågående möten kan AI transkriberingsverktyg som Transkriptor hjälpa dig att automatisera processen.
Ljud-till-text-verktyget kan spela in och transkribera talade ord till text. Eftersom det inte finns något behov av att tilldela en manuell anteckningsstödjare till varje möte kan du minska möteskostnaden med korrekta transkriberingsverktyg.
AI verktyg förändrar kommunikationen på arbetsplatsen och förbättrar mötesproduktiviteten. Den här Forbes-artikeln belyser till exempel hur automatiseringsverktyg minskar den ansträngning som krävs för att transkribera och sammanfatta möten, vilket förbättrar teamets effektivitet och samarbetet.
Om du ofta deltar i eller är värd för möten på din arbetsplats finns här två populära verktyg för AI transkribering.
Transkriptor
Transkriptor är ett pålitligt och funktionsrikt verktyg för transkription av virtuella möten AI för Google Meet, MS Teams och Zoom. Du kan ansluta Google Calendar och Outlook kalendern till Transkriptor så att mötesboten automatiskt kan delta i schemalagda möten.
Transkriptor kan också generera sammanfattningar av mötestranskriptioner och åtgärdspunkter för nedladdning eller delning med teammedlemmar. Den är 99 % korrekt och stöder över 100 transkriptions- och översättningsspråk för att möta behoven hos globala team.
Otter.AI
Otter.AI är ett annat AI ljud-till-text-verktyg som kan spela in och transkribera Zoom-möten . OtterPilot kan delta i online- Zoom, Google Meeteller Microsoft teams möten och konvertera talade ord till text.
Även om Otter.AI gör ett hyfsat jobb med att transkribera möten, är tal-till-text-verktygets noggrannhet bara 85 %. Det betyder att du måste lägga mycket tid på att redigera den transkriberade filen.
Ett annat förbättringsområde för Otter.AI är att det AI anteckningsverktyget är begränsat till engelska. Därför kanske det inte passar flerspråkiga användare.
2 Använd videokonferenser för att minska resekostnaderna
Videomöten har blivit det nya normala i distans- och hybridföretag. Detta beror på att de hjälper till att minska behovet av resor och andra utgifter.
Videokonferensverktyg kan hjälpa dig att snabbt schemalägga och lägga till fjärrmöten i din kalender. Ljud-till-text-verktyg kan också minska kostnaderna och möjliggöra flexibel schemaläggning.
Zoom
Zoom är en populär app för videokonferenser. Allt du behöver göra är att dela den Zoom möteslänken med deltagarna. Du kan känna dig trygg med att alla snabbt kan delta i samtalet.
Det är mycket pålitligt och kommer att hålla din video igång även med en svag internetanslutning. Zoom erbjuder också en whiteboard som snabbt fyller den virtuella tavlan med klisterlappar, bilder och diagram.
Microsoft teams
Microsoft teams erbjuder några av marknadens mest robusta videokonferensfunktioner och erbjudanden för teamchatt. Whiteboard-funktionen är utmärkt: Du kan rita på fri hand, och programmet kommer att jämna ut saker och ting.
Den här funktionen gör det enkelt att göra anteckningar och rita diagram över saker när du är på språng. Den sparar all chatt från mötet och sparas i teamchattappen så att du kan spara den för framtida referens.
Google Meet
En av Google Meets bästa funktioner är dess djupa integration med Google Workspace-apparna. Om du skapar ett möte i Google Calendarfår du en Meet-länk som alla deltagare kan klicka på för att gå med i.
Meet är ett populärt Zoom alternativ som körs i en webbläsare, inte en app, vilket är ett plus. Undertexterna fungerar bra på engelska, men Meet kan inte upptäcka när deltagarna talar andra språk.
3 Implementera kortare, effektivare möten med strukturerade agendor
Möten är ryggraden i ett effektivt samarbete, men längre och ineffektiva möten kan vara slöseri med pengar, tid och ansträngning. Tänk på korrekt etikett för virtuella möten för att minimera störningar. Det är där en väl utformad mötesagenda kommer in i bilden. Det låter dig ställa tydliga förväntningar på laget. Du kan till och med förkorta mötestiden genom att bara fokusera på viktiga diskussioner.
Deltagarnas förståelse för vad de kommer att diskutera på mötet gör att de kan förbereda sig bättre. Det eliminerar också den tid som spenderas på improduktiva diskussioner. Välstrukturerade agendor hjälper dig att hitta den perfekta balansen mellan flexibilitet och struktur. Här är några av tipsen för att genomföra kortare och effektivare möten:
- Använd förinställda agendor: En förinställd mötesagenda kommer att fungera som en ritning Med denna plan kan ditt möte slutföras i tid och i rätt riktning En genomtänkt dagordning bör ge en översikt över diskussionspunkterna Den upprättar en tidslinje för varje ämne för att förhindra överskridande.
- Tilldela tidsgränser för varje diskussionspunkt: Du bör definiera start- och sluttider för mötet och tilldela en tidsgräns för varje ämne En väl utformad mötesagenda bör respektera deltagarnas tid och hjälpa till att behålla fokus från början till slut.
- Håll dig till schemat för att undvika överskridanden: Kom ihåg att överskridanden är fienden till engagemang i ett fullsatt möte Se till att hålla allt kortfattat Även om det kan vara frestande att fortsätta diskutera ett spännande ämne, är det viktigt att hålla sig till schemat för att minska möteskostnaderna och spara tid.
4 Minska antalet deltagare för att spara tid och resurser
Du bör undvika att slösa bort teammedlemmarnas tid genom att dra in dem i möten som de inte behöver delta i. För många deltagare gör diskussionerna mer utmanande.
Som en allmän tumregel är det bättre att bjuda in de deltagare vars insats är nödvändig för att uppnå målen. Färre deltagare innebär att värden behöver slösa mindre tid på koordinering och det blir färre avbrott.
Att minska antalet deltagare i mötet kommer också att hjälpa de viktigaste beslutsfattarna att fokusera på högprioriterade uppgifter och hålla fokus på relevanta ämnen eller frågor.
- Bjud bara in viktiga intressenter: Ett sätt att minska antalet mötesdeltagare är att bara bjuda in de viktigaste intressenterna Det inkluderar viktiga beslutsfattare, bidragsgivare eller någon annan WHO kommer att påverka mötets resultat.
- Använd en mötessammanfattning för att uppdatera nonattendees: Du kan dela mötessammanfattningen med dem även om du inte bjuder in alla till mötet Det kommer att säkerställa att alla har tillgång till viktig information och diskussioner.
AI sammanfattande funktionerna i Transkriptor kan automatiskt generera en mötessammanfattning. Den kommer att innehålla användbara insikter och viktiga slutsatser från mötesutskriften. Du kan dela sammanfattningen med alla WHO inte kunde delta i mötet så att de kan hålla sig uppdaterade.
5 Använd uppgifts- och projekthanteringsverktyg för uppföljning
Uppföljning är ett av de bästa sätten att göra ett möte värt besväret. Programvara för uppgifts- och projekthantering som Asana, Trellooch monday.com kan hjälpa dig att effektivisera uppgiftstilldelningar och spåra framsteg, vilket minskar behovet av att följa upp deltagarna manuellt.
Att använda verktygen för uppgifts- och projektledning förbättrar också ansvarsskyldigheten. Det säkerställer att alla slutför de tilldelade åtgärdspunkterna utan ytterligare möten. Här är några av de kostnadsfria och betalda programvarorna för uppgifts- och projekthantering för att minska möteskostnaderna i samband med uppföljning:
Asana
Asana är en modern projektledningsprogramvara som stöder flera projektledningsstilar. Det ger dig fullständig kontroll över hur du visualiserar och organiserar arbetet. Du kan också hitta många inbyggda funktioner som gör det enklare att samarbeta.
Till exempel låter det dig tilldela uppgifter till individer med hjälp av ett intuitivt och väldesignat gränssnitt. Med direktmeddelanden i appen kan du bifoga filer, tagga andra projekt och spela in videomeddelanden.
Trello
Trello erbjuder ett enkelt visuellt sätt att organisera projekt med hjälp av Kanban-tavlor. Den är enkel att använda och har ingen brant inlärningskurva. Tack vare det enkla dra-och-släpp-gränssnittet kan du och ditt team använda verktyget effektivt.
Korten eller uppgifterna inkluderar förfallodatum, bilagor, bilder, kommentarer, anpassade fält och checklistor. När teammedlemmarna har slutfört uppgifterna kan de dra korten till lämplig lista.
monday.com
monday.com är en annan projektledningsapp som låter dig visualisera alla projekt på ett ställe. Det är mycket anpassningsbart och hjälper dig att samla data och mätvärden till ett visuellt tilltalande gränssnitt.
Även om monday.com erbjuder många anpassningsalternativ, är några av de avancerade funktionerna och vyerna endast tillgängliga i högre prisnivåer.
Slutsats
Möten är som workshops där teammedlemmar kan samlas för att forma de bästa idéerna med hjälp av samarbetsstrategier för chefer . Att schemalägga och vara värd för möten kräver dock mycket tid och resurser. Företag måste vara väl värdar för möten för att säkerställa att deras vinster upprätthålls, och överväga transkriberingstjänster SEO-fördelar för synlighet online.
Lyckligtvis kan många AI verktyg automatisera tidskrävande och tråkiga uppgifter. Utvecklare kan till exempel transkribera möten med hjälp av tal-till-text-verktyg. De kan också använda populära videokonferensverktyg som Zoom eller Google Meet för att schemalägga och vara värd för fjärrmöten.
Istället för att be en deltagare att ta mötesprotokoll kan du lägga till pålitliga AI verktyg som programvara för automatisk transkription . Till exempel kan Transkriptor konvertera tal till text och tillhandahålla automatiserade mötesanteckningar för att minska kostnaderna. Dessa AI verktyg hjälper till att minska möteskostnaderna och göra varje session värd besväret.
