Röst-till-text på Outlook är en funktion som använder taligenkänningsteknik och möjliggör röstinmatning. Det erbjuder olika fördelar, såsom flerspråkigt stöd, e-postkommandon och kommandon för flera element.
För att förstå hur du använder röst-till-text på Outlook behöver du bara följa några grundläggande steg. I den här guiden kommer du att utforska en steg-för-steg-guide för att aktivera diktering i Microsoft Outlook . Upptäck också hur verktyg som Transkriptor gör det enkelt att transkribera avancerade e-postmeddelanden.
Vad är röst-till-text på Outlook ?
Röstinmatning i Outlook använder taligenkänning online som drivs av Azure Speech-tjänster. Enligt en undersökning av Statista förväntar sig de flesta att taligenkänning ska utvecklas stegvis mot perfekta transkriptioner.
Översikt över funktionen
Du behöver bara en internetanslutning, en mikrofon och en markör i en textruta för att använda röstinmatning i Outlook . Det låter dig också använda röstinmatningsspråk, som skiljer sig från det du valde för Windows . Du kan ändra ditt inmatningsspråk för att byta språk för röstinmatning.
Tal-till-text-integration i Outlook
Med dikteringsfunktionen kan du använda tal till text för att skapa innehåll i Office. Det är ett snabbt och enkelt sätt att skriva e-postmeddelanden, skicka svar och fånga tonen. Funktionen är tillgänglig i New Outlook, Classic Outlook, Outlook för Mac och webben.
Fördelar med tillgänglighet
Det finns många hjälpmedelsfunktioner i Outlook för röstinmatning. Med hjälp av Tillgänglighetskontrollen kan du ta itu med tillgänglighetsproblem medan du skriver ditt e-postmeddelande. Du kan lägga till alt-texter till bilder så att personer som använder skärmläsare kan lyssna på vad bilden handlar om.
Så här aktiverar du röst-till-text i Outlook
Röst-till-text i Outlook förenklar e-postutkast genom att konvertera talade ord till text. För att börja använda den här funktionen, se till att den är kompatibel och konfigurera dina mikrofon- och språkinställningar. Du kan följa dessa enkla steg för att aktivera och maximera detta tidsbesparande verktyg:
- Kontrollera kompatibiliteten: Se till att du är en Microsoft 365 prenumerant och ställ in ditt talade språk, mikrofon och automatisk interpunktion i Outlook inställningar.
- Aktivera diktering: Klicka på "Diktera", använd ALT +' eller tryck på Windows + H för Windows dikteringsverktyget.
- Ställ in mikrofonåtkomst: Aktivera mikrofonbehörigheter i inställningarna för sekretess och säkerhet.
- Konfigurera språk och kommandon: Välj ett språk och kontrollera tillgängliga kommandon; Begränsningar för förhandsgranskningsspråk.
Steg 1: Kontrollera kompatibiliteten
Dikteringsfunktionen är endast tillgänglig för Microsoft 365 prenumeranter. För att aktivera dikteringsinställningar i Outlook, klicka på kugghjulsikonen för att se tillgängliga inställningar. För talat språk kan du visa och ändra språk i listrutan. Därefter kan du visa och byta mikrofon.
Steg 2: Aktivera diktering
Du kan aktivera dikteringsfunktionen genom att klicka på knappen "Diktera" i verktygsfältet. I den nya Outlook -versionen, använd kortkommandot ALT +' eller tryck på mikrofonikonen i menyfliksområdet för att återuppta dikteringen.
Det kan finnas en möjlighet att dikteringsknappen för närvarande inte är tillgänglig i vissa Outlook förhandsvisningar för Windows . Du kan dock fortfarande använda dikteringsfunktionen genom att använda Windows dikteringsverktyget.
Steg 3: Konfigurera mikrofonåtkomst
Om du vill använda mikrofonen med appar på Windows måste du aktivera vissa behörigheter i inställningarna för sekretess och säkerhet. Det gör du genom att gå till Start, Inställningar och Sekretess och säkerhet. Leta sedan efter Mikrofon under appbehörigheter och se till att Mikrofonåtkomst är aktiverad.
Steg 4: Konfigurera språk och kommandon
Du kan välja ett språk i listrutan för en lista över kommandon som är tillgängliga på varje språk som stöds. Observera att för det engelska språket stöds för närvarande endast skiljetecken och symboler, valuta, matematik och emojis/ansikten. Det finns språk som stöds och förhandsgranskningsspråk.
Steg-för-steg-guide för att använda röst-till-text på Outlook
Röst-till-text i Outlook gör skapandet av e-post mer effektivt genom att omvandla tal till text. Du kan skriva, redigera och skicka e-postmeddelanden handsfree med enkla steg. Här är en steg-för-steg-guide för att använda röst-till-text på Outlook :
Steg 1: Öppna ett nytt e-postmeddelande
Gå till Microsoft Outlook och starta ett nytt e-postmeddelande. Markera meddelandets brödtext, gå till fliken Meddelande och välj Diktera. I Outlook för Mac startar du ett nytt e-postmeddelande eller svar. Gå sedan till Meddelande och sedan Diktera. Se till att du är inloggad på Microsoft 365 på en enhet med mikrofon.
Steg 2: Börja diktera
Med Mac kan du också börja diktera med kortkommandot: ⌥ (Alternativ) + F1. På webben går du till fliken Meddelande och väljer Diktera. Vänta sedan på att knappen Diktera aktiveras, börja lyssna och börja prata för att se text visas på skärmen.
Steg 3: Använd röstkommandon för redigering
Förutom att bara läsa upp innehållet kan du säga kommandon för att lägga till skiljetecken och ange specialtecken. För redigering och formatering kan du använda röstkommandon. Några vanliga röstkommentarer är: ta bort, ta bort det, ta bort de sista [1-100] orden/meningarna, infoga mellanslag och backsteg.
Steg 4: Granska och skicka
När du sammanför olika personer med olika agendor och åsikter måste du erbjuda ett sätt för dem att samarbeta på ett öppet sätt. Först när alla kan se allt som händer och förstå det på samma plats och på samma sätt kommer e-postgranskningen och godkännandeprocessen att vara transparent, strömlinjeformad och effektiv.
Funktioner i Outlook :s röst-till-text-verktyg
Det Outlook röst-till-text-verktyget erbjuder en rad kraftfulla funktioner för att förbättra produktiviteten och tillgängligheten. Här är några funktioner i Outlook röst-till-text-verktyget:
Stöd för flera språk
Innan du börjar måste du kontrollera vilka språk din Windows version stöder. I Windows 11 är några av de språk som stöds: bulgariska, kinesiska, kroatiska, tjeckiska, danska, nederländska, engelska, estniska med flera. Om du vill byta språk för röstinmatning måste du ändra ditt inmatningsspråk.
För att göra det, välj språkväxlaren i hörnet av aktivitetsfältet. Tryck sedan på Windows -logotypen + mellanslagstangenten på tangentbordet. Tryck slutligen på språkväxlaren längst ned till höger på pektangentbordet.
Hjälpmedel
Microsoft 365 appar för att göra det enklare och bekvämare för dig att se sakerna på skärmen. Om skärmens färger är för ljusa, försök att slå på nattlampan. Den ändrar färgtemperaturen på din skärm och visar varmare färger som är lättare för dina ögon. Om du har att göra med färgblinda (defekt färgseende enligt Cleveland Clinic ), kommer Windows med fördesignade filter för färgblindhet.
Integration med Microsoft Office Suite
Microsoft låter dig diktera dina dokument med hjälp av olika Office-verktyg. Du kan diktera Word dokument, Outlook e-postmeddelanden och OneNote anteckningar. Om du vill använda diktering i Word öppnar du ett nytt eller befintligt dokument och går till Hem > diktera. Slå på dikteringsknappen och börja prata. Du kan följa liknande steg i OneNote du skapar utkast, gör anteckningar och kommenterar.
Använda Transkriptor för avancerad e-posttranskription
Transkriptor använder AI och producerar transkriptioner av hög kvalitet. Dess toppmoderna algoritmer kan spara mycket tid och ansträngning. Här är en steg-för-steg-guide om hur du använder Transkriptor för avancerad e-posttranskribering:
Steg 1: Ladda upp ditt ljud till Transkriptor
Spela in ljud med röstappen på din telefon eller dator. När du har gjort det loggar du in på Transkriptor med din Gmail och kommer åt instrumentpanelen. Du kommer då att omdirigeras till sidan "Välj ditt språk".
Du kan söka ditt språk bland de 100+ tillgängliga språken från sökfältet. Klicka på nästa och ladda upp/spela in din röst. Du kan spela in din röst direkt med Transkriptor och konvertera den till text. Som ett andra alternativ kan du ladda upp en ljudfil från din lokala enhet för att transkribera.
Steg 2: Generera korrekta transkriptioner
När filen har laddats upp kommer Transkriptor att generera utskriften. Du kan komma åt utskriften på redigeringssidan. Du hittar mallbiblioteket till vänster i aktivitetsfältet. Du kan skriva något eller trycka på "mellanslag" för Al och "/" för kommandon. Tryck på mellanslag och skriv "skapa ett välformaterat e-postmeddelande" i samma aktivitetsfält.
Steg 3: Redigera och formatera utskriften
När du har en e-postmall kan du anpassa den efter dina behov. Till vänster i aktivitetsfältet kan du klicka på ikonen med tre linjer för att formatera e-postmallen. Du kan använda rubriker, listor, att göra-listor, citattecken eller kod. Du kan också lägga till en länk genom att klicka på hyperlänkikonen bredvid ikonen med tre linjer.
Steg 4: Kopiera och klistra in i Outlook
Klicka på ikonen "kopiera" i samma kolumn i aktivitetsfältet för att kopiera e-postmeddelandet. Om du är villig att göra ytterligare ändringar kan du göra det genom att komma åt de funktioner Transkriptor tillhandahåller. Du kan klicka på "ångra" eller "gör om" för att göra korrigeringar.
För att förbättra formateringen kan du "Fetstil", "Understrykning" eller "Kursivera" texten. Genom att klicka på ikonen "Ladda ner anteckning" kan du ladda ner e-postmeddelandet i Word - eller textformat för att spara det för framtida bruk.
Steg 5: Spara tid med batchtranskription
Transkriptor kan du transkribera flera ljudmeddelanden samtidigt. Gå till instrumentpanelen, klicka på "Transkribera ljud- eller videofil" och ladda upp många ljudfiler.
Den stöder olika format, inklusive MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR och MKV . Du kan generera transkriptioner för att hantera en hög e-postvolym.
Tips för att maximera röst-till-text på Outlook
Enligt AbilityNet kan standardteknik, inklusive röstigenkänningsprogram, hjälpa dyslektiker. Det är dock viktigt att använda rätt tekniker och verktyg för att maximera taligenkänningen.
- Tala tydligt: Uttala ord långsamt och tydligt och spela in dig själv för att spåra förbättringar.
- Använd en mikrofon av hög kvalitet: Välj en brusreducerande mikrofon för att minska omgivande brus och fånga tydligare ljud.
- Bekanta dig med kommandon: Lär dig röstkommandon för snabba åtgärder som att skicka e-post, lägga till mottagare och justera ämnen.
- Kombinera med Transkriptor : Använd Transkriptor för att transkribera ljud och automatiskt skicka välformaterade e-postmeddelanden via Outlook .
Tala tydligt
Tala långsamt och tydligt, uttala varje ord och ljud. Undvik att rusa igenom meningar eftersom det kommer att göra ditt uttal otydligt. Att sakta ner hjälper dig att koncentrera dig på rätt ljud som produceras och gör ditt tal mer uppenbart. Du kan spela in dig själv medan du övar på att tala.
Använd en mikrofon av hög kvalitet
En brusreducerande mikrofon innehåller två eller flera mikrofoner som fångar upp ljud från olika håll. Den primära mikrofonen är vanligtvis riktad mot din mun. De sekundära mikrofonerna fångar upp det omgivande bruset från alla håll. Tillsammans med vissa digitala algoritmer "subtraherar" de det omgivande bruset från ekvationen och lämnar bara din röst.
Bekanta dig med kommandon
Några av de e-postkommandon du behöver bekanta dig med är skicka e-post, skicka e-post -> ja, skicka e-post -> avbryta, lägg till
Kombinera med verktyg som Transkriptor
Med Transkriptor kan du automatiskt skicka nya transkriptioner som Outlook bilagor. När en transkription är klar i Transkriptor kommer den automatiskt att skickas som en e-postbilaga via Outlook . Transkriptor kan transkribera flera ljudfiler till text och även skapa välformaterade e-postmeddelanden. Detta sparar tid, vilket gör att du kan göra massutskick på kortare tid.
Slutsats: Förenkla e-postskrivning med röst-till-text och Transkriptor
Röst-till-text på Outlook har revolutionerat e-postutarbetande genom att integrera avancerade tal-till-text-funktioner. Transkriptor förbättrar tal-till-text-integrationen i Outlook e-postmeddelanden genom att tillhandahålla korrekta transkriptioner. Dess funktion för batchtranskription och integration med Outlook för automatiserade e-postbilagor gör det till ett ovärderligt verktyg. Genom att utnyttja verktyg för transkription av e-post i Outlook som Transkriptor kan användarna spara tid, öka effektiviteten och upprätthålla noggrannheten.