Men med AI verktyg som mötesassistenter har processen blivit mycket enklare och effektivare.
Den här guiden visar dig hur du får översättningar för Zoom möten på ett så effektivt sätt som möjligt.
Varför översättning på Zoom är viktigt för distansarbete
En studie utförd av OWL Labs visade att 70 % av de anställda ville upprätthålla ett distans- eller hybridarbete även efter den COVID-19 pandemin. Detta visar den ökande preferensen för dessa modeller. Dessutom, med organisationer som fortsätter att anställa distansanställda från hela världen, kommer det säkert att finnas större mångfald på arbetsplatsen när det gäller språklig bakgrund.
En sådan mångfald kräver högkvalitativa, AIverktyg för transkription och översättning under teammöten för att säkerställa att varje teammedlem kan förstå diskussionen in i minsta detalj och samla in viktiga insikter. Det säkerställer också att de anställda inte tappar fokus mitt i mötet om de inte förstår något.
Att använda AI verktyg för att översätta till andra språk kan alltså göra möten mycket mer effektiva genom att minimera avbrott och frågor som kan uppstå när någon kämpar för att förstå det talade språket. Dessa verktyg ger hög noggrannhet och täcker fler språk, till skillnad från traditionella metoder, som har en högre potential för misstag och begränsade språkkunskaper. Denna större effektivitet kan ytterligare hjälpa organisationer att maximera sin ROI från sina möten på lång sikt.
Men enligt rapporten State of Inclusion in Meetings & Events uppgav 40 % av de tillfrågade deltagarna att de inte hade rätt resurser för att planera inkluderande möten. AI-drivna översättnings- och transkriptionsverktyg kan avsevärt bidra till att överbrygga denna klyfta mellan distansteam.
Inbyggda översättnings- och tolkningsfunktioner på Zoom
Liksom många stora videokonferensplattformar erbjuder Zoom sina egna inbyggda funktioner för liveöversättning och tolkning som gör det globala samarbetet sömlöst. Så om en talare till exempel talar på engelska kan andra videofilma undertexterna live på tyska eller italienska, bland flera andra språk.
Medan värden vanligtvis väljer de språk som undertexterna kan översättas till, kan de andra medlemmarna själva aktivera undertexter om de skulle behöva dem. Du måste dock komma ihåg att översättning av undertexter i realtid endast är tillgängligt på Zoom Workplace Business Plus- eller Zoom Workplace Enterprise Plus-konton.
Nedan följer stegen för att aktivera livetextning och översättning på kontonivå på Zoom. Dessa säkerställer att företagskontot alltid har översättningar av livetextning aktiverade om någon skulle behöva dem.
Steg 1: Logga in på ditt Zoom -konto som en administratör som har tillgång till att redigera kontots inställningar.
Steg 2: I navigeringsmenyn som visas klickar du på "Kontohantering" och sedan på "Kontoinställningar".
Steg 3: Klicka på fliken "Möte" i nästa fönster.
Steg 4: Under alternativet "I möte (avancerat)" klickar du på växeln "Översatta bildtexter" så att du kan aktivera eller inaktivera den. Du måste dock komma ihåg att funktionen "Automated Captions" måste vara aktiverad för att du ska kunna använda textöversättningar.
Steg 5: Om du ser en verifieringsdialogruta för att bekräfta dina ändringar klickar du på "Aktivera" om du vill ha översättningar eller "Inaktivera" om du inte vill ha dem längre.
Steg 6: Du kan också klicka på "Redigera översättningsspråk" för att välja de språkpar som du vill ha tillgängliga under dina möten.
Om du vill aktivera översatta undertexter för en grupp användare kan du göra det med hjälp av stegen som nämns nedan:
Steg 1: Logga in på företagets Zoom -konto som en administratör som har tillgång till att redigera inställningar för en grupp användare.
Steg 2: I kontots navigeringsmeny klickar du på "Användarhantering" och sedan på "Grupphantering".
Steg 3: Klicka på den tillämpliga gruppens namn i listan.
Steg 4: Klicka sedan på fliken "Möte".
Steg 5: Under alternativet "I möte (avancerat)" klickar du på växeln "Översatta bildtexter" för att aktivera eller inaktivera dem baserat på gruppens behov. Precis som i de föregående stegen måste du se till att "Automatiska undertexter" är aktiverade för översatta undertexter.
Steg 6: Klicka på antingen "Aktivera" eller "Inaktivera" i verifieringsdialogrutan som visas bredvid för att bekräfta dina inställningar. Tänk på att om alternativet "Aktivera" är nedtonat betyder det att det måste aktiveras på kontonivå innan du kan göra det för en grupp användare.
Obs: Du kan också klicka på "Redigera översättningsspråk" för att välja ett språkpar som ska användas under ett möte.
Förbättra Zoom möten med transkriberings- och översättningsverktyg
Om du inte har de bästa Zoom kontona för liveöversättningsfunktionerna är det enklaste sättet att översätta ett Zoom möte att transkribera mötet och översätta transkriptionen.
Transkriberingsverktyg förbättrar inte bara den övergripande upplevelsen när du använder Zoom utan ser också till att mötena är inkluderande och tillgängliga för alla, oavsett modersmål, t.ex. ledande verktyg som transkription av zoom-möten .
Med Transkripto r kan du enkelt transkribera Zoom möten på originalspråket och sedan översätta dessa utskrifter till flera språk, inklusive tyska, franska, arabiska och portugisiska. Du kan också använda verktyget för att transkribera Google Meet-möten , transkribera Microsoft Teams-möten och transkribera Skype-samtal .
Använda transkription för videokonferenser
Det finns flera fördelar med att använda transkription för videokonferenser. Dessa beskrivs i detalj nedan.
Överbrygga klyftan i närvaro
Om du har deltagit i ett möte vet du att inte alla medlemmar kan närvara, eftersom de kanske har andra prioriteringar eller kanske inte är tillgängliga. Genom att generera utskrifter för dina möten säkerställer du att de medlemmar som inte kan närvara fortfarande kan få en detaljerad uppdelning av vad som diskuterades, de uppsatta målen och varje medlems åtgärdspunkter genom mötestranskription.
Förbättra fokus och engagemang
En annan fördel med att transkribera möten är att de kan hjälpa teammedlemmarna att fokusera bättre på mötesinnehållet, eftersom de inte behöver oroa sig för att ta anteckningar eller översätta för tillfället. En bättre förståelse för innehållet säkerställer också att de anställda kan vara mer engagerade och bidra till diskussionen, vilket gör den mer heltäckande.
Säkerställ ansvarstagande
När möten transkriberas och varje deltagare får utskriften kan teamen säkerställa större tydlighet om varje medlems roller och ansvar. När dessa ansvarsområden är tydliga blir det lättare att hålla medlemmarna ansvariga för sina uppgifter eller ansvarsområden.
Transkriberingsverktyg använder avancerad taligenkänning i samarbetsprogram för att identifiera och transkribera varje Word som talas under ett möte och översätta det till olika språk. Ju bättre taligenkänningssystemet är, desto mer exakt blir transkriptionen, med minimala fel i texten. Vissa verktyg kämpar dock när de ställs inför mycket teknisk jargong eller tunga accenter.
Integrering av översättningsverktyg från tredje part
Även om Zoom erbjuder sin egen inbyggda transkriberingsfunktion kan olika ljud-till-text- Zoom verktyg från tredje part också installeras för att transkribera dina möten med livetextning. Flera av dessa verktyg utnyttjar kraften i AI för att generera livetexter korrekt och på en rad olika språk så att alla medlemmar kan delta i diskussionen utan några språkliga hinder.
Flera populära verktyg erbjuder transkriberings- och översättningsfunktioner för Zoom möten, inklusive Transkriptor, Otter.AI, Verbit, Interprefy och så vidare. Som du kan förvänta dig har var och en sin beskärda del av fördelar och nackdelar.
Praktiska tips för effektiv översättning av Zoom
Förutom att följa vissa bästa praxis som kan göra det effektivt att organisera och distribuera mötesanteckningar , kan du också följa vissa tips för att säkerställa effektiva och korrekta översättningar på Zoom. Några av dessa inkluderar:
Se till att alla anställda har eller använder en mikrofon av hög kvalitet för att se till att deras tal är tillräckligt tydligt för att ett röst-till-text-verktyg ska kunna transkribera.
Tempo ditt tal för att se till att det inte är för snabbt eller långsamt för de mest exakta utskrifterna och översättningarna.
Strukturera ditt möte på ett sätt som gör det enkelt för deltagarna att komma åt och förstå utskriften väl efter att den har avslutats.
Se till att mötesetiketten är korrekt redan från början, till exempel att se till att ingen avbryter en annan talare och att de väntar på att de ska uppmanas att tala. Detta hjälper till att säkerställa att det inte finns några överlappningar i utskriften, vilket ofta kan leda till felaktigt inspelade uttalanden.
Dessutom finns det några saker du kan göra för att förbereda dig för möten med deltagare från olika språkliga bakgrunder. Dessa inkluderar:
Se till att använda ett enkelt och tydligt språk och undvik teknisk jargong om det inte är absolut nödvändigt.
Innan mötet börjar, upprätta en lista med etikettsregler för att säkerställa att varje individ ges tid och utrymme att delta.
Samla in feedback från alla medlemmar efter mötet för att hjälpa till att förbättra kvaliteten och inkluderingen i dina möten över tid.
Taligenkänning i samarbetsprogram för översättning
Taligenkänningsprogram använder avancerad artificiell intelligens och maskininlärningsmodeller för att identifiera ord i en rad olika språk och dialekter. Detta gör det möjligt för dem att transkribera möten korrekt, så att alla medlemmar i ditt team är på samma sida när det gäller innehållet i diskussionen.
Verktyg för tal-till-text-översättning
Som nämnts ovan kan flera olika verktyg användas för att transkribera och översätta Zoom möten. Transkriptor är en ljud-till-text-konverterare som låter dig ladda upp eller lägga till ljud- och videofiler från flera källor för att korrekt transkribera dem på några sekunder. Den använder AI för att identifiera även de mest komplexa orden och fraserna, så du måste lägga minimal tid på att redigera utskriften i slutet av mötet. Detta gör i sin tur att du kan maximera din produktivitet efter mötet.
Några av fördelarna med att använda programvara för taligenkänning inkluderar:
Det hjälper till att öka tillgängligheten genom att översätta transkriptioner till olika språk. Som ett resultat av detta är det lättare för språkligt mångfaldiga team att samarbeta i projekt utan några hinder.
Korrekt taligenkänning kan också bidra till att skapa en kultur av samarbete och förtroende inom ett team, särskilt när flera anställda arbetar på distans.
Det kan hjälpa organisationer att lägga grunden för ett större globalt samarbete.
Å andra sidan, här är några av nackdelarna med att använda programvara för taligenkänning:
Bullriga miljöer kan göra det svårt för taligenkänningsprogram att transkribera det som sägs under ett möte på ett korrekt sätt.
Röst till text för distansarbete: Effektivisera kommunikationen
Röst-till-text-funktioner kan avsevärt förbättra kommunikationen och effektivisera samarbetet i fjärrteam. De gör det möjligt för dem som arbetar från olika platser att bidra till diskussionerna samtidigt. Med en pålitlig internetanslutning med hög hastighet och ett transkriptionsverktyg av hög kvalitet kan du se till att dina möten förblir produktiva och effektiva.
Skapa mötesanteckningar i produktivitetsappar
Vissa appar låter dig också skapa mötesanteckningar för att markera viktiga avsnitt eller lista nyckelpunkter eller åtgärdspunkter. Transkriptorlåter dig till exempel lägga till anteckningar och redigera utskriften för att lägga till viktiga detaljer som varje teammedlem kan komma åt i realtid. Att lägga till AI boten säkerställer också att ditt team omedelbart kan klargöra eventuella tvivel och inte lämna dem till senare.
Nedan följer några viktiga metodtips som kan hjälpa dig att dela och organisera översatta mötesanteckningar:
Organisera och dela mötesanteckningar så snart ett möte är slut för att säkerställa större tydlighet och bevarande. Ju längre tid det tar att dela mötesanteckningarna eller protokollet efter ett möte, desto större är risken för förvirring.
Använd alltid ett transkriptionsverktyg av hög kvalitet som kan generera korrekta transkriptioner och dela dem omedelbart. Vissa verktyg låter dig redigera utskrifter och söka efter specifik information i dem, vilket gör dem idealiska för större team.
Se alltid till att en sammanfattning av de viktigaste punkterna som diskuterades under mötet läggs till i slutet av anteckningarna. Detta säkerställer att alla förstår vad som diskuterades och eventuella beslut som fattades.
Använda Transkriptor för Zoom möten
Transkriptor erbjuder en sömlös transkriberingsupplevelse för Zoom möten och kan användas på flera språk. Så här kan du använda den:
Ladda ner ljud- eller videoinspelningen från Zoom efter mötet.
Logga in på ditt Transkriptor konto.
Ladda upp filen till instrumentpanelen i Transkriptor . Transkriptor kommer automatiskt att bearbeta och transkribera innehållet på originalspråket och kan även översätta det till flera olika språk, vilket säkerställer att mötesinnehållet är tillgängligt för alla teammedlemmar.
Unika egenskaper hos Transkriptor:
Du kan också ladda ner och dela utskriften som Transkriptor tillhandahåller och använda AI chatbot för att hitta svar på eventuella frågor du kan ha om diskussionen,
Stöder 100+ språk för sömlös transkription och översättning,
Stöder integration med Dropbox, Google Driveoch OneDrive för enkla filuppladdningar,
Erbjuder skapande av undertexter, förbättrar tillgängligheten för videor och bryter ner språkbarriärer ytterligare.
Genom att använda Transkriptorkan team främja en mer inkluderande miljö där språket inte längre är ett hinder för effektiv kommunikation och samarbete.
Slutsats
Översättningar på Zoom blir helt avgörande när man har att göra med avlägsna team som har omfattande språkliga skillnader. Att skapa en inkluderande och rättvis miljö hjälper till att säkerställa att dessa möten är så effektiva och produktiva som möjligt, och ett av de bästa sätten att göra detta är att möjliggöra översättningar på Zoom.
Detta tillvägagångssätt har dock vissa nackdelar, vilket är anledningen till att det kan hjälpa att använda ett tredjepartsverktyg för att transkribera dina möten. Även om Zoom erbjuder inbyggda översättningsfunktioner, ger verktyg som Transkriptor ytterligare fördelar, såsom förbättrad noggrannhet och stöd för flera språk. Prova Transkriptor idag för att uppleva sömlös transkription och översättning för dina fjärrmöten!
