Det finns 6 steg som användaren måste genomföra för att säkerställa att dikteringsfunktionen är korrekt inställd och fungerar optimalt även om processen verkar intuitivt enkel.
Steg 1: Öppna Microsoft Word
Författaren måste först öppna programmet för att börja diktera i Microsoft Word. Detta innebär att du hittar Microsoft Word -ikonen på skrivbordet, Start-menyn eller aktivitetsfältet.
När den har hittats klickar författaren på ikonen för att starta programmet. Användaren öppnar ett befintligt dokument genom att klicka på "Arkiv" i toppmenyn, välja "Öppna" och navigera till dokumentets plats.
Användaren klickar på "Arkiv", väljer "Ny" för att skapa ett nytt dokument och väljer antingen en tom eller önskad mall.
Steg 2: Gå till diktatfunktionen
Skaparen navigerar sedan till fliken "Hem" i menyfliksområdet högst upp i Word gränssnittet. Författaren letar upp och klickar på knappen "Diktera" på fliken "Hem", vanligtvis symboliserad av en mikrofonikon.
Användaren kan behöva ge Microsoft Word behörighet när han eller hon klickar på knappen "Diktera" för att komma åt mikrofonen om han eller hon uppmanas. Dikteringsfunktionen aktiveras när åtkomst beviljas, vilket indikeras av att mikrofonikonen slås på eller ändrar färg.
Användaren är sedan redo att börja tala. Word transkriberar de talade orden till text i det aktiva dokumentet, vilket effektivt utnyttjar funktionen "Diktera" för röst-till-text-konvertering .
Steg 3: Starta diktering
Användaren bör se till att de är i dokumentavsnittet där de vill infoga text för att starta diktering i Microsoft Word. Författaren kan börja tala. Redaktören bör tala tydligt och i måttlig takt för optimal transkriptionsnoggrannhet. Kreatörer kommer att se sina talade ord konverteras till text i realtid i Word dokument när de dikterar. Författaren bör prata medan han övervakar skärmen för att säkerställa korrekt inspelning av dikteringen. Användare bör klicka på mikrofonikonen igen för att pausa eller stoppa diktering.
Steg 4: Börja tala
Användaren ska tala tydligt och direkt i mikrofonen när han eller hon börjar diktera i Microsoft Word. Det är viktigt att formulera orden tydligt och hålla en naturlig och jämn takt.
Skaparen bör sträva efter att uttala ord som de vanligtvis skulle göra i en konversation för att säkerställa att dikteringsverktyget fångar talet korrekt. Användaren bör undvika bakgrundsljud och minimera avbrott för optimala resultat.
De bör också innehålla naturliga pauser när de talar, särskilt i slutet av meningar eller när de växlar mellan tankar. Detta hjälper dikteringsverktyget att korrekt identifiera meningsgränser och förbättrar den transkriberade textens övergripande tydlighet.
Steg 5: Redigera texten
Användaren bör granska den transkriberade texten för att se om den är korrekt efter att ha slutfört dikteringen i Microsoft Word. Författaren bör navigera i dokumentet med hjälp av tangentbordet eller musen för att hitta områden som behöver redigeras.
Skaparen kan helt enkelt klicka på platsen i texten och göra nödvändiga ändringar genom att skriva för att korrigera eventuella misstag.
Användaren kan återaktivera diktatet i Outlook-funktionen och säga korrigeringarna om ytterligare diktering behövs för att lägga till eller ersätta text. Redaktören bör använda vanliga Word redigeringsverktyg som "Sök och ersätt", textstyling och styckejustering för större textavsnitt eller formateringsändamål.
Steg 6: Spara dokumentet
Användaren bör spara dokumentet för att bevara sitt arbete efter att ha slutfört diktering och gjort nödvändiga ändringar. Skaparen ska klicka på fliken "Arkiv" i det övre vänstra hörnet av Microsoft Word. Författaren bör välja "Spara som" från rullgardinsmenyn om du sparar dokumentet för första gången eller helt enkelt "Spara" om det är ett befintligt dokument.
Användaren bör välja önskad plats för att lagra dokumentet, till exempel på datorns hårddisk Drive, en ansluten extern enhet eller en molnlagringstjänst.
Redaktören ska ange ett lämpligt namn för dokumentet i fältet "Filnamn". Användaren väljer önskat filformat från rullgardinsmenyn "Spara som typ" efter att ha namngett dokumentet och klickar sedan på "Spara".
Vad är diktering i Microsoft Word?
Diktering i Microsoft Word är en inbyggd funktion som gör det möjligt för användare att konvertera talade ord till text. Den här funktionen gör det möjligt för kreatörer att skapa dokument, skriva e-postmeddelanden eller göra anteckningar genom att tala direkt i enhetens mikrofon, inklusive diktering för Gmail .
När användaren talar lyssnar Word och transkriberar talet till dokumentet i realtid. Den här funktionen förbättrar produktiviteten och sparar tid genom att erbjuda ett alternativ till traditionell inmatning.
Dikteringen i Word funktionen utnyttjar avancerad taligenkänningsteknik för att tolka och transkribera olika språk och dialekter korrekt. Det är praktiskt för författare som kan ha svårt att skriva eller föredrar en handsfree-metod för textinmatning.
Verktyget stöder också kommandon för interpunktion, formatering och redigering, vilket gör att användare kan styra strukturen och layouten för sitt dokument med hjälp av sin röst.
Vilka är kraven för att använda diktering i Word?
Användare måste uppfylla specifika krav för att säkerställa en smidig och effektiv upplevelse när de använder diktering i Microsoft Word. För det första måste skaparen ha en pålitlig internetanslutning, eftersom Words dikteringsfunktion är beroende av molnbaserad taligenkänning och talbehandlingstjänster.
För det andra behöver författaren en mikrofon av hög kvalitet, antingen inbyggd eller externt ansluten till sin enhet, för att fånga sin röst exakt när han eller hon använder diktering i Word. Mikrofonen måste vara korrekt konfigurerad och testad för att säkerställa optimal ljudingång.
Användarens enhet måste ha en kompatibel version av Microsoft Word installerad, eftersom dikteringsfunktionen är tillgänglig i de senaste versionerna av Word som en del av Microsoft 365 prenumerationer eller Office 2016. Operativsystemet bör också vara uppdaterat för att stödja dikteringsfunktionen fullt ut.
Skaparen bör vara tyst för att minimera bakgrundsljud, vilket inte påverkar taligenkänningens noggrannhet. Att tala tydligt och i måttlig takt rekommenderas för bästa transkriptionsresultat.
Slutligen bör användarna vara medvetna om språkbegränsningarna, eftersom dikteringsfunktionen stöder specifika språk och dialekter, så det är viktigt att se till att rätt språkinställningar är korrekta för korrekt transkription.
Hur kan man förbättra dikteringsnoggrannheten i Word?
Genom att förbättra dikteringsnoggrannheten i Microsoft Word kan kreatörer effektivisera sitt arbetsflöde och skapa dokument mer effektivt. Användaren bör vidta proaktiva åtgärder för att uppnå högsta möjliga noggrannhet och optimera dikteringsmiljön och deras interaktion med verktyget.
1 Använd en mikrofon av hög kvalitet
Att använda en mikrofon av hög kvalitet förbättrar dikteringsnoggrannheten avsevärt i Word. Användaren bör investera i en mikrofon med brusreducerande funktioner för att minska bakgrundsstörningar.
En mikrofon med ett tydligt frekvenssvar fångar författarens röst exakt. Att regelbundet testa mikrofonens prestanda i enhetsinställningarna hjälper till att upprätthålla konsekvent dikteringskvalitet.
Genom att välja en mikrofon med riktade inspelningsfunktioner minimeras omgivningsbruset för användare som ofta dikterar i Microsoft Word i olika miljöer, med fokus på användarens tal och förbättrar den övergripande dikteringsupplevelsen i Microsoft Word.
2 Tala tydligt och naturligt
Skaparen bör fokusera på att tala tydligt och naturligt för att förbättra diktamens noggrannhet i Word. Att artikulera ord tydligt utan att ha bråttom säkerställer att dikteringsverktyget exakt fångar varje Word. Att upprätthålla en jämn konversationstakt hjälper taligenkänningen att bearbeta tal effektivt.
Användaren bör undvika ovanliga pauser och utfyllnadsord, vilket kommer att förvirra transkriptionsprocessen. Att uttala ord korrekt, särskilt i tekniskt eller okänt ordförråd, är avgörande för exakt transkription .
Genom att införliva naturliga böjningar och toner kan taligenkänningstekniken tolka talsammanhang och nyanser. Författaren tränar dikteringsverktyget att känna igen deras röstmönster genom att konsekvent öva på tydligt och naturligt tal, vilket förbättrar noggrannheten med tiden.
3 Minimera bakgrundsljud
Användaren bör minimera bakgrundsbrus för att optimera dikteringsnoggrannheten i Word. Att diktera i ett tyst, slutet utrymme förhindrar att externa ljud stör röstigenkänningen.
Kreatören bör överväga att använda brusreducerande mikrofoner eller headset för att isolera sin röst från omgivande ljud ytterligare. Att stänga Windows, stänga av eller flytta sig bort från bullriga apparater och undvika områden med samtal eller musik är effektiva strategier för att minska bakgrundsstörningar.
Användaren bör välja inställningar eller miljöer med minimal bakgrundsaktivitet när han eller hon använder mobila enheter. Författaren ser till att mikrofonen fångar deras tal exakt genom att skapa en lugn dikteringsmiljö, vilket förbättrar transkriptionsnoggrannheten i Word.
4 Håll mikrofonen på optimalt avstånd
Användaren bör hålla mikrofonen på ett optimalt avstånd för att maximera dikteringsnoggrannheten i Word. Att placera mikrofonen cirka två tum från munnen skapar en balans mellan tydlighet och att undvika andfådda förvrängningar. Användaren bör se till att mikrofonen är direkt framför dem för att fånga deras röst snarare än från en vinkel.
Att regelbundet kontrollera mikrofonens position och justera den vid behov under dikteringssessioner bibehåller en jämn ljudkvalitet. Att använda ett mikrofonstativ eller bomarm hjälper till att hålla mikrofonen stadig och på rätt avstånd.
Användaren säkerställer tydlig röstinmatning genom att hålla mikrofonen på ett optimalt avstånd, vilket leder till mer exakt transkription i Word.
5 Använd ett enkelt språk och meningsbyggnader
Användaren bör använda enkelt språk och meningsstrukturer för att förbättra dikteringsnoggrannheten i Word. Att välja ett enkelt ordförråd och undvika komplex jargong eller slang säkerställer bättre igenkänning av dikteringsprogramvaran. Användaren bör konstruera korta, koncisa meningar för att minska sannolikheten för transkriptionsfel.
Att hålla sig till en tydlig och direkt talstil hjälper dikteringsverktyget att bearbeta tal mer effektivt. Skaparen bör pausa något mellan meningarna för att ge programvaran tydliga ledtrådar för meningsgränser. Användaren underlättar smidigare tal-till-text-konvertering genom att förenkla språk och meningskonstruktion, vilket leder till mer exakta och sammanhängande dikteringsresultat i Word.
6 Korrigera fel manuellt efter behov
Användaren bör manuellt korrigera fel efter behov för att säkerställa högsta noggrannhet i diktering i Word. Författaren bör granska den transkriberade texten efter att ha dikterat för att identifiera och korrigera eventuella felaktigheter.
Att redigera misstag snabbt hjälper till att upprätthålla dokumentets tydlighet och integritet. Skaparen tränar också dikteringsprogrammet genom att göra korrigeringar, eftersom vissa program lär sig av användarinteraktioner för att förbättra framtida transkriptionsnoggrannhet.
Att använda kortkommandon eller röstkommandon för redigering påskyndar korrigeringsprocessen. Användaren förbättrar det aktuella dokumentets kvalitet och bidrar till att förfina dikteringsverktygets prestanda över tid genom att korrigera det manuella felet.
Transkriptor: Uppnå noggrannhet bortom Microsoft Word diktering
Microsoft Word Diktering kanske inte alltid ger den noggrannhet som krävs för komplexa transkriptionsuppgifter, samtidigt som det är en praktisk funktion för att omvandla tal till text direkt i dokument. För användare som söker mer exakta och tillförlitliga resultat framstår Transkriptor som ett överlägset alternativ.
Transkriptor utmärker sig genom att låta användarna ladda upp sina ljudinspelningar direkt till plattformen eller spela in på själva plattformen, vilket tillgodoser ett brett spektrum av transkriberingsbehov. För forskare, yrkesverksamma och alla som behöver pålitliga transkriptionstjänster levererar Transkriptor transkriptioner som inte bara är snabba utan också anmärkningsvärt exakta. Detta gör det till ett idealiskt val för dem som behöver transkriptioner av högsta kvalitet och överträffar vad som kan uppnås enbart genom Microsoft Word diktering. Prova det gratis!
