Na primer, AI orodja za prepisovanje, kot je Transkriptor , lahko avtomatizirajo pretvorbo posnetkov sestankov v pisno besedilo. Prav tako vam lahko pomagajo povzeti srečanje z dejanji in ključnimi točkami. Nato jih lahko delite z nekom, WHO se seje ni mogel udeležiti.
V tem vodniku vas bomo vodili skozi pet ključnih strategij, ki vam bodo pomagale prihraniti stroške srečanj in voditi učinkovitejše sestanke:
1 Izkoristite orodja za prepisovanje, kot je Transkriptor za avtomatizirane zapiske sestankov
AI pomočniki za srečanja uporabite programsko opremo za prepis klicev , ki vam pomaga snemati spletna srečanja. Prav tako lahko prepišejo zvok z Evernote in videoposnetki ter shranijo prepise za kasnejšo uporabo. Namesto ročnega beleženja med tekočimi sestanki vam lahko AI orodja za prepisovanje, kot je Transkriptor , pomagajo avtomatizirati postopek.
Orodje za pretvorbo zvoka v besedilo lahko snema in prepiše izgovorjene besede v besedilo. Ker vsakemu sestanku ni treba dodeliti ročnega zapisovalca, lahko stroške srečanja zmanjšate z natančnimi orodji za prepisovanje.
AI orodja spreminjajo komunikacijo na delovnem mestu in izboljšujejo produktivnost sestankov. Na primer, ta Forbesov članek poudarja, kako orodja za avtomatizacijo zmanjšujejo napor, potreben za prepisovanje in povzemanje sestankov, kar povečuje učinkovitost in sodelovanje ekipe.
Če se pogosto udeležujete ali gostite sestanke na delovnem mestu, sta tukaj dve priljubljeni orodji za prepisovanje AI .
Transkriptor
Transkriptor je zanesljivo in s funkcijami bogato orodje za prepisovanje AI virtualnih sestankov za Google Meet, MS Teams in Zoom. Koledar Google Calendar in Outlook lahko povežete z Transkriptor , tako da se lahko bot za srečanje samodejno pridruži načrtovanim srečanjem.
Transkriptor lahko ustvari tudi povzetke prepisov srečanj in akcijske elemente za prenos ali skupno rabo s člani skupine. Je 99-odstotno natančen in podpira več kot 100 jezikov za prepisovanje in prevajanje, da zadovolji potrebe globalnih ekip.
Otter.AI
Otter.AI je še eno AI orodje za pretvorbo zvoka v besedilo, ki lahko snema in prepisuje sestanke Zoom . OtterPilot se lahko pridružijo spletnim srečanjem Zoom, Google Meetali Microsoft teams in pretvorijo izgovorjene besede v besedilo.
Medtem ko Otter.AI opravlja dostojno delo pri prepisovanju sestankov, je natančnost orodja za pretvorbo govora v besedilo le 85%. To pomeni, da boste morali porabiti veliko časa za urejanje prepisane datoteke.
Drugo področje za izboljšanje Otter.AI je, da je orodje za beleženje AI omejeno na angleščino. Zato morda ne bo ustrezal večjezičnim uporabnikom.
2 Uporaba videokonferenc za zmanjšanje potnih stroškov
Video sestanki so postali nova normalnost v oddaljenih in hibridnih podjetjih. To je zato, ker pomagajo zmanjšati potrebo po potnih in drugih stroških.
Orodja za videokonference vam lahko pomagajo hitro načrtovati in dodati oddaljena srečanja v koledar. Orodja za pretvorbo zvoka v besedilo lahko tudi zmanjšajo stroške in omogočajo prilagodljivo načrtovanje.
Zoom
Zoom je priljubljena aplikacija za videokonference. Vse, kar morate storiti, je, da povezavo do Zoom srečanja delite z udeleženci. Lahko ste prepričani, da se lahko klicu hitro pridružijo vsi.
Je zelo zanesljiv in bo vaš video ohranil tudi s šibko internetno povezavo. Zoom ponuja tudi tablo, ki hitro napolni navidezno tablo z samolepilnimi listki, slikami in diagrami.
Microsoft teams
Microsoft teams ponuja nekatere najbolj robustne funkcije videokonferenc in ponudbe skupinskih klepetov na trgu. Funkcija table je odlična: lahko narišete iz roke in program bo zgladil stvari.
Ta funkcija omogoča preprosto ustvarjanje zapiskov in diagramov na poti. Shrani ves klepet iz srečanja in se shrani v aplikacijo za klepet skupine, tako da ga lahko shranite za prihodnjo uporabo.
Google Meet
Ena najboljših lastnosti Google Meeta je njegova globoka integracija z aplikacijami Google Workspace. Če ustvarite sestanek v Google Calendar, boste prejeli povezavo do Meet, ki se ji lahko pridružijo vsi udeleženci.
Meet je priljubljena Zoom alternativa, ki deluje v brskalniku, ne v aplikaciji, kar je plus. Podnapisi dobro delujejo v angleščini, vendar Meet ne more zaznati, kdaj udeleženci govorijo druge jezike.
3 Izvedba krajših in učinkovitejših sestankov s strukturiranimi dnevnimi redi
Sestanki so hrbtenica učinkovitega sodelovanja, vendar lahko daljša in neučinkovita srečanja zapravljajo denar, čas in trud; razmislite o ustreznem bontonu virtualnega srečanja , da zmanjšate motnje. Tu pride v igro dobro izdelan dnevni red sestanka. Omogoča vam, da postavite jasna pričakovanja za ekipo. Dolžino sestanka lahko celo skrajšate tako, da se osredotočite le na bistvene razprave.
Razumevanje udeležencev o tem, o čem bodo razpravljali na sestanku, omogoča boljšo pripravo. Prav tako odpravlja čas, porabljen za neproduktivne razprave. Dobro strukturirani dnevni redi vam pomagajo doseči popolno ravnovesje med prilagodljivostjo in strukturo. Tukaj je nekaj nasvetov za izvedbo krajših in učinkovitejših sestankov:
- Uporabite vnaprej določene dnevne rede: Vnaprej določen dnevni red sestanka bo deloval kot načrt S tem načrtom se lahko srečanje zaključi pravočasno in v pravi smeri Premišljen dnevni red bi moral zagotoviti pregled točk razprave Določa časovnico za vsako temo, da se prepreči prekoračitev.
- Dodelite časovne omejitve za vsako točko razprave: Določite začetni in končni čas srečanja ter vsaki temi dodelite časovno omejitev Dobro oblikovan dnevni red sestanka mora spoštovati čas udeležencev in pomagati ohranjati osredotočenost od začetka do konca.
- Držite se urnika, da se izognete prekoračitvam: Ne pozabite, da so prekoračitve sovražnik sodelovanja na polnem sestanku Poskrbite, da bo vse jedrnato Čeprav je morda skušnjava nadaljevati z razpravo o vznemirljivi temi, je bistvenega pomena držati se urnika, da zmanjšate stroške srečanja in prihranite čas.
4 Zmanjšajte število udeležencev, da prihranite čas in vire
Izogibajte se zapravljanju časa članov ekipe, tako da jih vključite v sestanke, ki se jih ni treba udeležiti. Preveč udeležencev naredi razprave bolj zahtevne.
Kot splošno pravilo palca je bolje povabiti udeležence, katerih prispevek je potreben za doseganje ciljev. Manj udeležencev pomeni, da bo moral gostitelj zapravljati manj časa za usklajevanje in manj prekinitev.
Zmanjšanje števila udeležencev sestanka bo tudi pomagalo ključnim odločevalcem, da se osredotočijo na prednostne naloge in ostanejo osredotočeni na pomembne teme ali vprašanja.
- Povabite samo bistvene deležnike: Eden od načinov za zmanjšanje števila udeležencev sestanka je, da povabite samo bistvene deležnike Vključuje ključne odločevalce, sodelavce ali kogar koli drugega, WHO bo vplival na rezultate sestanka.
- Uporabite povzetek srečanja za posodobitev neudeležencev: Povzetek srečanja lahko daste v skupno rabo z njimi, tudi če na srečanje ne povabite vseh Zagotovil bo vsakomur dostop do kritičnih informacij in razprav.
AI povzetek funkcij Transkriptor lahko samodejno ustvari povzetek srečanja. Vključeval bo uporabne vpoglede in ključne ugotovitve iz prepisa sestanka. Povzetek lahko daste v skupno rabo z vsemi WHO se niso mogli udeležiti srečanja, tako da lahko ostanejo na tekočem.
5 Uporaba orodij za vodenje opravil in projektov za nadaljnje ukrepanje
Spremljanje je eden najboljših načinov, da se sestanek splača. Programska oprema za vodenje opravil in projektov, kot so Asana, Trelloin monday.com , vam lahko pomaga racionalizirati dodelitve opravil in spremljati napredek, s čimer zmanjšate potrebo po ročnem spremljanju udeležencev.
Uporaba orodij za vodenje nalog in projektov prav tako izboljša odgovornost. Zagotavlja, da vsi dokončajo dodeljene akcijske točke brez nadaljnjih sestankov. Tukaj je nekaj brezplačnih in plačanih programov za vodenje nalog in projektov za zmanjšanje stroškov sestankov, povezanih z nadaljnjim spremljanjem:
Asana
Asana je sodobna programska oprema za vodenje projektov, ki podpira več stilov vodenja projektov. Omogoča vam popoln nadzor nad tem, kako vizualizirate in organizirate delo. Najdete lahko tudi številne vgrajene funkcije, ki olajšajo sodelovanje.
Na primer, omogoča dodeljevanje nalog posameznikom z uporabo intuitivnega in dobro zasnovanega vmesnika. Neposredno sporočanje v aplikaciji vam omogoča, da priložite datoteke, označite druge projekte in snemate video sporočila.
Trello
Trello ponuja preprost vizualni način za organizacijo projektov z uporabo plošč Kanban. Je enostaven za uporabo in nima strme krivulje učenja. Zahvaljujoč preprostemu vmesniku povleci in spusti, lahko vi in vaša ekipa učinkovito uporabljate orodje.
Kartice ali opravila vključujejo roke, priloge, slike, komentarje, polja po meri in kontrolne sezname. Ko člani skupine dokončajo naloge, lahko kartice povlečejo na ustrezen seznam.
monday.com
monday.com je še ena aplikacija za vodenje projektov, ki vam omogoča vizualizacijo vseh projektov na enem mestu. Je zelo prilagodljiv in vam pomaga združiti podatke in meritve v vizualno privlačen vmesnik.
Čeprav monday.com ponuja številne možnosti prilagajanja, so nekatere napredne funkcije in pogledi na voljo samo v višjih cenovnih razredih.
Sklep
Sestanki so kot delavnice, kjer se lahko člani skupine zberejo in oblikujejo najboljše ideje s strategijami sodelovanja za menedžerje . Vendar pa načrtovanje in gostovanje sestankov zahteva veliko časa in sredstev. Podjetja morajo dobro gostiti sestanke, da zagotovijo ohranitev dobička, in razmisliti o storitvah prepisovanja Prednosti SEO za spletno prepoznavnost.
Na srečo lahko številna AI orodja avtomatizirajo dolgotrajne in dolgočasne naloge. Razvijalci lahko na primer prepisujejo sestanke z orodji za pretvorbo govora v besedilo. Za načrtovanje in gostovanje oddaljenih srečanj lahko uporabljajo tudi priljubljena orodja za videokonference, kot sta Zoom ali Google Meet .
Namesto da bi udeleženca prosili, naj vzame zapisnik sestanka, lahko dodate zanesljiva orodja za AI, kot je programska oprema za samodejni prepis. Transkriptor lahko na primer pretvori govor v besedilo in zagotovi samodejne zapiske s sestankov, da zmanjša stroške. Ta AI orodja bodo pomagala zmanjšati stroške sestankov in narediti vsako sejo vredno.
