Disebabkan peralihan dalam komunikasi ini, ramai orang masih tidak pasti bagaimana untuk berkelakuan semasa panggilan maya dan belum menguasai seni itu. Untuk membetulkannya, saya membincangkan etika mesyuarat maya di bawah supaya anda boleh melompat ke panggilan video anda yang seterusnya dan menunjukkan kepada orang lain bagaimana ia dilakukan dengan bantuan bot mesyuarat .
Ketepatan Masa dan Kesiapsiagaan
Mesyuarat maya biasanya mempunyai masa mula dan tamat. Bersikap bertimbang rasa dan patuhi masa-masa ini. Jangan datang lewat 10 minit dan biarkan semua orang menunggu. Begitu juga, hormati masa orang ramai dan elakkan mengganggu atau mengekalkan semua orang dalam mesyuarat lama selepas tamat yang dijadualkan.
Juga, pastikan anda mengetahui agenda mesyuarat! Anda harus jelas mengenai subjek, apa yang sedang dibincangkan, dan perkara utama yang akan ditangani.
Kod Pakaian dan Penampilan yang Betul
Kita semua pernah melihat meme dan rakaman pekerja yang menghadiri panggilan maya dengan gaun persalinan atau baju tidur mereka. Jangan jadi orang itu. Hanya kerana anda berada di rumah, itu tidak bermakna anda harus berpakaian atau tidak berusaha untuk panggilan video. Ingat bahawa penampilan fizikal dan pakaian anda banyak bercakap tentang personaliti dan pemikiran anda sebagai pekerja.
Kebiasaan dengan Platform Terpilih
Semasa saya seorang pemula mesyuarat maya, saya melakukan kesilapan ini - saya tidak bersedia dan tidak mempunyai pengetahuan awal tentang platform persidangan. Saya terpaksa memasangZoomdengan cepat dan akibatnya, saya tidak tahu apa yang saya lakukan atau bagaimana untuk melakukan apa-apa seperti mendayakan video saya.
Jangan buat kesilapan yang saya lakukan! Jika anda tahu anda mempunyai mesyuarat maya yang akan datang, pastikan anda tahu platform yang sedang digunakan dan biasakan diri anda dengan cara ia berfungsi.
Latar Belakang dan Alam Sekitar
Seperti senario baju tidur, kita semua juga pernah melihat klip orang yang menghadiri persidangan video di atas katil mereka atau di pub yang sibuk. Latar belakang dan persekitaran video anda amat penting.
Sebaik-baiknya, anda tidak mahu sebarang gangguan seperti haiwan peliharaan, dan latar belakang anda harus jelas supaya tumpuan tertumpu kepada anda. Elakkan kawasan yang mempunyai bunyi bising supaya audio anda tidak mengganggu peserta lain.
Bisukan dan Nyahredamkan Etika
Jangan biarkan mikrofon anda sentiasa dihidupkan semasa mesyuarat maya kerana bergantung pada kekuatan, bunyi latar belakang boleh ditangkap yang boleh mengganggu. Sebaliknya, etika mesyuarat maya yang betul ialah meredamkan mikrofon anda apabila anda tidak bercakap.
Penggunaan Kamera dan Hubungan Mata
Bahagian paling sukar yang saya dapati tentang mesyuarat maya ialah hubungan mata dan cara menggunakan kamera saya. Isunya ialah dualiti kamera dan skrin. Kamera anda berada di satu lokasi, manakala skrin anda berada dalam kedudukan yang berbeza.
Ini bermakna anda perlu membuat pilihan di mana anda melihat. Etika mesyuarat maya yang betul ialah melihat kamera dan bukan skrin anda semasa bercakap dengan seseorang. Ini adalah yang paling hampir anda boleh dapatkan dengan hubungan mata, jika tidak, anda bermula pada skrin dan ia kelihatan tidak profesional.
Jelas sekali, anda perlu melihat skrin untuk mengukur reaksi dan menonton orang lain, tetapi caranya ialah menjentik antara kedua-dua kamera dan skrin anda semasa anda bercakap, tetapi sebahagian besarnya, perhatikan kamera.
Penyertaan dan Penglibatan
Penyertaan dan penglibatan amat penting dan anda perlu belajar bila hendak dan tidak bercakap. Pertama, anda harus berusaha untuk menjadi sebahagian daripada mesyuarat untuk etika mesyuarat maya yang betul - jangan hanya duduk di sana tanpa bercakap atau menunjukkan sebarang interaksi.
Kedua, anda perlu bertimbang rasa terhadap orang lain dan tahu bila sesuai untuk bercakap. Jangan bercakap mengenai orang lain dan pastikan ia adalah masa yang sesuai untuk terlibat.
Mengambil Nota yang Betul
Saya tidak dapat mengira masa apabila saya telah menyimpulkan mesyuarat maya hanya untuk dihujani dengan soalan selepas itu atau penjelasan mengenai perkara semata-mata kerana peserta tidak mengambil nota.
Pengambilan nota amat penting untuk etika mesyuarat maya kerana tidak semudah itu untuk pergi dan bercakap dengan peserta selepas itu. Teliti dengan pengambilan nota anda dan jika perlu, minta hos merakam mesyuarat. Anda juga boleh menyalin video kepada teks supaya anda mempunyai rekod bertulis mesyuarat maya untuk dirujuk semula di kemudian hari.
Kuasai Mesyuarat Maya Anda yang Seterusnya Dengan Petua Etika Ini
Saya harap anda kini penuh keyakinan dan mempunyai pemahaman yang lebih jelas tentang etika mesyuarat maya. Kuncinya ialah perlu diingat bahawa walaupun anda tidak hadir secara fizikal dalam mesyuarat, tahap asas profesionalisme, kawalan diri dan kerja berpasukan dalam penyertaan akademi dijangka dan anda tidak boleh bertindak tidak berbeza daripada jika anda berada dalam persekitaran pejabat.
