Suara ke Teks pada Outlook: Tutorial Langkah demi Langkah

Suara ke teks pada Outlook ialah ciri yang menggunakan teknologi pengecaman pertuturan dan membolehkan penaipan suara. Ia menawarkan pelbagai kelebihan, seperti sokongan berbilang bahasa, arahan mel dan arahan untuk berbilang elemen.

Untuk memahami cara menggunakan suara ke teks pada Outlook, anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah asas. Dalam panduan ini, anda akan meneroka panduan langkah demi langkah untuk mendayakan imlak dalam Microsoft Outlook . Selain itu, ketahui cara alatan seperti Transkriptor memudahkan transkripsi e-mel lanjutan.

What Is Voice-to-Text on Outlook?

Penaipan suara dalam Outlook menggunakan pengecaman pertuturan dalam talian yang dikuasakan oleh perkhidmatan Pertuturan Azure . Menurut tinjauan oleh Statista , kebanyakan menjangkakan pengecaman pertuturan akan berkembang secara berperingkat ke arah transkrip yang sempurna.

Overview of the Feature

Anda hanya memerlukan sambungan internet, mikrofon dan kursor dalam kotak teks untuk menggunakan penaipan suara dalam Outlook . Ia juga membolehkan anda menggunakan bahasa menaip suara, yang berbeza daripada yang anda pilih untuk Windows . Anda boleh menukar bahasa input anda untuk menukar bahasa menaip suara.

Speech-to-Text Integration in Outlook

Ciri imlak membolehkan anda menggunakan pertuturan ke teks untuk mencipta kandungan dalam Office. Ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk merangka e-mel, menghantar balasan dan menangkap nada. Ciri ini boleh diakses dalam Outlook Baharu, Outlook Klasik, Outlook untuk Mac dan web.

Accessibility Benefits

Terdapat banyak ciri kebolehcapaian dalam Outlook untuk menaip suara. Dengan Penyemak Kebolehcapaian, anda boleh menangani isu kebolehcapaian semasa menulis mesej e-mel anda. Anda boleh menambah teks alt pada imej supaya orang yang menggunakan pembaca skrin boleh mendengar maksud imej itu.

How to Enable Voice-to-Text in Outlook

Suara ke teks dalam Outlook memudahkan penggubalan e-mel dengan menukar perkataan yang dituturkan kepada teks. Untuk mula menggunakan ciri ini, pastikan keserasian dan konfigurasikan tetapan mikrofon dan bahasa anda. Anda boleh mengikuti langkah mudah ini untuk mendayakan dan memaksimumkan alat penjimatan masa ini:

1. Semak Keserasian: Pastikan anda pelanggan Microsoft 365 dan tetapkan bahasa pertuturan, mikrofon dan tanda baca automatik anda dalam tetapan Outlook .
2. Aktifkan Imlak: Klik "Rencanakan", gunakan ALT +', atau tekan Windows + H untuk alat imlak Windows .
3. Sediakan Akses Mikrofon: Dayakan keizinan mikrofon dalam seting Privasi dan Keselamatan.
4. Konfigurasikan Bahasa dan Perintah: Pilih bahasa dan semak arahan yang tersedia; Nota had untuk bahasa pratonton.

Step 1: Check Compatibility

Ciri imlak hanya tersedia untuk pelanggan Microsoft 365 . Untuk mendayakan tetapan imlak dalam Outlook, klik ikon gear untuk melihat tetapan yang tersedia. Untuk bahasa pertuturan, anda boleh melihat dan menukar bahasa dalam menu lungsur. Seterusnya, anda boleh melihat dan menukar mikrofon anda.

Step 2: Activate Dictation

Anda boleh mengaktifkan ciri imlak dengan mengklik butang "Nyatakan" dalam bar alat. Dalam versi Outlook Baharu, gunakan pintasan papan kekunci ALT +' atau tekan ikon mikrofon dalam reben untuk menyambung semula imlak.

Mungkin terdapat kemungkinan bahawa butang imlak tidak tersedia pada masa ini dalam beberapa pratonton Outlook untuk Windows . Walau bagaimanapun, anda masih boleh menggunakan ciri imlak dengan menggunakan alat imlak Windows .

Step 3: Set Up Microphone Access

Untuk menggunakan mikrofon anda dengan app pada Windows, anda mesti mengaktifkan beberapa keizinan dalam seting Privasi dan Keselamatan. Untuk berbuat demikian, pergi ke Mula, Tetapan dan Privasi dan Keselamatan. Kemudian, cari Mikrofon di bawah kebenaran apl dan pastikan Akses Mikrofon dihidupkan.

Step 4: Configure Language and Commands

Anda boleh memilih bahasa daripada senarai lungsur turun untuk senarai perintah yang tersedia dalam setiap bahasa yang disokong. Sila ambil perhatian bahawa, untuk bahasa Inggeris, hanya tanda baca dan simbol, mata wang, matematik dan emoji/wajah yang disokong pada masa ini. Terdapat bahasa yang disokong dan pratonton.

Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook

Suara ke teks dalam Outlook menjadikan penciptaan e-mel lebih cekap dengan menukar pertuturan kepada teks. Anda boleh merangka, mengedit dan menghantar e-mel bebas tangan dengan langkah mudah. Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan suara ke teks pada Outlook :

Step 1: Open a New Email

Pergi ke Microsoft Outlook dan mulakan e-mel baharu. Pilih isi mesej, pergi ke tab Mesej dan pilih Rencanakan. Dalam Outlook untuk Mac, mulakan E-mel Baharu atau balasan. Seterusnya, pergi ke Mesej dan kemudian Nyatakan. Pastikan anda log masuk ke Microsoft 365 pada peranti berdaya mikrofon.

Step 2: Start Dictating

Menggunakan Mac, anda juga boleh memulakan imlak dengan pintasan papan kekunci: ⌥ (Pilihan) + F1. Di web, pergi ke tab Mesej dan pilih Tentukan. Seterusnya, tunggu sehingga butang Dikte dihidupkan, mula mendengar dan mula bercakap untuk melihat teks muncul pada skrin.

Step 3: Use Voice Commands for Editing

Selain hanya bercakap kandungan, anda boleh menyebut arahan untuk menambah tanda baca dan memasukkan aksara khas. Untuk mengedit dan memformatkan, anda boleh menggunakan arahan suara. Beberapa komen suara biasa termasuk: padam, padam, padamkan perkataan/ayat terakhir [1-100], masukkan ruang dan ruang belakang.

Step 4: Review and Send

Setiap kali anda mengumpulkan orang yang berbeza dengan agenda dan pendapat yang berbeza-beza, anda mesti menawarkan cara untuk mereka bekerjasama secara telus. Hanya apabila semua orang dapat melihat segala-galanya yang berlaku dan memahaminya di tempat yang sama dan dengan cara yang sama, proses semakan dan kelulusan e-mel akan menjadi telus, diperkemas dan berkesan.

Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool

Alat suara ke teks Outlook menawarkan pelbagai ciri berkuasa untuk meningkatkan produktiviti dan kebolehcapaian. Berikut ialah beberapa ciri alat suara ke teks Outlook :

Multilingual Support

Sebelum memulakan, anda mesti menyemak bahasa yang disokong oleh versi Windows anda. Dalam Windows 11, beberapa bahasa yang disokong ialah: Bulgaria, Cina, Croatia, Czech, Denmark, Belanda, Inggeris, Estonia dan banyak lagi. Untuk menukar bahasa menaip suara, anda mesti menukar bahasa input anda.

Untuk berbuat demikian, pilih penukar bahasa di penjuru bar tugas anda. Seterusnya, tekan kekunci logo Windows + Spacebar pada papan kekunci anda. Akhir sekali, tekan penukar bahasa di bahagian bawah sebelah kanan papan kekunci sentuh.

Accessibility Options

Microsoft 365 apl untuk menjadikannya lebih mudah dan selesa untuk anda melihat perkara pada skrin anda. Jika warna skrin terlalu terang, cuba hidupkan Lampu malam. Ia mengubah suhu warna skrin anda, menunjukkan warna yang lebih hangat yang lebih mudah pada mata anda. Jika anda berurusan dengan buta warna (kekurangan penglihatan warna mengikut Cleveland Clinic ), Windows dilengkapi dengan penapis buta warna yang telah direka bentuk.

Integration with Microsoft Office Suite

Microsoft membolehkan anda menentukan dokumen anda menggunakan pelbagai alatan pejabat. Anda boleh menentukan dokumen Word, e-mel Outlook dan nota OneNote . Untuk menggunakan imlak dalam Word, buka dokumen baharu atau sedia ada dan pergi ke Laman Utama > Nyatakan. Hidupkan butang imlak dan mula bercakap. Anda boleh mengikuti langkah serupa dalam OneNote untuk membuat draf, menangkap nota dan membuat komen.

Using Transkriptor for Advanced Email Transcription

Transkriptor menggunakan AI dan menghasilkan transkripsi berkualiti tinggi. Algoritma terkininya boleh menjimatkan banyak masa dan usaha. Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan Transkriptor untuk transkripsi e-mel lanjutan:

Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor

Rakam audio menggunakan apl suara pada telefon atau komputer anda. Sebaik sahaja anda berbuat demikian, log masuk ke Transkriptor menggunakan Gmail anda dan akses papan pemuka. Anda kemudiannya akan diarahkan ke halaman "Pilih bahasa anda".

Anda boleh mencari bahasa anda di antara 100+ bahasa yang tersedia daripada bar carian. Klik seterusnya, dan muat naik/rakam suara anda. Anda boleh merakam suara anda secara langsung dengan Transkriptor dan menukarnya kepada teks. Sebagai pilihan kedua, anda boleh memuat naik fail audio daripada peranti tempatan anda untuk ditranskripsi.

Step 2: Generate Accurate Transcripts

Setelah fail dimuat naik, Transkriptor akan menjana transkrip. Anda boleh mengakses transkrip pada halaman editor. Anda boleh menemui pustaka templat di sebelah kiri bar tugas. Anda boleh menulis sesuatu atau menekan'ruang' untuk Al dan'/' untuk arahan. Tekan ruang dan taip "buat e-mel yang diformat dengan baik" pada bar tugas yang sama.

Step 3: Edit and Format the Transcript

Sebaik sahaja anda mempunyai templat e-mel, anda boleh menyesuaikannya mengikut keperluan anda. Di sebelah kiri bar tugas, anda boleh mengklik pada ikon tiga baris untuk memformat templat e-mel. Anda boleh menggunakan pengepala, senarai, senarai tugasan, petikan atau kod. Anda juga boleh menambah pautan dengan mengklik pada ikon hiperpautan di sebelah ikon tiga baris.

Step 4: Copy and Paste into Outlook

Klik ikon "salin" pada lajur bar tugas yang sama untuk menyalin e-mel. Jika anda bersedia untuk membuat perubahan selanjutnya, anda boleh berbuat demikian dengan mengakses ciri yang disediakan Transkriptor . Anda boleh mengklik "buat asal" atau "buat semula" untuk membuat pembetulan.

Untuk meningkatkan pemformatan, anda boleh "Tebal", "Gariskan" atau "Miringkan" teks. Dengan mengklik pada ikon "Muat turun Nota", anda boleh memuat turun e-mel dalam format Word atau teks untuk menyimpannya untuk kegunaan masa hadapan.

Step 5: Save Time with Batch Transcription

Transkriptor membolehkan anda menyalin berbilang mesej audio sekaligus. Pergi ke papan pemuka, klik "Transkripsi Fail Audio atau Video," dan muat naik banyak fail audio.

Ia menyokong pelbagai format, termasuk MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR, dan MKV . Anda boleh menjana transkripsi untuk mengurus volum e-mel yang tinggi.

Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook

Menurut AbilityNet , teknologi standard, termasuk program pengecaman suara, boleh membantu orang disleksia. Walau bagaimanapun, menggunakan teknik dan alatan yang betul untuk memaksimumkan pengecaman pertuturan adalah penting.

1. Bercakap dengan Jelas: Sebutkan perkataan dengan perlahan dan jelas, dan rakam diri anda untuk menjejaki penambahbaikan.
2. Gunakan mikrofon berkualiti tinggi: Pilih mikrofon pembatalan hingar untuk mengurangkan bunyi sekeliling dan menangkap audio yang lebih jelas.
3. Biasakan dengan Perintah: Ketahui arahan suara untuk tindakan pantas seperti menghantar e-mel, menambah penerima dan melaraskan subjek.
4. Gabungkan dengan Transkriptor : Gunakan Transkriptor untuk menyalin audio dan menghantar e-mel yang diformat dengan baik secara automatik melalui Outlook .

Speak Clearly

Bercakap perlahan dan jelas, sebutkan setiap perkataan dan bunyi. Elakkan tergesa-gesa melalui ayat kerana itu akan menjadikan sebutan anda tidak jelas. Melambatkan membantu anda menumpukan perhatian pada bunyi yang betul yang dihasilkan dan menjadikan pertuturan anda lebih jelas. Anda boleh merakam diri anda semasa anda berlatih bercakap.

Use a High-Quality Microphone

Mikrofon pembatalan hingar mengandungi dua atau lebih mikrofon yang menangkap bunyi dari arah yang berbeza. Mikrofon utama biasanya diarahkan ke arah mulut anda. Mikrofon sekunder menangkap bunyi sekeliling dari semua arah. Ditambah dengan beberapa algoritma digital, mereka "menolak" bunyi sekeliling daripada persamaan, hanya meninggalkan suara anda.

Familiarize Yourself with Commands

Beberapa arahan mel yang perlu anda biasakan ialah hantar e-mel, hantar e-mel -> ya, hantar e-mel -> batalkan, tambah pada e-mel, tambah pada medan cc, sebutan , dan tukar baris subjek kepada . Selain itu, terdapat arahan dalam tanda baca, simbol, mata wang, matematik, emoji dan banyak lagi.

Combine with Tools Like Transkriptor

Menggunakan Transkriptor, anda boleh menghantar transkripsi baharu secara automatik sebagai lampiran Outlook . Sebaik sahaja transkripsi selesai dalam Transkriptor, ia akan dihantar secara automatik sebagai lampiran e-mel melalui Outlook . Transkriptor boleh menyalin berbilang fail audio ke dalam teks dan juga mencipta e-mel yang diformat dengan baik. Ini menjimatkan masa, membolehkan anda membuat e-mel pukal dalam masa yang lebih singkat.

Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor

Suara ke teks pada Outlook telah merevolusikan penggubalan e-mel dengan menyepadukan keupayaan pertuturan ke teks lanjutan. Transkriptor meningkatkan penyepaduan pertuturan ke teks dalam e-mel Outlook dengan menyediakan transkripsi yang tepat. Ciri transkripsi kelompoknya dan penyepaduan dengan Outlook untuk lampiran e-mel automatik menjadikannya alat yang tidak ternilai. Dengan memanfaatkan alat transkripsi e-mel dalam Outlook seperti Transkriptor, pengguna boleh menjimatkan masa, meningkatkan kecekapan dan mengekalkan ketepatan.