Sebagai contoh, alat transkripsi AI seperti Transkriptor boleh mengautomasikan menukar rakaman mesyuarat kepada teks bertulis. Mereka juga boleh membantu anda meringkaskan mesyuarat dengan item tindakan dan perkara utama. Anda kemudian boleh berkongsinya dengan seseorang yang WHO tidak dapat menghadiri sesi tersebut.
Dalam panduan ini, kami akan membimbing anda melalui lima strategi utama yang akan membantu anda menjimatkan kos mesyuarat dan menjalankan mesyuarat yang lebih cekap:
1 Manfaatkan alat transkripsi seperti Transkriptor untuk nota mesyuarat automatik
AI pembantu mesyuarat, gunakan perisian transkripsi panggilan untuk membantu anda merakam mesyuarat dalam talian. Mereka juga boleh menyalin audio dengan Evernote dan video serta menyimpan transkrip untuk kegunaan kemudian. Daripada mengambil nota manual semasa mesyuarat yang sedang berlangsung, alat transkripsi AI seperti Transkriptor boleh membantu anda mengautomasikan proses tersebut.
Alat audio-ke-teks boleh merakam dan menyalin perkataan yang dituturkan ke dalam teks. Memandangkan tidak perlu menetapkan pengambil nota manual untuk setiap mesyuarat, anda boleh mengurangkan kos mesyuarat dengan alat transkripsi yang tepat.
Alat AI mengubah komunikasi di tempat kerja dan meningkatkan produktiviti mesyuarat. Sebagai contoh, artikel Forbes ini menyerlahkan cara alat automasi mengurangkan usaha yang diperlukan untuk menyalin dan meringkaskan mesyuarat, meningkatkan kecekapan dan kerjasama pasukan.
Jika anda sering menghadiri atau menganjurkan mesyuarat di tempat kerja anda, berikut ialah dua alat transkripsi AI yang popular.
Transkriptor
Transkriptor ialah alat transkripsi mesyuarat maya AI yang boleh dipercayai dan kaya dengan ciri untuk Google Meet, MS Teams dan Zoom. Anda boleh menyambungkan Kalendar Google Calendar dan Outlook kepada Transkriptor supaya bot mesyuarat boleh menyertai mesyuarat yang dijadualkan secara automatik.
Transkriptor juga boleh menjana ringkasan transkripsi mesyuarat dan item tindakan untuk dimuat turun atau dikongsi dengan ahli pasukan. Ia adalah 99% tepat dan menyokong lebih 100 bahasa transkripsi dan terjemahan untuk memenuhi keperluan pasukan global.
Otter.AI
Otter.AI ialah satu lagi alat audio-ke-teks AI yang boleh merakam dan menyalin mesyuarat Zum . OtterPilot boleh menyertai mesyuarat Zoom, Google Meetatau Microsoft teams dalam talian dan menukar perkataan yang dituturkan kepada teks.
Walaupun Otter.AI melakukan kerja yang baik dalam menyalin mesyuarat, ketepatan alat pertuturan ke teks hanya 85%. Ini bermakna anda perlu menghabiskan banyak masa untuk mengedit fail yang ditranskripsi.
Satu lagi bidang untuk penambahbaikan Otter.AI ialah alat pengambilan nota AI terhad kepada bahasa Inggeris. Oleh itu, ia mungkin tidak sesuai dengan pengguna berbilang bahasa.
2 Gunakan Persidangan Video untuk Mengurangkan Perbelanjaan Perjalanan
Mesyuarat video telah menjadi kebiasaan baharu dalam syarikat terpencil dan hibrid. Ini kerana ia membantu mengurangkan keperluan untuk perjalanan dan perbelanjaan lain.
Alat persidangan video boleh membantu anda menjadualkan dan menambah mesyuarat jauh pada kalendar anda dengan cepat. Alat audio-ke-teks juga boleh mengurangkan kos dan membolehkan penjadualan yang fleksibel.
Zoom
Zoom ialah aplikasi persidangan video yang popular. Apa yang anda perlu lakukan ialah berkongsi pautan mesyuarat Zoom dengan peserta. Anda boleh berasa yakin bahawa semua orang boleh menyertai panggilan dengan cepat.
Ia sangat boleh dipercayai dan akan memastikan video anda berterusan walaupun dengan sambungan Internet yang lemah. Zoom juga menawarkan papan putih yang mengisi papan maya dengan cepat dengan nota melekit, imej dan gambar rajah.
Microsoft teams
Microsoft teams menawarkan beberapa ciri persidangan video dan tawaran sembang pasukan yang paling mantap di pasaran. Ciri papan putih sangat baik: Anda boleh melukis dengan tangan bebas, dan program ini akan melicinkan keadaan.
Ciri ini memudahkan untuk mencatat nota dan gambar rajah semasa bergerak. Ia menyimpan semua sembang daripada mesyuarat dan disimpan ke aplikasi sembang pasukan supaya anda boleh menyimpannya untuk rujukan masa hadapan.
Google Meet
Salah satu ciri terbaik Google Meet ialah penyepaduan mendalam dengan apl Google Workspace. Jika anda membuat mesyuarat dalam Google Calendar, anda akan menerima pautan Meet, yang boleh diklik oleh semua peserta untuk menyertai.
Meet ialah alternatif Zoom popular yang dijalankan dalam penyemak imbas, bukan apl, yang merupakan kelebihan. Kapsyen berfungsi dengan baik dalam bahasa Inggeris, tetapi Meet tidak dapat mengesan apabila peserta bercakap bahasa lain.
3 Laksanakan Mesyuarat yang Lebih Pendek dan Lebih Cekap dengan Agenda Berstruktur
Mesyuarat adalah tulang belakang kerjasama yang berkesan, tetapi mesyuarat yang lebih lama dan tidak cekap boleh membazirkan wang, masa dan usaha; pertimbangkan Etika Mesyuarat Maya yang betul untuk meminimumkan gangguan. Di situlah agenda mesyuarat yang direka dengan baik muncul. Ia membolehkan anda menetapkan jangkaan yang jelas untuk pasukan. Anda juga boleh memendekkan tempoh mesyuarat dengan hanya menumpukan pada perbincangan penting.
Pemahaman peserta tentang perkara yang akan mereka bincangkan dalam mesyuarat membolehkan persediaan yang lebih baik. Ia juga menghapuskan masa yang dihabiskan untuk perbincangan yang tidak produktif. Agenda yang tersusun dengan baik membantu anda mencapai keseimbangan sempurna antara fleksibiliti dan struktur. Berikut ialah beberapa petua untuk melaksanakan mesyuarat yang lebih pendek dan lebih cekap:
- Gunakan agenda yang telah ditetapkan: Agenda mesyuarat yang telah ditetapkan akan bertindak seperti pelan tindakan Dengan pelan tindakan ini, mesyuarat anda boleh diselesaikan tepat pada masanya dan ke arah yang betul Agenda yang bijaksana harus memberikan gambaran keseluruhan perkara perbincangan Ia menetapkan garis masa untuk setiap topik untuk mengelakkan lebihan.
- Peruntukkan had masa untuk setiap titik perbincangan: Anda harus mentakrifkan masa mula dan tamat mesyuarat dan memperuntukkan had masa untuk setiap topik Agenda mesyuarat yang direka dengan baik harus menghormati masa peserta dan membantu mengekalkan fokus dari awal hingga akhir.
- Berpegang pada jadual untuk mengelakkan lebihan: Ingat bahawa overruns adalah musuh penglibatan dalam mesyuarat yang padat Pastikan semuanya ringkas Walaupun mungkin menggoda untuk terus membincangkan topik yang menarik, berpegang pada jadual untuk mengurangkan kos mesyuarat dan menjimatkan masa adalah penting.
4 Kurangkan bilangan peserta untuk menjimatkan masa dan sumber
Anda harus mengelak daripada membuang masa ahli pasukan dengan memasukkan mereka ke dalam mesyuarat yang tidak perlu mereka hadiri. Terlalu ramai peserta menjadikan perbincangan lebih mencabar.
Sebagai peraturan umum, lebih baik menjemput peserta yang inputnya diperlukan untuk mencapai matlamat. Lebih sedikit peserta bermakna hos perlu membuang lebih sedikit masa untuk penyelarasan, dan akan ada lebih sedikit gangguan.
Mengurangkan bilangan peserta dalam mesyuarat juga akan membantu pembuat keputusan utama menumpukan pada tugas keutamaan tinggi dan kekal fokus pada topik atau soalan yang berkaitan.
- Hanya Jemput Pihak Berkepentingan Penting: Salah satu cara untuk mengurangkan bilangan peserta mesyuarat adalah dengan menjemput hanya pihak berkepentingan yang penting Ia termasuk pembuat keputusan penting, penyumbang, atau sesiapa sahaja WHO akan menjejaskan output mesyuarat.
- Gunakan ringkasan mesyuarat untuk mengemas kini bukan hadir: Anda boleh berkongsi ringkasan mesyuarat dengan mereka walaupun anda tidak menjemput semua orang ke mesyuarat Ia akan memastikan semua orang mempunyai akses kepada maklumat dan perbincangan kritikal.
AI meringkaskan ciri Transkriptor boleh menjana ringkasan mesyuarat secara automatik. Ia akan merangkumi cerapan yang boleh diambil tindakan dan perkara utama daripada transkrip mesyuarat. Anda boleh berkongsi ringkasan dengan sesiapa sahaja WHO tidak dapat menghadiri mesyuarat supaya mereka boleh kekal dalam gelung.
5 Gunakan Alat Pengurusan Tugas dan Projek untuk Susulan
Susulan ialah salah satu cara terbaik untuk menjadikan mesyuarat berbaloi. Perisian pengurusan tugas dan projek seperti Asana, Trellodan monday.com boleh membantu anda menyelaraskan tugasan tugas dan menjejaki kemajuan, mengurangkan keperluan untuk membuat susulan dengan peserta secara manual.
Menggunakan alat pengurusan tugas dan projek juga meningkatkan akauntabiliti. Ia memastikan semua orang melengkapkan item tindakan yang diberikan tanpa mesyuarat lanjut. Berikut ialah beberapa perisian pengurusan tugas dan projek percuma dan berbayar untuk mengurangkan kos mesyuarat yang berkaitan dengan susulan:
Asana
Asana ialah perisian pengurusan projek moden yang menyokong pelbagai gaya pengurusan projek. Ia memberi anda kawalan penuh ke atas cara anda menggambarkan dan mengatur kerja. Anda juga boleh menemui banyak ciri terbina dalam yang memudahkan untuk bekerjasama.
Sebagai contoh, ia membolehkan anda memberikan tugasan kepada individu menggunakan antara muka yang intuitif dan direka bentuk dengan baik. Pemesejan langsung dalam apl membolehkan anda melampirkan fail, menandakan projek lain dan merakam mesej video.
Trello
Trello menawarkan cara visual yang mudah untuk mengatur projek menggunakan papan Kanban. Ia mudah digunakan dan tidak mempunyai keluk pembelajaran yang curam. Terima kasih kepada antara muka seret dan lepas yang mudah, anda dan pasukan anda boleh menggunakan alat ini dengan cekap.
Kad atau tugasan termasuk tarikh akhir, lampiran, imej, ulasan, medan tersuai dan senarai semak. Sebaik sahaja ahli pasukan menyelesaikan tugasan, mereka boleh menyeret kad ke senarai yang sesuai.
monday.com
monday.com ialah satu lagi aplikasi pengurusan projek yang membolehkan anda menggambarkan semua projek di satu tempat. Ia sangat boleh disesuaikan dan membantu anda mengagregatkan data dan metrik ke antara muka yang menarik secara visual.
Walaupun monday.com menawarkan banyak pilihan penyesuaian, beberapa ciri dan paparan lanjutan hanya tersedia dalam peringkat harga yang lebih tinggi.
Kesimpulan
Mesyuarat adalah seperti bengkel di mana ahli pasukan boleh berkumpul untuk membentuk idea terbaik menggunakan strategi kerjasama untuk pengurus . Walau bagaimanapun, menjadualkan dan menganjurkan mesyuarat memerlukan banyak masa dan sumber. Perniagaan mesti menganjurkan mesyuarat dengan baik untuk memastikan keuntungan mereka dikekalkan, dan mempertimbangkan faedah SEO perkhidmatan transkripsi untuk keterlihatan dalam talian.
Nasib baik, banyak alat AI boleh mengautomasikan tugas yang memakan masa dan membosankan. Sebagai contoh, pembangun boleh menyalin mesyuarat menggunakan alat pertuturan ke teks. Mereka juga boleh menggunakan alat persidangan video popular seperti Zoom atau Google Meet untuk menjadualkan dan menganjurkan mesyuarat jauh.
Daripada meminta peserta mengambil minit mesyuarat, anda boleh menambah alat AI yang boleh dipercayai seperti perisian transkripsi automatik . Sebagai contoh, Transkriptor boleh menukar pertuturan kepada teks dan menyediakan nota mesyuarat automatik untuk mengurangkan kos. Alat AI ini akan membantu mengurangkan kos mesyuarat dan menjadikan setiap sesi berbaloi.
