Dirbtinio intelekto ir produktyvumo įrankių antplūdžio dėka tai, kas kitu atveju būtų varginantis užduočių rinkinys, galite paversti organizuotos darbo eigos dalimi. Šiame vadove rasite 10 produktyvumo programų teisininkams, kurios gali padėti supaprastinti jūsų užduotis ir maksimaliai padidinti efektyvumą, kad galėtumėte sutelkti savo laiką ir energiją į strategiškesnius savo vaidmens aspektus.
Kodėl teisininkams reikia produktyvumo programų?
Žinoma, kad teisininko profesija visame pasaulyje yra reikli, turinti griežtą tvarkaraštį ir tai, kas gali atrodyti kaip beveik neįmanoma pusiausvyra tarp pasirodymų teismo salėje, klientų susitikimų ir bendradarbiavimo programų advokatams , be kita ko. Šiame kraštovaizdyje yra dvi pagrindinės priežastys, kodėl teisininkams reikia produktyvumo programų. Jie aprašyti toliau pateiktuose poskyriuose.
Teisės praktikos efektyvumo didinimas
Efektyvios darbo vietos tiesiogiai veikia darbuotojų produktyvumą, o tai savo ruožtu didina pelną. "Gallup" atliktas tyrimas parodė, kad efektyvios komandos yra 21% pelningesnės nei jų kolegos, ir tas pats principas galioja ir teisės praktikai. Produktyvumo įrankiai gali padėti supaprastinti užduotis, kurios kitu atveju būtų atliekamos rankiniu būdu, maksimaliai padidinant efektyvumą ir įsitraukimą, įskaitant transkripcijos paslaugų naudojimą teisininkams .
Didelių teisinės dokumentacijos ir tyrimų kiekių valdymas
Kaip teisininkas, jūs puikiai žinote, kokia daug dokumentų ar popieriaus reikalaujanti jūsų pramonė, ir atsijoti visus šiuos dokumentus, kad rastumėte tai, kas aktualu, dažnai gali būti sudėtinga. Produktyvumo įrankiai siūlo efektyvų būdą įrašyti ir valdyti tokius didelius dokumentų kiekius, todėl juos lengva pasiekti ir ieškoti.
Kokių pagrindinių funkcijų reikia ieškoti produktyvumo programose, skirtose teisininkams?
Kaip ir bet kuri kita programa ar įrankis, produktyvumo programa turi pasiūlyti tam tikras funkcijas, į kurias verta investuoti, ypač labai reiklioje teisinėje pramonėje. Toliau pateikiamos kelios iš šių pagrindinių paaiškintų funkcijų.
Teisinės informacijos saugumas ir konfidencialumas
Produktyvumo programose turi būti saugos nuostatų, garantuojančių slaptų teisinių dokumentų konfidencialumą. Tai apima duomenų atsarginę kopiją, šifravimo mechanizmus ir saugias prisijungimo procedūras, kurios yra labai svarbios, nes teisininko profesija remiasi didžiausiu konfidencialumu.
Integracija su esama teisine programine įranga ir įrankiais
Ideali programa turi sklandžiai integruotis su esamu jūsų teisės praktikos technologijų rinkiniu. Įvairių įrankių, kuriems reikalingi individualūs prisijungimai, naudojimas dažnai trukdo produktyvumui, todėl pasirinktas produktyvumo įrankis turi pasiūlyti visas pagrindines integracijas, įskaitant tas, kuriose yra pagrindinė teisinė programinė įranga ir įrankiai.
Patogumas vartotojui ir pritaikymo parinktys
Bet kuri programa ar programinė įranga gali padidinti efektyvumą tik tuo atveju, jei ji sukurta taip, kad būtų intuityvi ir patogi vartotojui. Jokiai programinės įrangos funkcijai ar pasirinkčiai pasiekti nereikia daugiau nei kelių paspaudimų ir ji turi būti užkoduota, kad būtų užtikrintas maksimalus reagavimas.
Jis taip pat turi būti pritaikomas, kad atitiktų individualius poreikius. Komandos arba vartotojai turi turėti galimybę tinkinti programą ir jos išdėstymą pagal savo pageidavimus, kad būtų užtikrintas maksimalus efektyvumas.
10 geriausių produktyvumo programų teisininkams
Nepaisydami teisinio produktyvumo programų svarbos ir pagrindinių funkcijų, dabar apžvelgsime 10 geriausių programų, į kurias galite atsižvelgti atlikdami savo teisinę praktiką. Tai apima įrankius, kurie gali sukurti susitikimų užrašus teisininkų komandoms, teikti kalbos į tekstą ar transkripcijos paslaugas ir kt.
Transkriptor: supaprastinti teisinių dokumentų transkripcijos paslaugas
Rankiniu būdu perrašyti susitikimus ir depozitus gali būti sudėtinga ir gali būti praleista pagrindinė informacija. Transkriptor teikia patikimiausias transkripcijos paslaugas teisininkams, kurie tiksliai identifikuoja kiekvieną kalbėtoją ir prideda laiko žymas pagal jūsų pageidavimus. Tada automatinės transkripcijos gali leisti sutelkti dėmesį į analizę ir bylų paruošimą, sklandžiai bendrinant nuorašus su savo komanda.
Clio: Išsami praktikos valdymo programinė įranga
Clio yra išsami praktikos valdymo programinė įranga, leidžianti valdyti atvejus, kurti projektus, sekti laiką, tvarkyti atsiskaitymus ir peržiūrėti visą kliento informaciją vienoje intuityvioje sąsajoje. Jis siūlo plačią integraciją su daugiau nei 200 įrankių ir programinės įrangos, todėl galite valdyti visas pagrindines operacijas iš vieno įrenginio.
Evernote: Tvarkykite susitikimų užrašus ir tyrimų medžiagą
Evernote jau keletą metų yra pagrindinis teisinės pramonės elementas, kaip vienas iš geriausių pasirinkimų užrašams ir įrašams užfiksuoti kelyje. Be užrašų ir įrašų fiksavimo ir išsaugojimo, Evernote taip pat integruojamas su jūsų išmaniojo telefono kamera, kad galėtumėte fiksuoti ir redaguoti dokumentus, lentas ir kitus dokumentus.
Sąvoka: bendradarbiavimo darbo sritis teisininkų komandoms
"Notion" yra intuityvi, bendradarbiaujanti, "viskas viename" darbo sritis, su kuria teisės specialistai gali valdyti projektus ir užduotis, bendradarbiauti su savo kolegomis, tvarkyti informaciją ir net užsirašyti pastabas. Tai taip pat praverčia tvarkant bylų bylas ir stebint terminus, kad visada laikytumėtės tvarkaraščio. Naudodami 75+ integracijas, galite pasiekti visus kitus įrankius ir programinę įrangą, esančią jūsų technologijų pakete, naudodami vieną intuityvią sąsają.
Otter.AI: AI teisininkų padėjėjas susitikimų klausimais
Otter.AI yra dar viena priemonė įtraukti kalbą į tekstą teisės praktikoje. Šis AIpagrįstas susitikimų asistentas yra naudingas, kai reikia dokumentuoti susitikimus neužsirašant pastabų rankiniu būdu. Įrankis automatiškai įrašo ir transkribuoja susitikimus ir netgi gali juos apibendrinti už jus, kad galėtumėte apžvelgti kiekvieną sąveiką su klientu, liudytoju ir pan.
Microsoft OneNote: Skaitmeninių užrašų darymas teisės praktikai
Jei jūsų teisės praktikoje jau naudojamas Microsoft 365 rinkinys, OneNote yra ideali užrašų darymo priemonė. Organizuodami per užrašų knygeles ir skyrius, teisininkai gali sklandžiai valdyti savo užrašus ir projektus, kuriuos norite pasiekti.
Jis taip pat palaiko daugialypės terpės užrašus ir leidžia piešti eskizus, kad pakeistumėte ranka rašytų užrašų pojūtį, pridėti vaizdo komentarų ir kurti garso įrašus, o visa tai gali palengvinti klientų susitikimus ir užrašų darymą.
Trello: Užduočių ir projektų valdymas teisės specialistams
Trello yra vienas iš labiausiai žinomų vaizdinių projektų valdymo įrankių ir naudoja lentas, sąrašus ir korteles, kad padėtų valdyti darbo eigas ir stebėti darbuotojų užduočių eigą. Tai taip intuityvu, nes jame yra nuvilkimo sąsaja, panašiai kaip Jira, kurią galite naudoti norėdami organizuoti užduotis ir nustatyti prioritetus. Be to, taip pat galite jį naudoti norėdami supaprastinti susitikimus ir pasirinkti iš įvairių šablonų, pvz., nuotolinių ar savaitinių komandos susitikimų, minčių šturmo sesijų ir kt.
Slack: Supaprastinta komunikacija teisininkų komandoms
Slack buvo viena paklausiausių bendradarbiavimo priemonių įvairiose pramonės šakose, be to, ji pamažu populiarėja tarp teisės specialistų. Jis taip pat tarnauja kaip projektų valdymo įrankis, leidžiantis bendrinti ir aptarti užduotis atskiruose kanaluose ir integruoti su tokiais įrankiais kaip Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jirair kt. Iš viso ji siūlo daugiau nei 2,600 integracijų, iš kurių galite rinktis.
CaseFleet: įrodymų organizavimas ir atvejų analizė
CaseFleet yra bylų valdymo programinė įranga, padedanti supaprastinti visus pagrindinius jūsų teisinio darbo aspektus, įskaitant jūsų bylos liudytojų faktų dokumentavimą, aktualias problemas ir pagrindinius įrodymus patogioje vartotojo sąsajoje. Jo chronologinis konstrukcijos formatas leidžia remtis bylų failais su konkrečiais terminais, kurie gali padėti parodyti įvykių seką ir įrodymus kiekvienam faktui pagrįsti.
"DocuSign": saugūs skaitmeniniai parašai teisiniams dokumentams
"DocuSign" yra el. parašo įrankis, leidžiantis pasirašyti dokumentus iš bet kurios vietos ir bet kuriame įrenginyje. Vienas iš pagrindinių bruožų yra tai, kad visi dokumentai yra užšifruoti, o tai labai svarbu atsižvelgiant į slaptą teisinių dokumentų pobūdį.
Svarbiausia, kad dokumentai, pasirašyti naudojant tokį įrankį kaip "DocuSign", yra teisėti ir teisiškai priimtini kaip įrodymai. Todėl jums nereikės praleisti laiko rankiniu būdu susitinkant su klientais ar kitais asmenimis, kad surinktumėte parašus, supaprastintumėte procesą ir padidintumėte efektyvumą.
Kaip naudotis transkripcijos paslaugomis, tokiomis kaip Transkriptor , siekiant teisinio produktyvumo?
Tokia transkripcijos paslauga kaip Transkriptor suteikia didžiulę naudą teisininkams, ypač todėl, kad jie dirba pramonėje, kuri priklauso nuo žmonių sąveikos susitikimų forma. Nors daugelis šių sąveikų vyksta asmeniškai, daugelis jų vyksta ir internete. Nepriklausomai nuo laikmenos, Transkriptor galite įrašyti išsamius ir tikslius nuorašus, kad turėtumėte aiškų įrašą apie viską, kas aptarta.
Transkriptor naudojimo transkripcijos paslaugoms teisės praktikoje pranašumai
Transkriptor siūlo teisės specialistams keletą privalumų, iš kurių svarbiausi yra išvardyti toliau:
- Taupo laiką: teisininkams nebereikia rankiniu būdu užsirašyti pastabų susitikimų metu, taip taupant laiką ir užtikrinant, kad susitikimai būtų kuo efektyvesni.
- Didesnis dėmesys detalėms: Transkriptor užtikrina, kad kiekviena detalė, kad ir kokia nereikšminga, būtų užfiksuota ir perrašyta, kad prireikus galėtumėte pasikliauti.
Teisinių dokumentų garso į tekstą efektyvumo didinimas
Kaip jau matėte, efektyvi darbo vieta yra daug pelningesnė nei ta, kuri nėra. Tai taip pat lemia produktyvesnę ir labiau įsitraukusią darbo jėgą. Naudodami teisinių dokumentų garsą į tekstą, galite intuityviai valdyti visas savo žodines sąveikas, jų neperrašydami rankiniu būdu. Štai kaip galite naudoti Transkriptor , kad tai padarytumėte:
Žingsnis 1: Atidarykite Transkriptor svetainę ir spustelėkite "Išbandykite nemokamai".
Žingsnis 2: Sukurkite paskyrą naudodami savo el. pašto adresą ir pasirinktą slaptažodį. Taip pat galite pasirinkti sukurti paskyrą naudodami esamą Google paskyrą, kad procesas būtų sklandesnis.
Žingsnis 3: Prisijungę būsite nukreipti į Transkriptor prietaisų skydelį, kuriame pamatysite kelis būdus, kaip importuoti garso ar vaizdo failą, kad galėtumėte transkribuoti. Spustelėkite "Įrašyti". Pasirodžiusiame dialogo lange pasirinkite įrašymo, vaizdo ir garso nustatymus, tada spustelėkite "Įrašyti".
Žingsnis 4: Transkriptor automatiškai pradės įrašyti jūsų susitikimą. Baigę galite spustelėti sustabdymo piktogramą apatiniame kairiajame kampe, o įrankis automatiškai apdoros jūsų nuorašą už jus. Tai jums bus pateikta su išsamiomis laiko žymomis ir kalbėtojo identifikavimu.
Patarimai, kaip integruoti produktyvumo programas į teisines darbo eigas
Yra keletas pagrindinių dalykų, kuriuos reikia atsiminti, kai integruojate produktyvumo programas į savo teisinę darbo eigą, ypač todėl, kad privalote dirbti su daugybe labai konfidencialios ir neskelbtinos informacijos. Štai keletas.
Tinkamų programų pasirinkimas pagal jūsų teisinius poreikius
Yra įvairių veiksnių, į kuriuos turėsite atsižvelgti rinkdamiesi produktyvumo programą savo teisinei praktikai, įskaitant patogumą vartotojui ir pritaikomumą, saugą ir šifravimą bei integracijas. Turėtumėte apsvarstyti kiekvieną iš jų ir prieš priimdami sprendimą pasikonsultuoti su visomis suinteresuotosiomis šalimis savo organizacijoje.
Teisininkų komandų mokymas efektyviai naudotis naujomis priemonėmis
Labai svarbu, kad išmokytumėte savo komandą užtikrinti, kad jie efektyviai naudotų produktyvumo įrankius, kad pamatytų pastebimą efektyvumo pagerėjimą. Daugumos didelių programų komandos mielai pateikia jums demonstracinę versiją, todėl jos pasirinkimas gali būti žingsnis teisinga linkme.
Atitikties ir saugumo užtikrinimas teisinėje praktikoje naudojant technologijas
Įsitikinkite, kad pasirinkote programą su geriausiomis saugos priemonėmis, kad kliento informacija ir kiti dokumentai būtų konfidencialūs. Taip pat turėtumėte užtikrinti, kad šių programų naudojimas atitiktų visas su sauga susijusias atitiktis, kurių teisiškai privalote laikytis.
Išvada
Produktyvumo programų įtraukimas į teisinę praktiką gali labai padėti maksimaliai padidinti efektyvumą ir padidinti jūsų darbo produkto tikslumą. Laikas, sutaupytas naudojant šias programas, leidžia komandoms daugiau dėmesio skirti strategijai, o ne skirti laiko rankinėms, neproduktyvioms užduotims. Šiame vadove pateikiamas išsamus 10 geriausių produktyvumo programų, skirtų teisininkams, iš kurių galite rinktis, sąrašas.
Pavyzdžiui, toks įrankis kaip Transkriptorgali padėti teisės specialistams tiksliai perrašyti teisinių susitikimų įrašus ir kitas sąveikas. Tai pašalina rankinį užrašų darymą ir padidina produktyvumą, ypač kai kalbama apie transkripciją su keliais garsiakalbiais .
