Aplikasi di bawah standar melakukan hal yang sebaliknya, jadi sangat penting untuk membuat keputusan yang SMART . Panduan ini membantu Anda memilih aplikasi komunikasi tim terbaik dari segi fitur, kegunaan, harga, dan lain-lain. Jadi, tanpa basa-basi lagi, gali!
Apa Aplikasi Komunikasi Tim Terbaik untuk Tahun 2024?
Aplikasi komunikasi tim terbaik menyederhanakan komunikasi grup dan memudahkan untuk berkolaborasi di perangkat seluler, meningkatkan komunikasi rapat . Baik mengirim pesan, berbagi file, atau memulai panggilan video cepat, aplikasi ini adalah alternatif yang efisien untuk email dan rapat.
Fitur Utama yang Harus Dicari di Aplikasi Tim
Aplikasi komunikasi tim menghilangkan rapat yang tidak perlu dan mengurangi penundaan komunikasi dengan menghubungkan karyawan dengan cepat untuk berbagi ide, berkolaborasi, dan tetap mengerjakan tugas, termasuk rapat ad hoc . Ini, pada gilirannya, membangun transparansi dalam tim dan merampingkan alur kerja. Jadi, berikut adalah fitur yang harus dicari di aplikasi ini:
- Organisasi: Periksa apakah aplikasi mengatur komunikasi ke dalam utas, saluran, dan kategori lainnya Ini memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan dan dapat meninjaunya di masa mendatang.
- Manajemen Tugas: Karena aplikasi ini dianggap sebagai platform kolaborasi, aplikasi ini harus memiliki fitur bawaan untuk mendelegasikan tugas, memantau tugas, dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
- Berbagi File: Periksa apakah platform mendukung berbagi semua jenis file dan memiliki ruang penyimpanan yang cukup Ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi pada dokumen secara bersamaan, menghilangkan kebutuhan akan email tanpa akhir.
- Pesan: Seperti namanya, aplikasi harus memungkinkan tim untuk mengobrol satu sama lain secara real time dan membagikan pembaruan penting apa pun untuk membuat semua orang tetap dalam lingkaran.
- Konferensi Video: Konferensi video membantu tim tetap terhubung, terutama dalam pekerjaan jarak jauh Berbagi layar di aplikasi tim juga merupakan tambahan penting Dengan membagikan konten di layar, Anda dapat memandu peserta untuk melihat informasi yang sama dan mendapatkan kontrol yang lebih besar atas rapat.
Alat Komunikasi Teratas untuk Tim Kecil dan Besar
Sekarang setelah Anda memahami apa yang membuat aplikasi komunikasi tim yang hebat, sekarang saatnya untuk memilih salah satu. Ada banyak di pasaran, tetapi ini yang terbaik:
Transkriptor
Transkriptor, dengan fitur rekamnya, adalah solusi serbaguna untuk berkomunikasi dengan tim Anda melalui pesan video. Dengan satu klik, rekam pesan video di ponsel cerdas/laptop Anda, dapatkan tautan yang dapat dibagikan, dan kirimkan ke anggota tim Anda. Hal yang sama berlaku untuk fitur perekaman layarnya, dan bagian terbaiknya adalah resolusinya tetap utuh.
Selain itu, platform ini memungkinkan Anda membuat ruang kerja dan folder untuk mengatur rekaman video Anda. Simpan rekaman Anda di folder yang berbeda berdasarkan proyek, kategori, dan subjek sehingga mudah diakses. Anda dapat berkolaborasi dengan anggota tim Anda dalam perekaman di layar sehingga mereka dapat mengaksesnya kapan saja. Setelah Anda memiliki rekaman, Anda dapat menyalinnya secara akurat dalam bahasa apa pun yang Anda inginkan untuk aksesibilitas dan kolaborasi yang lebih baik.
Slack
Slack, dikembangkan oleh Slack Technologies, dirancang untuk komunikasi organisasi dan profesional. Ini memberi pengguna saluran publik untuk melakukan percakapan tanpa mengirim SMS grup di aplikasi perpesanan atau email. Ada juga saluran pribadi di mana pengguna dapat melakukan obrolan pribadi dengan seseorang. Pengguna juga dapat mengirim file, melakukan panggilan audio dan video, serta berbagi layar mereka dengan orang lain.
Microsoft Teams
Microsoft adalah ruang kerja aman yang memungkinkan Anda dan tim Anda untuk mengobrol, melihat sebutan, menyukai, dan mengedit file. Ini adalah platform kolaborasi tim hebat yang menawarkan penyesuaian melalui penambahan situs web, catatan, dan aplikasi. Selain itu, Anda dapat mengadakan rapat dengan tim dan berbagi layar untuk membuat semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama. Bagian terbaiknya adalah Anda tidak memerlukan akun Teams untuk bergabung dalam rapat di platform.
Zoom
Zoom adalah perangkat lunak konferensi video populer dengan opsi untuk pesan real-time, konferensi video, berbagi layar, dan banyak lagi. Fitur-fitur ini, bersama dengan kemampuan untuk menambahkan hingga 1000 peserta, telah menjadikannya perangkat lunak kolaborasi yang populer selama beberapa tahun terakhir.
Bagaimana Aplikasi Komunikasi Tim Meningkatkan Produktivitas?
Manfaat aplikasi komunikasi tim cukup jelas karena merampingkan komunikasi dan kolaborasi dan, pada gilirannya, meningkatkan keterlibatan karyawan. Hal ini berpotensi menghasilkan produktivitas organisasi mencapai tingkat yang lebih tinggi, terutama saat menggunakan aplikasi kolaborasi untuk pengacara . Cari tahu lebih lanjut tentang itu:
Meningkatkan Alur Kerja dengan Pesan Real-Time
Aplikasi tim dengan fitur seperti perekaman suara, pesan real-time, dan manajemen tugas mendorong kolaborasi dan komunikasi. Ini adalah dasar dari lingkungan kerja yang sukses dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan dengan cara berikut:
Komunikasi yang Efisien: Anggota tim dapat berkomunikasi dengan cepat dan efisien satu sama lain daripada mengirim email atau melakukan panggilan telepon. Selain itu, seseorang dapat berkomunikasi dengan banyak orang sekaligus, yang sangat membantu saat bertukar pikiran untuk suatu proyek. Dengan demikian membantu meningkatkan efisiensi komunikasi dan membangun transparansi dalam tim.
Manajemen Tugas yang Ditingkatkan: Aplikasi perpesanan juga memungkinkan manajemen tugas yang lebih baik. Misalnya, Anda dapat membuat dan membagikan daftar tugas dengan orang lain, melacak tenggat waktu, dan mengatur file yang diperlukan.
Kolaborasi Mudah: Organisasi telah mengadopsi aplikasi ini untuk memastikan kolaborasi yang efektif antara anggota tim. Dengan fitur seperti ruang obrolan grup, berbagi file, dan integrasi dengan platform pihak ketiga, aplikasi ini memiliki sumber daya yang cukup untuk menjaga tim tetap sinkron saat mengerjakan proyek dari jarak jauh.
Mengintegrasikan Alat Komunikasi dengan Platform Manajemen Tugas
Mengintegrasikan alat komunikasi dengan platform manajemen tugas dapat lebih meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan. Transkriptor adalah salah satu platform kaya fitur dalam hal ini. Ini adalah perangkat lunak perekaman serbaguna yang merekam kamera, layar, atau keduanya secara bersamaan.
Selama rapat jarak jauh, Anda dapat mengaktifkan perekam layar Transkriptor Chrome untuk tim dan menyimpan rapat sebagai rekaman video. Anda dapat menyimpan rekaman ke akun cloud Anda dan memeriksa apa yang dikatakan dalam rapat nanti. Anda juga dapat membagikan tautan dengan anggota yang tidak menghadiri rapat untuk pembaruan cepat.
Transkriptor juga dapat digunakan sebagai perekam suara. Cukup pilih opsi hanya suara dan rekam suara apa pun sebagai pesan audio yang dapat dibagikan. Tapi bukan itu saja. Ini secara otomatis mentranskripsikan dan bahkan meringkas rekaman, sehingga memudahkan anggota untuk meninjau informasi penting yang dibahas selama rapat.
Aplikasi Mana yang Menawarkan Fitur Pesan Video dan Berbagi Layar Terbaik?
Jika dilakukan dengan benar, pesan video dan berbagi layar memungkinkan Anda berkolaborasi dari jarak jauh pada dokumen, produk demo, dan banyak lagi. Namun, aplikasi di bawah standar dapat memperburuk keadaan, itulah sebabnya memilih perangkat lunak berbagi layar terbaik itu penting.
Aplikasi Pesan Video Terbaik untuk Kolaborasi Tim
Aplikasi kolaborasi berbagi layar dan perekaman layar online terbaik harus menawarkan kombinasi antarmuka yang intuitif, kemampuan berbagi layar dan perpesanan video berkualitas tinggi, dan kompatibilitas di berbagai platform. Aplikasi di bawah ini melakukan semuanya:
Slack
Slack juga merupakan platform kolaborasi komprehensif yang memungkinkan Anda berbagi pesan video dengan tim Anda. Cukup tekan rekam, ucapkan pesan yang ingin Anda sampaikan, dan bagikan. Itu saja! Selain itu, fitur seperti saluran publik dan pribadi, panggilan video dan audio, dan lainnya membangun transparansi dan kohesi dalam tim. Namun, itu tidak memiliki fitur untuk mengatur pesan video Anda, sehingga mungkin hilang kecuali Anda telah menyimpan salinannya.
Zoom
Zoom adalah aplikasi konferensi video untuk webinar, rapat penjualan, dan demo. Bagian terbaiknya adalah memungkinkan 1000+ peserta dan dapat melanjutkan bahkan dalam jaringan yang berombak. Namun, pengguna telah mengkritik platform karena praktik keamanan dan gangguan jaringannya, seperti masalah jaringan, kelambatan, dan kualitas audio/video yang buruk.
Alat untuk berbagi layar yang efektif di Teams
Merekam rekaman audio, video, dan layar yang luar biasa menjadi mudah ketika Anda memiliki aplikasi kolaborasi perekaman layar online yang luar biasa di kotak peralatan Anda. Berikut adalah beberapa aplikasi terbaik yang dapat Anda coba:
Transkriptor
Transkriptor memiliki aplikasi web dan ekstensi Chrome dan Edge yang mudah diakses dari bilah alat browser. Keramahan pengguna, keandalan, dan efisiensinya, menjadikannya salah satu aplikasi transkripsi teratas dengan fitur perekaman. Dengan satu klik pada ekstensi, itu mulai menangkap layar Anda dan menghasilkan rekaman berkualitas tinggi setiap saat. Anda dapat mengedit rekaman video dengan alat pengeditan bawaan aplikasi untuk membuat video profesional.
Dan seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat mengirim rekaman ke tim Anda dengan satu klik atau menyalin audio dengan fitur transkripsinya.
Sahabat layar
ScreenPal adalah platform lain dengan fitur perekaman layar di Chrome yang memungkinkan Anda membuat dan berbagi video berkualitas tinggi. Baik itu layar, narasi audio, atau kamera, itu merekam semua yang ada di jendela browser, tab, atau dalam mode layar penuh. Ini memiliki alat yang diperlukan untuk menyempurnakan rekaman Anda atau menghapus latar belakang rekaman. Namun, antarmuka pengguna tidak intuitif dibandingkan dengan yang lain, dan pengguna telah melaporkan masalah kualitas.
Klik Atas
ClickUp adalah pilihan tepat untuk seseorang yang membutuhkan alat perekam layar berkualitas profesional. Ini menawarkan banyak fitur dan opsi berbagi yang aman, alasan mengapa banyak pengguna lebih suka menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi mereka. Namun, ia memiliki kurva belajar yang lebih curam daripada kebanyakan platform di luar sana.
Mengapa Memilih Aplikasi dengan Perekaman Suara dalam Komunikasi Tim?
Aplikasi perekaman suara dapat mendorong komunikasi tim dalam beberapa cara, baik itu dalam hal fleksibilitas, menghemat waktu, memfasilitasi kolaborasi, dan lain-lain. Ini dirinci sebagai berikut:
- Meningkatkan Komunikasi: Menggunakan rekaman suara untuk berkomunikasi dengan tim membantu memastikan semua orang memahami pesan dan dengan demikian menghindari kesalahpahaman Selain itu, ini memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama dan memastikan kolaborasi yang efisien.
- Simpan Catatan: Menyimpan catatan rapat membantu memastikan bahwa diskusi penting disimpan dan ditinjau nanti Dengan ini, pengguna juga tidak perlu menghadiri rapat secara real time.
- Memberikan Fleksibilitas: Catatan suara memberi pengguna fleksibilitas untuk mendengarkan dan merespons, yang sangat membantu dalam pengaturan jarak jauh Misalnya, ini dapat berguna jika Anda mengerjakan proyek dengan seseorang yang tinggal di zona waktu yang berbeda.
- Aksesibilitas: Rekaman suara membuat informasi tertentu dapat diakses oleh karyawan dengan gangguan penglihatan atau membaca Mereka hanya dapat mendengarkan pesan dan merespons sesuai dengan itu.
- Pelatihan dan Onboarding: Alih-alih mengirim halaman instruksi, mengirim rekaman suara dan instruksi kepada karyawan baru membantu mereka lebih memahami dan beradaptasi dengan budaya.
Apa yang Harus Anda Pertimbangkan Saat Memilih Aplikasi Komunikasi Tim di Tahun 2024?
Saat memilih aplikasi komunikasi tim, aspek terpenting yang perlu dipertimbangkan adalah keamanan data, privasi, dan kemudahan penggunaan. Ini dirinci sebagai berikut:
Memastikan Keamanan dan Privasi Data
Saat aplikasi menangani komunikasi bisnis, alat ini harus memastikan keamanan informasi pribadi dan percakapan Anda. Mengetahui bahwa percakapan aman, karyawan dapat mengobrol dengan tenang. Bahkan jika Anda menghapus aplikasi, Anda dapat mengambil data dari cadangannya.
Fitur perekaman Transkriptordirancang untuk menjaga video, audio, dan rekaman lainnya tetap aman dan terlindungi. Sertifikasi ISO, SOC, dan GDPR memastikan Anda dapat merekam kamera atau layar tanpa khawatir membahayakan data Anda.
Aplikasi dengan Antarmuka yang Ramah Pengguna dan Opsi Integrasi
Ketika aplikasi memiliki antarmuka yang intuitif, ini membantu tim Anda menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat. Aplikasi komunikasi tidak ramah pengguna jika mengharuskan Anda membaca tutorial panjang untuk memahami antarmukanya. Anda harus mendapatkan gambaran tentang cara menggunakannya saat membuka aplikasi itu sendiri.
Hal serupa berlaku untuk Transkriptor, karena fitur perekamannya memungkinkan Anda membuat video profesional dan mengelola serta membagikannya dengan anggota tim Anda tanpa kerumitan. Dengan demikian, ini adalah alat yang sempurna untuk bisnis, pekerja jarak jauh, pembuat konten, dan pendidik.
Kesimpulan
Aplikasi komunikasi tim terbaik terintegrasi dengan mulus ke dalam toolkit organisasi Anda untuk meningkatkan komunikasi dan mendorong strategi kolaborasi bagi manajer dan produktivitas. Tetapi semuanya bermuara pada membuat keputusan yang tepat, dan kami harap panduan ini membantu Anda dalam hal ini. Anda dapat lebih meningkatkan produktivitas dengan menggunakan Transkriptor dengan aplikasi komunikasi Anda. Rekam layar dan rapat Anda dan transkripsikan dengan beberapa klik. Bagian terbaiknya adalah Anda dapat menggunakannya secara gratis.
