A mesterséges intelligenciának és a termelékenységi eszközök számának növekedésével az egyébként unalmas feladatkészletet egy szervezett munkafolyamat részévé alakíthatja. Ebben az útmutatóban 10 hatékonyságnövelő alkalmazást fedezhet fel jogi szakemberek számára, amelyek segíthetnek a feladatok egyszerűsítésében és a hatékonyság maximalizálásában, így idejét és energiáját szerepköre stratégiaibb szempontjaira összpontosíthatja.
Miért van szükségük a jogi szakembereknek hatékonyságnövelő alkalmazásokra?
A jogi szakma világszerte ismert, hogy igényes, szoros ütemtervekkel és ami szinte lehetetlennek tűnhet a tárgyalótermi megjelenések, az ügyféltalálkozók és az ügyvédek együttműködési alkalmazásai között, többek között. Ebben a környezetben két fő oka van annak, hogy a jogi szakembereknek hatékonyságnövelő alkalmazásokra van szükségük. Ezeket az alábbi alszakaszok ismertetik.
A hatékonyság növelése a joggyakorlatban
A hatékony munkahelyek közvetlenül befolyásolják az alkalmazottak termelékenységét, ami viszont növeli a nyereséget. A Gallup kutatása megállapította, hogy a hatékony csapatok 21% -kal nyereségesebbek, mint társaik, és ugyanez az elv vonatkozik a jogi gyakorlatra is. A termelékenységi eszközök segíthetnek egyszerűsíteni azokat a feladatokat, amelyeket egyébként manuálisan végeznének el, maximalizálva a hatékonyságot és az elkötelezettséget, beleértve az ügyvédek átírási szolgáltatásainak igénybevételét is.
Nagy mennyiségű jogi dokumentáció és kutatás kezelése
Jogi szakemberként Ön teljes mértékben tisztában van azzal, hogy iparága mennyire dokumentum- vagy papírigényes, és gyakran kihívást jelenthet átnézni ezeket a dokumentációkat, hogy megtalálja a relevánsakat. A termelékenységi eszközök hatékony módot kínálnak az ilyen nagy mennyiségű dokumentáció rögzítésére és kezelésére, így könnyen elérhetők és kereshetők.
Melyek azok a legfontosabb funkciók, amelyekre figyelni kell a jogi szakembereknek szóló termelékenységi alkalmazásokban?
Mint minden más alkalmazásnak vagy eszköznek, a termelékenységi alkalmazásnak is olyan funkciókat kell kínálnia, amelyekbe érdemes befektetni, különösen a rendkívül igényes jogi ágazatban. Az alábbiakban felsorolunk néhányat ezek közül a legfontosabb jellemzők közül.
A jogi információk biztonsága és titkossága
A hatékonyságnövelő alkalmazásoknak olyan biztonsági rendelkezéseket kell tartalmazniuk, amelyek garantálják az érzékeny jogi dokumentumok titkosságát. Ezek közé tartozik az adatok biztonsági mentése, a titkosítási mechanizmusok és a biztonságos bejelentkezési eljárások, amelyek kritikusak, mivel a jogi szakma a legnagyobb titoktartásra támaszkodik.
Integráció a meglévő jogi szoftverekkel és eszközökkel
Az ideális alkalmazásnak zökkenőmentesen integrálódnia kell ügyvédi praxisának meglévő technológiai vermébe. Az egyéni bejelentkezést igénylő különböző eszközök használata gyakran akadályozza a termelékenységet, ezért a választott hatékonyságnövelő eszköznek minden nagyobb integrációt fel kell ajánlania, beleértve a főbb jogi szoftvereket és eszközöket is.
Felhasználóbarát és testreszabási lehetőségek
Bármely alkalmazás vagy szoftver csak akkor növelheti a hatékonyságot, ha intuitív és felhasználóbarát kialakítású. A szoftveren belül egyetlen funkciónak vagy opciónak sem kell néhány kattintásnál tovább tartania, és kódolni kell a maximális válaszidő biztosítása érdekében.
Az egyéni igényeknek megfelelően testreszabhatónak kell lennie. A maximális hatékonyság érdekében a csapatoknak vagy a felhasználóknak képesnek kell lenniük arra, hogy saját igényeik szerint testre szabják az alkalmazást és annak elrendezését.
A 10 legjobb hatékonyságnövelő alkalmazás jogi szakemberek számára
Mivel a jogi termelékenységi alkalmazások fontossága és legfontosabb jellemzői nincsenek útban, most végigvezetjük Önt a 10 legjobb alkalmazáson, amelyet figyelembe vehet jogi gyakorlatában. Ezek közé tartoznak azok az eszközök, amelyek értekezleti jegyzeteket hozhatnak létre a jogi csapatok számára, beszédfelismerési vagy átírási szolgáltatásokat nyújthatnak stb.
Transkriptor: A jogi dokumentumok átírási szolgáltatásainak egyszerűsítése
Az értekezletek és lerakódások manuális átírása kihívást jelenthet, és magában hordozza annak lehetőségét, hogy lemarad a legfontosabb részletekről. A Transkriptor a legmegbízhatóbb átírási szolgáltatásokat nyújtja a jogi szakemberek számára, amelyek pontosan azonosítják az egyes felszólalókat, és időbélyegeket adnak hozzá az Ön preferenciái alapján. Az automatikus átírások lehetővé teszik, hogy az elemzésre és az eset előkészítésére összpontosítson, miközben zökkenőmentesen megoszthatja az átiratokat a csapatával.
Clio: Átfogó gyakorlatkezelő szoftver
Clio egy átfogó gyakorlatkezelő szoftver, amely lehetővé teszi az esetek kezelését, projektek létrehozását, az idő nyomon követését, a számlázás kezelését és az összes ügyfélinformáció megtekintését egyetlen, intuitív felületen. Széles körű integrációt kínál több mint 200 eszközzel és szoftverrel, így az összes főbb műveletet egyetlen eszközről kezelheti.
Evernote: Értekezleti jegyzetek és kutatási anyagok rendszerezése
Evernote már évek óta a jogi iparág egyik alapköve, mint az egyik legjobb választás a jegyzetek és felvételek útközbeni rögzítésére. A jegyzetek és felvételek rögzítése és mentése mellett a Evernote integrálható az okostelefon kamerájával is, így dokumentumokat, táblákat és egyéb papírmunkát rögzíthet és szerkeszthet.
Fogalom: Együttműködési munkaterület jogi csapatok számára
A Notion egy intuitív, együttműködő, all-in-one munkaterület, amellyel a jogi szakemberek kezelhetik a projekteket és feladatokat, együttműködhetnek társaikkal, rendszerezhetik az információkat, és akár jegyzeteket is készíthetnek. Hasznos az ügyiratok rendszerezésénél és a határidők nyomon követésénél is, hogy mindig az ütemterv szerint haladjon. A 75+ integrációval egyetlen, intuitív felületről érheti el a technológiai verem összes többi eszközét és szoftverét.
Otter.AI: AI Értekezlet-asszisztens jogi szakemberek számára
Otter.AI egy másik eszköz a beszéd szöveggé alakítására a jogi gyakorlatban. Ez a AIalapú értekezlet-segéd akkor hasznos, ha manuális jegyzetelés nélkül kell dokumentálnia az értekezleteket. Az eszköz automatikusan rögzíti és átírja az értekezleteket, és akár össze is foglalhatja azokat az Ön számára, így áttekintést kaphat az ügyféllel, tanúval stb. Folytatott minden interakcióról.
Microsoft OneNote: Digitális jegyzetelés a joggyakorlat számára
Ha ügyvédi praxisa már használja a Microsoft 365 csomagot, akkor a OneNote az ideális jegyzetelési eszköz az Ön számára. A jegyzetfüzeteken és szekciókon keresztüli rendszerezéssel az ügyvédek zökkenőmentesen kezelhetik jegyzeteiket és projektjeiket.
Támogatja a multimédiás jegyzeteket is, és lehetővé teszi vázlatkészítést a kézzel írt jegyzetek érzésének helyettesítésére, képkommentárok hozzáadását és hangfelvételek készítését, amelyek mindegyike szellővé teheti az ügyféltalálkozókat és a jegyzetelést.
Trello: Feladat- és projektmenedzsment jogi szakemberek számára
A Trello a legismertebb vizuális projektmenedzsment eszközök közé tartozik, és táblákat, listákat és kártyákat használ a munkafolyamatok kezeléséhez és az alkalmazottak feladatok előrehaladásának nyomon követéséhez. Ez annyira intuitív, mert drag-and-drop felülettel rendelkezik, hasonlóan a Jira, amellyel megszervezheti a feladatokat és beállíthatja a prioritásokat. Sőt, használhatja az értekezletek egyszerűsítésére is, és számos sablon közül választhat, például távoli vagy heti csapatértekezletek, ötletbörze és egyebek.
Slack: Egyszerűsített kommunikáció a jogi csapatok számára
Slack az egyik legkeresettebb együttműködési eszköz a különböző iparágakban, és lassan népszerűvé válik a jogi szakemberek körében is. Projektmenedzsment eszközként is szolgál, amely lehetővé teszi a feladatok megosztását és megvitatását az egyes csatornákon, valamint olyan eszközökkel való integrációt, mint a Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jirastb. Összesen több mint 2,600 integrációt kínál, amelyek közül választhat.
CaseFleet: Bizonyítékszervezés és esetelemzés
A CaseFleet egy ügykezelő szoftver, amely segít egyszerűsíteni jogi munkájának összes főbb aspektusát, beleértve az ügy tanúinak tényeinek, releváns kérdéseinek és kulcsfontosságú bizonyítékainak dokumentálását egy felhasználóbarát felületen. Időrendi felépítési formátuma lehetővé teszi, hogy meghatározott idővonalakkal rendelkező ügyiratokra építsen, amelyek segíthetnek bemutatni az események sorrendjét és az egyes tényeket alátámasztó bizonyítékokat.
DocuSign: Biztonságos digitális aláírások jogi dokumentumokhoz
A DocuSign egy elektronikus aláírási eszköz, amely lehetővé teszi a dokumentumok aláírását bárhonnan és bármilyen eszközről. Az egyik legfontosabb jellemző, hogy minden dokumentum titkosítva van, ami döntő fontosságú a jogi dokumentáció érzékeny jellege miatt.
A legfontosabb, hogy a DocuSign eszközzel aláírt dokumentumok jogszerűek és jogilag elfogadhatók bizonyítékként. Ennek eredményeként nem kell időt töltenie az ügyfelekkel vagy más személyekkel való manuális találkozással az aláírások összegyűjtése, a folyamat egyszerűsítése és a hatékonyság maximalizálása érdekében.
Hogyan használjuk az olyan átírási szolgáltatásokat, mint a Transkriptor a jogi termelékenységhez?
Egy olyan átírási szolgáltatás, mint a Transkriptor , óriási előnyöket kínál a jogi szakemberek számára, különösen azért, mert olyan iparágban dolgoznak, amely találkozók formájában az emberi interakciótól függ. Bár sok ilyen interakció személyesen történik, sok online is zajlik. A médiumtól függetlenül a Transkriptor részletes és pontos átiratokat rögzíthet, így egyértelműen rögzíthet mindent, amit megbeszélt.
A Transkriptor használatának előnyei az átírási szolgáltatásokhoz a jogi gyakorlatban
Transkriptor számos előnyt kínál a jogi szakembereknek, amelyek közül a legfontosabbak az alábbiak:
- Időt takarít meg: A jogi szakembereknek többé nem kell manuálisan jegyzetelniük az értekezletek során, ezáltal időt takarítanak meg, és biztosítják, hogy az értekezletek a lehető leghatékonyabbak legyenek.
- Nagyobb figyelem a részletekre: Transkriptor biztosítja, hogy minden részletet, függetlenül attól, hogy mennyire jelentéktelen, rögzítenek és átírnak, hogy szükség esetén támaszkodhasson rá.
A hatékonyság növelése hang-szöveg funkcióval jogi dokumentumokhoz
Mint már láthatta, egy hatékony munkahely sokkal jövedelmezőbb, mint az, amelyik nem. Emellett termelékenyebb és elkötelezettebb munkaerőt eredményez. A jogi dokumentumok hang-szöveg funkciójával intuitív módon kezelheti az összes szóbeli interakciót anélkül, hogy manuálisan átírná őket. Ehhez a következőképpen használhatja Transkriptor :
1. lépés: Nyissa meg a Transkriptor webhelyet, és kattintson a "Próbálja ki ingyen" gombra.
Lépés 2: Hozzon létre egy fiókot az Ön által választott e-mail címmel és jelszóval. Dönthet úgy is, hogy fiókját meglévő Google fiókjával hozza létre, hogy a folyamat zökkenőmentesebb legyen.
Lépés 3: Miután bejelentkezett, a Transkriptor irányítópultra kerül, ahol többféle módot láthat az átírandó hang- vagy videofájl importálására. Kattintson a "Felvétel" gombra. Válassza ki a felvételi, video- és hangbeállításokat a megjelenő párbeszédpanelen, majd kattintson a "Felvétel" gombra.
4 lépés: Transkriptor automatikusan elkezdi rögzíteni az értekezletet. Ha végzett, kattintson a bal alsó sarokban található stop ikonra, és az eszköz automatikusan feldolgozza az átiratot az Ön számára. Ezt részletes időbélyegekkel és hangszóró-azonosítóval mutatjuk be Önnek.
Tippek a hatékonyságnövelő alkalmazások jogi munkafolyamatokba való integrálásához
Van néhány kulcsfontosságú dolog, amit szem előtt kell tartania, amikor termelékenységi alkalmazásokat integrál a jogi munkafolyamatba, különösen azért, mert sok rendkívül bizalmas és érzékeny információval kell foglalkoznia. Íme néhány.
A jogi igényeinek megfelelő alkalmazások kiválasztása
Számos tényezőt kell figyelembe vennie, amikor termelékenységi alkalmazást választ jogi praxisához, beleértve a felhasználóbarát és testreszabhatóságot, a biztonságot és a titkosítást, valamint az integrációkat. Ezeket figyelembe kell vennie, és a döntés előtt konzultálnia kell a szervezet minden érdekelt felével.
Jogi csoportok képzése az új eszközök hatékony használatára
Alapvető fontosságú, hogy képezze csapatát annak biztosítása érdekében, hogy hatékonyan használják a termelékenységi eszközöket, hogy jelentős javulást tapasztaljanak a hatékonyságban. A legtöbb nagy alkalmazás mögött álló csapatok örömmel biztosítanak Önnek demót, így ennek választása egy lépés lehet a helyes irányba.
A megfelelőség és a biztonság biztosítása a jogi gyakorlatban a technológiával
Győződjön meg arról, hogy olyan alkalmazást választ, amely a legjobb biztonsági intézkedésekkel rendelkezik az ügyféladatok és egyéb dokumentumok bizalmas kezeléséhez. Arról is gondoskodnia kell, hogy ezeknek az alkalmazásoknak a használata összhangban legyen a biztonsággal kapcsolatos megfelelőségekkel, amelyeket jogilag köteles betartani.
Következtetés
A termelékenységi alkalmazások beépítése a jogi gyakorlatba nagyban hozzájárulhat a hatékonyság maximalizálásához és a munkatermék pontosságának növeléséhez. Az ezekkel az alkalmazásokkal megtakarított idő lehetővé teszi a csapatok számára, hogy jobban összpontosítsanak a stratégiára, mint a manuális, nem produktív feladatokra. Ez az útmutató részletes listát tartalmaz a jogi szakemberek számára készült 10 legjobb termelékenységi alkalmazásról, amelyek közül választhat.
Egy olyan eszköz, mint például a Transkriptor, segíthet a jogi szakembereknek pontosan átírni a jogi találkozók nyilvántartásait és egyéb interakciókat. Ez kiküszöböli a kézi jegyzetelést és maximalizálja a termelékenységet, különösen, ha több hangszóróval történő átírásról van szó.
