Na primjer, AI alati za transkripciju poput Transkriptor mogu automatizirati pretvaranje snimki sastanaka u pisani tekst. Također vam mogu pomoći sažeti sastanak s akcijskim stavkama i ključnim točkama. Zatim ih možete podijeliti s nekim WHO nije mogao prisustvovati sesiji.
U ovom vodiču provest ćemo vas kroz pet ključnih strategija koje će vam pomoći uštedjeti troškove sastanaka i voditi učinkovitije sastanke:
1 Iskoristite alate za transkripciju kao što je Transkriptor za automatizirane bilješke sa sastanaka
AI pomoćnike za sastanke, koristite softver za transkripciju poziva koji će vam pomoći u snimanju mrežnih sastanaka. Također mogu transkribirati zvuk s Evernoteom i videozapisima te spremiti transkripte za kasniju upotrebu. Umjesto ručnog vođenja bilješki tijekom sastanaka koji su u tijeku, AI alati za transkripciju poput Transkriptor mogu vam pomoći u automatizaciji procesa.
Alat za pretvaranje zvuka u tekst može snimati i transkribirati izgovorene riječi u tekst. Budući da nema potrebe za dodjeljivanjem ručnog bilježnika svakom sastanku, možete smanjiti troškove sastanka pomoću točnih alata za transkripciju.
AI alati transformiraju komunikaciju na radnom mjestu i poboljšavaju produktivnost sastanaka. Na primjer, ovaj Forbesov članak naglašava kako alati za automatizaciju smanjuju napor potreban za transkripciju i sažimanje sastanaka, povećavajući učinkovitost tima i suradnju.
Ako često prisustvujete sastancima ili ih organizirate na svom radnom mjestu, evo dva popularna alata za transkripciju AI .
Transkriptor
Transkriptor je pouzdan alat za transkripciju AI virtualnih sastanaka bogat značajkama za Google Meet, MS Teams i Zoom. Kalendar Google Calendar i Outlook možete povezati s Transkriptor da bi se bot za sastanke mogao automatski pridružiti zakazanim sastancima.
Transkriptor također može generirati sažetke transkripcije sastanaka i akcijske stavke za preuzimanje ili dijeljenje s članovima tima. Točan je 99% i podržava više od 100 jezika za transkripciju i prijevod kako bi zadovoljio potrebe globalnih timova.
Otter.AI
Otter.AI je još jedan AI alat za pretvaranje zvuka u tekst koji može snimati i transkribirati Zoom sastanke . OtterPilot se mogu pridružiti mrežnim sastancima Zoom, Google Meetili Microsoft teams i pretvoriti izgovorene riječi u tekst.
Iako Otter.AI pristojno prepisuje sastanke, točnost alata za pretvaranje govora u tekst iznosi samo 85%. To znači da ćete morati potrošiti puno vremena na uređivanje transkribirane datoteke.
Još jedno područje za poboljšanje Otter.AI je da je alat za bilježenje AI ograničen na engleski jezik. Stoga možda neće odgovarati višejezičnim korisnicima.
2 Koristite videokonferencije za smanjenje putnih troškova
Video sastanci postali su nova normala u udaljenim i hibridnim tvrtkama. To je zato što pomažu u smanjenju potrebe za putnim i drugim troškovima.
Alati za videokonferencije mogu vam pomoći da brzo zakažete i dodate udaljene sastanke u svoj kalendar. Alati za pretvaranje zvuka u tekst također mogu smanjiti troškove i omogućiti fleksibilno raspoređivanje.
Zoom
Zoom je popularna aplikacija za videokonferencije. Sve što trebate učiniti je podijeliti vezu Zoom sastanka sa sudionicima. Možete biti sigurni da se svi mogu brzo pridružiti pozivu.
Vrlo je pouzdan i održavat će vaš video čak i uz slabu internetsku vezu. Zoom nudi i zaslonsku ploču koja brzo ispunjava virtualnu ploču ljepljivim bilješkama, slikama i dijagramima.
Microsoft teams
Microsoft teams nudi neke od najrobusnijih značajki videokonferencija na tržištu i ponude timskog chata. Značajka zaslonske ploče je izvrsna: možete crtati slobodnom rukom, a program će izgladiti stvari.
Ova značajka olakšava bilježenje i crtanje dijagrama stvari u pokretu. Sprema sav chat sa sastanka i sprema se u aplikaciju timskog chata kako biste ga mogli spremiti za buduću upotrebu.
Google Meet
Jedna od najboljih značajki Google Meeta je njegova duboka integracija s aplikacijama Google Workspace. Ako izradite sastanak u Google Calendar, primit ćete vezu za Meet, koju svi sudionici mogu kliknuti da bi se pridružili.
Meet je popularna Zoom alternativa koja radi u pregledniku, a ne u aplikaciji, što je plus. Titlovi dobro funkcioniraju na engleskom, ali Meet ne može otkriti kada sudionici govore druge jezike.
3 Provedite kraće, učinkovitije sastanke sa strukturiranim dnevnim redovima
Sastanci su okosnica učinkovite suradnje, ali duži i neučinkoviti sastanci mogu izgubiti novac, vrijeme i trud; razmislite o odgovarajućem bontonu virtualnog sastanka kako biste smanjili smetnje. Tu na scenu stupa dobro osmišljen dnevni red sastanka. Omogućuje vam postavljanje jasnih očekivanja za tim. Možete čak i skratiti duljinu sastanka fokusirajući se samo na bitne rasprave.
Razumijevanje sudionika o onome o čemu će raspravljati na sastanku omogućuje bolju pripremu. Također eliminira vrijeme provedeno na neproduktivnim raspravama. Dobro strukturirani planovi pomažu vam da postignete savršenu ravnotežu između fleksibilnosti i strukture. Evo nekoliko savjeta za implementaciju kraćih i učinkovitijih sastanaka:
- Koristite unaprijed postavljene planove: Unaprijed postavljeni dnevni red sastanka djelovat će kao nacrt Pomoću ovog nacrta sastanak bi se mogao dovršiti na vrijeme i u pravom smjeru Promišljen dnevni red trebao bi pružiti pregled točaka rasprave Uspostavlja vremenski okvir za svaku temu kako bi se spriječilo prekoračenje.
- Dodijelite vremenska ograničenja za svaku točku rasprave: Trebali biste definirati vrijeme početka i završetka sastanka i dodijeliti vremensko ograničenje svakoj temi Dobro osmišljen dnevni red sastanka trebao bi poštovati vrijeme sudionika i pomoći u održavanju fokusa od početka do kraja.
- Držite se rasporeda kako biste izbjegli prekoračenja: Zapamtite da su prekoračenja neprijatelj angažmana na prepunom sastanku Pobrinite se da sve bude sažeto Iako bi moglo biti primamljivo nastaviti raspravljati o uzbudljivoj temi, ključno je pridržavati se rasporeda kako biste smanjili troškove sastanka i uštedjeli vrijeme.
4 Smanjite broj sudionika kako biste uštedjeli vrijeme i resurse
Trebali biste izbjegavati gubljenje vremena članova tima tako što ćete ih uvući na sastanke kojima ne trebaju prisustvovati. Previše sudionika čini rasprave izazovnijima.
Kao opće pravilo, bolje je pozvati sudionike čiji je doprinos neophodan za postizanje ciljeva. Manje sudionika znači da će domaćin morati gubiti manje vremena na koordinaciju i bit će manje prekida.
Smanjenje broja sudionika na sastanku također će pomoći ključnim donositeljima odluka da se usredotoče na zadatke visokog prioriteta i ostanu usredotočeni na relevantne teme ili pitanja.
- Pozovite samo ključne dionike: Jedan od načina da se smanji broj sudionika sastanka je pozivanje samo ključnih dionika Uključuje vitalne donositelje odluka, suradnike ili bilo koga drugog WHO će utjecati na rezultate sastanka.
- Koristite sažetak sastanka za ažuriranje osoba koje nisu sudionici: Sažetak sastanka možete podijeliti s njima čak i ako ne pozivate sve na sastanak Osigurat će svima pristup kritičnim informacijama i raspravama.
AI značajke sažimanja Transkriptor mogu automatski generirati sažetak sastanka. Uključivat će korisne uvide i ključne zaključke iz transkripta sastanka. Sažetak možete podijeliti sa svima WHO nisu mogli prisustvovati sastanku da bi mogli biti u tijeku.
5 Koristite alate za upravljanje zadacima i projektima za praćenje
Praćenje je jedan od najboljih načina da se sastanak isplati. Softver za upravljanje zadacima i projektima kao što su Asana, Trelloi monday.com može vam pomoći da pojednostavite dodjelu zadataka i pratite napredak, smanjujući potrebu za ručnim praćenjem sudionika.
Korištenje alata za upravljanje zadacima i projektima također poboljšava odgovornost. Osigurava da svi dovrše dodijeljene akcijske stavke bez daljnjih sastanaka. Evo nekih od besplatnih i plaćenih softvera za upravljanje zadacima i projektima za smanjenje troškova sastanka povezanih s praćenjem:
Asana
Asana je moderan softver za upravljanje projektima koji podržava više stilova upravljanja projektima. Daje vam potpunu kontrolu nad načinom na koji vizualizirate i organizirate rad. Možete pronaći i mnoge ugrađene značajke koje olakšavaju suradnju.
Na primjer, omogućuje vam dodjeljivanje zadataka pojedincima pomoću intuitivnog i dobro dizajniranog sučelja. Izravna razmjena poruka u aplikaciji omogućuje vam prilaganje datoteka, označavanje drugih projekata i snimanje video poruka.
Trello
Trello nudi jednostavan vizualni način organiziranja projekata pomoću Kanban ploča. Jednostavan je za korištenje i nema strmu krivulju učenja. Zahvaljujući jednostavnom sučelju povuci i ispusti, vi i vaš tim možete učinkovito koristiti alat.
Kartice ili zadaci uključuju rokove, privitke, slike, komentare, prilagođena polja i popise za provjeru. Nakon što članovi tima izvrše zadatke, mogu povući kartice na odgovarajući popis.
monday.com
monday.com je još jedna aplikacija za upravljanje projektima koja vam omogućuje vizualizaciju svih projekata na jednom mjestu. Vrlo je prilagodljiv i pomaže vam objediniti podatke i mjerne podatke na vizualno privlačno sučelje.
Iako monday.com nudi mnoge mogućnosti prilagodbe, neke od naprednih značajki i prikaza dostupne su samo u višim cjenovnim razinama.
Zaključak
Sastanci su poput radionica na kojima se članovi tima mogu okupiti kako bi oblikovali najbolje ideje koristeći strategije suradnje za menadžere . Međutim, zakazivanje i održavanje sastanaka zahtijeva puno vremena i resursa. Tvrtke moraju dobro organizirati sastanke kako bi osigurale održavanje svoje dobiti i razmotriti usluge transkripcije SEO prednosti za vidljivost na mreži.
Srećom, mnogi AI alati mogu automatizirati dugotrajne i zamorne zadatke. Na primjer, programeri mogu transkribirati sastanke pomoću alata za pretvaranje govora u tekst. Također mogu koristiti popularne alate za videokonferencije kao što su Zoom ili Google Meet za zakazivanje i održavanje sastanaka na daljinu.
Umjesto da tražite od sudionika da napravi zapisnik sa sastanka, možete dodati pouzdane AI alate poput softvera za automatsku transkripciju . Na primjer, Transkriptor može pretvoriti govor u tekst i pružiti automatizirane bilješke sa sastanka radi smanjenja troškova. Ovi AI alati pomoći će smanjiti troškove sastanaka i učiniti svaku sesiju vrijednom truda.
