Zbog ovog pomaka u komunikaciji, mnogi ljudi još uvijek nisu sigurni kako se ponašati tijekom virtualnih poziva i nisu sasvim savladali umjetnost. Kako bih to ispravio, u nastavku raspravljam o bontonu virtualnog sastanka kako biste mogli uskočiti u svoj sljedeći videopoziv i pokazati svima ostalima kako se to radi uz pomoć bota za sastanke .
Točnost i pripravnost
Virtualni sastanci obično imaju vrijeme početka i završetka. Budite obzirni i pridržavajte se ovih vremena. Nemojte kasniti 10 minuta i neka svi čekaju. Slično tome, poštujte vrijeme ljudi i smanjite troškove sastanka izbjegavanjem nedoumica ili zadržavanjem svih na sastanku dugo nakon planiranog završetka.
Također, provjerite jeste li upoznati s dnevnim redom sastanka! Trebali biste biti jasni o temi, o čemu se raspravlja i glavnim točkama koje će se riješiti.
Pravilan kodeks odijevanja i izgled
Svi smo vidjeli memeove i snimke zaposlenika koji prisustvuju virtualnim pozivima u kućnim ogrtačima ili pidžamama. Ne budi takva osoba. Samo zato što ste kod kuće, to ne znači da se trebate odjenuti ili se ne potruditi za video poziv. Zapamtite da vaš fizički izgled i odijevanje puno govore o vašoj osobnosti i načinu razmišljanja kao zaposlenika.
Poznavanje odabrane platforme
Kad sam bio početnik u virtualnim sastancima, napravio sam ovu pogrešku - bio sam nespreman i nisam imao prethodnog znanja o konferencijskoj platformi. Morao sam instaliratiZoomu u hodu i kao rezultat toga, nisam imao pojma što radim ili kako učiniti bilo što poput omogućavanja svog videa.
Nemojte pogriješiti kao ja! Ako znate da vam predstoji virtualni sastanak, provjerite znate li koja se platforma koristi i upoznajte se s načinom na koji funkcionira.
Pozadina i okoliš
Kao i u scenariju pidžame, svi smo također vidjeli isječke ljudi koji prisustvuju videokonferencijama u svojim krevetima ili u užurbanom pubu. Pozadina videozapisa i okruženje posebno su važni.
U idealnom slučaju, ne želite nikakve smetnje poput kućnih ljubimaca, a vaša pozadina trebala bi biti jasna kako bi fokus bio na vama. Izbjegavajte područja sa šumom kako vaš zvuk ne bi ometao druge sudionike.
Isključivanje zvuka i uključivanje zvuka bontona
Ne ostavljajte mikrofon stalno uključen tijekom virtualnog sastanka jer ovisno o jačini može se pokupiti pozadinska buka koja može odvlačiti pažnju. Umjesto toga, ispravan bonton virtualnog sastanka je isključivanje mikrofona kada ne govorite.
Korištenje kamere i kontakt očima
Najteži dio virtualnih sastanaka koji nalazim je kontakt očima i kako koristiti kameru. Problem je dualnost kamere i zaslona. Kamera je na jednom mjestu, dok je zaslon u drugom položaju.
To znači da morate birati gdje ćete gledati. Ispravan bonton virtualnog sastanka je gledati u kameru, a ne u ekran kada razgovarate s nekim. Ovo je najbliže što možete doći kontaktu očima, inače počinjete od ekrana i izgleda neprofesionalno.
Očito, morate gledati u ekran kako biste procijenili reakcije i promatrali druge ljude, ali trik je u tome da se prebacujete između kamere i zaslona dok razgovarate, ali većinom držite oči na kameri.
Sudjelovanje i angažman
Sudjelovanje i angažman su posebno važni i morate naučiti kada govoriti, a kada ne. Prvo, trebali biste nastojati biti dio sastanka za pravilan bonton virtualnog sastanka - nemojte samo sjediti bez govora ili pokazivanja bilo kakve interakcije.
Drugo, morate biti obzirni prema drugima i znati kada je prikladno govoriti. Ne govorite preko drugih i pobrinite se da je pravo vrijeme za angažman.
Pravilno bilježenje
Ne mogu izbrojati slučajeve kada sam završio virtualni sastanak samo da bih nakon toga bio bombardiran pitanjima ili pojašnjenjima stvari jednostavno zato što sudionici nisu vodili bilješke.
Bilježenje je posebno važno za bonton virtualnog sastanka jer nakon toga nije tako lako jednostavno otići i razgovarati sa sudionikom. Budite temeljiti u vođenju bilješki i ako je potrebno, zamolite domaćina da snimi sastanak. Također možete transkribirati video u tekst tako da imate pisani zapis virtualnog sastanka na koji se možete kasnije vratiti.
Ostvarite svoj sljedeći virtualni sastanak uz ove savjete o bontonu
Nadam se da sada prštite od samopouzdanja i da jasnije razumijete bonton virtualnih sastanaka. Ključno je zapamtiti da, iako niste fizički prisutni na sastanku, očekuje se osnovna razina profesionalizma, samokontrole i timskog rada u sudjelovanju na akademiji i ne biste se trebali ponašati drugačije nego da ste u uredskom okruženju.
