Zahvaljujući umjetnoj inteligenciji i porastu alata za produktivnost, ono što bi inače bio zamoran skup zadataka možete pretvoriti u dio organiziranog tijeka rada. U ovom vodiču otkrit ćete 10 aplikacija za produktivnost za pravne stručnjake koje vam mogu pomoći u pojednostavljenju zadataka i povećanju učinkovitosti kako biste svoje vrijeme i energiju mogli usmjeriti na strateške aspekte svoje uloge.
Zašto pravni stručnjaci trebaju aplikacije za produktivnost?
Poznato je da je pravna profesija u cijelom svijetu zahtjevna, s gustim rasporedima i onim što se može činiti gotovo nemogućom ravnotežom između pojavljivanja u sudnici, sastanaka s klijentima i aplikacija za suradnju za odvjetnike , između ostalog. U ovom okruženju postoje dva ključna razloga zašto pravni stručnjaci trebaju aplikacije za produktivnost. Oni su opisani u pododjeljcima u nastavku.
Povećanje učinkovitosti u odvjetničkoj praksi
Učinkovita radna mjesta izravno utječu na produktivnost zaposlenika, što zauzvrat povećava profit. Istraživanje Gallupa pokazalo je da su učinkoviti timovi 21% profitabilniji od svojih kolega, a isti se princip primjenjuje i na odvjetničku praksu. Alati za produktivnost mogu pomoći u pojednostavljenju zadataka koji bi se inače dovršili ručno, maksimizirajući učinkovitost i angažman, uključujući korištenje usluga transkripcije za odvjetnike .
Upravljanje velikim količinama pravne dokumentacije i istraživanja
Kao pravni stručnjak, potpuno ste svjesni koliko je vaša industrija teška za dokumente ili papir, a pregledavanje sve te dokumentacije kako biste pronašli ono što je relevantno često može biti izazov. Alati za produktivnost nude učinkovit način snimanja i upravljanja tako velikim količinama dokumentacije, što olakšava pristup i pretraživanje.
Koje su ključne značajke koje treba tražiti u aplikacijama za produktivnost za pravne stručnjake?
Kao i svaka druga aplikacija ili alat, aplikacija za produktivnost mora nuditi određene značajke u koje vrijedi uložiti, posebno u vrlo zahtjevnoj pravnoj industriji. U nastavku je objašnjeno nekoliko ovih ključnih značajki.
Sigurnost i povjerljivost pravnih podataka
Aplikacije za produktivnost moraju nuditi sigurnosne odredbe koje jamče povjerljivost osjetljive pravne dokumentacije. To uključuje sigurnosno kopiranje podataka, mehanizme šifriranja i sigurne postupke prijave, koji su ključni jer se pravna struka oslanja na najveću povjerljivost.
Integracija s postojećim pravnim softverom i alatima
Idealna aplikacija mora se neprimjetno integrirati s postojećim tehnološkim skupom vaše odvjetničke prakse. Korištenje različitih alata koji zahtijevaju pojedinačne prijave često ometa produktivnost, zbog čega alat za produktivnost koji odaberete mora nuditi sve glavne integracije, uključujući one s glavnim pravnim softverom i alatima.
Jednostavnost korištenja i mogućnosti prilagodbe
Svaka aplikacija ili softver može povećati učinkovitost samo ako je dizajniran da bude intuitivan i jednostavan za korištenje. Nijedna značajka ili opcija unutar softvera ne smije zahtijevati više od nekoliko klikova za pristup i mora biti kodirana kako bi se osigurala maksimalna responzivnost.
Također mora biti prilagodljiv kako bi odgovarao individualnim potrebama. Timovi ili korisnici moraju moći prilagoditi aplikaciju i njezin izgled prema svojim željama kako bi osigurali maksimalnu učinkovitost.
10 najboljih aplikacija za produktivnost za pravne stručnjake
S obzirom na važnost i ključne značajke aplikacija za pravnu produktivnost, sada ćemo vas provesti kroz 10 najboljih aplikacija koje možete uzeti u obzir za svoju odvjetničku praksu. To uključuje alate koji mogu izraditi bilješke sa sastanaka za pravne timove, pružiti usluge pretvaranja govora u tekst ili transkripcije itd.
Transkriptor: Pojednostavite usluge transkripcije pravnih dokumenata
Ručno prepisivanje sastanaka i iskaza može biti izazovno i može propustiti ključne detalje. Transkriptor pruža najpouzdanije usluge transkripcije za pravne stručnjake koji točno identificiraju svakog govornika i dodaju vremenske oznake na temelju vaših preferencija. Automatizirane transkripcije tada vam mogu omogućiti da se usredotočite na analizu i pripremu slučaja dok neprimjetno dijelite transkripte sa svojim timom.
Clio: Sveobuhvatan softver za upravljanje praksom
Clio je sveobuhvatan softver za upravljanje praksom koji vam omogućuje upravljanje slučajevima, stvaranje projekata, praćenje vremena, upravljanje naplatama i pregled svih podataka o klijentima unutar jednog, intuitivnog sučelja. Nudi široku integraciju s više od 200 alata i softvera, tako da možete upravljati svim glavnim operacijama s jednog uređaja.
Evernote: Organizirajte bilješke sa sastanaka i istraživačke materijale
Evernote je već nekoliko godina sastavni dio pravne industrije kao jedan od najboljih izbora za snimanje bilješki i snimaka u pokretu. Osim snimanja i spremanja bilješki i snimaka, Evernote se također integrira s kamerom vašeg pametnog telefona tako da možete snimati i uređivati dokumente, zaslonske ploče i drugu papirologiju.
Pojam: Suradnički radni prostor za pravne timove
Notion je intuitivan, suradnički, sve-u-jednom radni prostor s kojim pravni stručnjaci mogu upravljati projektima i zadacima, surađivati sa svojim kolegama, organizirati informacije, pa čak i voditi bilješke. Također je koristan pri organiziranju spisa predmeta i praćenju rokova kako biste bili sigurni da ste uvijek na rasporedu. Sa 75+ integracija, možete pristupiti svim ostalim alatima i softveru u svom tehnološkom skupu iz jednog, intuitivnog sučelja.
Otter.AI: AI pomoćnik za sastanke za pravne stručnjake
Otter.AI je još jedan alat za uključivanje pretvaranja govora u tekst u pravnu praksu. Ovaj pomoćnik za sastanke koji pokreće AIkoristan je kada trebate dokumentirati sastanke bez ručnog bilježenja. Alat automatski snima i transkribira sastanke te ih čak može sažeti za vas, tako da imate pregled svake interakcije s klijentom, svjedokom i tako dalje.
Microsoft OneNote: Digitalno bilježenje za odvjetničku praksu
Ako vaša odvjetnička praksa već koristi Microsoft 365 paket, onda je OneNote idealan alat za bilježenje za vas. Uz organizaciju putem bilježnica i odjeljaka, odvjetnici mogu neprimjetno upravljati svojim bilješkama i projektima kojima mogu pristupiti.
Također podržava multimedijske bilješke i omogućuje vam skiciranje kako biste zamijenili osjećaj rukom pisanih bilješki, dodavanje slikovnih bilješki i stvaranje audio zapisa, a sve to može olakšati sastanke s klijentima i bilježenje.
Trello: Upravljanje zadacima i projektima za pravne stručnjake
Trello je jedan od najpoznatijih alata za vizualno upravljanje projektima i koristi ploče, popise i kartice za pomoć u upravljanju tijekovima rada i praćenju napretka zaposlenika na zadacima. Ovo je tako intuitivno jer sadrži sučelje povuci i ispusti, slično kao i Jira, koje možete koristiti za organiziranje zadataka i postavljanje prioriteta. Štoviše, možete ga koristiti i za pojednostavljenje sastanaka i odabir između niza predložaka, kao što su udaljeni ili tjedni timski sastanci, sesije brainstorminga i još mnogo toga.
Slack: Pojednostavljena komunikacija za pravne timove
Slack je jedan od najtraženijih alata za suradnju u raznim industrijama, a također polako postaje popularan među pravnim stručnjacima. Također služi kao alat za upravljanje projektima koji vam omogućuje dijeljenje i raspravu o zadacima na pojedinačnim kanalima i integraciju s alatima kao što su Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jiraitd. Ukupno nudi preko 2,600 integracija koje možete birati.
CaseFleet: Organizacija dokaza i analiza slučaja
CaseFleet je softver za upravljanje predmetima koji pomaže pojednostaviti sve glavne aspekte vašeg pravnog rada, uključujući dokumentiranje činjenica vaših svjedoka slučaja, relevantnih pitanja i ključnih dokaza u korisničkom sučelju. Njegov kronološki format konstrukcije omogućuje vam nadogradnju dosjea predmeta s određenim vremenskim okvirima koji mogu pomoći u demonstraciji slijeda događaja i dokaza koji podupiru svaku činjenicu.
DocuSign: Sigurni digitalni potpisi za pravne dokumente
DocuSign je alat za e-potpis koji vam omogućuje potpisivanje dokumenata s bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju. Jedna od ključnih značajki je da su svi dokumenti šifrirani, što je ključno s obzirom na osjetljivu prirodu pravne dokumentacije.
Ono što je najvažnije, dokumenti potpisani alatom kao što je DocuSign zakoniti su i zakonski prihvatljivi kao dokaz. Kao rezultat toga, nećete morati trošiti vrijeme na ručne sastanke s klijentima ili drugim pojedincima kako biste prikupili potpise, pojednostavili proces i maksimizirali učinkovitost.
Kako koristiti usluge transkripcije kao što je Transkriptor za pravnu produktivnost?
Usluga transkripcije poput Transkriptor nudi ogromne prednosti pravnim stručnjacima, pogotovo jer rade u industriji koja ovisi o ljudskoj interakciji u obliku sastanaka. Iako se mnoge od ovih interakcija događaju osobno, mnoge se odvijaju i online. Bez obzira na medij, Transkriptor mogu snimiti detaljne i točne transkripte, tako da imate jasan zapis o svemu o čemu se raspravlja.
Prednosti korištenja Transkriptor za usluge transkripcije u odvjetničkoj praksi
Transkriptor nudi pravnim stručnjacima nekoliko pogodnosti, od kojih su najvažnije navedene u nastavku:
- Štedi vrijeme: Pravni stručnjaci više ne moraju ručno voditi bilješke tijekom sastanaka, čime se štedi vrijeme i osigurava da su sastanci što učinkovitiji.
- Veća pažnja posvećena detaljima: Transkriptor osigurava da se svaki detalj, bez obzira koliko beznačajan bio, uhvati i prepiše kako biste se mogli osloniti kad god je to potrebno.
Povećanje učinkovitosti uz audio-pretvaranje teksta za pravne dokumente
Kao što ste do sada vidjeli, učinkovito radno mjesto mnogo je isplativije od onog koje nije. To također dovodi do produktivnije i angažiranije radne snage. Uz pretvaranje zvuka u tekst za pravne dokumente, možete intuitivno upravljati svim svojim verbalnim interakcijama bez ručnog prepisivanja. Evo kako možete koristiti Transkriptor da to učinite:
Korak 1: Otvorite web stranicu Transkriptor i kliknite na 'Probaj besplatno'.
Korak 2: Napravite račun koristeći svoju adresu e-pošte i lozinku po vašem izboru. Također možete odabrati kreiranje računa pomoću postojećeg Google računa kako bi proces bio besprijekorniji.
Korak 3: Nakon što se prijavite, bit ćete preusmjereni na nadzornu ploču Transkriptor , gdje ćete vidjeti više načina za uvoz audio ili video datoteke za transkripciju. Kliknite na 'Snimanje'. Odaberite postavke snimanja, videozapisa i zvuka u dijaloškom okviru koji se pojavi, a zatim kliknite 'Snimi'.
Prilog 4: Transkriptor će automatski početi snimati vaš sastanak. Kada završite, možete kliknuti na ikonu zaustavljanja u donjem lijevom kutu i alat će automatski obraditi vaš prijepis umjesto vas. To će vam biti predstavljeno s detaljnim vremenskim oznakama i identifikacijom govornika.
Savjeti za integraciju aplikacija za produktivnost u pravne tijekove rada
Postoji nekoliko ključnih stvari koje morate zapamtiti kada integrirate aplikacije za produktivnost u svoj pravni tijek rada, pogotovo jer ćete sigurno imati posla s puno vrlo povjerljivih i osjetljivih informacija. Evo nekoliko.
Odabir pravih aplikacija za vaše pravne potrebe
Postoje različiti čimbenici koje ćete morati uzeti u obzir pri odabiru aplikacije za produktivnost za svoju pravnu praksu, uključujući jednostavnost korištenja i prilagodljivost, sigurnost i enkripciju te integracije. Trebali biste razmotriti svaki od njih i pobrinuti se da se posavjetujete sa svim dionicima unutar svoje organizacije prije nego što odlučite.
Osposobljavanje pravnih timova za učinkovitu upotrebu novih alata
Ključno je da obučite svoj tim kako biste osigurali učinkovito korištenje alata za produktivnost kako biste vidjeli značajno poboljšanje učinkovitosti. Timovi koji stoje iza većine velikih aplikacija rado će vam pružiti demo, tako da odabir može biti korak u pravom smjeru.
Osiguravanje usklađenosti i sigurnosti u pravnoj praksi s tehnologijom
Provjerite jeste li odabrali aplikaciju s najboljim sigurnosnim mjerama kako bi podaci o klijentima i drugi dokumenti bili povjerljivi. Također biste trebali osigurati da je upotreba ovih aplikacija u skladu sa svim sigurnosnim usklađenostima koje ste zakonski obvezni slijediti.
Zaključak
Uključivanje aplikacija za produktivnost u pravnu praksu može uvelike povećati učinkovitost i povećati točnost vašeg radnog proizvoda. Vrijeme ušteđeno s ovim aplikacijama omogućuje timovima da se više usredotoče na strategiju nego da troše vrijeme na ručne, neproduktivne zadatke. Ovaj vam je vodič pružio detaljan popis od 10 najboljih aplikacija za produktivnost za pravne stručnjake koje možete birati.
Alat poput Transkriptor, na primjer, može pomoći pravnim stručnjacima da točno prepišu zapise pravnih sastanaka i druge interakcije. To eliminira ručno bilježenje i maksimizira produktivnost, posebno kada je u pitanju transkripcija s više govornika .
