Imaginez que vous êtes en communication téléphonique avec l’un de vos clients les plus chers. Ils discutent avec vous de certains points importants concernant leurs opérations. Vous pensiez pouvoir tout mémoriser, alors vous n’avez pas pris de notes. Cependant, après l’appel, vous vous êtes rendu compte que vous ne vous souveniez pas de certains détails importants.
Appeler à nouveau vos clients et leur demander les détails exacts vous donnera l’impression d’un manque de professionnalisme. Cependant, avec une plateforme de transcription d’appels clients, vous pouvez enregistrer les détails et les écouter à tout moment. Cet article vous aidera à comprendre l’importance de l’utilisation des plateformes de transcription de la voix en texte pour les appels et les réunions d’affaires. Vous verrez également comment Transkriptor peut vous aider à retranscrire les appels et les réunions sans faille.
Comprendre la transcription des appels des clients
La transcription des appels des clients vous aidera à convertir les conversations orales en textes écrits. De cette façon, vous pouvez enregistrer les détails essentiels pour référence future. De plus, vous pouvez améliorer la précision et prendre des décisions plus éclairées sur la base de conversations documentées.
Pourquoi Transcribe Client Calls
La transcription des appels clients vous permet d’éviter de perdre des détails importants de vos conversations. Vous aurez une trace écrite de tout ce dont vous avez discuté avec les clients. Vous pouvez consulter la transcription de l’appel client ultérieurement pour plus de clarté et moins de malentendus.
Avantages des opérations commerciales
Les transcriptions vous aideront à créer des enregistrements consultables des interactions avec les clients. Cela vous aidera à améliorer le processus interne et à former les managers ou l’équipe de vente. Ils peuvent alors élaborer des stratégies plus efficaces, ce qui conduit à des opérations commerciales plus efficaces.
Impact sur la relation client
La transcription professionnelle des appels vous aidera à fournir un service client plus personnalisé. Vous pouvez devenir plus attentif à leurs besoins et résoudre efficacement leurs problèmes. De plus, des registres précis vous aideront à faire un suivi facile auprès de vos clients.Help Scout a révélé que 89 % des clients aiment les expériences personnalisées.
Besoins en matière de conformité et de documentation
La transcription des appels clients vous permet de répondre aux exigences réglementaires et légales. Cela garantit la transparence et peut être crucial dans les litiges ou les audits. Une documentation appropriée favorise la responsabilisation et réduit les risques de non-conformité.
Guide étape par étape sur l’utilisation de Transkriptor pour les appels clients
Transkriptor'est l’un des logiciels de transcription d’appels clients les plus populaires. Vous pouvez l’intégrer à Zoom, Google Meet ou MS Teams pour enregistrer et créer automatiquement des transcriptions. Voici les étapes à suivre pour effectuer des transcriptions.
Étape 1 : Configuration de votre compte
Tout d’abord, vous devez créer un compte. Cliquez sur l’option « Connexion/Inscription ». Cliquez ensuite sur l’option « Continuer avec Google » pour créer votre compte Transkriptor . Une fois cela fait, la plateforme vous redirigera vers la page principale du tableau de bord.
Étape 2 : Configuration des paramètres d’enregistrement
Vous trouverez l’option « Rejoindre Teams, Zoom ou Google Meets réunions » dans le tableau de bord. En cliquant dessus, vous ouvrirez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez coller le lien de la réunion. Vous pouvez également personnaliser la langue de la réunion.
Étape 3 : Démarrage de l’enregistrement des appels
Une fois que vous aurez cliqué sur « Démarrer l’enregistrement », vous recevrez une notification indiquant que Transkriptor rejoint l’appel. La plateforme vous dira qu’elle enregistre l’appel et vous fournira la transcription une fois qu’elle sera terminée. Assurez-vous d’autoriser le bot à entrer dans votre réunion.
Étape 4 : Caractéristiques de transcription précises
Une fois que vous avez désactivé l’appel de votre client, vous devez vous rendre dans la section « Fichiers » du tableau de bord. Vous y trouverez vos dernières rencontres. Cliquez sur l’un d’entre eux pour afficher le texte transcrit. Vous pouvez ajuster les haut-parleurs ou modifier le texte pour corriger les inexactitudes.
Étape 5 : Traitement post-appel
Une fois que vous avez vérifié la transcription, cliquez sur l’icône « Télécharger » en haut à droite de l’écran pour l’exporter. Transkriptor vous permettra d’exporter votre texte dans plusieurs formats tels que PDF, TXT, DOCX, etc. Vous n’avez donc pas à vous soucier d’utiliser un outil de conversion plus tard.
Meilleures pratiques pour l’enregistrement des appels des clients
Lorsque vous enregistrez les appels des clients, vous devez porter une attention particulière à la conformité et à l’efficacité. Vous devez suivre quelques pratiques de transcription d’appels de vente. Ces pratiques vous aideront à créer des documents de valeur tout en respectant les normes juridiques et éthiques.
- Exigences légales et consentement : Assurez-vous de la conformité avec les lois locales sur le consentement avant d’enregistrer les appels des clients.
- Optimisation de la qualité audio : Utilisez un équipement de haute qualité et assurez-vous que les deux parties s’expriment clairement.
- Étiquette professionnelle : Maintenez l’étiquette professionnelle en communiquant respectueusement.
- Mesures de sécurité des données : Mettez en œuvre des mesures de sécurité des données pour protéger les appels enregistrés.
Exigences légales et consentement
Avant d’enregistrer les appels des clients, vous devez vous conformer aux lois locales concernant le consentement. Vous devez informer vos clients que vous allez enregistrer les appels et leur demander leur autorisation explicite. Comprendre les exigences légales vous protégera de tout litige juridique imprévu.
Optimisation de la qualité audio
La création d’une transcription d’appel client avec une qualité audio médiocre ne fonctionnera pas. Pour optimiser la qualité audio, vous devez utiliser un équipement de haute qualité. Assurez-vous que les deux parties parlent clairement et ajustez les paramètres pour capturer les voix avec précision. Cela se traduira par de meilleures transcriptions et un examen plus simple des appels.
Étiquette professionnelle
Pour maintenir l’étiquette professionnelle, vous devez communiquer avec respect. Même si vous enregistrez des appels professionnels, vous devez toujours être à l’écoute de vos clients. Ce professionnalisme mettra en valeur votre engagement à résoudre leurs problèmes. De plus, l’enregistrement des appels professionnels aura un effet positif.
Mesures de sécurité des données
Les mesures de sécurité des données sont essentielles pour protéger les appels enregistrés contre tout accès non autorisé. Utilisez des solutions de stockage cryptées et limitez l’accès au personnel autorisé uniquement. Ces pratiques de sécurité protègent les informations des clients et garantissent la conformité aux réglementations en matière de protection des données.
Fonctionnalités avancées pour les utilisateurs professionnels
Des fonctionnalités de transcription avancées peuvent améliorer la qualité des enregistrements des appels clients pour les utilisateurs professionnels. Ces fonctionnalités vous aident à intégrer la transcription à d’autres outils. Ils favorisent également une analyse plus approfondie et une meilleure collaboration d’équipe.
Configuration du vocabulaire personnalisé
Avec une configuration de vocabulaire personnalisée, vous pouvez ajouter des termes ou un jargon spécifiques pour améliorer la précision de la transcription. De cette façon, vous pouvez garantir une transcription précise des langues techniques ou uniques. En conséquence, les enregistrements d’appels deviendront plus précieux et plus précis.
Identification du locuteur
L’identification de l’intervenant vous aidera à distinguer les différentes voix d’une conversation. Ainsi, si vous parlez avec plusieurs personnes, vous pouvez obtenir des transcriptions précises de chaque intervenant. La transcription de l’appel du client deviendra également facile à analyser. Une étude de Statista a révélé que le marché de la reconnaissance vocale atteindra 8,58 milliards de dollars en 2025.
Capacités d’intégration
Les capacités d’intégration vous aideront à connecter votre logiciel de transcription à d’autres outils commerciaux. Ces intégrations peuvent rationaliser l’ensemble du flux de travail. Par conséquent, vous pouvez accéder aux transcriptions dans les systèmes que vous utilisez déjà.
Analytique et rapports
Des analyses et des rapports avancés fournissent des informations à partir de vos données d’appel. Les analyses vous aideront à identifier des modèles de discours spécifiques et les tendances en cours. Vous pouvez convertir l’enregistrement des appels professionnels en informations exploitables. Les rapports vous aideront également à développer les stratégies de fidélisation de la clientèle de votre entreprise.
Outils de collaboration d’équipe
Les outils de collaboration d’équipe peuvent vous aider à partager et à modifier la transcription avec les membres de votre équipe. Des fonctionnalités telles que l’accès partagé et les commentaires, par exemple, amélioreront le travail d’équipe. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tout le monde peut contribuer et bénéficier des informations enregistrées.
Comparaison des solutions professionnelles de transcription d’appels
Lorsque vous choisissez des services de transcription de réunions, vous devez comparer différentes options. Vous devez porter une attention particulière aux fonctionnalités et à la précision. Chaque solution de transcription d’appel est différente de l’autre. Choisissez donc la solution qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
- Transkriptor : Transkriptor pouvez créer des transcriptions multi-locuteurs dans 100+ langues.
- Otter .ai : Otter .ai est un logiciel de transcription d’appels qui propose des résumés automatisés.
- Trint : Trint est un logiciel de transcription d’appels clients populaire avec une interface conviviale.
- Rev : Rev offre des transcriptions d’appels précises avec d’excellentes fonctionnalités d’édition.
- Sonix : Sonix utilise AI pour créer des transcriptions automatiques en plusieurs langues
1. Transkriptor
Transkriptor est une plateforme de transcription audio-texte qui crée la transcription des appels des clients. Cette plateforme vous aidera à créer des transcriptions très précises qui nécessitent un minimum d’édition. Il peut capturer la voix avec précision, même dans un arrière-plan bruyant. Transkriptor est également doté d’une fonction de reconnaissance multi-haut-parleurs.
Si vous parlez avec plusieurs intervenants simultanément, la plate-forme mettra efficacement en évidence tous les intervenants. Il créera des transcriptions avec différentes étiquettes de locuteurs. De plus, Transkriptor est disponible en 100+ langues. Ainsi, vous pouvez créer ou traduire vos transcriptions dans la langue de votre choix. Enfin, vous pouvez exporter le texte transcrit dans de nombreux formats de fichiers.
Caractéristiques clés
- Fonctionnalités d’entreprise : Transkriptor dispose d’une page distincte pour les entreprises. Les fonctionnalités professionnelles vous aideront à connecter votre calendrier et à enregistrer vos réunions. La plateforme prendra des notes et vous fournira des informations alimentées par AI .
- Normes de sécurité : Transkriptor est conforme aux normes GDPR, ISO 27001 et SOC 2 . La plateforme garantira toujours une protection des données de premier ordre.
- Options d’intégration : Vous pouvez intégrer Transkriptor avec Zoom, MS Teams Google Meet . Ainsi, vous pouvez enregistrer facilement les appels.
- AI Chat Assistant : Transkriptor est livré avec un AI assistant de chat qui peut synthétiser vos transcriptions et rapports. De plus, vous pouvez également donner des instructions personnalisées à l'AI .
2. Otter .ai
Otter .ai est un autre logiciel de transcription d’appels populaire. Outre les transcriptions, il fournit également la génération et l’enregistrement automatisés de résumés. Il peut également se synchroniser avec les calendriers. Cependant, de nombreux utilisateurs se sont plaints de sa faible précision.
3. Trint
Trint s’agit d’un logiciel de transcription d’appels clients assez populaire. Il a une interface conviviale et une plus grande précision. La plateforme peut créer des transcriptions dans plus de 40 langues. Mais gardez à l’esprit que l’option d’enregistrement automatique n’est pas fiable.
4. Rev
Rev vous aidera à créer des transcriptions précises des appels de vos clients. Il est livré avec d’excellentes fonctionnalités d’édition et une expérience utilisateur. Il dispose également d’une application mobile pour développer des transcriptions en déplacement. Mais l’application mobile elle-même est trop boguée et ne répond pas.
5. Sonix
La dernière plateforme d’enregistrement de conversations client de la liste est Sonix . Sa technologie AI permet de créer des transcriptions automatiques dans plusieurs langues. Sonix est également doté d’excellentes capacités de partage. Cependant, l’exportation des transcriptions prendra beaucoup de temps.
Maximiser la valeur des transcriptions d’appels
Si vous avez besoin de tirer parti de tous les avantages de la transcription automatique des appels, envisagez de mettre en œuvre des stratégies qui améliorent leur efficacité. Lorsque vous investissez dans un logiciel ou une plateforme de transcription d’appels, vous devez tirer le meilleur parti de votre argent.
Organisation du contenu transcrit
Vous pouvez organiser et baliser le texte transcrit en fonction des clients et de leurs secteurs d’activité. De cette façon, lorsque vous avez besoin d’informations spécifiques, vous pouvez facilement les trouver. Vous pouvez également vous assurer de la bonne disposition des transcriptions pour une utilisation future.
Création d’archives consultables
Les archives consultables vous aideront à trouver et à récupérer rapidement des conversations spécifiques. Vous pouvez utiliser l’indexation et le balisage des mots-clés pour améliorer la recherche. Ainsi, vous pouvez gagner du temps et augmenter l’efficacité lors de l’accès aux documents essentiels.
Analyse des conversations avec les clients
L’analyse des conversations du client vous aidera à connaître ses modèles de discours et ses sentiments. L’examen de la transcription de l’appel du client vous aidera à comprendre ses besoins et ses préférences. Vous pouvez utiliser ces détails pour améliorer votre service client.
Partage et collaboration
Favoriser le partage et la collaboration aidera vos équipes à accéder aux transcriptions et à les modifier. Vous pouvez utiliser divers outils collaboratifs pour mettre en évidence les sections clés ou obtenir des informations détaillées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tout le monde contribue au projet.
Dépannage et assistance
Parfois, vous pouvez rechercher des stratégies de dépannage et de support pour votre outil de transcription. N’oubliez pas que ces deux options sont essentielles pour maintenir l’efficacité globale de l’outil. Cela vous aidera également à maintenir l’efficacité et la précision des processus de transcription.
Problèmes techniques courants
Les problèmes techniques tels que les problèmes logiciels et la mauvaise qualité audio sont courants. Cependant, vous pouvez facilement résoudre ces problèmes. Si la qualité audio est mauvaise, essayez de vérifier les paramètres du micro. En outre, vous devez vous assurer que le logiciel dispose des dernières mises à jour.
Conseils d’optimisation de la qualité
Pour optimiser la qualité de la transcription des appels des clients, vous pouvez utiliser un équipement d’enregistrement de haute qualité. Si possible, configurez le logiciel de transcription avec un vocabulaire personnalisé pour améliorer la précision. Vous devez également réduire autant que possible le bruit de fond.
Ressources d’assistance
Parfois, la lecture de ressources d’assistance telles que les FAQ et les guides d’utilisation vous aidera également. En cas de problèmes graves, vous pouvez contacter l’équipe d’assistance à la clientèle. Ils vous aideront à résoudre les problèmes techniques.
Matériel de formation
Vous pouvez consulter des supports de formation tels que des webinaires ou des tutoriels pour comprendre le fonctionnement de la plateforme de transcription. Assurez-vous également que votre équipe lit également les supports de formation. Cela les aidera à utiliser le logiciel plus efficacement.
Conclusion
Un logiciel de transcription d’appels clients vous aidera toujours à enregistrer les points importants. Vous n’avez pas besoin d’écrire manuellement, car les plateformes automatisent le processus de génération de transcription.Future Marketing Insights a révélé que le marché de la transcription connaîtra une croissance de 8,6 % d’ici 2033.
Si vous êtes à la recherche d’une plateforme de transcription d’appels fiable, vous devriez utiliser Transkriptor . Il vous aidera à créer des transcriptions précises de vos appels. Alors, essayez- Transkriptor dès aujourd’hui et laissez-le automatiser le processus de transcription.