Selle suhtluse nihke tõttu pole paljud inimesed endiselt kindlad, kuidas virtuaalsete kõnede ajal käituda, ega ole seda kunsti päris hästi õppinud. Selle parandamiseks arutan allpool virtuaalse koosoleku etiketti, et saaksite hüpata oma järgmisse videokõnesse ja näidata kõigile teistele, kuidas seda koosolekuroboti abil tehakse.
Täpsus ja valmisolek
Virtuaalsetel koosolekutel on tavaliselt algus- ja lõppaeg. Olge tähelepanelikud ja pidage kinni nendest aegadest. Ärge jääge 10 minutit hiljaks ja hoidke kõiki ootamas. Samamoodi austage inimeste aega ja vähendage koosolekukulusid , vältides vahveldamist või hoides kõiki koosolekul kaua pärast selle kavandatud lõppu.
Samuti veenduge, et olete teadlik koosoleku päevakorrast! Teil peaks olema selge teema, mida arutatakse ja peamised punktid, mida hakatakse käsitlema.
Õige riietuskood ja välimus
Oleme kõik näinud meeme ja kaadreid töötajatest, kes osalevad virtuaalsetes kõnedes oma hommikumantlites või pidžaamas. Ära ole see inimene. See, et olete kodus, ei tähenda, et peaksite end riidesse panema või videokõne nimel mitte pingutama. Pidage meeles, et teie füüsiline välimus ja riietus ütlevad palju teie isiksuse ja mõtteviisi kohta töötajana.
Valitud platvormi tundmine
Kui olin virtuaalse koosoleku algaja, tegin selle vea - olin ettevalmistamata ja mul polnud konverentsiplatvormi kohta eelteadmisi. Pidin installimaZoomon lennult ja selle tulemusena polnud mul aimugi, mida ma teen või kuidas midagi teha, näiteks oma video lubada.
Ärge tehke seda viga, mida ma tegin! Kui teate, et teil on tulemas virtuaalne koosolek, veenduge, et teate, millist platvormi kasutatakse, ja tutvuge selle toimimisega.
Taust ja keskkond
Nagu pidžaama stsenaarium, oleme kõik näinud ka klippe inimestest, kes osalevad videokonverentsidel oma voodis või hõivatud pubis. Teie video taust ja keskkond on eriti olulised.
Ideaalis ei soovi te mingeid segajaid, näiteks lemmikloomi, ja teie taust peaks olema selge, et keskenduda teile. Vältige müraga alasid, et teie heli ei häiriks teisi osalejaid.
Etiketi vaigistamine ja vaigistuse tühistamine
Ärge jätke mikrofoni virtuaalse koosoleku ajal pidevalt põlema, kuna sõltuvalt tugevusest saab üles võtta taustamüra, mis võib häirida. Selle asemel on õige virtuaalse koosoleku etikett mikrofoni vaigistamine, kui te ei räägi.
Kaamera kasutamine ja silmside
Kõige keerulisem osa, mida virtuaalsete koosolekute kohta leian, on silmside ja kaamera kasutamine. Küsimus on kaamera ja ekraani duaalsuses. Teie kaamera on ühes kohas, samal ajal kui ekraan on teises asendis.
See tähendab, et peate tegema valiku, kuhu vaatate. Õige virtuaalse koosoleku etikett on vaadata kellegagi rääkides kaamerat, mitte ekraani. See on kõige lähemal silmsidemele, vastasel juhul alustate ekraanilt ja see tundub ebaprofessionaalne.
Ilmselgelt peate reaktsioonide mõõtmiseks ja teiste inimeste jälgimiseks vaatama ekraani, kuid trikk on rääkimise ajal nii kaamera kui ka ekraani vahel libisemine, kuid enamasti hoidke silmad kaameral.
Osalemine ja kaasamine
Osalemine ja kaasamine on eriti olulised ning sa pead õppima, millal rääkida ja millal mitte. Esiteks peaksite püüdma olla osa koosolekust korraliku virtuaalse koosoleku etiketi jaoks - ärge lihtsalt istuge seal ilma kõnelemata või suhtlemist näitamata.
Teiseks peate olema teistega arvestav ja teadma, millal on asjakohane rääkida. Ärge rääkige teistest üle ja veenduge, et on õige aeg tegeleda.
Õige märkmete tegemine
Ma ei suuda kokku lugeda aegu, mil olen virtuaalse koosoleku lõpetanud, ainult selleks, et mind pommitataks hiljem küsimustega või asjade selgitamisega lihtsalt seetõttu, et osalejad ei teinud märkmeid.
Märkmete tegemine on eriti oluline virtuaalse koosoleku etiketi jaoks, kuna pärast seda pole nii lihtne lihtsalt osalejaga rääkida. Olge märkmete tegemisel põhjalik ja vajadusel paluge võõrustajal kohtumine salvestada. Samuti võite video tekstiks transkribeerida , et teil oleks virtuaalsest koosolekust kirjalik salvestus, millele hiljem uuesti viidata.
Ässitage oma järgmine virtuaalne kohtumine nende etiketinõuannetega
Loodan, et olete nüüd enesekindlusest lõhkemas ja teil on selgem arusaam virtuaalse koosoleku etiketist. Oluline on meeles pidada, et kuigi te pole koosolekul füüsiliselt kohal, oodatakse akadeemias osalemisel professionaalsuse, enesekontrolli ja meeskonnatöö põhitaset ning te ei tohiks käituda teisiti kui siis, kui oleksite kontorikeskkonnas.
