Näiteks AI transkriptsioonitööriistad nagu Transkriptor saavad automatiseerida koosolekusalvestiste teisendamist kirjalikuks tekstiks. Samuti võivad need aidata teil koosoleku kokku võtta tegevuste ja põhipunktidega. Seejärel saate neid jagada kellegagi, WHO ei saanud seansil osaleda.
Selles juhendis tutvustame teile viit peamist strateegiat, mis aitavad teil koosolekukulusid kokku hoida ja tõhusamaid koosolekuid korraldada:
1 Kasutage transkriptsioonitööriistu, nagu Transkriptor automatiseeritud koosolekumärkmete jaoks
AI koosolekuabilised, kasutage võrgukoosolekute salvestamiseks kõne transkriptsioonitarkvara . Samuti saavad nad transkribeerida heli Evernote'i ja videotega ning salvestada ärakirjad hilisemaks kasutamiseks. Selle asemel, et käimasolevate koosolekute ajal käsitsi märkmeid teha, aitavad AI transkriptsioonitööriistad (nt Transkriptor ) protsessi automatiseerida.
Audio-tekstiks tööriist suudab salvestatud ja transkribeerida räägitud sõnu tekstiks. Kuna igale koosolekule pole vaja käsitsi märkmete tegijat määrata, saate täpsete transkriptsioonitööriistade abil koosoleku kulusid vähendada.
AI tööriistad muudavad töökoha suhtlust ja parandavad koosolekute tootlikkust. Näiteks selles Forbesi artiklis rõhutatakse, kuidas automatiseerimistööriistad vähendavad koosolekute transkribeerimiseks ja kokkuvõtmiseks vajalikke jõupingutusi, suurendades meeskonna tõhusust ja koostööd.
Kui osalete või korraldate oma töökohal sageli koosolekuid, on siin kaks populaarset AI transkriptsioonitööriista.
Transkriptor
Transkriptor on usaldusväärne ja funktsioonirikas AI virtuaalse koosoleku transkriptsioonitööriist Google Meet, MS Teamsi ja Zoomjaoks. Saate ühendada Google Calendar ja Outlook kalendri Transkriptor -ga, et koosolekurobot saaks plaanitud koosolekutega automaatselt liituda.
Transkriptor saab luua ka koosoleku transkriptsiooni kokkuvõtteid ja toiminguüksusi allalaadimiseks või meeskonnaliikmetega jagamiseks. See on 99% täpne ja toetab üle 100 transkriptsiooni- ja tõlkekeele, et rahuldada globaalsete meeskondade vajadusi.
Otter.AI
Otter.AI on veel üks AI audio-tekstiks tööriist, mis suudab salvestada ja transkribeerida Zoomi koosolekuid . OtterPilot saavad liituda veebipõhiste Zoom, Google Meetvõi Microsoft teams koosolekutega ja teisendada räägitud sõnad tekstiks.
Kuigi Otter.AI teeb koosolekute transkribeerimisel korralikku tööd, on kõne tekstiks teisendamise tööriista täpsus vaid 85%. See tähendab, et peate kulutama palju aega transkribeeritud faili redigeerimisele.
Teine valdkond, kus Otter.AI täiustatakse, on see, et AI märkmete tegemise tööriist piirdub inglise keelega. Seega, see ei pruugi sobida mitmekeelsetele kasutajatele.
2 Kasutage reisikulude vähendamiseks videokonverentse
Videokoosolekutest on saanud kaug- ja hübriidettevõtetes uus normaalsus. Seda seetõttu, et need aitavad vähendada reisi- ja muude kulude vajadust.
Videokonverentsitööriistad aitavad teil kaugkoosolekuid kiiresti ajastada ja kalendrisse lisada. Audio-tekstiks teisendamise tööriistad võivad samuti vähendada kulusid ja võimaldada paindlikku ajastamist.
Zoom
Zoom on populaarne videokonverentsirakendus. Kõik, mida peate tegema, on jagada osalejatega Zoom koosoleku linki. Võite olla kindel, et kõik saavad kõnega kiiresti liituda.
See on väga usaldusväärne ja hoiab teie video käigus ka nõrga Interneti-ühenduse korral. Zoom pakub ka tahvlit, mis täidab virtuaalse tahvli kiiresti kleepmärkmete, piltide ja diagrammidega.
Microsoft teams
Microsoft teams pakub mõningaid turu kõige tugevamaid videokonverentsifunktsioone ja meeskonnavestluse pakkumisi. Tahvli funktsioon on suurepärane: saate joonistada vabakäeliselt ja programm silub asju.
Selle funktsiooni abil on liikvel olles lihtne märkmeid teha ja asju skeemitada. See salvestab kogu koosoleku vestluse ja salvestatakse meeskonnavestluse rakendusse, et saaksite selle edaspidiseks kasutamiseks salvestada.
Google Meet
Üks Google Meeti parimaid omadusi on selle sügav integreerimine Google Workspace'i rakendustega. Kui loote Google Calendarkoosoleku , kuvatakse link Meet, millel kõik osalejad saavad liitumiseks klõpsata.
Meet on populaarne Zoom alternatiiv, mis töötab brauseris, mitte rakenduses, mis on pluss. Subtiitrid töötavad hästi inglise keeles, kuid Meet ei suuda tuvastada, millal osalejad teisi keeli räägivad.
3 Rakendage lühemaid ja tõhusamaid koosolekuid struktureeritud päevakorraga
Koosolekud on tõhusa koostöö selgroog, kuid pikemad ja ebatõhusamad koosolekud võivad raisata raha, aega ja vaeva; kaaluge häirete minimeerimiseks õiget virtuaalse koosoleku etiketti . Siin tulebki mängu hästi koostatud koosoleku päevakord. See võimaldab teil seada meeskonnale selged ootused. Saate isegi koosoleku pikkust lühendada, keskendudes ainult olulistele aruteludele.
Osalejate arusaamine sellest, mida nad koosolekul arutavad, võimaldab paremat ettevalmistust. Samuti kõrvaldab see ebaproduktiivsetele aruteludele kulutatud aja. Hästi struktureeritud tegevuskavad aitavad teil leida täiusliku tasakaalu paindlikkuse ja struktuuri vahel. Siin on mõned näpunäited lühemate ja tõhusamate koosolekute rakendamiseks:
- Kasutage eelseadistatud päevakavasid: Eelnevalt kindlaksmääratud koosoleku päevakord toimib nagu plaan Selle plaaniga saaks teie koosoleku lõpule viia õigel ajal ja õiges suunas Läbimõeldud päevakava peaks andma ülevaate arutelupunktidest See kehtestab iga teema jaoks ajakava, et vältida ületamist.
- Eraldage igale arutelupunktile tähtajad: Peaksite määratlema koosoleku algus- ja lõpuajad ning eraldama igale teemale ajapiirangu Hästi koostatud koosoleku päevakord peaks austama osalejate aega ja aitama hoida fookust algusest lõpuni.
- Ülekulude vältimiseks pidage kinni ajakavast: Pidage meeles, et ületamised on pakitud koosolekul osalemise vaenlane Veenduge, et kõik oleks lühike Kuigi põneva teema arutamine võib olla ahvatlev, on koosolekukulude vähendamiseks ja aja säästmiseks hädavajalik ajakavast kinni pidada.
4 Aja ja ressursside säästmiseks vähendage osalejate arvu
Peaksite vältima meeskonnaliikmete aja raiskamist, meelitades neid koosolekutele, kus nad ei pea osalema. Liiga palju osalejaid muudab arutelud keerulisemaks.
Üldise rusikareeglina on parem kutsuda osalejaid, kelle panus on eesmärkide saavutamiseks vajalik. Vähem osalejaid tähendab, et võõrustaja peab raiskama vähem aega koordineerimisele ja katkestusi on vähem.
Koosolekul osalejate arvu vähendamine aitab ka peamistel otsustajatel keskenduda esmatähtsatele ülesannetele ja keskenduda asjakohastele teemadele või küsimustele.
- Kutsuge ainult olulisi sidusrühmi: Üks võimalus koosolekul osalejate arvu vähendamiseks on kutsuda ainult olulised sidusrühmad See hõlmab olulisi otsustajaid, panustajaid või kedagi teist, WHO mõjutab koosoleku tulemusi.
- Koosoleku kokkuvõtte abil saate mitteosalejaid värskendada. Saate koosoleku kokkuvõtte nendega ühiskasutusse anda ka siis, kui te ei kutsu kõiki koosolekule See tagab, et kõigil on juurdepääs kriitilisele teabele ja aruteludele.
AI Transkriptor kokkuvõtvad funktsioonid võivad automaatselt luua koosoleku kokkuvõtte. See sisaldab praktilisi teadmisi ja peamisi järeldusi koosoleku ärakirjast. Saate jagada kokkuvõtet kõigiga, WHO ei saanud koosolekul osaleda, et nad saaksid kursis olla.
5 Ülesande- ja projektihaldustööriistade kasutamine järeltegevuseks
Järeltegevus on üks parimaid viise, kuidas muuta kohtumine väärtuslikuks. Ülesande- ja projektihaldustarkvara, nagu Asana, Trelloja monday.com , aitab teil ülesannete ülesandeid sujuvamaks muuta ja edenemist jälgida, vähendades vajadust osalejatega käsitsi ühendust võtta.
Ülesannete ja projektijuhtimise tööriistade kasutamine parandab ka vastutust. See tagab, et kõik täidavad määratud toiminguüksused ilma täiendavate koosolekuteta. Siin on mõned tasuta ja tasulised ülesande- ja projektihaldustarkvarad, et vähendada järelkontrolliga seotud koosolekukulusid:
Asana
Asana on kaasaegne projektihaldustarkvara, mis toetab mitut projektijuhtimise stiili. See annab teile täieliku kontrolli selle üle, kuidas te tööd visualiseerite ja korraldate. Samuti leiate palju sisseehitatud funktsioone, mis muudavad koostöö lihtsamaks.
Näiteks võimaldab see intuitiivse ja hästi läbimõeldud liidese abil määrata ülesandeid üksikisikutele. Rakendusesisene otsesõnumside võimaldab teil manustada faile, sildistada teisi projekte ja salvestada videosõnumeid.
Trello
Trello pakub lihtsat visuaalset viisi projektide korraldamiseks Kanbani tahvlite abil. Seda on lihtne kasutada ja sellel pole järsku õppimiskõverat. Tänu lihtsale pukseerimisliidesele saate teie ja teie meeskond tööriista tõhusalt kasutada.
Kaardid või ülesanded sisaldavad tähtaegu, manuseid, pilte, kommentaare, kohandatud välju ja kontroll-loendeid. Kui meeskonnaliikmed on ülesanded täitnud, saavad nad kaardid sobivasse loendisse lohistada.
monday.com
monday.com on veel üks projektijuhtimise rakendus, mis võimaldab teil visualiseerida kõiki projekte ühes kohas. See on väga kohandatav ja aitab teil koondada andmeid ja mõõdikuid visuaalselt atraktiivsele liidesele.
Kuigi monday.com pakub palju kohandamisvõimalusi, on mõned täiustatud funktsioonid ja vaated saadaval ainult kõrgematel hinnatasemetel.
Järeldus
Koosolekud on nagu töötoad, kus meeskonnaliikmed saavad kokku tulla, et kujundada parimaid ideid, kasutades juhtide koostööstrateegiaid . Koosolekute ajastamine ja korraldamine nõuab aga palju aega ja ressursse. Ettevõtted peavad koosolekuid hästi korraldama, et tagada oma kasumi säilimine, ja kaaluma transkriptsiooniteenuste SEO eeliseid veebis nähtavuse tagamiseks.
Õnneks suudavad paljud AI tööriistad automatiseerida aeganõudvaid ja tüütuid ülesandeid. Näiteks saavad arendajad kõne tekstiks teisendamise tööriistade abil koosolekuid transkribeerida . Samuti saavad nad kaugkoosolekute ajastamiseks ja korraldamiseks kasutada populaarseid videokonverentsitööriistu, nagu Zoom või Google Meet .
Selle asemel, et paluda osalejal koosoleku protokolle võtta, saate lisada usaldusväärseid AI tööriistu, näiteks automaatse transkriptsiooni tarkvara . Näiteks saavad Transkriptor teisendada kõne tekstiks ja pakkuda kulude vähendamiseks automaatseid koosolekumärkmeid. Need AI tööriistad aitavad vähendada koosolekukulusid ja muudavad iga seansi tasuvaks.
