Tänu tehisintellektile ja tootlikkuse tööriistade hüppelisele kasvule saate muuta muidu tüütu ülesannete kogumi organiseeritud töövoo osaks. Sellest juhendist leiate 10 kontorirakendust juristidele, mis aitavad teie ülesandeid sujuvamaks muuta ja tõhusust maksimeerida, et saaksite oma aega ja energiat suunata oma rolli strateegilisematele aspektidele.
Miks vajavad juristid kontoritöörakendusi?
Õigusvaldkonna ametid on kogu maailmas tuntud kui nõudlikud, tihedate ajakavadega ja sellega, mis võib tunduda peaaegu võimatu tasakaaluna kohtusaalis esinemiste, kliendikohtumiste ja advokaatide koostöörakenduste vahel , muu hulgas. Sellel maastikul on kaks peamist põhjust, miks juristid vajavad kontorirakendusi. Neid on kirjeldatud allpool toodud alajaotistes.
Õiguspraktika tõhususe suurendamine
Tõhusad töökohad mõjutavad otseselt töötajate tootlikkust, mis omakorda suurendab kasumit. Gallupi uuringust selgus, et efektiivsed meeskonnad on 21% kasumlikumad kui nende kolleegid ning sama põhimõte kehtib ka õiguspraktika kohta. Tootlikkuse tööriistad võivad aidata sujuvamaks muuta ülesandeid, mida muidu täidetaks käsitsi, maksimeerides tõhusust ja kaasatust, sealhulgas kasutades advokaatide transkriptsiooniteenuseid .
Suure hulga õigusdokumentide ja -uuringute haldamine
Juristina olete täiesti teadlik sellest, kui dokumentaalne või paberimahukas on teie tööstus, ja kogu selle dokumentatsiooni läbi sõelumine, et leida asjakohane, võib sageli olla keeruline. Kontoritööriistad pakuvad tõhusat viisi selliste suurte dokumendimahtude salvestamiseks ja haldamiseks, muutes need hõlpsasti juurdepääsetavaks ja otsitavaks.
Millised on põhifunktsioonid, mida otsida juriidiliste spetsialistide kontoritöörakendustest?
Nagu iga teine rakendus või tööriist, peab ka kontoritöörakendus pakkuma teatud funktsioone, millesse tasub investeerida, eriti väga nõudlikus õigusvaldkonnas. Allpool on selgitatud mõnda neist põhifunktsioonidest.
Õigusteabe turvalisus ja konfidentsiaalsus
Kontoritöörakendused peavad pakkuma turvasätteid, mis tagavad tundlike juriidiliste dokumentide konfidentsiaalsuse. Nende hulka kuuluvad andmete varundamine, krüpteerimismehhanismid ja turvalised sisselogimisprotseduurid, mis on kriitilise tähtsusega, kuna õigusvaldkonna amet tugineb ülimale konfidentsiaalsusele.
Integreerimine olemasoleva õigustarkvara ja -vahenditega
Ideaalne rakendus peab sujuvalt integreeruma teie õiguspraktika olemasoleva tehnilise virnaga. Erinevate tööriistade kasutamine, mis nõuavad individuaalset sisselogimist, takistab sageli tootlikkust, mistõttu peab teie valitud kontoritööriist pakkuma kõiki suuremaid integratsioone, sealhulgas neid, millel on suur juriidiline tarkvara ja tööriistad.
Kasutajasõbralikkus ja kohandamisvalikud
Iga rakendus või tarkvara saab tõhusust suurendada ainult siis, kui see on loodud intuitiivselt ja kasutajasõbralikult. Ükski funktsioon ega valik tarkvaras ei tohi juurdepääsuks võtta rohkem kui paar klõpsu ja see peab olema kodeeritud, et tagada maksimaalne reageerimisvõime.
Samuti peab see olema kohandatav vastavalt individuaalsetele vajadustele. Meeskonnad või kasutajad peavad saama rakendust ja selle paigutust oma eelistuste järgi kohandada, et tagada maksimaalne tõhusus.
10 parimat kontoritöörakendust õigusala töötajatele
Kuna juriidilise tööviljakuse rakenduste tähtsus ja põhijooned on kõrvale jäetud, tutvustame teile nüüd 10 parimat rakendust, mida saate oma õiguspraktika jaoks kaaluda. Nende hulka kuuluvad tööriistad, mis saavad luua koosolekumärkmeid juriidilistele meeskondadele, pakkuda kõne tekstiks teisendamise või transkriptsiooniteenuseid jne.
Transkriptor: Juriidiliste dokumentide transkriptsiooniteenuste lihtsustamine
Koosolekute ja ladestuste käsitsi ümberkirjutamine võib olla keeruline ja võib jääda ilma peamistest üksikasjadest. Transkriptor pakub juriidilistele spetsialistidele kõige usaldusväärsemaid transkriptsiooniteenuseid, mis tuvastavad täpselt iga kõneleja ja lisavad ajatempleid vastavalt teie eelistustele. Automatiseeritud transkriptsioonid võimaldavad teil seejärel keskenduda analüüsile ja juhtumite ettevalmistamisele, jagades samal ajal sujuvalt ärakirju oma meeskonnaga.
Clio: Põhjalik praktikahaldustarkvara
Clio on terviklik praktikahaldustarkvara, mis võimaldab teil hallata juhtumeid, luua projekte, jälgida aega, hallata arveldusi ja vaadata kogu klienditeavet ühes intuitiivses liideses. See pakub laialdast integreerimist enam kui 200 tööriista ja tarkvaraga, nii et saate hallata kõiki suuremaid toiminguid ühest seadmest.
Evernote: Koosolekumärkmete ja uurimismaterjalide korraldamine
Evernote on juba mitu aastat olnud õigustööstuse põhiosa kui üks parimaid valikuid märkmete ja salvestiste jäädvustamiseks liikvel olles. Lisaks märkmete ja salvestiste jäädvustamisele ja salvestamisele integreerub Evernote ka teie nutitelefoni kaameraga, et saaksite jäädvustada ja redigeerida dokumente, tahvleid ja muud paberimajandust.
Mõiste: koostööruum juriidilistele meeskondadele
Notion on intuitiivne, koostööl põhinev, kõik-ühes tööruum, kus juristid saavad hallata projekte ja ülesandeid, teha koostööd oma eakaaslastega, korraldada teavet ja isegi märkmeid teha. See on kasulik ka juhtumifailide korraldamisel ja tähtaegade jälgimisel, et tagada, et olete alati ajakavas. 75+ integratsiooniga pääsete ühele intuitiivsele liidesele juurde kõigile teistele oma tehnikapakki tööriistadele ja tarkvarale.
Otter.AI: AI õigusala töötajate koosolekuassistent
Otter.AI on veel üks vahend kõne tekstiks kaasamiseks õiguspraktikasse. See AItoega koosolekuabimees on kasulik, kui peate koosolekud dokumenteerima ilma käsitsi märkmeid tegemata. Tööriist salvestab ja transkribeerib koosolekud automaatselt ning saab need isegi teie eest kokku võtta, nii et teil on ülevaade igast suhtlusest kliendi, tunnistaja jne.
Microsoft OneNote: Digitaalne märkmete tegemine õiguspraktikas
Kui teie õiguspraktika juba kasutab Microsoft 365 komplekti, on OneNote teie jaoks ideaalne märkmete tegemise tööriist. Sülearvutite ja jaotiste kaudu korraldamisega saavad juristid sujuvalt hallata oma märkmeid ja projekte, millele juurde pääseda.
Samuti toetab see multimeediumimärkmeid ja võimaldab teil visandada, et asendada käsitsi kirjutatud märkmete tunnet, lisada pildimärkusi ja luua helisalvestisi, mis kõik võivad muuta kliendikohtumised ja märkmete tegemise imelihtsaks.
Trello: Õigusala töötajate ülesannete ja projektide juhtimine
Trello on üks tuntumaid visuaalse projektijuhtimise tööriistu ning kasutab tahvleid, loendeid ja kaarte, et aidata hallata töövooge ja jälgida töötajate edusamme ülesannete täitmisel. See on nii intuitiivne, kuna sellel on sarnaselt Jirapukseerimisliides , mida saate kasutada ülesannete korraldamiseks ja prioriteetide seadmiseks. Veelgi enam, saate seda kasutada ka koosolekute sujuvamaks muutmiseks ja mitmesuguste mallide hulgast (nt kaug- või iganädalased meeskonnakoosolekud, ajurünnakud ja palju muud).
Slack: Sujuvam suhtlus juriidiliste meeskondade jaoks
Slack on olnud üks nõutumaid koostöövahendeid erinevates tööstusharudes ning see on aeglaselt muutumas populaarseks ka juristide seas. See toimib ka projektijuhtimise tööriistana, mis võimaldab teil jagada ja arutada ülesandeid üksikutel kanalitel ning integreerida selliste tööriistadega nagu Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jirajne. Kokku pakub see üle 2,600 integratsiooni, mille vahel saate valida.
CaseFleet: tõendite korraldamine ja juhtumite analüüs
CaseFleet on juhtumihaldustarkvara, mis aitab sujuvamaks muuta teie juriidilise töö kõiki peamisi aspekte, sealhulgas dokumenteerida teie juhtumi tunnistajate fakte, asjakohaseid küsimusi ja peamisi tõendeid kasutajasõbralikus liideses. Selle kronoloogiline ülesehitusvorming võimaldab teil tugineda konkreetsete ajakavadega juhtumifailidele, mis aitavad näidata sündmuste jada ja tõendeid iga fakti toetamiseks.
DocuSign: Juriidiliste dokumentide turvalised digitaalallkirjad
DocuSign on e-allkirja tööriist, mis võimaldab allkirjastada dokumente kõikjal ja igas seadmes. Üks põhiomadusi on see, et kõik dokumendid on krüpteeritud, mis on õigusdokumentide tundlikku laadi arvestades ülioluline.
Kõige tähtsam on see, et sellise tööriista nagu DocuSign abil allkirjastatud dokumendid on seaduslikud ja tõendina õiguslikult vastuvõetavad. Seetõttu ei pea te allkirjade kogumiseks, protsessi sujuvamaks muutmiseks ja tõhususe maksimeerimiseks kulutama aega klientide või teiste isikutega käsitsi kohtumiseks.
Kuidas kasutada transkriptsiooniteenuseid nagu Transkriptor juriidilise tootlikkuse tagamiseks?
Selline transkriptsiooniteenus nagu Transkriptor pakub õigusala töötajatele tohutuid eeliseid, eriti kuna nad töötavad tööstuses, mis sõltub inimeste suhtlemisest koosolekute vormis. Kuigi paljud neist suhtlustest toimuvad isiklikult, toimuvad paljud ka veebis. Sõltumata meediumist saavad Transkriptor salvestada üksikasjalikke ja täpseid ärakirju, nii et teil on selge ülevaade kõigest, mida arutati.
Transkriptsiooniteenuste Transkriptor kasutamise eelised õiguspraktikas
Transkriptor pakub õigusala töötajatele mitmeid eeliseid, millest kõige olulisemad on loetletud allpool:
- Säästab aega: õigusala töötajad ei pea enam koosolekute ajal käsitsi märkmeid tegema, säästes sellega aega ja tagades, et koosolekud on võimalikult tõhusad.
- Suurem tähelepanu detailidele: Transkriptor tagab, et iga detail, ükskõik kui tähtsusetu, jäädvustatakse ja transkribeeritakse, et saaksite vajadusel loota.
Tõhususe suurendamine juriidiliste dokumentide audio-tekstiks teisendamise abil
Nagu olete praeguseks näinud, on tõhus töökoht palju kasumlikum kui see, mis pole. See toob kaasa ka tootlikuma ja aktiivsema tööjõu. Juriidiliste dokumentide audio-tekstiks teisendamise abil saate intuitiivselt hallata kogu oma verbaalset suhtlust ilma neid käsitsi transkribeerimata. Selleks saate Transkriptor kasutada järgmist.
Samm 1: Avage Transkriptor veebisait ja klõpsake nuppu "Proovi tasuta".
Samm 2: Looge konto, kasutades oma e-posti aadressi ja teie valitud parooli. Samuti saate konto luua olemasoleva Google konto abil, et muuta protsess sujuvamaks.
Samm 3: Kui olete sisse loginud, suunatakse teid Transkriptor armatuurlauale, kus näete mitut võimalust heli- või videofaili transkribeerimiseks importimiseks. Klõpsake nuppu "Salvesta". Valige kuvatavas dialoogiboksis salvestus-, video- ja helisätted ning seejärel klõpsake nuppu "Salvesta".
4. samm: Transkriptor alustan automaatselt teie koosoleku salvestamist. Kui olete lõpetanud, võite klõpsata vasakus alanurgas asuval stopp-ikoonil ja tööriist töötleb teie ärakirja teie eest automaatselt. See esitatakse teile üksikasjalike ajatemplite ja kõnelejate identifitseerimisega.
Näpunäiteid kontoritöörakenduste integreerimiseks seaduslikesse töövoogudesse
On mõned olulised asjad, mida meeles pidada, kui integreerite kontorirakendused oma juriidilisse töövoogu, eriti kuna tegelete kindlasti palju väga konfidentsiaalse ja tundliku teabega. Siin on mõned.
Teie juriidiliste vajaduste jaoks sobivate rakenduste valimine
Kui valite oma õiguspraktika jaoks kontoritöörakenduse, peate arvestama mitmete teguritega, sealhulgas kasutajasõbralikkus ja kohandatavus, turvalisus ja krüptimine ning integratsioonid. Peaksite kõiki neid kaaluma ja veenduma, et konsulteerite enne otsustamist oma organisatsiooni kõigi sidusrühmadega.
Õigusmeeskondade koolitamine uute vahendite tõhusaks kasutamiseks
On ülioluline, et koolitaksite oma meeskonda tagamaks, et nad kasutaksid tõhusalt tootlikkuse tööriistu, et näha tõhususe märgatavat paranemist. Enamiku suurte rakenduste taga olevad meeskonnad pakuvad teile hea meelega demo, nii et selle valimine võib olla samm õiges suunas.
Tehnoloogiale vastavuse ja turvalisuse tagamine õiguspraktikas
Veenduge, et valite rakenduse, millel on parimad turvameetmed, et hoida klienditeavet ja muid dokumente konfidentsiaalsena. Samuti peaksite tagama, et nende rakenduste kasutamine oleks kooskõlas kõigi turvalisusega seotud nõuetelevastavustega, mida olete õiguslikult kohustatud järgima.
Järeldus
Kontoritöörakenduste kaasamine juriidilistesse tavadesse võib tõhususe maksimeerimisel ja töötoote täpsuse suurendamisel palju ära teha. Nende rakendustega säästetud aeg võimaldab meeskondadel keskenduda rohkem strateegiale kui kulutada oma aega käsitsi, ebaproduktiivsetele ülesannetele. See juhend on andnud teile üksikasjaliku loendi 10 parimast kontorirakendusest juristidele, mille hulgast saate valida.
Selline tööriist nagu Transkriptorvõib näiteks aidata õigusspetsialistidel täpselt transkribeerida juriidiliste koosolekute dokumente ja muud suhtlust. See välistab käsitsi märkmete tegemise ja maksimeerib tootlikkust, eriti kui tegemist on mitme kõlariga transkriptsiooniga .
