Kuidas luua digitaalset dokumentatsioonisüsteemi

Arvasite, et dokumentide digiteerimine lahendab kõik teie probleemid. See on aga tõest kaugel. Nüüd, kui digitaalsete dokumentide arv kasvab, võib teil tekkida probleeme nende haldamisega. Kulutate rohkem aega valesti paigutatud failide otsimisele ja korrastamata süsteemide käsitlemisele, vähendades tootlikkust ja põhjustades viivitusi.

Samuti näete raisatud aega ja suuremaid tegevuskulusid. See artikkel annab kõik vastused, kui otsite sellele probleemile lahendust. See aitab teil luua tõhusa digitaalse dokumentatsioonisüsteemi. Saate teada suurepäraseid strateegiaid ja näpunäiteid protsessi sujuvamaks muutmiseks.

Digitaalse dokumentatsiooni põhialuste mõistmine

Digitaalne dokumentatsioon aitab teil kõiki dokumente turvalisemalt salvestada ja hallata. Saate neile igal ajal juurde pääseda. Tegelikult näitasExploding Topics, et ettevõtted, kes tuginevad ainult käsitsi dokumenteerimisele, kaotavad 51% oma tuludest. Enne digiteeritud dokumentide kasutamist peate teadma nende peamisi põhialuseid.

Tõhusa dokumentatsiooni põhikomponendid

Siin on mõned põhikomponendid, mida peate tõhusaks dokumenteerimiseks meeles pidama:

1. Selgus ja järjepidevus: Veenduge, et teave oleks kergesti loetav ja ühtlase vorminguga.
2. Versiooni juhtimine: Tugeva süsteemiga saate muudatusi korralikult jälgida. Lisaks pääsete juurde ka eelmistele versioonidele.
3. Kättesaadavus: Dokumendid peaksid olema volitatud isikutele kättesaadavad. See tagab kasutatavuse turvalisust kahjustamata.
4. Otsitavus: Funktsionaalne otsingufunktsioon aitab teil konkreetseid dokumente kiiresti leida, nii et te ei pea aega raiskama.

Levinud dokumentatsiooniprobleemid

Kuigi dokumentide säilitamine on kasulik, võib see tekitada mitmeid väljakutseid:

1. Kehv organisatsioon: Ilma korraliku süsteemita lähevad dokumendid laiali ja otsinguprotsess muutub aeganõudvaks.
2. Versiooni segadus: Teil ja teie meeskondadel võib olla probleeme vastuoluliste dokumendivärskendustega, kui versioonikontroll on ebapiisav.
3. Turvariskid: Tundlik teave on haavatav volitamata juurdepääsu või rikkumiste suhtes ilma nõuetekohaste kaitsemeetmeteta.
4. Ebaefektiivsus: Kui süsteemid läbivad ülekoormuse, võib see kaasa tuua aja ja vaeva raiskamise.

Sujuvama digitaalse dokumentatsiooni eelised

Kui kasutate paberivaba dokumentatsiooni, võib see osutuda kasulikuks mitmel viisil, näiteks:

1. Rohkem tootlikkust: Kiire juurdepääs hästi organiseeritud dokumentidele vähendab viivitusi ja suurendab meeskonna tõhusust.
2. Parem koostöö: Tsentraliseeritud platvormid aitavad teil töötada mitme dokumendiga korraga.
3. Tugevam turvalisus: Tugevad poliitikad ja tööriistad kaitsevad tundlikke andmeid, säilitades samal ajal juurdepääsetavuse. Statista selgus, et 46% ettevõtetest maksab pärast rünnakut lunaraha.
4. Õigusnormide järgimine: Hästi hallatav süsteem aitab teil järgida standardeid ja minimeerida vastavusriske.

Eduka dokumentatsioonisüsteemi olulised elemendid

Korralik dokumentatsioonisüsteem võib teie töövoogu parandada. Olenemata sellest, kas haldate projekte või korraldate faile, aitab selge strateegia teil dokumente hõlpsalt hooldada. Lisaks saate dokumente tõhusamalt leida ja värskendada.

1. Digitaalsete dokumentide korraldamine: Looge edukas dokumentatsioonisüsteem, rühmitades failid loogiliselt.
2. Nimetamistavade seadistamine: Säilitage järjepidev failinimede andmine, kasutades standardvormingut koos asjakohaste üksikasjadega.
3. Otsitavate arhiivide loomine: Parandage otsitavust, lisades oma dokumentidele märksõnu.

Digitaalsete dokumentide korraldamine

Esiteks peate failide korraldamiseks looma eduka dokumentatsioonisüsteemi. Seejärel veenduge, et rühmitate dokumendid õigesti projektitüüpide, klientide või kuupäevade järgi. Kui töötate koos teiste meeskonnaliikmetega, veenduge, et kõik mõistaksid struktuuri.

Nimetamistavade seadistamine

Segaduse vältimiseks peavad failinimed olema järjepidevad. Seega tuleb valida standardvorming, mis sisaldab asjakohaseid üksikasju, eriti AAAA-KK-PP. See samm tagab, et igaüks saab kiiresti tuvastada digitaalsete dokumentide oleku ja asukoha.

Otsitavate arhiivide loomine

Isegi hästi organiseeritud süsteemi korral peate oma dokumendid siiski otsitavamaks muutma. Parim viis digitaalse dokumentatsiooni leidmiseks on märksõnade lisamine. Kui teie arhiiv kasvab, säästab märksõna lugematuid tunde, kuna te ei pea iga faili kontrollima.

Digitaalse dokumentatsiooni töövoo loomine

Tõhusa digitaalse dokumentatsiooni töövoo loomiseks peate pöörama suurt tähelepanu planeerimisele. See tähendab õigete tööriistade valimist ja juhistele keskendumist. Nii saate parandada failihaldusprotsesse ja tõhustada meeskonna koostööd. Siit saate teada, kuidas saate oma digitaalse dokumentatsiooni töövooge luua.

1. Õigete tööriistade valimine: Valige tööriistad, mis vastavad teie vajadustele, et täiustada dokumentide töövooge.
2. Dokumentatsioonistandardite kehtestamine: Järjepidevuse säilitamiseks kehtestage selged juhised digitaalsete dokumentide korraldamiseks ja vormindamiseks.
3. Versioonikontrolli rakendamine: Rakendage versiooninumbrite või ajatemplitega versioonihaldussüsteem.

Õigete tööriistade valimine

Peate valima asjakohased tööriistad, mis aitavad teil töövooge parandada. Arvestage kindlasti enda ja oma meeskondade vajadustega. Nii saate välja valida dokumentatsiooni töövoo kõige tõhusamad tööriistad. Näiteks võimaldab Transkriptor luua teadmusbaase, et korraldada olulist teavet dokumentide abil.

Dokumentatsioonistandardite kehtestamine

Selged standardid tagavad, et kõik teie meeskonnaliikmed on samal lehel. Seega peate järjepidevuse säilitamiseks looma failide korraldamise ja vormindamise juhised. Võite paluda oma meeskondadel kaustade nimetamisel ja struktureerimisel järgida konkreetseid standardeid. See aitab teil tulevikus segadust vältida.

Versioonikontrolli rakendamine

Versioonikontroll on oluline, kui samade dokumentidega töötab mitu inimest. Sellegipoolest peate rakendama läbipaistva versioonisüsteemi. Uuemate failiversioonide nimetamisel peate lisama versiooninumbrid või ajatemplid. Parim on kasutada Transkriptor, kuna platvorm jälgib muutusi ja võimaldab teil oma töö varasemaid versioone uuesti vaadata.

Tööriistad dokumentatsiooni automatiseerimiseks

Automatiseerimine aitab teil oma dokumentatsioonisüsteemi täpsemalt hallata. Saate säästa aega ja vähendada käsitsi tehtud vigu. Lisaks saate keskenduda väärtuslikele ülesannetele, samal ajal kui korduvad protsessid hoolitsevad iseenesest. Õigete dokumendihaldustööriistade valimine võib aga tunduda hirmutav. Protsessi hõlbustamiseks on siin 5 parimat võimalust, mida peate kaaluma.

1. Transkriptor : Transkriptor on professionaalne heli tekstiks transkriptsiooniplatvorm, mis aitab teil hallata ja salvestada digitaalseid dokumente.
2. Templafy : Templafy saab dokumendihaldusprotsesse automatiseerida.
3. ExperLogix : ExperLogix integreerub CRM - ja ERP-tarkvaraga, et lihtsustada dokumentide loomist.
4. PandaDoc : PandaDoc sisaldab lisafunktsioone dokumentide töövoogude parandamiseks.
5. HotDocs : HotDocs automatiseerib digitaalset dokumentatsiooni ja integreerub teiste platvormidega.

1. Transkriptor

Transkriptor on populaarne heli tekstiks muutmise platvorm, mis saab hakkama kõigi teie transkriptsioonivajadustega. Platvorm võimaldab teil luua kohandatud teadmusbaase, kasutades ärakirju ja dokumente. Sõltuvalt teie plaanist saate luua mitu teadmusbaasi.

Lisaks on Transkriptor varustatud turvalise ja tsentraliseeritud salvestusruumiga, et hoida teie dokumente korras. Seega pääsete hõlpsalt juurde kõigile oma failidele ja kaustadele ning saate neid hallata. Kuna saate olulisi dokumente hõlpsalt alla laadida, saate oma töövooge sujuvamaks muuta.

Lisaks võimaldab Transkriptor teil jälgida muudatusi oma dokumentides. Lisaks aitab funktsioon Ajalugu teil vaadata oma dokumentide eelmisi versioone. Selle tulemusena saate muuta sisuhalduse paindlikumaks.

Põhijooned

• Täpne Transkriptor genereerimine: Transkriptor aitab teil luua heli- ja videofailidest väga täpseid transkriptsioone. Platvorm tagab, et saate transkribeeritud teksti mõne minuti jooksul.
• Mitme keele tugi: Transkriptor toetab 100+ keelt. Seega saate oma transkriptsioone luua mis tahes keeles, mida soovite.
• Suurepärased integratsioonid: Saate integreerida Transkriptor Google Meet, Zoom ja Microsoft Teams . Samuti saate platvormi sünkroonida Google ja Outlook kalendritega.
• AI vestluse assistent: AI vestlusassistendi funktsioon võib teie transkriptsioonifailid ja aruanded kokku võtta. Lisaks peamiste teadmiste hankimisele saate AI esitada ka mis tahes küsimuse. Soovituste AI saate kasutada mis tahes kindlat malli või luua uue.

2. Templafy

Nimekirjas teisel kohal on Templafy . See digitaalse dokumentatsiooni tarkvara aitab teil dokumentatsiooni tõhusamalt automatiseerida ja hallata. See integreerub ka Microsoft Office, Google Workspace'i ja pilvesalvestuslahendustega. Lisaks on sellega kaasas dokumentide kinnitamise töövood ja versioonikontroll. Teie meeskonnad saavad hõlpsasti dokumente luua. Nende hinnakujundus ei ole aga läbipaistev.

3. ExperLogix

ExperLogix on veel üks digitaalne dokumentatsioonihaldussüsteem. See aitab teil automatiseerida ja sujuvamaks muuta dokumentide loomist ja haldamise protsesse. Nende süsteem integreerub tavaliselt erinevate ärirakendustega, nagu CRM - ja ERP-tarkvara. See toetab kohandatavaid töövooge tõhususe parandamiseks. ExperLogix abil ei pea te muretsema turvalisuse ja integratsioonide pärast. Õppimiskõver on aga liiga järsk.

4. PandaDoc

PandaDoc sobib professionaalidele, kes plaanivad luua erinevat tüüpi dokumente. Samuti saate lisafunktsioone, nagu e-allkirjad ja reaalajas koostöö. Süsteem aitab teil automatiseerida dokumentide töövooge ja vähendada käsitsi tehtud vigu. Samuti saate integreerida erinevate CRM - ja projektijuhtimise tööriistadega. See aitab teil suurendada tõhusust ja säilitada tsentraliseeritud dokumentide salvestamist. Paljud kasutajad on aga kurtnud redigeerimisraskuste üle.

5. HotDocs

Nimekirjas on viimasel kohal HotDocs . See on üks esimesi tööriistu turul digitaalse dokumentatsiooni automatiseerimiseks. See tööriist on väga skaleeritav, mis osutub kasulikuks, kui teie vajadused aja jooksul kasvavad. Seda saab paremaks andmehalduseks ja töövoo automatiseerimiseks integreerida teiste süsteemidega. Integreerimine on ka sujuv ja sujuv. Selle hinnaplaanid ei ole aga kulutõhusad.

Dokumentatsioonisüsteemi hooldamise parimad tavad

Tõhusa dokumentatsioonisüsteemi säilitamine tähendab, et peate selle nimel pidevalt pingutama. Kui teie süsteem on seadistatud, on oluline jääda asjakohaseks ja organiseerituks. Siin on mõned dokumentatsiooni parimad tavad dokumentatsioonisüsteemi sujuvaks tööks.

1. Regulaarsed auditid ja uuendused: Kontrollige regulaarselt oma digitaalset dokumentatsiooni, et eemaldada üleliigsed või mittevajalikud failid.
2. Koolitusmeeskonna liikmed: Veenduge, et teie meeskond oleks dokumentatsioonisüsteemide struktuuri ja funktsioonide osas koolitatud.
3. Dokumentatsiooni tõhususe mõõtmine: Jälgige mõõdikuid, nagu failide hankimise aeg ja vanade versioonide kasutamine, et hinnata tõhusust.

Regulaarsed auditid ja uuendused

Pidage meeles, et teie digitaalne dokumentatsioon ei ole midagi, mida peaksite pärast seadistamist unustama. Failide korralduse ülevaatamiseks peate läbi viima regulaarseid auditeid. See on üks tõhusamaid viise üleliigsete või mittevajalike dokumentide eemaldamiseks. Seega koostage nende auditite ajakava, olgu see siis iganädalane või kuu. Veenduge, et arhiveeritud materjalid oleksid endiselt juurdepääsetavad, kuid aktiivsetest failidest eraldi. See hoiab ära segase süsteemi, mis aeglustab tootlikkust.

Koolitusmeeskonna liikmed

Isegi parim dokumentatsioonisüsteem võib ebaõnnestuda, kui teie meeskonnaliikmed ei tea, kuidas seda kasutada. Seetõttu võtke aega, et koolitada oma meeskonda organisatsiooni struktuuri osas. Kui keegi ei tea, kuidas eelmistele versioonidele juurde pääseda, koolitage teda selle konkreetse osa osas. Nõuetekohase väljaõppega saate vigu vähendada. See on tõsi, eriti kui võtate vastu uusi liikmeid.Forbes näitas, et 29% ettevõtetest on hädas töötajate sisseelamisega.

Dokumentatsiooni tõhususe mõõtmine

Peate kindlaks tegema, kas teie dokumentatsioonisüsteem vastab teie vajadustele. Peate jälgima konkreetseid mõõdikuid. Näiteks saate jälgida konkreetsete failide leidmise aega või seda, kui sageli inimesed vanu versioone kasutavad. Valupunktide või ebaefektiivsuse tuvastamiseks peate koguma oma meeskonnalt tagasisidet. Kui teil tekib probleeme, peate need kiiresti lahendama. See tagab, et digitaalne dokumentatsioonisüsteem vastab teie vajadustele.

Järeldus

Digitaalse dokumentatsioonisüsteemi loomine osutub pisut aeganõudvaks. Kui aga olete selle õigesti teinud, saate oma digitaalset dokumentatsiooni hõlpsalt salvestada ja hallata. Teie ja teie meeskonnaliikmed ei pea raiskama aega õigete dokumentide leidmiseks.

Transkriptor võimaldab teil luua transkriptsioone ja salvestada oma dokumente ilma probleemideta. Lisaks võimaldab Transkriptor juurdepääsu ka oma töö eelmistele versioonidele. Seega valige Transkriptor oma dokumentatsioonivajaduste jaoks juba täna.