See juhend juhendab teid Outlooktõhusalt dikteerima , koos näpunäidetega, kuidas kasutada transkriptsioonitööriistu oma töövoo edasiseks täiustamiseks. Microsoft Windowsi dikteerimine võib teie ülesandeid sujuvamaks muuta ja tõhusust parandada, olenemata sellest, kas haldate e-kirju või jäädvustate olulist teavet.
Miks kasutada dikteerimist Outlook?
Dikteerimise kasutamine Outlook pakub mitmeid eeliseid, mis võivad kõnetuvastuse kaudu teie tootlikkust märkimisväärselt suurendada .
Dikteerimise üks peamisi tootlikkuse eeliseid on aja kokkuhoid. Saate kiiresti oma e-kirju ja märkmeid rääkida, võimaldades teil sõnumeid palju kiiremini koostada. See võib olla eriti kasulik suure hulga meilisõnumite haldamisel või koosolekute ajal märkmete kiirel ülesmärkimisel.
Dikteerimine parandab ka täpsust. Kaasaegsed dikteerimismasinad on kõne tekstiks teisendamisel väga täpsed, vähendades trükivigade ja õigekirjavigade võimalust. See tagab, et teie e-kirjad ja märkmed on selged ja professionaalsed, ilma et oleks vaja pidevat korrektuuri.
Käed-vabad e-kirjade koostamise funktsioon on veel üks oluline eelis. Saate koostada e-kirju multitegumtöötluse ajal või siis, kui teie käed on hõivatud muude ülesannetega, dikteerides tippimise asemel.
See paindlikkus võimaldab teil jääda produktiivseks ka siis, kui te pole oma laua taga, hõlbustades oma töökoormuse tõhusat haldamist.
Dikteerimise lubamine ja kasutamine Outlook
Outlook dikteerimine võimaldab teil keskenduda oma e-kirja sisule, muretsemata tippimise pärast, muutes selle suurepäraseks tööriistaks tootlikkuse suurendamiseks. Transkriptsioon Outlook on sujuvalt integreeritud, muutes selle võimsaks tööriistaks hõivatud spetsialistidele, WHO peavad oma suhtlust kiiresti ja täpselt haldama.
Kõne tekstiks Outlook integratsioon toetab ka erinevaid keeli ja aktsente, võimaldades teil tõhusalt suhelda, olenemata teie keelelisest taustast. Saate sisseehitatud dikteerimisfunktsiooni abil tõhusamalt e-kirju koostada, aega säästa ja sujuvat töövoogu säilitada nii kontoris kui ka liikvel olles.
1. samm: juurdepääs dikteerimisfunktsioonile rakenduses Outlook
Alustuseks avage oma arvutis Outlook rakendus (või selle veebiversioon Microsoft 365) ja veenduge, et olete põhiliideses, et alustada Outlookdikteerimisfunktsiooni kasutamist.
Liikuge kas sisendkausta, et koostada uus meilisõnum, või avage uus dokument Word , kui kasutate integreeritud Microsoft Office komplekti, kui Outlook on avatud. Leidke akna ülaosas asuval tööriistaribal vahekaart "Kodu". Siin näete nuppu "Dikteeri", mida tavaliselt tähistab mikrofoni ikoon.
Aktiveerite dikteerimisfunktsiooni, mis võimaldab teil kasutada oma häält transkriptsiooniks, klõpsates nuppu "Dikteeri". Veenduge, et teie mikrofon oleks ühendatud ja töötaks korralikult, kuna see on teie kõne täpseks jäädvustamiseks hädavajalik.
2. samm: meilide ja märkmete dikteerimine
Saate alustada rääkimist, klõpsates nuppu "Dikteeri", et koostada oma e-kirjad või märkmed, kui olete dikteerimisfunktsiooni Outlookaktiveerinud.
Rääkige selgelt ja mõõdukas tempos, et aidata tarkvaral teie sõnu täpselt transkribeerida.
Öelge rääkimise ajal kirjavahemärgid (nt "koma", "punkt" või "uus lõik"), et tagada teksti õige vormindamine. See aitab dikteerimistööriistal mõista, kuidas oma lauseid ja lõike struktureerida.
Püüdke rääkida täielike lausetega ja vältige liiga palju tehnilise žargooni kasutamist, kuna see võib mõnikord põhjustada transkriptsioonivigu.
Klõpsake uuesti nuppu "Dikteeri", et lõpetada salvestamine, kui märkate viga või peate pausi tegema. Seejärel saate vead käsitsi parandada või märkmeid vastavalt vajadusele kohandada.
3. samm: dikteeritud e-kirjade redigeerimine ja saatmine
Oluline on teksti ülevaatamine ja redigeerimine, et tagada selgus ja täpsus pärast seda, kui olete oma e-kirja Outlook dikteerimise lõpetanud.
Alustuseks lugege läbi kogu e-kiri, et kontrollida, kas transkriptsioonivigu, näiteks valesti kirjutatud sõnu või valesid kirjavahemärke. Veenduge, et laused kulgeksid loogiliselt ja et kõik konkreetsed terminid või nimed oleksid õigesti kirjutatud. Lihtsalt klõpsake tekstil, et teha oma parandused käsitsi, kui märkate vigu.
Teil on kasulik redigeerimise ajal mõned osad ümber sõnastada, et parandada loetavust või oma sõnumit paremini edastada.
Kontrollige e-posti aadressi välju ja lisage vajalikud manused, kui olete sisuga rahul. Klõpsake nuppu "Saada", et edastada oma e-kiri, kui kõik tundub hea.
Suurendage tootlikkust transkriptsiooniga Outlook
Transkriptsioonitööriistade, nagu Transkriptor , integreerimine Outlook-ga võib teie tootlikkust märkimisväärselt suurendada. Saate hõlpsalt koostada pikemaid e-kirju, teha põhjalikke koosolekumärkmeid ja luua dokumente, ilma et peaksite tippima, teisendades e-kirjade jaoks heli tekstiks.
Kõne tekstiks teisendamise funktsioonid võimaldavad teil räägitud sõnad kiiresti tekstiks teisendada, säästes aega ja vähendades vigu. See aitab teie töövoogu sujuvamaks muuta, hõlbustades keskendumist oma sisule, mitte kirjutamise mehaanikale.
Transkriptor kasutamine e-posti transkriptsioonide jaoks
Transkriptor on võimas tööriist helisalvestiste tekstiks muutmiseks, muutes keerukate e-kirjade kiire ja tõhusa koostamise lihtsaks. Saate lihtsalt oma mõtted salvestada ja lasta Transkriptor töö teie eest ära teha, selle asemel, et kulutada aega pikkade sõnumite kirjutamisele.
Saate jäädvustada üksikasjalikke ideid, juhiseid või värskendusi ilma ühtegi Word tippimata, kasutades selle heli tekstiks teisendamise võimalusi. See on eriti kasulik hõivatud spetsialistidele, WHO soovivad oma tootlikkust maksimeerida, minimeerides samal ajal kirjutamisele kuluvat aega.
Lihtsalt laadige üles helisalvestis ja Transkriptor transkribeerib teie kõne tekstivormingusse, mis on valmis e-kirja kopeerimiseks. See võimaldab teil keskenduda sisule ja sõnumile, mitte kirjutamise mehaanikale.
Tööriist aitab vähendada ka vigu, kuna see jäädvustab täpselt kõneldavat keelt, sealhulgas tehnilisi termineid või žargooni, mida on raskem õigesti välja kirjutada.
Saate tõhusalt hallata oma suhtlust, koostada keerukaid sõnumeid ja tagada, et teie e-kirjad on selged ja lühikesed, ilma et oleks vaja käsitsi tippida, kasutades e-posti transkriptsioonide jaoks Transkriptor .
Suurendage oma tõhusust, kasutades Transkriptor e-kirjade hõlpsaks transkribeerimiseks Outlook. Proovige kohe Transkriptor , et lihtsustada oma töövoogu ning hoida meilisuhtlus täpne ja korrastatuna.
Koosolekumärkmete transkribeerimine otse Outlook
Transkriptor kasutamine koosolekumärkmete transkribeerimiseks võib olulise teabe korraldamist ja ühiskasutusse andmist oluliselt lihtsustada.
Saate vestluse salvestada ja kasutada Transkriptor heli automaatselt tekstiks teisendamiseks, selle asemel et koosoleku ajal või pärast seda märkmeid käsitsi välja tippida. Seda transkriptsiooni saab seejärel hõlpsasti kopeerida Outlook e-kirja, muutes sisu korraldamise ja koosoleku ajal tehtud põhipunktide, toimingute üksuste või otsuste esiletõstmise lihtsaks.
Tagate, et kõik üksikasjad on täpselt jäädvustatud, mis aitab vähendada kriitilise teabe kadumise võimalust, kirjutades koosolekumärkmed Transkriptor.
Transkriptsiooni saate Outlook jooksul vormindada, et muuta see loetavamaks, lisades vastavalt vajadusele pealkirju või täpploendeid, kui see on valmis. See säästab aega ja hõlbustab teie meeskonnal koosoleku tulemuste ülevaatamist ja mõistmist.
Transkribeeritud märkmete ühiskasutusse andmine Outlook kaudu on sama lihtne kui uue meilisõnumi koostamine. Saate saata organiseeritud teksti otse oma meeskonnaliikmetele, tagades, et kõik on samal lehel.
Kõne tekstiks teisendamise täpsemad funktsioonid rakenduses Outlook
Outlook pakub täiustatud dikteerimisfunktsioone, mis lähevad kaugemale lihtsast kõne tekstiks teisendamisest.
Saate hõlpsasti vormindada teksti, luua täpploendeid ja isegi navigeerida oma e-kirjades käed-vabad Outlook häälkäsklustega. See funktsioon muudab e-kirjade koostamise ja redigeerimise kiiremaks ja tõhusamaks, aidates teil püsida produktiivsena ilma klaviatuuri puudutamata.
Outlook muudab seda, kuidas te oma suhtlust haldate, muutes selle sujuvamaks ja intuitiivsemaks täiustatud dikteerimisfunktsioonide abil.
Häälkäsklused meilivormingu jaoks
Häälkäskluste kasutamine meilisõnumite vormindamiseks rakenduses Outlook võib muuta teie kirjutamisprotsessi palju tõhusamaks. Saate lihtsalt kasutada oma häält oma e-kirjade vormindamiseks vastavalt dikteerimisele, selle asemel, et teksti käsitsi esile tõsta või menüüdes navigeerida.
Öelge lihtsalt "Start bullet list" (Alusta täpploendit) ja Outlook teen ülejäänu, kui teil on vaja lisada täpploendeid. Öelge: "Julge see" või "Kursiivis see" ja see rakendatakse koheselt. Saate isegi muuta fondi suurust või lisada hüperlinke lihtsa häälkäsklusega.
Need häälkäsklused säästavad aega ja aitavad teil keskenduda pigem oma sõnumile kui vormindamise mehaanikale. Need võimaldavad teil kiiresti koostada professionaalse välimusega e-kirju ilma oma voogu rikkumata.
Hääle abil navigeerimine Outlook
Outlook navigeerimine pole häälkäsklustega kunagi olnud lihtsam.
Saate lihtsalt Outlook öelda, kuhu soovite minna, selle asemel, et klõpsata oma postkastis ja kaustades. Öelge "Mine postkasti" ja Outlook viib teid otse teie peamisesse e-posti loendisse. Öelge lihtsalt "Ava mustandid" või "Mine saadetud üksuste juurde" ja Outlook navigeerime seal teie eest koheselt. Öelge "Otsi
See käed-vabad navigeerimine aitab teie e-posti haldamist sujuvamaks muuta, võimaldades teil sisendkaustas ja kaustades tõhusamalt liikuda. Saate hõlpsalt ülesannete vahel vahetada ilma käsi klaviatuurilt või hiirelt maha võtmata, mis võib olla eriti kasulik multitegumtöö tegemisel või hõivatud keskkonnas.
Siiski on oluline märkida, et see funktsioon on praegu saadaval ainult nutitelefonides. Sülearvutites ega arvutites ei toetata Outlook haldamist häälkäsklustega. Seetõttu peate nende häälkäskluste funktsioonide kasutamiseks kasutama oma nutitelefoni rakendust Outlook .
Näpunäiteid tõhusaks dikteerimiseks Outlook
Outlooki kõne tekstiks integreerimise maksimaalseks ärakasutamiseks on oluline järgida mõnda lihtsat reeglit.
Räägi selgelt ja loomulikult. Tehke lausete vahel pisut paus. Paigutage mikrofon õigesti ja vähendage taustamüra. Kasutage selgeid ja konkreetseid käske, et täiustada kõne tekstiks teisendamise funktsioone, tagades, et teie meilid on õigesti vormindatud ja kirjavahemärgistatud.
Saate tagada, et dikteerimine on sujuv ja tõhus, võimaldades teil Outlooki kõne tekstiks teisendamise funktsioonide abil tõhusamalt suhelda, järgides neid tavasid.
Räägi selgelt ja kasuta lihtsat keelt
Dikteerimise täpsuse parandamiseks Outlookon oluline rääkida selgelt ja kasutada lihtsat keelt.
Selge kõne võimaldab kõne tekstiks teisendamise tööriistal teie sõnu paremini ära tunda, minimeerides vigu ja vähendades paranduste vajadust. Sõnastage iga Word hoolikalt ja vältige liiga kiiret rääkimist.
Tarkvara võib vaeva näha, et sammu pidada, mis põhjustab vigu, kui kiirustate oma lauseid läbi. Pidevalt ja mõõdukalt rääkimine annab tööriistale piisavalt aega iga Word täpseks töötlemiseks.
Lihtsa keele kasutamine suurendab ka dikteerimise täpsust. Kõne tekstiks teisendamise tööriist mõistab teie dikteerimist tõenäolisemalt ilma segadusteta, kui jääte sirgjooneliste sõnade ja fraaside juurde.
Tarkvara võib keerukat sõnavara või valdkonna žargooni sageli valesti mõista või valesti tõlgendada, mille tulemuseks on vead, mis nõuavad täiendavat redigeerimist. Lihtsa keele valimine tagab, et teie e-kirjad on algusest peale selged ja lühikesed.
Korrektuur ja redigeerimine enne saatmist
Enne nende saatmist peate pöörama tähelepanu dikteeritud e-kirjade korrektuurile ja redigeerimisele, isegi täiustatud kõne tekstiks teisendamise tehnoloogia abil.
Dikteerimisvahendid võivad teha ka vigu, näiteks tõlgendada sõnu valesti või jääda ilma õigetest kirjavahemärkidest. Dikteeritud sisu üle vaadates saate need vead tabada ja tagada, et teie e-kiri loeb selgelt ja täpselt.
Korrektuur aitab teil tuvastada arusaamatusi, mis tulenevad valesti kuuldud sõnadest või ebamugavatest lausestruktuuridest. Samuti võimaldab see teil oma tooni täpsustada ja veenduda, et teie sõnum edastab täpselt seda, mida kavatsete.
E-kirja redigeerimiseks aja võtmine näitab tähelepanu detailidele ja professionaalsusele, mis on eriti oluline ärisuhtluses. Isegi kiire ülevaade võib teie suhtluse kvaliteeti oluliselt muuta, aidates teil iga kord e-kirja saates positiivse mulje jätta.
Dikteerimise kasutamine koosolekumärkmete jaoks rakenduses Outlook
Dikteerimis- ja transkriptsioonitööriistad Transkriptor muudavad täpsete koosolekumärkmete loomise Outlook lihtsaks.
Saate jäädvustada arutelu iga detaili, ilma et peaksite midagi üles kirjutama, kasutades heli e-kirjade saatmiseks. Lihtsalt aktiveerige dikteerimistööriist koosoleku ajal ja laske sellel vestlus tekstiks transkribeerida.
See lähenemine tagab, et teil on öeldu kohta täielik kirje, mida saate hiljem kiiresti redigeerida ja täpsustada, kasutades Gmaili dikteerimist .
Koosolekumärkmete dikteerimine reaalajas
Koosolekumärkmete reaalajas dikteerimine Outlook ja tööriistade (nt Transkriptor ) abil tagab, et jäädvustate iga detaili selle toimumise ajal, hoides oma kirjed täpsed ja täielikud.
Aktiveerige dikteerimisriist enne koosoleku algust. Paigutage mikrofon nii, et see võtaks teie hääle selgelt üles ja räägiks koosoleku edenedes loomulikult. Saate tagada, et kõik olulised punktid, otsused ja toiminguüksused salvestatakse, ilma et peaksite arutelu voogu katkestama, dikteerides koosoleku ajal märkmeid.
Keskenduge põhipunktide kokkuvõtmisele, selle asemel, et jäädvustada iga Word, mis aitab hoida teie märkmed selged ja lühikesed. Mainige konkreetseid nimesid, kuupäevi ja tähtaegu, et muuta märkmed paremini kasutatavaks.
Te ei jäta ühtegi olulist detaili kahe silma vahele ega pea hiljem mälule lootma, kuna jäädvustate kõike reaalajas. See lähenemine suurendab teie tööviljakust ja tagab, et teie koosolekumärkmed on kõikehõlmavad ja kasulikud edaspidiseks kasutamiseks.
Salvestatud koosolekute transkribeerimine hilisemaks kasutamiseks
Salvestatud koosolekute transkribeerimine selliste tööriistadega nagu Transkriptor muudab lihtsaks üksikasjalike märkmete loomise, mida saab Outlook integreerida edaspidiseks kasutamiseks ja jagamiseks.
Alustuseks salvestage koosolek, kasutades seadet või tarkvara, mis salvestab selge heli. Kui koosolek lõpeb, laadige salvestis Transkriptor üles ja heli teisendatakse kiiresti ja täpselt tekstiks.
See transkriptsioon salvestab põhjalikult kõik arutatud, alates peamistest otsustest kuni tegevusüksusteni. Pärast transkriptsiooni saate teksti hõlpsalt kopeerida ja kleepida Outlook .
Samuti saate märkmeid korraldada, luues spetsiaalse kausta koosoleku ärakirjade jaoks või manustades need otse kalendrisündmustele või meilidele. Nii on lihtne hiljem konkreetsetele aruteludele viidata või koosolekumärkmeid kolleegidega jagada, WHO ei osale.
Järeldus
Dikteerimine Outlook ja sellistes tööriistades nagu Transkriptor võivad teie tootlikkust märkimisväärselt suurendada, lihtsustades meilide koostamist ja märkmete tegemist.
See funktsioon võimaldab teil jäädvustada mõtteid kiiresti ja täpselt, ilma et peaksite tippimisega takerduma, muutes suhtluse tõhusamaks ja tulemuslikumaks. Dikteerimise abil saate keskenduda rohkem oma sõnumite sisule ja vähem kirjutamise mehaanikale.
Uurige dikteerimis- ja transkriptsioonifunktsioone, et Outlookvõimalusi maksimaalselt ära kasutada ja oma töövoogu sujuvamaks muuta.
Proovige Transkriptor juba täna, et muuta oma e-kirjade kirjutamine ja märkmete tegemine kiiremaks ja tõhusamaks. Avastage, kui lihtne on dikteerimise ja transkribeerimise abil oma tootlikkust suurendada.
