Η μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook είναι μια δυνατότητα που χρησιμοποιεί τεχνολογία αναγνώρισης ομιλίας και επιτρέπει τη φωνητική πληκτρολόγηση. Προσφέρει διάφορα πλεονεκτήματα, όπως πολύγλωσση υποστήριξη, εντολές αλληλογραφίας και εντολές για πολλά στοιχεία.
Για να κατανοήσετε πώς να χρησιμοποιείτε τη μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook, απλά πρέπει να ακολουθήσετε μερικά βασικά βήματα. Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξερευνήσετε έναν οδηγό βήμα προς βήμα για την ενεργοποίηση της υπαγόρευσης στο Microsoft Outlook . Επίσης, ανακαλύψτε πώς εργαλεία όπως Transkriptor διευκολύνουν την προηγμένη μεταγραφή email.
Τι είναι η μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook ;
Η φωνητική πληκτρολόγηση στο Outlook χρησιμοποιεί ηλεκτρονική αναγνώριση ομιλίας που υποστηρίζεται από τις υπηρεσίες φωνητικών εντολών Azure . Σύμφωνα με έρευνα τουStatista , οι περισσότεροι αναμένουν ότι η αναγνώριση ομιλίας θα εξελιχθεί σταδιακά προς τέλειες μεταγραφές.
Επισκόπηση της δυνατότητας
Χρειάζεστε μόνο μια σύνδεση στο Internet, ένα μικρόφωνο και έναν κέρσορα σε ένα πλαίσιο κειμένου για να χρησιμοποιήσετε τη φωνητική πληκτρολόγηση στο Outlook . Σας επιτρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε γλώσσα φωνητικής πληκτρολόγησης, η οποία διαφέρει από αυτήν που επιλέξατε για Windows . Μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα εισόδου για να αλλάξετε γλώσσες φωνητικής πληκτρολόγησης.
Ενσωμάτωση ομιλίας σε κείμενο στο Outlook
Η δυνατότητα υπαγόρευσης σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε μετατροπή ομιλίας σε κείμενο για τη δημιουργία περιεχομένου στο Office. Είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να συντάξετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να στείλετε απαντήσεις και να καταγράψετε τον τόνο. Η δυνατότητα είναι προσβάσιμη σε New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac και στο web.
Οφέλη προσβασιμότητας
Υπάρχουν πολλές δυνατότητες προσβασιμότητας στο Outlook για φωνητική πληκτρολόγηση. Με τον Έλεγχο προσβασιμότητας, μπορείτε να αντιμετωπίσετε προβλήματα προσβασιμότητας ενώ γράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μπορείτε να προσθέσετε εναλλακτικά κείμενα σε εικόνες, ώστε τα άτομα που χρησιμοποιούν προγράμματα ανάγνωσης οθόνης να μπορούν να ακούσουν περί τίνος πρόκειται η εικόνα.
Πώς να ενεργοποιήσετε τη μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook
Η μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook απλοποιεί τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετατρέποντας τις προφορικές λέξεις σε κείμενο. Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα, βεβαιωθείτε για τη συμβατότητα και διαμορφώστε τις ρυθμίσεις μικροφώνου και γλώσσας. Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα απλά βήματα για να ενεργοποιήσετε και να μεγιστοποιήσετε αυτό το εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου:
- Ελέγξτε τη συμβατότητα: Βεβαιωθείτε ότι είστε συνδρομητής Microsoft 365 και ορίστε την ομιλούμενη γλώσσα, το μικρόφωνο και την αυτόματη στίξη στις ρυθμίσεις Outlook .
- Ενεργοποίηση υπαγόρευσης: Κάντε κλικ στην επιλογή "Υπαγόρευση", χρησιμοποιήστε ALT +' ή πατήστε Windows + H για το Windows εργαλείο υπαγόρευσης.
- Ρύθμιση πρόσβασης μικροφώνου: Ενεργοποιήστε τα δικαιώματα μικροφώνου στις ρυθμίσεις απορρήτου και ασφάλειας.
- Διαμόρφωση γλώσσας και εντολών: Επιλέξτε μια γλώσσα και ελέγξτε τις διαθέσιμες εντολές. Σημείωση Περιορισμοί για τις γλώσσες προεπισκόπησης.
Βήμα 1: Ελέγξτε τη συμβατότητα
Η λειτουργία υπαγόρευσης είναι διαθέσιμη μόνο σε συνδρομητές Microsoft 365 . Για να ενεργοποιήσετε τις ρυθμίσεις υπαγόρευσης στο Outlook, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι για να δείτε τις διαθέσιμες ρυθμίσεις. Για την ομιλούμενη γλώσσα, μπορείτε να προβάλετε και να αλλάξετε γλώσσες στο αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, μπορείτε να προβάλετε και να αλλάξετε το μικρόφωνό σας.
Βήμα 2: Ενεργοποίηση υπαγόρευσης
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία υπαγόρευσης κάνοντας κλικ στο κουμπί "Υπαγόρευση" στη γραμμή εργαλείων. Στην έκδοση New Outlook, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου ALT +' ή πατήστε το εικονίδιο μικροφώνου στην κορδέλα για να συνεχίσετε την υπαγόρευση.
Ενδέχεται το κουμπί υπαγόρευσης να μην είναι προς το παρόν διαθέσιμο σε ορισμένες Outlook προεπισκοπήσεις για Windows . Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα υπαγόρευσης χρησιμοποιώντας το εργαλείο υπαγόρευσης Windows .
Βήμα 3: Ρύθμιση πρόσβασης μικροφώνου
Για να χρησιμοποιήσετε το μικρόφωνό σας με εφαρμογές στο Windows, πρέπει να ενεργοποιήσετε ορισμένα δικαιώματα στις ρυθμίσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα Έναρξη, Ρυθμίσεις και Προστασία προσωπικών δεδομένων και ασφάλεια. Στη συνέχεια, αναζητήστε Μικρόφωνο κάτω από τα δικαιώματα εφαρμογής και βεβαιωθείτε ότι η Πρόσβαση μικροφώνου είναι ενεργοποιημένη.
Βήμα 4: Ρύθμιση παραμέτρων γλώσσας και εντολών
Μπορείτε να επιλέξετε μια γλώσσα από την αναπτυσσόμενη λίστα για μια λίστα εντολών που είναι διαθέσιμες σε κάθε υποστηριζόμενη γλώσσα. Λάβετε υπόψη ότι, για την αγγλική γλώσσα, υποστηρίζονται προς το παρόν μόνο σημεία στίξης και σύμβολα, νόμισμα, μαθηματικά και emojis/πρόσωπα. Υπάρχουν υποστηριζόμενες γλώσσες και γλώσσες προεπισκόπησης.
Οδηγός βήμα προς βήμα για τη χρήση φωνής σε κείμενο στο Outlook
Η μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook κάνει τη δημιουργία email πιο αποτελεσματική μετατρέποντας την ομιλία σε κείμενο. Μπορείτε να συντάξετε, να επεξεργαστείτε και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου hands-free με απλά βήματα. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη χρήση φωνής σε κείμενο στο Outlook :
Βήμα 1: Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μεταβείτε στο Microsoft Outlook και ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το σώμα του μηνύματος, μεταβείτε στην καρτέλα Μήνυμα και επιλέξτε Υπαγόρευση. Στο Outlook for Mac, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απαντήστε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Μήνυμα και, στη συνέχεια, στην επιλογή Υπαγόρευση. Βεβαιωθείτε ότι είστε συνδεδεμένοι στο Microsoft 365 από μια συσκευή με δυνατότητα μικροφώνου.
Βήμα 2: Ξεκινήστε την υπαγόρευση
Χρησιμοποιώντας Mac, μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε την υπαγόρευση με τη συντόμευση πληκτρολογίου: ⌥ (Επιλογή) + F1. Στο web, μεταβείτε στην καρτέλα Μήνυμα και επιλέξτε Υπαγόρευση. Στη συνέχεια, περιμένετε να ενεργοποιηθεί το κουμπί Υπαγόρευση, αρχίστε να ακούτε και αρχίστε να μιλάτε για να δείτε το κείμενο να εμφανίζεται στην οθόνη.
Βήμα 3: Χρησιμοποιήστε φωνητικές εντολές για επεξεργασία
Εκτός από την απλή εκφώνηση του περιεχομένου, μπορείτε να εκφωνήσετε εντολές για να προσθέσετε σημεία στίξης και να εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες. Για επεξεργασία και μορφοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φωνητικές εντολές. Μερικά κοινά φωνητικά σχόλια περιλαμβάνουν: διαγραφή, διαγραφή αυτού, διαγραφή τελευταίων [1-100] λέξεων/προτάσεων, εισαγωγή κενού χώρου και backspace.
Βήμα 4: Έλεγχος και αποστολή
Κάθε φορά που συγκεντρώνετε διαφορετικούς ανθρώπους με διαφορετικές ατζέντες και απόψεις, πρέπει να τους προσφέρετε έναν τρόπο να συνεργάζονται με διαφάνεια. Μόνο όταν όλοι μπορούν να δουν όλα όσα συμβαίνουν και να τα κατανοήσουν στο ίδιο μέρος και με τον ίδιο τρόπο, η διαδικασία ελέγχου και έγκρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι διαφανής, εξορθολογισμένη και αποτελεσματική.
Χαρακτηριστικά του εργαλείου μετατροπής φωνής σε κείμενο της Outlook
Το Outlook εργαλείο μετατροπής φωνής σε κείμενο προσφέρει μια σειρά ισχυρών χαρακτηριστικών για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και της προσβασιμότητας. Ακολουθούν ορισμένες δυνατότητες του εργαλείου μετατροπής φωνής σε κείμενο Outlook :
Πολύγλωσση υποστήριξη
Πριν ξεκινήσετε, πρέπει να ελέγξετε τις γλώσσες που υποστηρίζει η Windows σας έκδοση. Στο Windows 11, μερικές από τις γλώσσες που υποστηρίζονται είναι: βουλγαρικά, κινέζικα, κροατικά, τσεχικά, δανικά, ολλανδικά, αγγλικά, εσθονικά και άλλα. Για να αλλάξετε γλώσσες φωνητικής πληκτρολόγησης, πρέπει να αλλάξετε τη γλώσσα εισόδου.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εναλλαγή γλωσσών στη γωνία της γραμμής εργασιών. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Windows λογότυπου + πλήκτρο διαστήματος στο πληκτρολόγιό σας. Τέλος, πατήστε την εναλλαγή γλώσσας κάτω δεξιά στο πληκτρολόγιο αφής.
Επιλογές προσβασιμότητας
Microsoft 365 εφαρμογές για να είναι ευκολότερο και πιο άνετο για εσάς να βλέπετε τα στοιχεία στην οθόνη σας. Εάν τα χρώματα της οθόνης είναι πολύ φωτεινά, δοκιμάστε να ενεργοποιήσετε το νυχτερινό φως. Αλλάζει τη θερμοκρασία χρώματος της οθόνης σας, εμφανίζοντας θερμότερα χρώματα που είναι πιο εύκολα για τα μάτια σας. Εάν αντιμετωπίζετε αχρωματοψία (ανεπάρκεια έγχρωμης όρασης σύμφωνα με Cleveland Clinic ), Windows έρχεται με προσχεδιασμένα φίλτρα αχρωματοψίας.
Ενσωμάτωση με Microsoft Office Suite
Microsoft σας επιτρέπει να υπαγορεύετε τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία του Office. Μπορείτε να υπαγορεύσετε Word έγγραφα, Outlook μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σημειώσεις OneNote . Για να χρησιμοποιήσετε την υπαγόρευση στο Word, ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον έγγραφο και μεταβείτε στην Αρχική σελίδα > Υπαγόρευση. Ενεργοποιήστε το κουμπί υπαγόρευσης και αρχίστε να μιλάτε. Μπορείτε να ακολουθήσετε παρόμοια βήματα στο OneNote για να δημιουργήσετε πρόχειρα, να καταγράψετε σημειώσεις και να κάνετε σχόλια.
Χρήση Transkriptor για προηγμένη μεταγραφή email
Transkriptor χρησιμοποιεί AI και παράγει μεταγραφές υψηλής ποιότητας. Οι υπερσύγχρονοι αλγόριθμοί του μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και προσπάθεια. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη χρήση Transkriptor για προηγμένη μεταγραφή email:
Βήμα 1: Ανεβάστε τον ήχο σας στο Transkriptor
Εγγραφή ήχου χρησιμοποιώντας την εφαρμογή φωνής στο τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας. Αφού το κάνετε, συνδεθείτε στο Transkriptor χρησιμοποιώντας το Gmail σας και αποκτήστε πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου. Στη συνέχεια, θα μεταφερθείτε στη σελίδα "Επιλέξτε τη γλώσσα σας".
Μπορείτε να αναζητήσετε τη γλώσσα σας μεταξύ των 100+ διαθέσιμων γλωσσών από τη γραμμή αναζήτησης. Κάντε κλικ στο επόμενο και ανεβάστε/ηχογραφήστε τη φωνή σας. Μπορείτε να εγγράψετε τη φωνή σας απευθείας με Transkriptor και να τη μετατρέψετε σε κείμενο. Ως δεύτερη επιλογή, μπορείτε να ανεβάσετε ένα αρχείο ήχου από την τοπική συσκευή σας για μεταγραφή.
Βήμα 2: Δημιουργήστε ακριβείς μεταγραφές
Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, Transkriptor θα δημιουργήσει τη μεταγραφή. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη μεταγραφή στη σελίδα του προγράμματος επεξεργασίας. Μπορείτε να βρείτε τη βιβλιοθήκη προτύπων στην αριστερή πλευρά της γραμμής εργασιών. Μπορείτε να γράψετε κάτι ή να πατήσετε'space' για Al και'/' για εντολές. Πατήστε διάστημα και πληκτρολογήστε "δημιουργήστε ένα καλά μορφοποιημένο email" στην ίδια γραμμή εργασιών.
Βήμα 3: Επεξεργασία και μορφοποίηση της μεταγραφής
Μόλις έχετε ένα πρότυπο email, μπορείτε να το προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Στην αριστερή πλευρά της γραμμής εργασιών, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις γραμμές για να μορφοποιήσετε το πρότυπο email. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κεφαλίδες, λίστες, λίστες υποχρεώσεων, εισαγωγικά ή κώδικα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν σύνδεσμο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο υπερσύνδεσης δίπλα στο εικονίδιο με τις τρεις γραμμές.
Βήμα 4: Αντιγραφή και επικόλληση σε Outlook
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "αντιγραφή" στην ίδια στήλη της γραμμής εργασιών για να αντιγράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν είστε πρόθυμοι να κάνετε περαιτέρω αλλαγές, μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας στις δυνατότητες Transkriptor παρέχει. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο "αναίρεση" ή "επανάληψη" για να κάνετε διορθώσεις.
Για να βελτιώσετε τη μορφοποίηση, μπορείτε να κάνετε "έντονη γραφή", "υπογράμμιση" ή "πλάγια γραφή" του κειμένου. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Λήψη σημείωσης", μπορείτε να κατεβάσετε το email σε μορφή Word ή κειμένου για να το αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση.
Βήμα 5: Εξοικονομήστε χρόνο με μεταγραφή παρτίδας
Transkriptor σας επιτρέπει να μεταγράφετε πολλά μηνύματα ήχου ταυτόχρονα. Μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή "Μεταγραφή αρχείου ήχου ή βίντεο" και ανεβάστε πολλά αρχεία ήχου.
Υποστηρίζει διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων των MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR, και MKV . Μπορείτε να δημιουργήσετε μεταγραφές για να διαχειριστείτε έναν υψηλό όγκο email.
Συμβουλές για τη μεγιστοποίηση της μετατροπής φωνής σε κείμενο στο Outlook
Σύμφωνα με AbilityNet , οι τυποποιημένες τεχνολογίες, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων αναγνώρισης φωνής, μπορούν να βοηθήσουν τους δυσλεκτικούς ανθρώπους. Ωστόσο, η χρήση των κατάλληλων τεχνικών και εργαλείων για τη μεγιστοποίηση της αναγνώρισης ομιλίας είναι απαραίτητη.
- Μιλήστε καθαρά: Προφέρετε λέξεις αργά και καθαρά και καταγράψτε τον εαυτό σας για να παρακολουθείτε τη βελτίωση.
- Χρησιμοποιήστε μικρόφωνο υψηλής ποιότητας: Επιλέξτε ένα μικρόφωνο εξάλειψης θορύβου για να μειώσετε τον θόρυβο του περιβάλλοντος και να καταγράψετε καθαρότερο ήχο.
- Εξοικειωθείτε με τις εντολές: Μάθετε φωνητικές εντολές για γρήγορες ενέργειες, όπως αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθήκη παραληπτών και προσαρμογή θεμάτων.
- Συνδυάστε με Transkriptor : Χρησιμοποιήστε Transkriptor για να μεταγράψετε ήχο και να στείλετε αυτόματα καλά μορφοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω Outlook .
Μιλήστε καθαρά
Μιλήστε αργά και καθαρά, προφέροντας κάθε λέξη και ήχο. Αποφύγετε να βιάζεστε να διαβάζετε προτάσεις, γιατί αυτό θα κάνει την προφορά σας ασαφή. Η επιβράδυνση σας βοηθά να επικεντρωθείτε στους σωστούς ήχους που παράγονται και κάνει την ομιλία σας πιο εμφανή. Μπορείτε να ηχογραφήσετε τον εαυτό σας ενώ εξασκείστε στην ομιλία.
Χρησιμοποιήστε μικρόφωνο υψηλής ποιότητας
Ένα μικρόφωνο εξάλειψης θορύβου περιέχει δύο ή περισσότερα μικρόφωνα που καταγράφουν ήχο από διαφορετικές κατευθύνσεις. Το πρωτεύον μικρόφωνο συνήθως κατευθύνεται προς το στόμα σας. Τα δευτερεύοντα μικρόφωνα λαμβάνουν τον περιβάλλοντα θόρυβο από όλες τις κατευθύνσεις. Σε συνδυασμό με ορισμένους ψηφιακούς αλγόριθμους, «αφαιρούν» τον περιβάλλοντα θόρυβο από την εξίσωση, αφήνοντας μόνο τη φωνή σας.
Εξοικειωθείτε με τις εντολές
Μερικές από τις εντολές αλληλογραφίας με τις οποίες πρέπει να εξοικειωθείτε είναι αποστολή email, αποστολή email -> ναι, αποστολή email -> ακύρωση,
Συνδυάστε με εργαλεία όπως το Transkriptor
Χρησιμοποιώντας Transkriptor, μπορείτε να στείλετε αυτόματα νέες μεταγραφές ως Outlook συνημμένα. Μόλις ολοκληρωθεί μια μεταγραφή στο Transkriptor, θα σταλεί αυτόματα ως συνημμένο email μέσω Outlook . Transkriptor μπορούν να μεταγράψουν πολλά αρχεία ήχου σε κείμενο και επίσης να δημιουργήσουν καλά μορφοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, επιτρέποντάς σας να δημιουργείτε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λιγότερο χρόνο.
Συμπέρασμα: Απλοποιήστε τη σύνταξη email με φωνή σε κείμενο και Transkriptor
Η μετατροπή φωνής σε κείμενο στο Outlook έχει φέρει επανάσταση στη σύνταξη email ενσωματώνοντας προηγμένες δυνατότητες μετατροπής ομιλίας σε κείμενο. Transkriptor βελτιώνει την ενσωμάτωση ομιλίας σε κείμενο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook παρέχοντας ακριβείς μεταγραφές. Η δυνατότητα μεταγραφής παρτίδας και η ενσωμάτωσή του με Outlook για αυτοματοποιημένα συνημμένα email το καθιστούν ένα ανεκτίμητο εργαλείο. Αξιοποιώντας εργαλεία μεταγραφής email σε Outlook όπως Transkriptor, οι χρήστες μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητα και να διατηρήσουν την ακρίβεια.