Πώς να δημιουργήσετε ένα ψηφιακό σύστημα τεκμηρίωσης

Νομίζατε ότι η ψηφιοποίηση των εγγράφων σας θα έλυνε όλα τα προβλήματά σας. Ωστόσο, απέχει πολύ από την αλήθεια. Τώρα που ο αριθμός των ψηφιακών εγγράφων αυξάνεται, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα με τη διαχείρισή τους. Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο αναζητώντας αρχεία χωρίς συγχρονισμό και χειρίζεστε αποδιοργανωμένα συστήματα, μειώνοντας την παραγωγικότητα και προκαλώντας καθυστερήσεις.

Βλέπετε επίσης χαμένο χρόνο και περισσότερα λειτουργικά κόστη. Αυτό το άρθρο παρέχει όλες τις απαντήσεις εάν αναζητάτε λύση σε αυτό το πρόβλημα. Θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα ψηφιακής τεκμηρίωσης. Θα μάθετε μερικές εξαιρετικές στρατηγικές και συμβουλές για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας.

Κατανόηση των βασικών αρχών ψηφιακής τεκμηρίωσης

Η ψηφιακή τεκμηρίωση μπορεί να σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε όλα τα έγγραφά σας με μεγαλύτερη ασφάλεια. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όποτε θέλετε. Στην πραγματικότητα, Exploding Topics αποκάλυψε ότι οι επιχειρήσεις που βασίζονται μόνο σε χειροκίνητη τεκμηρίωση θα χάσουν το 51% των εσόδων τους. Πριν χρησιμοποιήσετε τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, πρέπει να γνωρίζετε τα κύρια βασικά στοιχεία τους.

Βασικά στοιχεία της αποτελεσματικής τεκμηρίωσης

Ακολουθούν ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει να θυμάστε για αποτελεσματική τεκμηρίωση:

1. Σαφήνεια και συνέπεια: Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι ευανάγνωστες και έχουν συνεπή μορφοποίηση.
2. Έλεγχος έκδοσης: Με ένα ισχυρό σύστημα, μπορείτε να παρακολουθείτε σωστά τις αλλαγές. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση στις προηγούμενες εκδόσεις.
3. Προσβασιμότητα: Τα έγγραφα πρέπει να είναι διαθέσιμα σε εξουσιοδοτημένα άτομα. Αυτό θα διασφαλίσει τη χρηστικότητα χωρίς να διακυβεύεται η ασφάλεια.
4. Δυνατότητα αναζήτησης: Μια λειτουργική λειτουργία αναζήτησης μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε γρήγορα συγκεκριμένα έγγραφα, ώστε να μην χρειάζεται να χάνετε χρόνο.

Κοινές προκλήσεις τεκμηρίωσης

Ενώ η διατήρηση της τεκμηρίωσης είναι επωφελής, μπορεί να δημιουργήσει αρκετές προκλήσεις:

1. Κακή οργάνωση: Χωρίς κατάλληλο σύστημα, τα έγγραφα θα διασκορπιστούν και η διαδικασία ανάκτησης θα γίνει χρονοβόρα.
2. Σύγχυση έκδοσης: Εσείς και οι ομάδες σας ενδέχεται να αντιμετωπίσετε αντικρουόμενες ενημερώσεις εγγράφων, εάν ο έλεγχος έκδοσης είναι ανεπαρκής.
3. Κίνδυνοι ασφαλείας: Οι ευαίσθητες πληροφορίες είναι ευάλωτες σε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή παραβιάσεις χωρίς κατάλληλες διασφαλίσεις.
4. Ανεπάρκεια: Όταν τα συστήματα περνούν από υπερφόρτωση, μπορεί να οδηγήσει σε σπατάλη χρόνου και προσπάθειας.

Οφέλη της βελτιωμένης ψηφιακής τεκμηρίωσης

Όταν χρησιμοποιείτε τεκμηρίωση χωρίς χαρτί, μπορεί να αποδειχθεί επωφελής με διάφορους τρόπους, όπως:

1. Περισσότερη παραγωγικότητα: Η γρήγορη πρόσβαση σε καλά οργανωμένα έγγραφα μειώνει τις καθυστερήσεις και ενισχύει την αποτελεσματικότητα της ομάδας.
2. Καλύτερη συνεργασία: Οι κεντρικές πλατφόρμες θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε σε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα.
3. Ισχυρότερη ασφάλεια: Ισχυρές πολιτικές και εργαλεία προστατεύουν τα ευαίσθητα δεδομένα, διατηρώντας παράλληλα την προσβασιμότητα. Statista αποκάλυψε ότι το 46% των εταιρειών πληρώνουν λύτρα μετά από μια επίθεση.
4. Κανονιστική συμμόρφωση: Ένα καλά διαχειριζόμενο σύστημα θα σας βοηθήσει να τηρήσετε τα πρότυπα και να ελαχιστοποιήσετε τους κινδύνους συμμόρφωσης.

Βασικά στοιχεία ενός επιτυχημένου συστήματος τεκμηρίωσης

Ένα κατάλληλο σύστημα τεκμηρίωσης μπορεί να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας. Είτε διαχειρίζεστε έργα είτε οργανώνετε αρχεία, μια σαφής στρατηγική θα σας βοηθήσει να διατηρείτε εύκολα τα έγγραφά σας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εντοπίσετε και να ενημερώσετε τα έγγραφα πιο αποτελεσματικά.

1. Οργάνωση των ψηφιακών εγγράφων σας: Δημιουργήστε ένα επιτυχημένο σύστημα τεκμηρίωσης ομαδοποιώντας αρχεία λογικά.
2. Δημιουργία συμβάσεων ονοματοδοσίας: Διατηρήστε συνεπή ονομασία αρχείων χρησιμοποιώντας μια τυπική μορφή με σχετικές λεπτομέρειες.
3. Δημιουργία αρχείων με δυνατότητα αναζήτησης: Βελτιώστε τη δυνατότητα αναζήτησης προσθέτοντας λέξεις-κλειδιά στα έγγραφά σας.

Οργάνωση των ψηφιακών εγγράφων σας

Πρώτα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα επιτυχημένο σύστημα τεκμηρίωσης για να οργανώσετε τα αρχεία σας. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε ομαδοποιήσει σωστά τα έγγραφα κατά τύπους έργου, πελάτες ή ημερομηνίες. Εάν εργάζεστε με άλλα μέλη της ομάδας, βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τη δομή.

Ρύθμιση συμβάσεων ονοματοδοσίας

Για να αποφευχθεί η σύγχυση, τα ονόματα αρχείων πρέπει να είναι συνεπή. Επομένως, πρέπει να επιλεγεί μια τυποποιημένη μορφή που να περιλαμβάνει σχετικές λεπτομέρειες, ιδίως ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ. Αυτό το βήμα θα διασφαλίσει ότι όλοι μπορούν να προσδιορίσουν γρήγορα την κατάσταση και τη θέση των ψηφιακών εγγράφων.

Δημιουργία αρχείων με δυνατότητα αναζήτησης

Ακόμη και με ένα καλά οργανωμένο σύστημα, πρέπει να κάνετε τα έγγραφά σας πιο αναζητήσιμα. Ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε την ψηφιακή σας τεκμηρίωση είναι να προσθέσετε λέξεις-κλειδιά. Όταν το αρχείο σας μεγαλώσει, η λέξη-κλειδί θα εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες, καθώς δεν θα χρειαστεί να ελέγξετε κάθε αρχείο.

Δημιουργία ροής εργασίας ψηφιακής τεκμηρίωσης

Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασίας ψηφιακής τεκμηρίωσης, πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στον προγραμματισμό. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επιλέξετε τα σωστά εργαλεία και να εστιάσετε στις κατευθυντήριες γραμμές. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βελτιώσετε τις διαδικασίες διαχείρισης αρχείων και να βελτιώσετε την ομαδική συνεργασία. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τις ροές εργασίας ψηφιακής τεκμηρίωσης.

1. Επιλέγοντας τα σωστά εργαλεία: Επιλέξτε εργαλεία που ευθυγραμμίζονται με τις ανάγκες σας για να βελτιώσετε τις ροές εργασίας εγγράφων.
2. Καθιέρωση προτύπων τεκμηρίωσης: Καθορίστε σαφείς οδηγίες για την οργάνωση και τη μορφοποίηση ψηφιακών εγγράφων για να διατηρήσετε τη συνέπεια.
3. Εφαρμογή ελέγχου έκδοσης: Εφαρμόστε ένα σύστημα ελέγχου έκδοσης με αριθμούς έκδοσης ή χρονικές σημάνσεις.

Επιλέγοντας τα σωστά εργαλεία

Πρέπει να επιλέξετε σχετικά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις ροές εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει υπόψη τις ανάγκες σας και των ομάδων σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιλέξετε τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για τη ροή εργασίας τεκμηρίωσης. Για παράδειγμα, Transkriptor θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε βάσεις γνώσεων για να οργανώσετε σημαντικές πληροφορίες χρησιμοποιώντας έγγραφα.

Καθιέρωση προτύπων τεκμηρίωσης

Τα σαφή πρότυπα διασφαλίζουν ότι όλοι στην ομάδα σας βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Επομένως, πρέπει να δημιουργήσετε οδηγίες για την οργάνωση και τη μορφοποίηση αρχείων για να διατηρήσετε τη συνέπεια. Μπορείτε να ζητήσετε από τις ομάδες σας να ακολουθούν συγκεκριμένα πρότυπα κατά την ονομασία και τη δομή των φακέλων. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τη σύγχυση στο μέλλον.

Εφαρμογή ελέγχου έκδοσης

Ο έλεγχος έκδοσης είναι απαραίτητος όταν πολλά άτομα εργάζονται στα ίδια έγγραφα. Τούτου λεχθέντος, πρέπει να εφαρμόσετε ένα διαφανές σύστημα διαχείρισης εκδόσεων. Όταν ονομάζετε νεότερες εκδόσεις αρχείων, πρέπει να συμπεριλάβετε αριθμούς έκδοσης ή χρονικές σημάνσεις. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε Transkriptor, καθώς η πλατφόρμα παρακολουθεί τις αλλαγές και σας επιτρέπει να επισκεφθείτε ξανά προηγούμενες εκδόσεις της δουλειάς σας.

Εργαλεία αυτοματοποίησης τεκμηρίωσης

Ο αυτοματισμός θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε το σύστημα τεκμηρίωσής σας με μεγαλύτερη ακρίβεια. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να μειώσετε τα χειροκίνητα σφάλματα. Επιπλέον, μπορείτε να εστιάσετε σε εργασίες υψηλής αξίας, ενώ οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες φροντίζουν τον εαυτό τους. Ωστόσο, η επιλογή των σωστών εργαλείων διαχείρισης εγγράφων μπορεί να φαίνεται τρομακτική. Για να σας βοηθήσουμε με τη διαδικασία, εδώ είναι οι κορυφαίες 5 επιλογές που πρέπει να λάβετε υπόψη.

1. Transkriptor : Transkriptor είναι μια επαγγελματική πλατφόρμα μεταγραφής ήχου σε κείμενο που μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε ψηφιακά έγγραφα.
2. Templafy : Templafy μπορεί να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων.
3. ExperLogix : ExperLogix ενσωματώνεται με λογισμικό CRM και ERP για τον εξορθολογισμό της δημιουργίας εγγράφων.
4. PandaDoc : PandaDoc συνοδεύεται από πρόσθετες δυνατότητες για τη βελτίωση των ροών εργασίας εγγράφων.
5. HotDocs : HotDocs αυτοματοποιεί την ψηφιακή τεκμηρίωση και ενσωματώνεται με άλλες πλατφόρμες.

1. Transkriptor

Transkriptor είναι μια δημοφιλής πλατφόρμα ήχου σε κείμενο που μπορεί να χειριστεί όλες τις ανάγκες μεταγραφής σας. Η πλατφόρμα θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες βάσεις γνώσεων χρησιμοποιώντας μεταγραφές και έγγραφα. Ανάλογα με το σχέδιό σας, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βάσεις γνώσεων.

Επιπλέον, Transkriptor διαθέτει ασφαλή και κεντρική αποθήκευση για να διατηρείτε τα έγγραφά σας οργανωμένα. Έτσι, μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαχειριστείτε όλα τα αρχεία και τους φακέλους σας. Καθώς μπορείτε να ανακτήσετε εύκολα σημαντικά έγγραφα, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας σας.

Επιπλέον, Transkriptor θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα έγγραφά σας. Επιπλέον, η λειτουργία Ιστορικό θα σας βοηθήσει να δείτε τις προηγούμενες εκδόσεις των εγγράφων σας. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να κάνετε τη διαχείριση περιεχομένου πιο ευέλικτη.

Βασικά χαρακτηριστικά

• Ακριβής δημιουργία Transkriptor : Transkriptor μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε εξαιρετικά ακριβείς μεταγραφές από αρχεία ήχου και βίντεο. Η πλατφόρμα θα διασφαλίσει ότι θα λάβετε μεταγραμμένο κείμενο μέσα σε λίγα λεπτά.
• Υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών: Transkriptor υποστηρίζει 100+ γλώσσες. Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε τις μεταγραφές σας σε οποιαδήποτε γλώσσα θέλετε.
• Εξαιρετικές ενσωματώσεις: Μπορείτε να ενσωματώσετε Transkriptor με Google Meet, Zoom και Microsoft Teams . Μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε την πλατφόρμα με ημερολόγια Google και Outlook .
• AI Βοηθός συνομιλίας: Η λειτουργία βοηθού συνομιλίας AI μπορεί να συνοψίσει τα αρχεία μεταγραφής και τις αναφορές σας. Εκτός από την εξαγωγή βασικών πληροφοριών, μπορείτε επίσης να κάνετε την AI οποιαδήποτε ερώτηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε συγκεκριμένο πρότυπο για AI προτάσεις ή να δημιουργήσετε ένα νέο.

2. Templafy

Έρχεται δεύτερη στη λίστα είναι Templafy . Αυτό το λογισμικό ψηφιακής τεκμηρίωσης θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε και να διαχειριστείτε την τεκμηρίωσή σας πιο αποτελεσματικά. Ενσωματώνεται επίσης με λύσεις αποθήκευσης Microsoft Office, Google Workspace και cloud. Επιπλέον, συνοδεύεται από ροές εργασίας έγκρισης εγγράφων και έλεγχο έκδοσης. Οι ομάδες σας μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν έγγραφα. Ωστόσο, η τιμολόγησή τους δεν είναι διαφανής.

3. ExperLogix

ExperLogix είναι ένα άλλο σύστημα διαχείρισης ψηφιακής τεκμηρίωσης. Μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε και να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες δημιουργίας και διαχείρισης εγγράφων. Το σύστημά τους συνήθως ενσωματώνεται με διάφορες επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως λογισμικό CRM και ERP. Υποστηρίζει προσαρμόσιμες ροές εργασίας για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Με ExperLogix, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την ασφάλεια και τις ενσωματώσεις. Ωστόσο, η καμπύλη μάθησης είναι πολύ απότομη.

4. PandaDoc

PandaDoc είναι κατάλληλο για επαγγελματίες που σχεδιάζουν να δημιουργήσουν διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Θα λάβετε επίσης πρόσθετες λειτουργίες, όπως ηλεκτρονικές υπογραφές και συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας εγγράφων και να μειώσετε τα χειροκίνητα σφάλματα. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε διάφορα εργαλεία CRM και διαχείρισης έργων. Αυτό θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και να διατηρήσετε την κεντρική αποθήκευση εγγράφων. Ωστόσο, πολλοί χρήστες έχουν παραπονεθεί για δυσκολίες κατά την επεξεργασία.

5. HotDocs

Έρχεται τελευταία στη λίστα είναι HotDocs . Είναι ένα από τα πρώτα εργαλεία στην αγορά για την αυτοματοποίηση της ψηφιακής τεκμηρίωσης. Αυτό το εργαλείο είναι εξαιρετικά επεκτάσιμο, το οποίο θα αποδειχθεί επωφελές καθώς οι ανάγκες σας αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου. Μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα για καλύτερη διαχείριση δεδομένων και αυτοματοποίηση ροής εργασιών. Η ενσωμάτωση είναι επίσης ομαλή και απρόσκοπτη. Ωστόσο, τα σχέδια τιμολόγησής του δεν είναι οικονομικά αποδοτικά.

Βέλτιστες πρακτικές για τη συντήρηση του συστήματος τεκμηρίωσής σας

Η διατήρηση ενός αποτελεσματικού συστήματος τεκμηρίωσης σημαίνει ότι πρέπει να καταβάλλετε συνεχώς προσπάθεια σε αυτό. Μόλις ρυθμιστεί το σύστημά σας, είναι σημαντικό να παραμείνετε σχετικοί και οργανωμένοι. Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές τεκμηρίωσης για την ομαλή λειτουργία του συστήματος τεκμηρίωσης:

1. Τακτικοί έλεγχοι και ενημερώσεις: Ελέγχετε τακτικά την ψηφιακή σας τεκμηρίωση για να αφαιρέσετε περιττά ή περιττά αρχεία.
2. Μέλη Εκπαιδευτικής Ομάδας: Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας είναι εκπαιδευμένη στη δομή και τα χαρακτηριστικά των συστημάτων τεκμηρίωσης.
3. Μέτρηση της αποτελεσματικότητας τεκμηρίωσης: Παρακολουθήστε μετρήσεις όπως ο χρόνος ανάκτησης αρχείων και η χρήση παλαιών εκδόσεων για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα.

Τακτικοί έλεγχοι και ενημερώσεις

Να θυμάστε ότι η ψηφιακή σας τεκμηρίωση δεν είναι κάτι που πρέπει να ξεχάσετε μετά τη ρύθμιση. Πρέπει να διεξάγετε τακτικούς ελέγχους για να ελέγχετε την οργάνωση των αρχείων σας. Αυτός είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να αφαιρέσετε περιττά ή περιττά έγγραφα. Επομένως, δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για αυτούς τους ελέγχους, είτε εβδομαδιαίως είτε μηνιαίως. Βεβαιωθείτε ότι το αρχειοθετημένο υλικό εξακολουθεί να είναι προσβάσιμο αλλά ξεχωριστό από τα ενεργά αρχεία. Αυτό θα αποτρέψει ένα ακατάστατο σύστημα που επιβραδύνει την παραγωγικότητα.

Μέλη Εκπαιδευτικής Ομάδας

Ακόμη και το καλύτερο σύστημα τεκμηρίωσης μπορεί να αποτύχει εάν τα μέλη της ομάδας σας δεν ξέρουν πώς να το χρησιμοποιήσουν. Ως εκ τούτου, αφιερώστε χρόνο για να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας στη δομή του οργανισμού. Εάν κάποιος δεν ξέρει πώς να έχει πρόσβαση σε προηγούμενες εκδόσεις, εκπαιδεύστε τον σε αυτό το συγκεκριμένο μέρος. Με σωστή εκπαίδευση, μπορείτε να μειώσετε τα λάθη. Αυτό ισχύει, ειδικά όταν ενσωματώνετε νέα μέλη.Forbes αποκάλυψε ότι το 29% των επιχειρήσεων δυσκολεύονται με την ένταξη των εργαζομένων.

Μέτρηση της αποτελεσματικότητας της τεκμηρίωσης

Πρέπει να προσδιορίσετε εάν το σύστημα τεκμηρίωσής σας ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Πρέπει να παρακολουθείτε συγκεκριμένες μετρήσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε το χρόνο εντοπισμού συγκεκριμένων αρχείων ή πόσο συχνά οι χρήστες χρησιμοποιούν τις παλιές εκδόσεις. Πρέπει να συλλέξετε σχόλια από την ομάδα σας για να εντοπίσετε σημεία πόνου ή ανεπάρκειες. Εάν αντιμετωπίσετε προβλήματα, πρέπει να τα επιλύσετε γρήγορα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το σύστημα ψηφιακής τεκμηρίωσης είναι σχετικό με τις ανάγκες σας.

Συμπέρασμα

Η δημιουργία ενός συστήματος ψηφιακής τεκμηρίωσης θα αποδειχθεί λίγο χρονοβόρα. Ωστόσο, μόλις το κάνετε σωστά, μπορείτε εύκολα να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε την ψηφιακή σας τεκμηρίωση. Εσείς και τα μέλη της ομάδας σας δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο για να βρείτε τα κατάλληλα έγγραφα.

Transkriptor θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μεταγραφές και να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας χωρίς προβλήματα. Επιπλέον, Transkriptor θα σας επιτρέψει επίσης την πρόσβαση στις προηγούμενες εκδόσεις της δουλειάς σας. Έτσι, επιλέξτε Transkriptor σήμερα για τις ανάγκες τεκμηρίωσής σας.