على سبيل المثال ، يمكن لأدوات النسخ AI مثل Transkriptor أتمتة تحويل تسجيلات الاجتماعات إلى نص مكتوب. يمكنهم أيضا مساعدتك في تلخيص الاجتماع بعناصر العمل والنقاط الرئيسية. يمكنك بعد ذلك مشاركتها مع شخص ما WHO لم يتمكن من حضور الجلسة.
في هذا الدليل ، سنرشدك إلى الاستراتيجيات الخمس الرئيسية التي ستساعدك على توفير تكاليف الاجتماع وإدارة اجتماعات أكثر كفاءة:
1 استفد من أدوات النسخ مثل Transkriptor لملاحظات الاجتماع الآلية
AI مساعدي الاجتماعات، استخدم برنامج نسخ المكالمات لمساعدتك في تسجيل الاجتماعات عبر الإنترنت. يمكنهم أيضا نسخ الصوت باستخدام Evernote ومقاطع الفيديو وحفظ النصوص لاستخدامها لاحقا. بدلا من تدوين الملاحظات اليدوية أثناء الاجتماعات الجارية ، يمكن أن تساعدك أدوات النسخ AI مثل Transkriptor في أتمتة العملية.
يمكن لأداة تحويل الصوت إلى نص تسجيل الكلمات المنطوقة ونسخها إلى نص. نظرا لعدم وجود حاجة لتعيين مدون ملاحظات يدوي لكل اجتماع ، يمكنك تقليل تكلفة الاجتماع باستخدام أدوات النسخ الدقيقة.
تعمل AI الأدوات على تحويل الاتصالات في مكان العمل وتحسين إنتاجية الاجتماعات. على سبيل المثال ، تسلط مقالة Forbes هذه الضوء على كيفية تقليل أدوات الأتمتة للجهد اللازم لنسخ الاجتماعات وتلخيصها ، مما يعزز كفاءة الفريق والتعاون.
إذا كنت تحضر أو تستضيف اجتماعات في مكان عملك في كثير من الأحيان ، فإليك أداتان شائعتان لنسخ AI .
Transkriptor
Transkriptor هي أداة نسخ اجتماعات افتراضية موثوقة وغنية بالميزات AI ل Google Meetو MS Teams و Zoom. يمكنك توصيل Google Calendar والتقويم Outlook ب Transkriptor حتى يتمكن روبوت الاجتماع من الانضمام تلقائيا إلى الاجتماعات المجدولة.
يمكن Transkriptor أيضا إنشاء ملخصات نسخ الاجتماعات وعناصر الإجراءات لتنزيلها أو مشاركتها مع أعضاء الفريق. إنه دقيق بنسبة 99٪ ويدعم أكثر من 100 لغة نسخ وترجمة لتلبية احتياجات الفرق العالمية.
Otter.AI
Otter.AI هي أداة أخرى لتحويل الصوت إلى نص AI يمكنها تسجيل اجتماعات Zoom ونسخها . يمكن OtterPilot الانضمام إلى اجتماعات Zoomأو Google Meetأو Microsoft teams عبر الإنترنت وتحويل الكلمات المنطوقة إلى نص.
بينما يقوم Otter.AI بعمل لائق في نسخ الاجتماعات ، فإن دقة أداة تحويل الكلام إلى نص تبلغ 85٪ فقط. هذا يعني أنه سيتعين عليك قضاء الكثير من الوقت في تحرير الملف المكتوب.
مجال آخر لتحسين Otter.AI هو أن أداة تدوين الملاحظات AI تقتصر على اللغة الإنجليزية. وبالتالي ، قد لا يناسب المستخدمين متعددي اللغات.
2 استخدم مؤتمرات الفيديو لخفض نفقات السفر
أصبحت اجتماعات الفيديو هي الوضع الطبيعي الجديد في الشركات البعيدة والمختلطة. هذا لأنها تساعد في تقليل الحاجة إلى السفر والنفقات الأخرى.
يمكن أن تساعدك أدوات مؤتمرات الفيديو في جدولة الاجتماعات عن بعد وإضافتها إلى التقويم بسرعة. يمكن لأدوات تحويل الصوت إلى نص أيضا تقليل التكاليف والسماح بجدولة مرنة.
Zoom
Zoom هو تطبيق مؤتمرات فيديو شائع. كل ما عليك فعله هو مشاركة رابط اجتماع Zoom مع الحاضرين. يمكنك أن تشعر بالثقة في أن الجميع يمكنهم الانضمام إلى المكالمة بسرعة.
إنه موثوق للغاية وسيحافظ على استمرار الفيديو الخاص بك حتى مع ضعف اتصال الإنترنت. يوفر Zoom أيضا سبورة بيضاء تملأ اللوحة الافتراضية بسرعة بالملاحظات اللاصقة والصور والرسوم البيانية.
Microsoft teams
تقدم Microsoft teams بعضا من أقوى ميزات مؤتمرات الفيديو في السوق وعروض الدردشة الجماعية. ميزة السبورة البيضاء ممتازة: يمكنك الرسم يدويا ، وسيعمل البرنامج على تسهيل الأمور.
تسهل هذه الميزة تدوين الملاحظات ورسم الرسوم البيانية للأشياء أثناء التنقل. يحفظ كل الدردشة من الاجتماع ويتم حفظه في تطبيق دردشة الفريق حتى تتمكن من حفظه للرجوع إليه في المستقبل.
Google Meet
واحدة من أفضل ميزات Google Meet هي تكاملها العميق مع تطبيقات Google Workspace. إذا أنشأت اجتماعا في Google Calendar، فستتلقى رابط Meet ، والذي يمكن لجميع الحاضرين النقر عليه للانضمام.
Meet هو بديل Zoom شائع يعمل في متصفح ، وليس في تطبيق ، وهي ميزة إضافية. تعمل التسميات التوضيحية بشكل جيد باللغة الإنجليزية، ولكن لا يمكن لتطبيق Meet اكتشاف الوقت الذي يتحدث فيه المشاركون لغات أخرى.
3 تنفيذ اجتماعات أقصر وأكثر كفاءة مع جداول أعمال منظمة
الاجتماعات هي العمود الفقري للتعاون الفعال ، لكن الاجتماعات الأطول وغير الفعالة يمكن أن تضيع المال والوقت والجهد. ضع في اعتبارك آداب الاجتماع الافتراضي المناسبة لتقليل الاضطرابات. هذا هو المكان الذي يظهر فيه جدول أعمال الاجتماع الجيد الإعداد. يتيح لك وضع توقعات واضحة للفريق. يمكنك حتى تقصير مدة الاجتماع من خلال التركيز فقط على المناقشات الأساسية.
يتيح فهم المشاركين لما سيناقشونه في الاجتماع إعدادا أفضل. كما أنه يلغي الوقت الذي يقضيه في المناقشات غير المثمرة. تساعدك جداول الأعمال جيدة التنظيم على تحقيق التوازن المثالي بين المرونة والهيكل. فيما يلي بعض النصائح لتنفيذ اجتماعات أقصر وأكثر كفاءة:
- استخدم جداول الأعمال المحددة مسبقا: سيكون جدول أعمال الاجتماع المحدد مسبقا بمثابة مخطط باستخدام هذا المخطط ، يمكن إكمال اجتماعك في الوقت المحدد وفي الاتجاه الصحيح وينبغي أن يوفر جدول الأعمال المدروس لمحة عامة عن نقاط المناقشة يضع جدولا زمنيا لكل موضوع لمنع التجاوز.
- تخصيص حدود زمنية لكل نقطة مناقشة: يجب عليك تحديد أوقات بدء وانتهاء الاجتماع وتخصيص حد زمني لكل موضوع يجب أن يحترم جدول أعمال الاجتماع المصمم جيدا وقت المشاركين ويساعد في الحفاظ على التركيز من البداية إلى النهاية.
- التزم بالجدول الزمني لتجنب التجاوزات: تذكر أن التجاوزات هي عدو المشاركة في اجتماع مزدحم تأكد من إبقاء كل شيء موجزا في حين أنه قد يكون من المغري الاستمرار في مناقشة موضوع مثير ، إلا أن الالتزام بالجدول الزمني لتقليل تكاليف الاجتماع وتوفير الوقت أمر ضروري.
4 تقليل عدد الحاضرين لتوفير الوقت والموارد
يجب تجنب إضاعة وقت أعضاء الفريق عن طريق إدخالهم في اجتماعات لا يحتاجون إلى حضورها. ويجعل عدد كبير جدا من المشاركين المناقشات أكثر صعوبة.
كقاعدة عامة ، من الأفضل دعوة المشاركين الذين تكون مدخلاتهم ضرورية لتحقيق الأهداف. يعني عدد أقل من المشاركين أن المضيف سيضطر إلى إضاعة وقت أقل في التنسيق ، وسيكون هناك انقطاعات أقل.
سيساعد تقليل عدد الحاضرين في الاجتماع أيضا صانعي القرار الرئيسيين على التركيز على المهام ذات الأولوية العالية والاستمرار في التركيز على الموضوعات أو الأسئلة ذات الصلة.
- قم فقط بدعوة أصحاب المصلحة الأساسيين: تتمثل إحدى طرق تقليل عدد الحاضرين في الاجتماع في دعوة أصحاب المصلحة الأساسيين فقط ويشمل صناع القرار الحيويين أو المساهمين أو أي شخص آخر WHO سيؤثر على مخرجات الاجتماع.
- استخدم ملخص الاجتماع لتحديث غير الحاضرين: يمكنك مشاركة ملخص الاجتماع معهم حتى إذا لم تقم بدعوة الجميع إلى الاجتماع سيضمن حصول الجميع على المعلومات والمناقشات الهامة.
يمكن AI تلخيص ميزات Transkriptor إنشاء ملخص اجتماع تلقائيا. سيتضمن رؤى قابلة للتنفيذ ونقاط رئيسية من نص الاجتماع. يمكنك مشاركة الملخص مع أي شخص WHO لم يتمكن من حضور الاجتماع حتى يتمكن من البقاء على اطلاع دائم.
5 استخدام أدوات إدارة المهام والمشاريع للمتابعة
المتابعة هي واحدة من أفضل الطرق لجعل الاجتماع جديرا بالاهتمام. يمكن أن تساعدك برامج إدارة المهام والمشاريع مثل Asanaو Trelloو monday.com في تبسيط تعيينات المهام وتتبع التقدم ، مما يقلل من الحاجة إلى المتابعة مع الحاضرين يدويا.
يؤدي استخدام أدوات إدارة المهام والمشاريع أيضا إلى تحسين المساءلة. يضمن أن يكمل الجميع بنود العمل المخصصة دون مزيد من الاجتماعات. فيما يلي بعض برامج إدارة المهام والمشاريع المجانية والمدفوعة لتقليل تكاليف الاجتماع المتعلقة بالمتابعة:
Asana
Asana هو برنامج حديث لإدارة المشاريع يدعم أنماط إدارة المشاريع المتعددة. يمنحك تحكما كاملا في كيفية تصور العمل وتنظيمه. يمكنك أيضا العثور على العديد من الميزات المضمنة التي تسهل التعاون.
على سبيل المثال ، يتيح لك تعيين المهام للأفراد باستخدام واجهة سهلة الاستخدام ومصممة جيدا. تتيح لك المراسلة المباشرة داخل التطبيق إرفاق الملفات ووضع علامة على المشاريع الأخرى وتسجيل رسائل الفيديو.
Trello
يوفر Trello طريقة مرئية بسيطة لتنظيم المشاريع باستخدام لوحات Kanban. إنه سهل الاستخدام ولا يحتوي على منحنى تعليمي حاد. بفضل واجهة السحب والإفلات البسيطة ، يمكنك أنت وفريقك استخدام الأداة بكفاءة.
تتضمن البطاقات أو المهام تواريخ الاستحقاق والمرفقات والصور والتعليقات والحقول المخصصة وقوائم المراجعة. بمجرد أن يكمل أعضاء الفريق المهام ، يمكنهم سحب البطاقات إلى القائمة المناسبة.
monday.com
monday.com هو تطبيق آخر لإدارة المشاريع يسمح لك بتصور جميع المشاريع في مكان واحد. إنه قابل للتخصيص بدرجة كبيرة ويساعدك على تجميع البيانات والمقاييس على واجهة جذابة بصريا.
بينما يقدم monday.com العديد من خيارات التخصيص ، فإن بعض الميزات وطرق العرض المتقدمة متاحة فقط في مستويات الأسعار الأعلى.
استنتاج
تشبه الاجتماعات ورش العمل حيث يمكن لأعضاء الفريق الالتقاء معا لتشكيل أفضل الأفكار باستخدام استراتيجيات التعاون للمديرين . ومع ذلك ، تتطلب جدولة الاجتماعات واستضافتها الكثير من الوقت والموارد. يجب على الشركات استضافة الاجتماعات جيدا لضمان الحفاظ على أرباحها ، والنظر في مزايا تحسين محركات البحث لخدمات النسخ للرؤية عبر الإنترنت.
لحسن الحظ ، يمكن للعديد من أدوات AI أتمتة المهام التي تستغرق وقتا طويلا والمملة. على سبيل المثال ، يمكن للمطورين نسخ الاجتماعات باستخدام أدوات تحويل الكلام إلى نص. يمكنهم أيضا استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو الشائعة مثل Zoom أو Google Meet لجدولة واستضافة الاجتماعات عن بعد.
بدلا من مطالبة أحد الحاضرين بأخذ محضر الاجتماع ، يمكنك إضافة أدوات AI موثوقة مثل برنامج النسخ التلقائي . على سبيل المثال، يمكن Transkriptor تحويل الكلام إلى نص وتوفير ملاحظات الاجتماع التلقائية لتقليل التكاليف. ستساعد أدوات AI هذه في تقليل تكاليف الاجتماع وجعل كل جلسة جديرة بالاهتمام.
