Преобразование голоса в текст на Outlook — это функция, которая использует технологию распознавания речи и позволяет вводить голос. Он предлагает различные преимущества, такие как многоязычная поддержка, почтовые команды и команды для нескольких элементов.
Чтобы понять, как использовать преобразование голоса в текст в Outlook, вам просто нужно выполнить несколько основных шагов. В этом руководстве вы узнаете пошаговое руководство по включению диктовки в Microsoft Outlook . Кроме того, узнайте, как такие инструменты, как Transkriptor упрощают расширенную транскрипцию электронных писем.
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Голосовой ввод в Outlook использует онлайн-распознавание речи на базе сервисов Azure Speech. Согласно опросу, проведенному компаниейStatista , большинство ожидает, что распознавание речи будет постепенно развиваться в сторону идеальных расшифровок.
Overview of the Feature
Для использования голосового ввода в Outlook требуется только подключение к Интернету, микрофон и курсор в текстовом поле. Он также позволяет использовать язык голосового ввода, который отличается от того, который вы выбрали для Windows . Вы можете изменить язык ввода, чтобы переключить языки голосового ввода.
Speech-to-Text Integration in Outlook
Функция диктовки позволяет использовать преобразование речи в текст для создания содержимого в Office. Это быстрый и простой способ составлять электронные письма, отправлять ответы и записывать тон. Функция доступна в New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac и в Интернете.
Accessibility Benefits
В Outlook есть множество специальных возможностей для голосового ввода. С помощью средства проверки доступности вы можете решить проблемы со специальными возможностями при написании сообщения электронной почты. Вы можете добавить к изображениям замещающий текст, чтобы люди, использующие программы чтения с экрана, могли услышать, о чем идет речь.
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Преобразование голоса в текст в Outlook упрощает составление электронных писем, преобразуя произнесенные слова в текст. Чтобы начать использовать эту функцию, убедитесь в совместимости и настройте параметры микрофона и языка. Вы можете выполнить следующие простые шаги, чтобы включить и максимально использовать этот инструмент, экономящий время:
- Проверьте совместимость: Убедитесь, что вы являетесь подписчиком Microsoft 365, и установите разговорный язык, микрофон и автоматическую пунктуацию в настройках Outlook .
- Активируйте диктовку: Нажмите «Диктовать», используйте ALT +' или нажмите Windows + H для инструмента диктовки Windows .
- Настройте доступ к микрофону: Включите разрешения на доступ к микрофону в настройках конфиденциальности и безопасности.
- Настройка языка и команд: Выберите язык и проверьте доступные команды; Обратите внимание на ограничения для языков предварительного просмотра.
Step 1: Check Compatibility
Функция диктовки доступна только Microsoft 365 подписчикам. Чтобы включить настройки диктовки в Outlook, нажмите на значок шестеренки, чтобы просмотреть доступные настройки. Для разговорной речи вы можете просматривать и изменять языки в раскрывающемся списке. Далее вы можете просмотреть и изменить свой микрофон.
Step 2: Activate Dictation
Вы можете активировать функцию диктовки, нажав кнопку «Диктовать» на панели инструментов. В версии New Outlook используйте сочетание клавиш ALT +' или нажмите значок микрофона на ленте, чтобы возобновить диктовку.
Существует вероятность того, что кнопка диктовки в настоящее время недоступна в некоторых Outlook предварительного просмотра для Windows . Тем не менее, вы по-прежнему можете использовать функцию диктовки с помощью инструмента диктовки Windows .
Step 3: Set Up Microphone Access
Чтобы использовать микрофон с приложениями на Windows, необходимо включить некоторые разрешения в настройках конфиденциальности и безопасности. Для этого перейдите в меню «Пуск», «Настройки» и «Конфиденциальность и безопасность». Затем найдите «Микрофон» в разделе «Разрешения приложения» и убедитесь, что доступ к микрофону включен.
Step 4: Configure Language and Commands
Вы можете выбрать язык из раскрывающегося списка, чтобы получить список команд, доступных на каждом поддерживаемом языке. Обратите внимание, что для английского языка в настоящее время поддерживаются только знаки препинания и символы, валюта, математика и эмодзи/лица. Есть поддерживаемые языки и языки предварительного просмотра.
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Преобразование голоса в текст в Outlook делает создание электронных писем более эффективным, превращая речь в текст. Вы можете создавать, редактировать и отправлять электронные письма без помощи рук, выполнив простые действия. Вот пошаговое руководство по использованию преобразования голоса в текст в Outlook :
Step 1: Open a New Email
Перейдите в Microsoft Outlook и создайте новое письмо. Выберите текст сообщения, перейдите на вкладку Сообщение и выберите Диктовать. В Outlook для Mac, создайте новое электронное письмо или ответьте. Затем перейдите в раздел «Сообщение», а затем нажмите «Диктовка». Убедитесь, что вы вошли в систему для Microsoft 365 на устройстве с микрофоном.
Step 2: Start Dictating
Используя Mac, вы также можете начать диктовку с помощью сочетания клавиш: ⌥ (Option) + F1. В Интернете перейдите на вкладку Сообщение и выберите Диктовать. Затем дождитесь включения кнопки «Диктовка», начните прослушивание и начните говорить, чтобы на экране появился текст.
Step 3: Use Voice Commands for Editing
Помимо простого озвучивания содержимого, вы можете произносить команды для добавления знаков препинания и ввода специальных символов. Для редактирования и форматирования можно использовать голосовые команды. Некоторые распространенные голосовые комментарии включают в себя: удалить, удалить это, удалить последние [1-100] слова/предложения, вставить пробел и backspace.
Step 4: Review and Send
Всякий раз, когда вы сводите вместе разных людей с разными повестками дня и мнениями, вы должны предложить им способ прозрачного сотрудничества. Только когда все могут видеть все происходящее и понимать это в одном месте и одинаковым образом, процесс рассмотрения и утверждения электронных писем будет прозрачным, оптимизированным и эффективным.
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Инструмент преобразования голоса в текст Outlook предлагает ряд мощных функций для повышения производительности и доступности. Вот некоторые функции инструмента преобразования голоса в текст Outlook :
Multilingual Support
Прежде чем начать, вы должны проверить, какие языки поддерживает ваша Windows версия. В Windows 11 поддерживаются следующие языки: болгарский, китайский, хорватский, чешский, датский, голландский, английский, эстонский и другие. Чтобы переключить языки голосового ввода, необходимо изменить язык ввода.
Для этого выберите переключатель языка в углу панели задач. Далее нажмите клавишу с логотипом Windows + пробел на клавиатуре. Наконец, нажмите переключатель языка в правом нижнем углу сенсорной клавиатуры.
Accessibility Options
Microsoft 365 приложения, чтобы вам было проще и удобнее видеть происходящее на экране. Если цвета экрана слишком яркие, попробуйте включить ночник. Он изменяет цветовую температуру экрана, показывая более теплые цвета, которые легче воздействуют на глаза. Если вы страдаете дальтонизмом (дефицитом цветового зрения в соответствии сCleveland Clinic ), Windows поставляется с предварительно разработанными фильтрами для дальтонизма.
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft позволяет диктовать документы с помощью различных офисных инструментов. Вы можете диктовать Word документы, Outlook электронные письма и OneNote заметки. Чтобы использовать диктовку в Word, откройте новый или существующий документ и перейдите в меню «Главная > диктовке». Включите кнопку диктовки и начните говорить. Вы можете выполнить аналогичные действия в OneNote для создания черновиков, создания заметок и комментариев.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor использует AI и производит высококачественные транскрипции. Его современные алгоритмы могут сэкономить много времени и усилий. Вот пошаговое руководство по использованию Transkriptor для расширенной расшифровки электронной почты:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
Записывайте аудио с помощью голосового приложения на телефоне или компьютере. После этого войдите в Transkriptor с помощью Gmail и откройте панель управления. После этого вы будете перенаправлены на страницу «Выберите свой язык».
Вы можете искать свой язык среди 100+ доступных языков в строке поиска. Нажмите на кнопку «Далее» и загрузите/запишите свой голос. Вы можете записывать свой голос непосредственно с помощью Transkriptor и преобразовывать его в текст. В качестве второго варианта вы можете загрузить аудиофайл со своего локального устройства для расшифровки.
Step 2: Generate Accurate Transcripts
Как только файл будет загружен, Transkriptor сгенерируем расшифровку. Вы можете получить доступ к стенограмме на странице редактора. Библиотеку шаблонов можно найти в левой части панели задач. Вы можете написать что-то или нажать'пробел' для Al и'/' для команд. Нажмите пробел и введите «создать хорошо отформатированное электронное письмо» на той же панели задач.
Step 3: Edit and Format the Transcript
Как только у вас будет шаблон электронного письма, вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями. В левой части панели задач вы можете нажать на значок с тремя линиями, чтобы отформатировать шаблон письма. Вы можете использовать заголовки, списки, списки дел, цитаты или код. Вы также можете добавить ссылку, нажав на значок гиперссылки рядом с трехлинейным значком.
Step 4: Copy and Paste into Outlook
Нажмите значок «копировать» в том же столбце панели задач, чтобы скопировать электронное письмо. Если вы хотите внести дополнительные изменения, вы можете сделать это, получив доступ к функциям, которые предоставляет Transkriptor . Вы можете нажать «отменить» или «повторить», чтобы внести исправления.
Чтобы улучшить форматирование, можно выделить текст «Полужирным шрифтом», «Подчеркнуть» или «Курсивом». Нажав на значок «Скачать заметку», вы можете скачать электронное письмо в Word или текстовом формате, чтобы сохранить его для дальнейшего использования.
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor позволяет транскрибировать несколько аудиосообщений одновременно. Перейдите на панель управления, нажмите «Расшифровать аудио или видео файл» и загрузите множество аудиофайлов.
Он поддерживает различные форматы, в том числе MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR и MKV . Вы можете создавать расшифровки для управления большим объемом электронной почты.
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
По словамAbilityNet , стандартные технологии, в том числе программы распознавания голоса, могут помочь людям с дислексией. Тем не менее, использование правильных методов и инструментов для максимального распознавания речи имеет важное значение.
- Говорите ясно: Произносите слова медленно и четко и записывайте себя, чтобы отслеживать улучшения.
- Используйте качественный микрофон: Выберите микрофон с функцией шумоподавления, чтобы уменьшить окружающий шум и записывать более четкий звук.
- Ознакомьтесь с командами: Изучите голосовые команды для быстрых действий, таких как отправка электронных писем, добавление получателей и настройка тем.
- Комбинируйте с Transkriptor : Используйте Transkriptor для расшифровки аудио и автоматической отправки хорошо отформатированных электронных писем через Outlook .
Speak Clearly
Говорите медленно и четко, произнося каждое слово и звук. Избегайте поспешных произношений, потому что это сделает ваше произношение неясным. Замедление помогает вам сосредоточиться на правильных звуках и делает вашу речь более четкой. Вы можете записывать себя во время тренировки в разговорной речи.
Use a High-Quality Microphone
Микрофон с функцией шумоподавления содержит два или более микрофона, которые улавливают звук с разных направлений. Основной микрофон обычно направлен ко рту. Вторичные микрофоны улавливают окружающий шум со всех направлений. В сочетании с некоторыми цифровыми алгоритмами они «вычитают» окружающий шум из уравнения, оставляя только ваш голос.
Familiarize Yourself with Commands
Некоторые из почтовых команд, с которыми вам нужно ознакомиться: отправить электронное письмо, отправить электронное письмо -> да, отправить электронное письмо -> отменить, добавить
Combine with Tools Like Transkriptor
С помощью Transkriptor можно автоматически отправлять новые расшифровки в виде Outlook вложений. Как только расшифровка будет завершена в Transkriptor, она будет автоматически отправлена в виде вложения по электронной почте через Outlook . Transkriptor можете транскрибировать несколько аудиофайлов в текст, а также создавать хорошо отформатированные электронные письма. Это экономит время, позволяя делать массовые рассылки за меньшее время.
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Преобразование голоса в текст в Outlook произвело революцию в составлении электронных писем, интегрировав расширенные возможности преобразования речи в текст. Transkriptor улучшает интеграцию речи в текст в Outlook электронных письмах, обеспечивая точную расшифровку. Функция пакетной транскрипции и интеграция с Outlook для автоматизированных вложений электронной почты делают его бесценным инструментом. Используя инструменты расшифровки электронных писем в Outlook, таких как Transkriptor, пользователи могут сэкономить время, повысить эффективность и сохранить точность.