På grunn av dette skiftet i kommunikasjon er mange fortsatt usikre på hvordan de skal oppføre seg under virtuelle samtaler og har ikke helt mestret kunsten. For å bøte på det, diskuterer jeg virtuell møteetikette nedenfor, slik at du kan hoppe inn i din neste videosamtale og vise alle andre hvordan det gjøres.
Punktlighet og beredskap
Virtuelle møter har vanligvis en start- og sluttid. Vær hensynsfull og hold deg til disse tider. Ikke møt opp 10 minutter for sent og la alle vente. På samme måte, respekter folks tid og unngå å vaffel eller holde alle i møtet lenge etter at det planlagte er avsluttet.
Sørg også for at du er klar over møteagendaen! Du bør være tydelig på emnet, hva som diskuteres, og hovedpunktene som skal tas opp.
Riktig kleskode og utseende
Vi har alle sett memene og opptakene av ansatte som deltar på virtuelle samtaler i morgenkåper eller pyjamas. Ikke vær den personen. Bare fordi du er hjemme, betyr det ikke at du skal kle deg ned eller ikke gjøre en innsats for en videosamtale. Husk at ditt fysiske utseende og påkledning sier mye om din personlighet og tankesett som ansatt.
Kjennskap til den valgte plattformen
Da jeg var nybegynner i virtuelle møter, gjorde jeg denne feilen - jeg var uforberedt og hadde ingen forkunnskaper om konferanseplattformen. Jeg måtte installereZoompå farten, og som et resultat hadde jeg ingen anelse om hva jeg gjorde eller hvordan jeg skulle gjøre noe som å aktivere videoen min.
Ikke gjør feilen jeg gjorde! Hvis du vet at du har et virtuelt møte på gang, sørg for at du vet hvilken plattform som brukes, og gjør deg kjent med hvordan den fungerer.
Bakgrunn og miljø
I likhet med pyjamasscenariet har vi alle også sett klipp av folk som deltar på videokonferanser i sengene sine eller på en travel pub. Videobakgrunnen og miljøet ditt er spesielt viktig.
Ideelt sett vil du ikke ha noen distraksjoner som kjæledyr, og bakgrunnen din bør være enkel slik at fokuset er på deg. Unngå områder med støy slik at lyden din ikke forstyrrer de andre deltakerne.
Demp og opphev demping av etikette
Ikke la mikrofonen stå på konstant under et virtuelt møte, da avhengig av styrken kan bakgrunnsstøy fanges opp som kan være distraherende. I stedet er den riktige virtuelle møteetiketten å dempe mikrofonen når du ikke snakker.
Kamerabruk og øyekontakt
Den vanskeligste delen jeg finner med virtuelle møter er øyekontakt og hvordan jeg bruker kameraet mitt. Problemet er dualiteten til kameraet og skjermen. Kameraet er på ett sted, mens skjermen er i en annen posisjon.
Dette betyr at du må ta et valg om hvor du leter. Den riktige virtuelle møteetiketten er å se på kameraet og ikke skjermen din når du snakker med noen. Dette er det nærmeste du kan komme øyekontakt, ellers starter du ved skjermen og det ser uprofesjonelt ut.
Det er klart at du må se på skjermen for å måle reaksjoner og se på andre mennesker, men trikset er å bla mellom både kameraet og skjermen når du snakker, men for det meste, hold øynene på kameraet.
Deltakelse og engasjement
Deltakelse og engasjement er spesielt viktig, og du må lære når du skal og ikke snakke. For det første bør du strebe etter å være en del av møtet for riktig virtuell møteetikette - ikke bare sitt der uten å snakke eller vise noen interaksjon.
For det andre må du ta hensyn til andre og vite når det er passende å snakke. Ikke snakk over andre og sørg for at det er riktig tidspunkt å engasjere seg.
Riktig notattaking
Jeg kan ikke telle de gangene jeg har avsluttet et virtuelt møte bare for å bli bombardert med spørsmål etterpå eller avklaring om ting rett og slett fordi deltakerne ikke tok notater.
Notater er spesielt viktig for virtuell møteetikette fordi det ikke er like lett å bare gå og snakke med en deltaker etterpå. Vær grundig med notatene og be verten om nødvendig ta opp møtet. Du kan også transkribere video til tekst slik at du har en skriftlig oversikt over det virtuelle møtet å referere tilbake til på et senere tidspunkt.
Få ditt neste virtuelle møte med disse etikettetipsene
Jeg håper du nå er full av selvtillit og har en klarere forståelse av virtuell møteetikette. Nøkkelen er å huske at selv om du ikke er fysisk tilstede i møtet, forventes et grunnleggende nivå av profesjonalitet, selvkontroll og deltakelse, og du bør ikke opptre annerledes enn om du var i et kontormiljø.
