Tale-til-tekst på Outlook er en funksjon som bruker talegjenkjenningsteknologi og muliggjør stemmeskriving. Det gir ulike fordeler, for eksempel flerspråklig støtte, e-postkommandoer og kommandoer for flere elementer.
For å forstå hvordan du bruker tale-til-tekst på Outlook, trenger du bare å følge noen grunnleggende trinn. I denne veiledningen vil du utforske en trinn-for-trinn-guide for å aktivere diktering i Microsoft Outlook . Oppdag også hvordan verktøy som Transkriptor gjør avansert e-posttranskripsjon enkelt.
Hva er tale-til-tekst på Outlook ?
Taleskriving i Outlook bruker nettbasert talegjenkjenning drevet av Azure taletjenester. I følge en undersøkelse fra Statista forventer de fleste at talegjenkjenning vil utvikle seg trinnvis mot perfekte transkripsjoner.
Oversikt over funksjonen
Du trenger bare en internettforbindelse, en mikrofon og en markør i en tekstboks for å bruke stemmeskriving i Outlook . Den lar deg også bruke stemmeskrivingsspråk, som er forskjellig fra det du valgte for Windows . Du kan endre inndataspråket for å bytte språk for taleskriving.
Tale-til-tekst-integrasjon i Outlook
Med dikteringsfunksjonen kan du bruke tale-til-tekst til å opprette innhold i Office. Det er en rask og enkel måte å utarbeide e-poster, sende svar og fange tonen. Funksjonen er tilgjengelig i New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac og nettet.
Fordeler med tilgjengelighet
Det er mange tilgjengelighetsfunksjoner i Outlook for stemmeskriving. Med tilgjengelighetskontrollen kan du løse tilgjengelighetsproblemer mens du skriver e-postmeldingen. Du kan legge til alt-tekster i bilder slik at personer som bruker skjermlesere kan lytte til hva bildet handler om.
Slik aktiverer du tale-til-tekst i Outlook
Tale-til-tekst i Outlook forenkler e-postutkast ved å konvertere talte ord til tekst. For å begynne å bruke denne funksjonen, sørg for kompatibilitet og konfigurer mikrofon- og språkinnstillingene. Du kan følge disse enkle trinnene for å aktivere og maksimere dette tidsbesparende verktøyet:
- Sjekk kompatibilitet: Sørg for at du er en Microsoft 365 -abonnent, og angi talespråk, mikrofon og automatisk tegnsetting i Outlook innstillingene.
- Aktiver diktering: Klikk "Dikter", bruk ALT +', eller trykk Windows + H for det Windows dikteringsverktøyet.
- Sett opp mikrofontilgang: Aktiver mikrofontillatelser i innstillingene for personvern og sikkerhet.
- Konfigurer språk og kommandoer: Velg et språk og sjekk tilgjengelige kommandoer; Merk Begrensninger for forhåndsvisningsspråk.
Trinn 1: Sjekk kompatibilitet
Dikteringsfunksjonen er kun tilgjengelig for Microsoft 365 abonnenter. For å aktivere dikteringsinnstillinger i Outlook klikker du på tannhjulikonet for å se de tilgjengelige innstillingene. For talespråk kan du vise og endre språk i rullegardinmenyen. Deretter kan du se og endre mikrofonen din.
Trinn 2: Aktiver diktering
Du kan aktivere dikteringsfunksjonen ved å klikke på "Dikter"-knappen i verktøylinjen. I New Outlook -versjonen bruker du hurtigtasten ALT +' eller trykker på mikrofonikonet på båndet for å gjenoppta dikteringen.
Det kan være en mulighet for at dikter-knappen for øyeblikket ikke er tilgjengelig i noen Outlook forhåndsvisninger for Windows . Du kan imidlertid fortsatt bruke dikteringsfunksjonen ved å bruke det Windows dikteringsverktøyet.
Trinn 3: Sett opp mikrofontilgang
For å bruke mikrofonen din med apper på Windows må du slå på noen tillatelser i innstillingene for personvern og sikkerhet. Dette gjør du ved å gå til Start, Innstillinger og Personvern og sikkerhet. Se deretter etter Mikrofon under apptillatelser og sørg for at Mikrofontilgang er slått på.
Trinn 4: Konfigurer språk og kommandoer
Du kan velge et språk fra rullegardinlisten for en liste over kommandoer som er tilgjengelige på hvert språk som støttes. Vær oppmerksom på at for det engelske språket støttes for øyeblikket bare tegnsetting og symboler, valuta, matematikk og emojier/ansikter. Det er støttede språk og forhåndsvisningsspråk.
Trinn-for-trinn-veiledning for bruk av tale-til-tekst på Outlook
Tale-til-tekst i Outlook gjør e-postoppretting mer effektiv ved å gjøre tale om til tekst. Du kan utarbeide, redigere og sende e-post håndfritt med enkle trinn. Her er en trinn-for-trinn-guide for bruk av tale-til-tekst på Outlook :
Trinn 1: Åpne en ny e-post
Gå til Microsoft Outlook og start en ny e-post. Velg brødteksten i meldingen, gå til Melding-fanen, og velg Dikter. I Outlook for Mac starter du en ny e-post eller svar. Deretter går du til Melding og deretter Dikter. Sørg for at du er logget på Microsoft 365 på en mikrofonaktivert enhet.
Trinn 2: Begynn å diktere
Ved å bruke Mac kan du også starte diktering med hurtigtasten: ⌥ (Alternativ) + F1. Gå til Melding-fanen på nettet, og velg Dikter. Deretter venter du til Dikter-knappen slår seg på, begynner å lytte og begynner å snakke for å se tekst vises på skjermen.
Trinn 3: Bruk talekommandoer for redigering
I tillegg til å bare si innholdet, kan du si kommandoer for å legge til tegnsetting og skrive inn spesialtegn. For redigering og formatering kan du bruke talekommandoer. Noen vanlige talekommentarer inkluderer: slett, slett det, slett siste [1-100] ord/setninger, sett inn mellomrom og tilbake.
Trinn 4: Se gjennom og send
Når du samler forskjellige mennesker med forskjellige agendaer og meninger, må du tilby en måte for dem å samarbeide transparent. Først når alle kan se alt som skjer og forstå det på samme sted og på samme måte, vil e-postgjennomgangen og godkjenningsprosessen være transparent, strømlinjeformet og effektiv.
Funksjoner i Outlook s stemme-til-tekst-verktøy
Det Outlook stemme-til-tekst-verktøyet tilbyr en rekke kraftige funksjoner for å forbedre produktiviteten og tilgjengeligheten. Her er noen funksjoner i det Outlook tale-til-tekst-verktøyet:
Flerspråklig støtte
Før du starter, må du sjekke språkene Windows versjonen støtter. I Windows 11 er noen av språkene som støttes: bulgarsk, kinesisk, kroatisk, tsjekkisk, dansk, nederlandsk, engelsk, estisk og mer. Hvis du vil bytte språk for taleskriving, må du endre inndataspråket.
For å gjøre det, velg språkbytteren i hjørnet av oppgavelinjen. Deretter trykker du på Windows -logotasten + mellomromstasten på tastaturet. Til slutt trykker du på språkveksleren nederst til høyre på berøringstastaturet.
Tilgjengelighetsalternativer
Microsoft 365 apper for å gjøre det enklere og mer behagelig for deg å se tingene på skjermen. Hvis skjermfargene er for lyse, kan du prøve å slå på nattlyset. Den endrer fargetemperaturen på skjermen, og viser varmere farger som er lettere for øynene dine. Hvis du har å gjøre med fargeblind (fargesynmangel i henhold til Cleveland Clinic ), kommer Windows med forhåndsdesignede fargeblindhetsfiltre.
Integrasjon med Microsoft Office Suite
Microsoft lar deg diktere dokumentene dine ved hjelp av ulike kontorverktøy. Du kan diktere Word dokumenter, Outlook e-poster og OneNote notater. Hvis du vil bruke diktering i Word, åpner du et nytt eller eksisterende dokument og går til Hjem > Dikter. Slå på dikter-knappen og begynn å snakke. Du kan følge lignende trinn i OneNote for å lage utkast, ta notater og komme med kommentarer.
Bruke Transkriptor for avansert e-posttranskripsjon
Transkriptor bruker AI og produserer transkripsjoner av høy kvalitet. Dens toppmoderne algoritmer kan spare mye tid og krefter. Her er en trinn-for-trinn-guide for å bruke Transkriptor for avansert e-posttranskripsjon:
Trinn 1: Last opp lyden til Transkriptor
Ta opp lyd ved hjelp av taleappen på telefonen eller datamaskinen. Når du har gjort det, logger du på Transkriptor med Gmail og får tilgang til dashbordet. Du vil da bli omdirigert til siden "Velg ditt språk".
Du kan søke på språket ditt blant de 100+ tilgjengelige språkene fra søkefeltet. Klikk på neste, og last opp/ta opp stemmen din. Du kan spille inn stemmen din direkte med Transkriptor og konvertere den til tekst. Som et annet alternativ kan du laste opp en lydfil fra din lokale enhet for å transkribere.
Trinn 2: Generer nøyaktige transkripsjoner
Når filen er lastet opp, vil Transkriptor generere transkripsjonen. Du kan få tilgang til transkripsjonen på redigeringssiden. Du finner malbiblioteket på venstre side av oppgavelinjen. Du kan skrive noe eller trykke'mellomrom' for Al og'/' for kommandoer. Trykk mellomrom og skriv "opprett en godt formatert e-post" på samme oppgavelinje.
Trinn 3: Rediger og formater transkripsjonen
Når du har en e-postmal, kan du tilpasse den etter dine behov. På venstre side av oppgavelinjen kan du klikke på ikonet med tre linjer for å formatere e-postmalen. Du kan bruke overskrifter, lister, gjøremålslister, anførselstegn eller kode. Du kan også legge til en lenke ved å klikke på hyperkoblingsikonet ved siden av ikonet med tre linjer.
Trinn 4: Kopier og lim inn i Outlook
Klikk på "kopier"-ikonet i samme oppgavelinjekolonne for å kopiere e-posten. Hvis du er villig til å gjøre ytterligere endringer, kan du gjøre det ved å få tilgang til funksjonene Transkriptor tilbyr. Du kan klikke på "angre" eller "gjør om" for å gjøre rettelser.
For å forbedre formateringen kan du "Fet", "Understreke" eller "Kursivere" teksten. Ved å klikke på "Last ned notat"-ikonet kan du laste ned e-posten i Word - eller tekstformat for å lagre den for fremtidig bruk.
Trinn 5: Spar tid med batch-transkripsjon
Transkriptor lar deg transkribere flere lydmeldinger samtidig. Gå til dashbordet, klikk på "Transkriber lyd- eller videofil" og last opp en rekke lydfiler.
Den støtter ulike formater, inkludert MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF,, OGA, AMR og MKV . Du kan generere transkripsjoner for å administrere et høyt e-postvolum.
Tips for å maksimere tale-til-tekst på Outlook
Ifølge AbilityNet kan standardteknologier, inkludert stemmegjenkjenningsprogrammer, hjelpe dyslektikere. Det er imidlertid viktig å bruke de riktige teknikkene og verktøyene for å maksimere talegjenkjenning.
- Snakk tydelig: Uttal ord sakte og tydelig, og ta opp deg selv for å spore forbedring.
- Bruk en mikrofon av høy kvalitet: Velg en støyreduserende mikrofon for å redusere støy fra omgivelsene og ta opp klarere lyd.
- Gjør deg kjent med kommandoer: Lær talekommandoer for raske handlinger som å sende e-post, legge til mottakere og justere emner.
- Kombiner med Transkriptor : Bruk Transkriptor til å transkribere lyd og automatisk sende godt formaterte e-poster via Outlook .
Snakk tydelig
Snakk sakte og tydelig, uttal hvert ord og hver lyd. Unngå å skynde deg gjennom setninger fordi det vil gjøre uttalen din uklar. Å senke farten hjelper deg med å konsentrere deg om de riktige lydene som produseres og gjør talen din tydeligere. Du kan ta opp deg selv mens du øver på å snakke.
Bruk en mikrofon av høy kvalitet
En støyreduserende mikrofon inneholder to eller flere mikrofoner som fanger opp lyd fra forskjellige retninger. Den primære mikrofonen er vanligvis rettet mot munnen din. De sekundære mikrofonene fanger opp omgivelsesstøyen fra alle retninger. Sammen med noen digitale algoritmer "trekker" de den omkringliggende støyen fra ligningen, og etterlater bare stemmen din.
Gjør deg kjent med kommandoer
Noen av e-postkommandoene du trenger å bli kjent med er send e-post, send e-post -> ja, send e-post -> avbryt, legg
Kombiner med verktøy som Transkriptor
Ved hjelp av Transkriptor kan du automatisk sende nye transkripsjoner som Outlook vedlegg. Når en transkripsjon er fullført i Transkriptor, vil den automatisk bli sendt som et e-postvedlegg via Outlook . Transkriptor kan transkribere flere lydfiler til tekst og også lage godt formaterte e-poster. Dette sparer tid, slik at du kan lage masse-e-poster på kortere tid.
Konklusjon: Forenkle e-postskriving med tale-til-tekst og Transkriptor
Tale-til-tekst på Outlook har revolusjonert e-postutkast ved å integrere avanserte tale-til-tekst-funksjoner. Transkriptor forbedrer tale-til-tekst-integrasjonen i Outlook e-poster ved å gi nøyaktige transkripsjoner. Batch-transkripsjonsfunksjonen og integrasjonen med Outlook for automatiserte e-postvedlegg gjør det til et uvurderlig verktøy. Ved å utnytte e-posttranskripsjonsverktøy i Outlook som Transkriptor, kan brukere spare tid, øke effektiviteten og opprettholde nøyaktigheten.