For eksempel kan AI transkripsjonsverktøy som Transkriptor automatisere konvertering av møteopptak til skrevet tekst. De kan også hjelpe deg med å oppsummere møtet med handlingspunkter og nøkkelpunkter. Du kan deretter dele dem med noen WHO ikke kunne delta på økten.
I denne guiden vil vi lede deg gjennom de fem nøkkelstrategiene som vil hjelpe deg med å spare møtekostnader og gjennomføre mer effektive møter:
1 Utnytt transkripsjonsverktøy som Transkriptor for automatiserte møtenotater
AI møteassistenter, bruk programvare for samtaletranskripsjon for å hjelpe deg med å ta opp nettmøter. De kan også transkribere lyd med Evernote og videoer og lagre transkripsjonene for senere bruk. I stedet for å ta manuelle notater under pågående møter, kan AI transkripsjonsverktøy som Transkriptor hjelpe deg med å automatisere prosessen.
Lyd-til-tekst-verktøyet kan ta opp og transkribere talte ord til tekst. Siden det ikke er nødvendig å tilordne en manuell notatskriver til hvert møte, kan du redusere møtekostnadene med nøyaktige transkripsjonsverktøy.
AI verktøyene transformerer kommunikasjonen på arbeidsplassen og forbedrer møteproduktiviteten. For eksempel fremhever denne Forbes-artikkelen hvordan automatiseringsverktøy reduserer innsatsen som trengs for å transkribere og oppsummere møter, noe som forbedrer teamets effektivitet og samarbeid.
Hvis du ofte deltar på eller arrangerer møter på arbeidsplassen din, her er to populære AI transkripsjonsverktøy.
Transkriptor
Transkriptor er et pålitelig og funksjonsrikt AI transkripsjonsverktøy for virtuelle møter for Google Meet, MS Teams og Zoom. Du kan koble Google Calendar og Outlook kalender til Transkriptor slik at møteroboten automatisk kan bli med i planlagte møter.
Transkriptor kan også generere møtetranskripsjonssammendrag og handlingselementer for nedlasting eller deling med teammedlemmer. Den er 99 % nøyaktig og støtter over 100 transkripsjons- og oversettelsesspråk for å møte behovene til globale team.
Otter.AI
Otter.AI er et annet AI lyd-til-tekst-verktøy som kan ta opp og transkribere Zoom-møter . OtterPilot kan bli med på nettmøtene Zoom, Google Meeteller Microsoft teams og konvertere talte ord til tekst.
Selv om Otter.AI gjør en anstendig jobb med å transkribere møter, er tale-til-tekst-verktøyets nøyaktighet bare 85 %. Dette betyr at du må bruke mye tid på å redigere den transkriberte filen.
Et annet område for forbedring av Otter.AI er at det AI notatverktøyet er begrenset til engelsk. Derfor passer det kanskje ikke flerspråklige brukere.
2 Bruk videokonferanser for å kutte reiseutgifter
Videomøter har blitt den nye normalen i eksterne og hybride selskaper. Dette er fordi de bidrar til å redusere behovet for reiser og andre utgifter.
Videokonferanseverktøy kan hjelpe deg med å raskt planlegge og legge til eksterne møter i kalenderen din. Lyd-til-tekst-verktøy kan også redusere kostnadene og gi mulighet for fleksibel planlegging.
Zoom
Zoom er en populær videokonferanseapp. Alt du trenger å gjøre er å dele den Zoom møtelenken med deltakerne. Du kan føle deg trygg på at alle kan bli med i samtalen raskt.
Den er svært pålitelig og vil holde videoen din i gang selv med en svak Internett-tilkobling. Zoom tilbyr også en tavle som raskt fyller den virtuelle tavlen med klistrelapper, bilder og diagrammer.
Microsoft teams
Microsoft teams tilbyr noen av markedets mest robuste videokonferansefunksjoner og teamchat-tilbud. Tavlefunksjonen er utmerket: Du kan tegne på frihånd, og programmet vil jevne ut ting.
Denne funksjonen gjør det enkelt å ta notater og tegne diagrammer mens du er på farten. Den lagrer all chatten fra møtet og lagres i teamchat-appen, slik at du kan lagre den for fremtidig referanse.
Google Meet
En av Google Meets beste funksjoner er den dype integrasjonen med Google Workspace-appene. Hvis du oppretter et møte i Google Calendar, vil du motta en Meet-link, som alle deltakerne kan klikke for å bli med.
Meet er et populært Zoom alternativ som kjører i en nettleser, ikke en app, noe som er et pluss. Tekstingen fungerer bra på engelsk, men Meet kan ikke oppdage når deltakerne snakker andre språk.
3 Implementer kortere, mer effektive møter med strukturerte agendaer
Møter er ryggraden i effektivt samarbeid, men lengre og ineffektive møter kan kaste bort penger, tid og krefter; vurder riktig etikette for virtuelle møter for å minimere forstyrrelser. Det er her en godt utformet møteagenda kommer inn i bildet. Det lar deg sette klare forventninger til teamet. Du kan til og med forkorte møtelengden ved å fokusere bare på viktige diskusjoner.
Deltakernes forståelse av hva de skal diskutere i møtet gir bedre forberedelser. Det eliminerer også tiden brukt på uproduktive diskusjoner. Velstrukturerte agendaer hjelper deg med å finne den perfekte balansen mellom fleksibilitet og struktur. Her er noen av tipsene for å gjennomføre kortere og mer effektive møter:
- Bruk forhåndsinnstilte agendaer: En forhåndsinnstilt møteagenda vil fungere som en blåkopi Med denne planen kan møtet ditt fullføres i tide og i riktig retning En gjennomtenkt agenda bør gi en oversikt over diskusjonspunktene Den etablerer en tidslinje for hvert emne for å forhindre overskridelse.
- Tildel tidsbegrensninger for hvert diskusjonspunkt: Du bør definere start- og sluttider for møtet og tildele en tidsbegrensning til hvert emne En godt utformet møteagenda bør respektere deltakernes tid og bidra til å opprettholde fokus fra start til slutt.
- Hold deg til tidsplanen for å unngå overskridelser: Husk at overskridelser er fienden av engasjement i et fullpakket møte Sørg for å holde alt kortfattet Selv om det kan være fristende å fortsette å diskutere et spennende tema, er det viktig å holde seg til timeplanen for å redusere møtekostnadene og spare tid.
4 Reduser antall deltakere for å spare tid og ressurser
Du bør unngå å kaste bort teammedlemmenes tid ved å trekke dem inn i møter de ikke trenger å delta på. For mange deltakere gjør diskusjonene mer utfordrende.
Som en generell tommelfingerregel er det bedre å invitere deltakerne hvis innspill er nødvendige for å nå målene. Færre deltakere betyr at verten må kaste bort mindre tid på koordinering, og det blir færre avbrudd.
Å redusere antall deltakere i møtet vil også hjelpe de viktigste beslutningstakerne med å fokusere på høyt prioriterte oppgaver og holde fokus på relevante emner eller spørsmål.
- Inviter bare viktige interessenter: En måte å redusere antall møtedeltakere på er å invitere bare de viktigste interessentene Det inkluderer viktige beslutningstakere, bidragsytere eller andre WHO vil påvirke resultatet av møtet.
- Bruk et møtesammendrag til å oppdatere ikke-deltakere: Du kan dele møtesammendraget med dem selv om du ikke inviterer alle til møtet Det vil sikre at alle har tilgang til kritisk informasjon og diskusjoner.
AI oppsummeringsfunksjoner i Transkriptor kan automatisk generere et møtesammendrag. Den vil inkludere praktisk innsikt og viktige takeaways fra møteutskriften. Du kan dele sammendraget med alle WHO ikke kunne delta på møtet, slik at de kan holde seg oppdatert.
5 Bruk oppgave- og prosjektstyringsverktøy for oppfølging
Oppfølging er en av de beste måtene å gjøre et møte verdt det. Oppgave- og prosjektstyringsprogramvare som Asana, Trelloog monday.com kan hjelpe deg med å strømlinjeforme oppgavetildelinger og spore fremdrift, noe som reduserer behovet for å følge opp deltakerne manuelt.
Bruk av oppgave- og prosjektstyringsverktøyene forbedrer også ansvarligheten. Det sikrer at alle fullfører de tildelte handlingspunktene uten ytterligere møter. Her er noen av de gratis og betalte oppgave- og prosjektstyringsprogramvarene for å redusere møtekostnadene knyttet til oppfølging:
Asana
Asana er en moderne prosjektstyringsprogramvare som støtter flere prosjektledelsesstiler. Det gir deg full kontroll over hvordan du visualiserer og organiserer arbeidet. Du kan også finne mange innebygde funksjoner som gjør det enklere å samarbeide.
Den lar deg for eksempel tildele oppgaver til enkeltpersoner ved hjelp av et intuitivt og godt designet grensesnitt. Direktemeldingene i appen lar deg legge ved filer, tagge andre prosjekter og spille inn videomeldinger.
Trello
Trello tilbyr en enkel visuell måte å organisere prosjekter ved hjelp av Kanban-tavler. Den er enkel å bruke og har ikke en bratt læringskurve. Takket være det enkle dra-og-slipp-grensesnittet kan du og teamet ditt bruke verktøyet effektivt.
Kortene eller oppgavene inkluderer forfallsdatoer, vedlegg, bilder, kommentarer, egendefinerte felt og sjekklister. Når teammedlemmene har fullført oppgavene, kan de dra kortene til den aktuelle listen.
monday.com
monday.com er en annen prosjektstyringsapp som lar deg visualisere alle prosjektene på ett sted. Den er svært tilpassbar og hjelper deg med å samle data og beregninger på et visuelt tiltalende grensesnitt.
Selv om monday.com tilbyr mange tilpasningsalternativer, er noen av de avanserte funksjonene og visningene bare tilgjengelige i høyere prisnivåer.
Konklusjon
Møter er som workshops der teammedlemmer kan komme sammen for å forme de beste ideene ved hjelp av samarbeidsstrategier for ledere . Planlegging og vertskap for møter krever imidlertid mye tid og ressurser. Bedrifter må arrangere møter godt for å sikre at fortjenesten opprettholdes, og vurdere transkripsjonstjenester SEO-fordeler for synlighet på nettet.
Heldigvis kan mange AI verktøy automatisere tidkrevende og kjedelige oppgaver. For eksempel kan utviklere transkribere møter ved hjelp av tale-til-tekst-verktøy. De kan også bruke populære videokonferanseverktøy som Zoom eller Google Meet for å planlegge og arrangere eksterne møter.
I stedet for å be en deltaker om å ta møtereferater, kan du legge til pålitelige AI verktøy som automatisk transkripsjonsprogramvare . For eksempel kan Transkriptor konvertere tale til tekst og gi automatiserte møtenotater for å redusere kostnadene. Disse AI verktøyene vil bidra til å redusere møtekostnadene og gjøre hver økt verdt det.
