Hvordan lage et digitalt dokumentasjonssystem

Du trodde at å digitalisere dokumentene dine ville løse alle problemene dine. Det er imidlertid langt fra sannheten. Nå som antallet digitale dokumenter vokser, kan du få problemer med å administrere dem. Du bruker mer tid på å søke etter feilplasserte filer og håndtere uorganiserte systemer, noe som reduserer produktiviteten og forårsaker forsinkelser.

Du ser også bortkastet tid og flere driftskostnader. Denne artikkelen gir alle svarene hvis du leter etter en løsning på dette problemet. Det vil hjelpe deg med å lage et effektivt digitalt dokumentasjonssystem. Du vil lære noen gode strategier og tips for å strømlinjeforme prosessen.

Forstå grunnleggende digital dokumentasjon

Digital dokumentasjon kan hjelpe deg med å lagre og administrere alle dokumentene dine på en sikrere måte. Du kan få tilgang til dem når du vil. Faktisk avslørteExploding Topics at bedrifter som kun er avhengige av manuell dokumentasjon ville miste 51 % av inntektene. Før du bruker de digitaliserte dokumentene, må du kjenne til deres primære grunnleggende.

Nøkkelkomponenter i effektiv dokumentasjon

Her er noen nøkkelkomponenter du må huske for effektiv dokumentasjon:

1. Klarhet og konsistens: Sørg for at informasjonen er lett å lese og har konsekvent formatering.
2. Versjonskontroll: Med et robust system kan du spore endringer riktig. Dessuten kan du også få tilgang til de tidligere versjonene.
3. Tilgjengelighet: Dokumenter skal være tilgjengelige for autoriserte personer. Dette vil sikre brukervennlighet uten at det går på bekostning av sikkerheten.
4. Søkbarhet: En funksjonell søkefunksjon kan hjelpe deg med å finne spesifikke dokumenter raskt, slik at du ikke trenger å kaste bort tid.

Vanlige dokumentasjonsutfordringer

Selv om det er fordelaktig å oppbevare dokumentasjon, kan det by på flere utfordringer:

1. Dårlig organisering: Uten et skikkelig system vil dokumentene spre seg, og gjenfinningsprosessen vil bli tidkrevende.
2. Versjonsforvirring: Du og teamene dine kan slite med motstridende dokumentoppdateringer hvis versjonskontrollen er utilstrekkelig.
3. Sikkerhetsrisikoer: Sensitiv informasjon er sårbar for uautorisert tilgang eller brudd uten tilstrekkelige sikkerhetstiltak.
4. Ineffektivitet: Når systemene går gjennom overbelastning, kan det føre til bortkastet tid og krefter.

Fordeler med strømlinjeformet digital dokumentasjon

Når du bruker papirløs dokumentasjon, kan det vise seg å være fordelaktig på ulike måter, for eksempel:

1. Mer produktivitet: Rask tilgang til godt organiserte dokumenter reduserer forsinkelser og øker teamets effektivitet.
2. Bedre samarbeid: Sentraliserte plattformer vil hjelpe deg med å jobbe med flere dokumenter samtidig.
3. Sterkere sikkerhet: Robuste retningslinjer og verktøy beskytter sensitive data samtidig som tilgjengeligheten opprettholdes. Statista avslørte at 46 % av selskapene betaler løsepenger etter et angrep.
4. Overholdelse av regelverk: Et godt administrert system vil hjelpe deg med å overholde standarder og minimere samsvarsrisiko.

Viktige elementer i et vellykket dokumentasjonssystem

Et skikkelig dokumentasjonssystem kan forbedre arbeidsflyten din. Enten du administrerer prosjekter eller organiserer filer, vil en klar strategi hjelpe deg med å enkelt vedlikeholde dokumentene dine. Dessuten kan du også finne og oppdatere dokumentene mer effektivt.

1. Organisere dine digitale dokumenter: Lag et vellykket dokumentasjonssystem ved å gruppere filer logisk.
2. Sette opp navnekonvensjoner: Oppretthold konsekvent filnavngivning ved hjelp av et standardformat med relevante detaljer.
3. Opprette søkbare arkiver: Forbedre søkbarheten ved å legge til nøkkelord i dokumentene dine.

Organisere dine digitale dokumenter

Først må du lage et vellykket dokumentasjonssystem for å organisere filene dine. Sørg deretter for at du grupperer dokumentene riktig etter prosjekttyper, klienter eller datoer. Hvis du jobber med andre teammedlemmer, sørg for at alle forstår strukturen.

Sette opp navnekonvensjoner

For å unngå forvirring må filnavn være konsekvente. Derfor må det velges et standardformat som inkluderer relevante detaljer, spesielt ÅÅÅÅ-MM-DD. Dette trinnet vil sikre at alle raskt kan identifisere status og plassering av de digitale dokumentene.

Opprette søkbare arkiver

Selv med et godt organisert system, må du fortsatt gjøre dokumentene dine mer søkbare. Den beste måten å finne din digitale dokumentasjon på er å legge til nøkkelord. Når arkivet ditt vokser, vil nøkkelordet spare utallige timer siden du ikke trenger å sjekke hver fil.

Bygge din digitale dokumentasjonsarbeidsflyt

For å skape en effektiv digital dokumentasjonsarbeidsflyt må du være nøye med planleggingen. Dette betyr å velge de riktige verktøyene og fokusere på retningslinjene. På denne måten kan du forbedre filbehandlingsprosesser og forbedre teamsamarbeidet. Slik kan du bygge dine digitale dokumentasjonsarbeidsflyter.

1. Velge de riktige verktøyene: Velg verktøy som passer til dine behov for å forbedre dokumentarbeidsflyter.
2. Etablering av dokumentasjonsstandarder: Etabler klare retningslinjer for organisering og formatering av digitale dokumenter for å opprettholde konsistens.
3. Implementering av versjonskontroll: Implementer et versjonskontrollsystem med versjonsnumre eller tidsstempler.

Velge de riktige verktøyene

Du må velge relevante verktøy som vil hjelpe deg med å forbedre arbeidsflytene. Sørg for at du vurderer behovene til deg og teamene dine. På denne måten kan du velge ut de mest effektive verktøyene for dokumentasjonsarbeidsflyten. For eksempel lar Transkriptor deg lage kunnskapsbaser for å organisere viktig informasjon ved hjelp av dokumenter.

Etablering av dokumentasjonsstandarder

Klare standarder sikrer at alle i teamet ditt er på samme side. Derfor må du opprette retningslinjer for filorganisering og formatering for å opprettholde konsistens. Du kan be teamene dine om å følge spesifikke standarder mens du navngir og strukturerer mappene. Dette vil hjelpe deg å unngå forvirring i fremtiden.

Implementering av versjonskontroll

Versjonskontroll er viktig når flere personer jobber med de samme dokumentene. Når det er sagt, må du implementere et gjennomsiktig versjonssystem. Når du navngir nyere filversjoner, må du inkludere versjonsnumre eller tidsstempler. Det er best å bruke Transkriptor, ettersom plattformen sporer endringer og lar deg gå tilbake til tidligere versjoner av arbeidet ditt.

Verktøy for automatisering av dokumentasjon

Automatisering vil hjelpe deg med å administrere dokumentasjonssystemet ditt mer nøyaktig. Du kan spare tid og redusere manuelle feil. På toppen av det kan du fokusere på oppgaver av høy verdi mens repeterende prosesser tar seg av seg selv. Det kan imidlertid virke skremmende å velge de riktige dokumenthåndteringsverktøyene. For å hjelpe deg med prosessen, her er de 5 beste alternativene du må vurdere.

1. Transkriptor : Transkriptor er en profesjonell lyd-til-tekst-transkripsjonsplattform som kan hjelpe deg med å administrere og lagre digitale dokumenter.
2. Templafy : Templafy kan automatisere dokumenthåndteringsprosesser.
3. ExperLogix : ExperLogix integreres med CRM - og ERP-programvare for å effektivisere dokumentoppretting.
4. PandaDoc : PandaDoc kommer med tilleggsfunksjoner for å forbedre dokumentarbeidsflyter.
5. HotDocs : HotDocs automatiserer digital dokumentasjon og integreres med andre plattformer.

1. Transkriptor

Transkriptor er en populær lyd-til-tekst-plattform som kan håndtere alle dine transkripsjonsbehov. Plattformen lar deg lage tilpassede kunnskapsbaser ved hjelp av transkripsjoner og dokumenter. Avhengig av planen din kan du opprette flere kunnskapsbaser.

Dessuten kommer Transkriptor med sikker og sentralisert lagring for å holde dokumentene dine organisert. Dermed kan du enkelt få tilgang til og administrere alle filene og mappene dine. Siden du enkelt kan hente viktige dokumenter, kan du effektivisere arbeidsflytene dine.

På toppen av det lar Transkriptor deg spore endringer i dokumentene dine. Dessuten vil Historikk-funksjonen hjelpe deg med å se de tidligere versjonene av dokumentene dine. Som et resultat kan du gjøre innholdsadministrasjon mer fleksibel.

Viktige funksjoner

• Nøyaktig Transkriptor generering: Transkriptor kan hjelpe deg med å generere svært nøyaktige transkripsjoner fra lyd- og videofiler. Plattformen vil sikre at du får transkribert tekst i løpet av minutter.
• Flerspråklig støtte: Transkriptor støtter 100+ språk. Dermed kan du lage transkripsjonene dine på hvilket som helst språk du ønsker.
• Utmerkede integrasjoner: Du kan integrere Transkriptor med Google Meet, Zoom og Microsoft Teams . Du kan også synkronisere plattformen med Google og Outlook kalendere.
• AI Chat-assistent: Den AI chatassistentfunksjonen kan oppsummere transkripsjonsfilene og rapportene dine. I tillegg til å trekke ut nøkkelinnsikt, kan du også stille AI spørsmål. Du kan bruke en hvilken som helst spesifikk mal for AI forslag eller opprette en ny.

2. Templafy

Kommer på andreplass på listen er Templafy . Denne digitale dokumentasjonsprogramvaren vil hjelpe deg med å automatisere og administrere dokumentasjonen din mer effektivt. Den integreres også med Microsoft Office, Google Workspace og skylagringsløsninger. Dessuten kommer den med arbeidsflyter for dokumentgodkjenning og versjonskontroll. Teamene dine kan enkelt opprette dokumenter. Prisene deres er imidlertid ikke gjennomsiktige.

3. ExperLogix

ExperLogix er et annet digitalt dokumentasjonshåndteringssystem. Det kan hjelpe deg med å automatisere og effektivisere dokumentoppretting og administrasjonsprosesser. Systemet deres integreres vanligvis med ulike forretningsapplikasjoner, for eksempel CRM - og ERP-programvare. Den støtter tilpassbare arbeidsflyter for å forbedre effektiviteten. Med ExperLogix trenger du ikke å bekymre deg for sikkerhet og integrasjoner. Læringskurven er imidlertid for bratt.

4. PandaDoc

PandaDoc passer for fagfolk som planlegger å lage forskjellige typer dokumenter. Du vil også få tilleggsfunksjoner som e-signaturer og sanntidssamarbeid. Systemet vil hjelpe deg med å automatisere dokumentarbeidsflyter og redusere manuelle feil. Du kan også integrere med ulike CRM - og prosjektstyringsverktøy. Dette vil hjelpe deg med å øke effektiviteten og opprettholde sentralisert dokumentlagring. Imidlertid har mange brukere klaget over problemer under redigering.

5. HotDocs

Kommer sist på listen er HotDocs . Det er et av de første verktøyene på markedet for å automatisere digital dokumentasjon. Dette verktøyet er svært skalerbart, noe som vil vise seg å være gunstig etter hvert som behovene dine vokser over tid. Den kan integreres med andre systemer for bedre databehandling og automatisering av arbeidsflyt. Integrasjonen er også jevn og sømløs. Prisplanene er imidlertid ikke kostnadseffektive.

Beste praksis for vedlikehold av dokumentasjonssystemet

Å opprettholde et effektivt dokumentasjonssystem betyr at du hele tiden må legge innsats i det. Når systemet ditt er satt opp, er det viktig å holde seg relevant og organisert. Her er noen anbefalte fremgangsmåter for dokumentasjon for å holde dokumentasjonssystemet i gang:

1. Regelmessige revisjoner og oppdateringer: Kontroller regelmessig den digitale dokumentasjonen din for å fjerne overflødige eller unødvendige filer.
2. Medlemmer av opplæringsteamet: Sørg for at teamet ditt er opplært i strukturen og funksjonene til dokumentasjonssystemene.
3. Måling av dokumentasjonseffektivitet: Spor beregninger som filhentingstid og bruk av gamle versjoner for å vurdere effektiviteten.

Regelmessige revisjoner og oppdateringer

Husk at din digitale dokumentasjon ikke er noe du bør glemme etter at du har satt opp. Du må gjennomføre regelmessige revisjoner for å gjennomgå organiseringen av filene dine. Dette er en av de mest effektive måtene å fjerne overflødige eller unødvendige dokumenter på. Så lag en tidsplan for disse revisjonene, enten ukentlig eller månedlig. Sørg for at arkivert materiale fortsatt er tilgjengelig, men atskilt fra aktive filer. Dette vil forhindre et rotete system som bremser produktiviteten.

Opplæring av teammedlemmer

Selv det beste dokumentasjonssystemet kan mislykkes hvis teammedlemmene dine ikke vet hvordan de skal bruke det. Ta deg derfor tid til å trene teamet ditt på organisasjonsstrukturen. Hvis noen ikke vet hvordan de får tilgang til tidligere versjoner, kan du trene dem på den spesifikke delen. Med riktig opplæring kan du redusere feil. Dette er sant, spesielt når du tar med nye medlemmer.Forbes avslørte at 29 % av bedriftene sliter med onboarding av ansatte.

Måling av dokumentasjonseffektivitet

Du må finne ut om dokumentasjonssystemet ditt oppfyller dine behov. Du må spore spesifikke beregninger. Du kan for eksempel spore tiden det tar å finne bestemte filer eller hvor ofte folk bruker de gamle versjonene. Du må samle inn tilbakemeldinger fra teamet ditt for å identifisere smertepunkter eller ineffektivitet. Hvis du støter på problemer, må du løse dem raskt. Dette vil sikre at det digitale dokumentasjonssystemet er relevant for dine behov.

Konklusjon

Å lage et digitalt dokumentasjonssystem vil vise seg å være litt tidkrevende. Men når du har gjort det riktig, kan du enkelt lagre og administrere den digitale dokumentasjonen din. Du og teammedlemmene dine trenger ikke å kaste bort tid på å finne de riktige dokumentene.

Transkriptor lar deg lage transkripsjoner og lagre dokumentene dine uten problemer. Dessuten vil Transkriptor også gi deg tilgang til de tidligere versjonene av arbeidet ditt. Så velg Transkriptor i dag for dine dokumentasjonsbehov.