Piemēram, AI transkripcijas rīki, piemēram, Transkriptor , var automatizēt sapulču ierakstu pārvēršanu rakstītā tekstā. Tie var arī palīdzēt apkopot sapulci ar darbību vienumiem un galvenajiem punktiem. Pēc tam varat tos kopīgot ar kādu WHO nevarēja apmeklēt sesiju.
Šajā ceļvedī mēs iepazīstināsim jūs ar piecām galvenajām stratēģijām, kas palīdzēs ietaupīt sapulču izmaksas un vadīt efektīvākas sapulces:
1 Izmantojiet transkripcijas rīkus, piemēram, Transkriptor automatizētām sapulču piezīmēm
AI sapulču palīgus, izmantojiet zvanu transkripcijas programmatūru , lai palīdzētu ierakstīt tiešsaistes sapulces. Viņi var arī pārrakstīt audio ar Evernote un videoklipiem un saglabāt transkripcijas vēlākai izmantošanai. Tā vietā, lai veiktu manuālas piezīmes notiekošo sapulču laikā, AI transkripcijas rīki, piemēram, Transkriptor , var palīdzēt automatizēt procesu.
Audio-teksta rīks var ierakstīt un pārrakstīt izrunātos vārdus tekstā. Tā kā katrai sapulcei nav nepieciešams piešķirt manuālu piezīmju veikšanu, varat samazināt sapulces izmaksas, izmantojot precīzus transkripcijas rīkus.
AI rīki pārveido saziņu darbavietā un uzlabo sapulču produktivitāti. Piemēram, šajā Forbes rakstā ir uzsvērts, kā automatizācijas rīki samazina pūles, kas nepieciešamas, lai pārrakstītu un apkopotu sapulces, uzlabojot komandas efektivitāti un sadarbību.
Ja bieži apmeklējat vai rīkojat sapulces savā darba vietā, šeit ir divi populāri AI transkripcijas rīki.
Transkriptor
Transkriptor ir uzticams un funkcijām bagāts AI virtuālo sapulču transkripcijas rīks Google Meet, MS Teams un Zoom. Varat savienot Google Calendar un Outlook kalendāru ar Transkriptor , lai sapulces robots varētu automātiski pievienoties ieplānotajām sapulcēm.
Transkriptor varat arī ģenerēt sapulču transkripciju kopsavilkumus un darbību vienumus lejupielādei vai kopīgošanai ar komandas locekļiem. Tas ir 99% precīzs un atbalsta vairāk nekā 100 transkripcijas un tulkošanas valodas, lai apmierinātu globālo komandu vajadzības.
Otter.AI
Otter.AI ir vēl viens AI audio-teksta rīks, kas var ierakstīt un pārrakstīt Zoom sapulces . OtterPilot varat pievienoties tiešsaistes Zoom, Google Meetvai Microsoft teams sapulcēm un pārvērst izrunātus vārdus tekstā.
Lai gan Otter.AI veic pienācīgu darbu, pārrakstot sapulces, runas pārvēršanas tekstā rīka precizitāte ir tikai 85%. Tas nozīmē, ka jums būs jāpavada daudz laika, rediģējot pārrakstīto failu.
Vēl viena Otter.AI uzlabošanas joma ir tā, ka AI piezīmju veikšanas rīks attiecas tikai uz angļu valodu. Tādējādi tas var nebūt piemērots daudzvalodu lietotājiem.
2 Izmantojiet videokonferences, lai samazinātu ceļa izdevumus
Video sapulces ir kļuvušas par jauno normu attālos un hibrīda uzņēmumos. Tas ir tāpēc, ka tie palīdz samazināt nepieciešamību pēc ceļa un citiem izdevumiem.
Videokonferenču rīki var palīdzēt ātri ieplānot un pievienot kalendāram attālās sapulces. Audio-teksta rīki var arī samazināt izmaksas un nodrošināt elastīgu plānošanu.
Zoom
Zoom ir populāra videokonferenču lietotne. Viss, kas jums jādara, ir kopīgot Zoom sapulces saiti ar dalībniekiem. Jūs varat justies pārliecināti, ka ikviens var ātri pievienoties zvanam.
Tas ir ļoti uzticams un saglabās jūsu video pat ar vāju interneta savienojumu. Zoom piedāvā arī balto tāfeli, kas ātri piepilda virtuālo tāfeli ar piezīmju lapiņām, attēliem un diagrammām.
Microsoft teams
Microsoft teams piedāvā dažas no tirgus spēcīgākajām videokonferenču funkcijām un komandas tērzēšanas piedāvājumiem. Baltās tāfeles funkcija ir lieliska: jūs varat zīmēt ar brīvu roku, un programma izlīdzinās lietas.
Šis līdzeklis atvieglo piezīmju veikšanu un diagrammu veidošanu, atrodoties kustībā. Tas saglabā visu tērzēšanu no sapulces un tiek saglabāts komandas tērzēšanas lietotnē, lai jūs varētu to saglabāt turpmākai atsaucei.
Google Meet
Viena no Google Meet labākajām funkcijām ir tās dziļā integrācija ar Google Workspace lietotnēm. Ja izveidojat sapulci Google Calendar, jūs saņemsit saiti Satikties, uz kuras visi dalībnieki var noklikšķināt, lai pievienotos.
Meet ir populāra Zoom alternatīva, kas darbojas pārlūkprogrammā, nevis lietotnē, kas ir pluss. Paraksti labi darbojas angļu valodā, bet Meet nevar noteikt, kad dalībnieki runā citās valodās.
3 Īstenot īsākas un efektīvākas sanāksmes ar strukturētām darba kārtībām
Sapulces ir efektīvas sadarbības mugurkauls, taču ilgākas un neefektīvākas sapulces var izšķiest naudu, laiku un pūles; apsveriet pareizu virtuālo sapulču etiķeti , lai samazinātu traucējumus. Šeit parādās labi izstrādāta sanāksmes darba kārtība. Tas ļauj jums noteikt skaidras cerības uz komandu. Jūs pat varat saīsināt sapulces ilgumu, koncentrējoties tikai uz būtiskām diskusijām.
Dalībnieku izpratne par to, ko viņi apspriedīs sanāksmē, ļauj labāk sagatavoties. Tas arī novērš laiku, kas pavadīts neproduktīvām diskusijām. Labi strukturētas darba kārtības palīdz panākt perfektu līdzsvaru starp elastību un struktūru. Šeit ir daži padomi, kā ieviest īsākas un efektīvākas sapulces:
- Izmantojiet iepriekš iestatītas darba kārtības: Iepriekš iestatīta sapulces darba kārtība darbosies kā projekts Izmantojot šo projektu, jūsu sapulci varētu pabeigt laikā un pareizajā virzienā Pārdomātai darba kārtībai jāsniedz pārskats par diskusiju punktiem Tas nosaka laika grafiku katrai tēmai, lai novērstu pārsniegšanu.
- Piešķiriet laika ierobežojumus katram diskusijas punktam: Jums ir jādefinē sapulces sākuma un beigu laiks un jāpiešķir laika ierobežojums katrai tēmai Labi izstrādātā sanāksmes darba kārtībā jāņem vērā dalībnieku laiks un jāpalīdz saglabāt fokusu no sākuma līdz beigām.
- Pieturieties pie grafika, lai izvairītos no pārsniegšanas: Atcerieties, ka pārsniegšana ir ienaidnieks, kas saistīts ar iesaistīšanos iesaiņotā sapulcē Pārliecinieties, ka viss ir kodolīgs Lai gan varētu būt vilinoši turpināt apspriest aizraujošu tēmu, ir svarīgi ievērot grafiku, lai samazinātu sanāksmju izmaksas un ietaupītu laiku.
4 Samaziniet dalībnieku skaitu, lai ietaupītu laiku un resursus
Jums vajadzētu izvairīties no komandas locekļu laika izšķiešanas, piesaistot viņus sanāksmēm, kuras viņiem nav jāapmeklē. Pārāk liels dalībnieku skaits padara diskusijas sarežģītākas.
Parasti īkšķa noteikums ir labāk uzaicināt dalībniekus, kuru ieguldījums ir nepieciešams mērķu sasniegšanai. Mazāk dalībnieku nozīmē, ka uzņēmējam būs jātērē mazāk laika koordinācijai, un būs mazāk pārtraukumu.
Dalībnieku skaita samazināšana sapulcē arī palīdzēs galvenajiem lēmumu pieņēmējiem koncentrēties uz augstas prioritātes uzdevumiem un koncentrēties uz atbilstošām tēmām vai jautājumiem.
- Uzaiciniet tikai būtiskas ieinteresētās personas: Viens no veidiem, kā samazināt sapulces dalībnieku skaitu, ir uzaicināt tikai būtiskās ieinteresētās puses Tas ietver svarīgus lēmumu pieņēmējus, līdzstrādniekus vai jebkuru citu, WHO ietekmēs sanāksmes iznākumu.
- Izmantojiet sapulces kopsavilkumu, lai atjauninātu personas, kas nav dalībnieki: Varat kopīgot sapulces kopsavilkumu ar viņiem pat tad, ja neaicināt visus uz sapulci Tas nodrošinās, ka ikvienam ir piekļuve kritiskai informācijai un diskusijām.
AI apkopojošie Transkriptor līdzekļi var automātiski ģenerēt sapulces kopsavilkumu. Tas ietvers praktiskus ieskatus un galvenās atziņas no sanāksmes stenogrammas. Varat kopīgot kopsavilkumu ar ikvienu WHO nevarēja piedalīties sapulcē, lai šī persona varētu sekot līdzi sapulcei.
5 Uzdevumu un projektu vadības rīku izmantošana turpmākiem pasākumiem
Sekošana ir viens no labākajiem veidiem, kā padarīt sapulci vērtīgu. Uzdevumu un projektu pārvaldības programmatūra, piemēram, Asana, Trelloun monday.com , var palīdzēt racionalizēt uzdevumu piešķiršanu un izsekot norisei, samazinot nepieciešamību manuāli sekot līdzi dalībniekiem.
Uzdevumu un projektu vadības rīku izmantošana arī uzlabo pārskatatbildību. Tas nodrošina, ka visi pabeidz piešķirtos darbību vienumus bez turpmākām sanāksmēm. Šeit ir dažas bezmaksas un maksas uzdevumu un projektu vadības programmatūras, lai samazinātu sapulču izmaksas, kas saistītas ar sekošanu:
Asana
Asana ir moderna projektu vadības programmatūra, kas atbalsta vairākus projektu vadības stilus. Tas sniedz jums pilnīgu kontroli pār to, kā jūs vizualizējat un organizējat darbu. Varat arī atrast daudzus iebūvētus līdzekļus, kas atvieglo sadarbību.
Piemēram, tas ļauj piešķirt uzdevumus personām, izmantojot intuitīvu un labi izstrādātu interfeisu. Tiešā ziņojumapmaiņa lietotnē ļauj pievienot failus, atzīmēt citus projektus un ierakstīt video ziņojumus.
Trello
Trello piedāvā vienkāršu vizuālu veidu, kā organizēt projektus, izmantojot Kanban dēļus. Tas ir vienkārši lietojams, un tam nav stāvas mācīšanās līknes. Pateicoties vienkāršajam vilkšanas un nomešanas interfeisam, jūs un jūsu darba grupa varat efektīvi izmantot rīku.
Kartītes vai uzdevumi ietver izpildes datumus, pielikumus, attēlus, komentārus, pielāgotus laukus un kontrolsarakstus. Kad komandas locekļi ir pabeiguši uzdevumus, viņi var vilkt kartītes uz atbilstošo sarakstu.
monday.com
monday.com ir vēl viena projektu vadības lietotne, kas ļauj vizualizēt visus projektus vienuviet. Tas ir ļoti pielāgojams un palīdz apkopot datus un metriku vizuāli pievilcīgā saskarnē.
Lai gan monday.com piedāvā daudzas pielāgošanas iespējas, dažas no uzlabotajām funkcijām un skatiem ir pieejamas tikai augstākos cenu līmeņos.
Secinājums
Sanāksmes ir kā semināri, kuros komandas locekļi var sanākt kopā, lai veidotu labākās idejas, izmantojot vadītāju sadarbības stratēģijas . Tomēr sapulču plānošana un rīkošana prasa daudz laika un resursu. Uzņēmumiem ir labi jārīko sanāksmes, lai nodrošinātu, ka viņu peļņa tiek saglabāta, un jāapsver transkripcijas pakalpojumu SEO priekšrocības tiešsaistes redzamībai.
Par laimi, daudzi AI rīki var automatizēt laikietilpīgus un garlaicīgus uzdevumus. Piemēram, izstrādātāji var pārrakstīt sapulces , izmantojot runas pārvēršanas tekstā rīkus. Viņi var arī izmantot populārus videokonferenču rīkus, piemēram, Zoom vai Google Meet , lai plānotu un mitinātu attālās sapulces.
Tā vietā, lai lūgtu dalībniekam ņemt sapulces protokolus, varat pievienot uzticamus AI rīkus, piemēram, automātiskās transkripcijas programmatūru . Piemēram, Transkriptor varat pārvērst runu tekstā un nodrošināt automatizētas sapulces piezīmes, lai samazinātu izmaksas. Šie AI rīki palīdzēs samazināt sapulču izmaksas un padarīt katru sesiju vērtīgu.
