Balss uz tekstu vietnē Outlook: pakāpeniska apmācība

Balss pārvēršana tekstā Outlook ir līdzeklis, kas izmanto runas atpazīšanas tehnoloģiju un iespējo rakstīšanu ar balsi. Tas piedāvā dažādas priekšrocības, piemēram, daudzvalodu atbalstu, pasta komandas un komandas vairākiem elementiem.

Lai saprastu, kā Outlook izmantot balss pārvēršanu tekstā, jums vienkārši jāveic dažas pamata darbības. Šajā ceļvedī jūs izpētīsit soli pa solim, kā iespējot diktēšanu Microsoft Outlook . Atklājiet arī, kā tādi rīki kā Transkriptor atvieglo uzlaboto e-pasta transkripciju.

What Is Voice-to-Text on Outlook?

Rakstot ar balsi Outlook, tiek izmantota tiešsaistes runas atpazīšana, ko nodrošina Azure runas pakalpojumi. Saskaņā ar Statista aptauju lielākā daļa sagaida, ka runas atpazīšana pakāpeniski attīstīsies līdz perfektiem stenogrammām.

Overview of the Feature

Jums ir nepieciešams tikai interneta savienojums, mikrofons un kursors tekstlodziņā, lai izmantotu balss rakstīšanu Outlook . Tas arī ļauj izmantot balss rakstīšanas valodu, kas atšķiras no tās, kuru izvēlējāties Windows . Varat mainīt ievades valodu, lai pārslēgtu balss rakstīšanas valodas.

Speech-to-Text Integration in Outlook

Diktēšanas līdzeklis ļauj izmantot runas pārveidošanu tekstā, lai izveidotu saturu sistēmā Office. Tas ir ātrs un vienkāršs veids, kā sagatavot e-pasta ziņojumus, nosūtīt atbildes un uztvert signālu. Šis līdzeklis ir pieejams jaunās Outlook, klasiskās Outlook, Outlook Mac un tīmeklī.

Accessibility Benefits

Programmā Outlook ir pieejami daudzi pieejamības līdzekļi rakstīšanai ar balsi. Izmantojot pieejamības pārbaudītāju, varat novērst pieejamības problēmas, rakstot e-pasta ziņojumu. Attēliem var pievienot alternatīvos tekstus, lai cilvēki, kas izmanto ekrāna lasītājus, varētu klausīties, par ko ir attēls.

How to Enable Voice-to-Text in Outlook

Balss pārvēršana tekstā Outlook vienkāršo e-pasta ziņojumu sagatavošanu, pārvēršot izrunātus vārdus tekstā. Lai sāktu izmantot šo līdzekli, nodrošiniet saderību un konfigurējiet mikrofona un valodas iestatījumus. Varat veikt šīs vienkāršās darbības, lai iespējotu un maksimāli palielinātu šo laika taupīšanas rīku:

1. Pārbaudiet saderību: Pārliecinieties, vai esat Microsoft 365 abonents, un iestatiet runāto valodu, mikrofonu un automātiskās pieturzīmes Outlook iestatījumos.
2. Aktivizējiet diktātu: Noklikšķiniet uz "Diktēt", izmantojiet ALT +', vai nospiediet Windows + H Windows diktēšanas rīkam.
3. Iestatiet mikrofona piekļuvi: Iespējojiet mikrofona atļaujas konfidencialitātes un drošības iestatījumos.
4. Konfigurējiet valodu un komandas: Izvēlieties valodu un pārbaudiet pieejamās komandas; Piezīme Priekšskatījuma valodu ierobežojumi.

Step 1: Check Compatibility

Diktēšanas funkcija ir pieejama tikai Microsoft 365 abonentiem. Lai iespējotu diktēšanas iestatījumus programmā Outlook, noklikšķiniet uz zobrata ikonas, lai skatītu pieejamos iestatījumus. Sarunvalodas valodai varat skatīt un mainīt valodas nolaižamajā izvēlnē. Pēc tam varat skatīt un mainīt mikrofonu.

Step 2: Activate Dictation

Diktēšanas funkciju var aktivizēt, rīkjoslā noklikšķinot uz pogas "Diktēt". Jaunajā Outlook versijā izmantojiet īsinājumtaustiņu ALT +' vai nospiediet mikrofona ikonu lentē, lai atsāktu diktēšanu.

Iespējams, ka diktēšanas poga pašlaik nav pieejama dažos Outlook priekšskatījumos operētājsistēmai Windows . Tomēr diktēšanas līdzekli joprojām var izmantot, izmantojot Windows diktēšanas rīku.

Step 3: Set Up Microphone Access

Lai izmantotu mikrofonu ar ieslēgtām programmām Windows, konfidencialitātes un drošības iestatījumos ir jāieslēdz dažas atļaujas. Lai to izdarītu, dodieties uz Sākums, Iestatījumi un Konfidencialitāte un drošība. Pēc tam lietotņu atļauju sadaļā meklējiet Mikrofons un pārliecinieties, vai ir ieslēgta piekļuve mikrofonam.

Step 4: Configure Language and Commands

Nolaižamajā sarakstā varat atlasīt valodu to komandu sarakstam, kas pieejamas katrā atbalstītajā valodā. Lūdzu, ņemiet vērā, ka angļu valodā pašlaik tiek atbalstītas tikai pieturzīmes un simboli, valūta, matemātika un emocijzīmes / sejas. Ir atbalstītas un priekšskatījuma valodas.

Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook

Balss pārvēršana tekstā Outlook padara e-pasta izveidi efektīvāku, pārvēršot runu tekstā. Varat rakstīt melnrakstus, rediģēt un sūtīt e-pasta ziņojumus brīvroku režīmā, veicot vienkāršas darbības. Šeit ir sniegts detalizēts ceļvedis, kā izmantot balss pārvēršanu tekstā Outlook :

Step 1: Open a New Email

Dodieties uz Microsoft Outlook un sāciet jaunu e-pasta ziņojumu. Atlasiet ziņojuma pamattekstu, dodieties uz cilni Ziņojums un atlasiet Diktēt. Sadaļā Outlook Mac sāciet jaunu e-pasta ziņojumu vai atbildiet. Pēc tam dodieties uz Ziņojums un pēc tam uz Diktēt. Pārliecinieties, vai esat pierakstījies pakalpojumā Microsoft 365 ierīcē ar iespējotu mikrofonu.

Step 2: Start Dictating

Izmantojot Mac, varat arī sākt diktēšanu ar īsinājumtaustiņu: ⌥ (Opcija) + F1. Tīmeklī dodieties uz cilni Ziņojums un atlasiet Diktēt. Pēc tam pagaidiet, līdz ieslēdzas poga Diktēt, sāciet klausīties un sāciet runāt, lai ekrānā tiktu parādīts teksts.

Step 3: Use Voice Commands for Editing

Papildus tikai satura runāšanai varat izrunāt komandas, lai pievienotu pieturzīmes un ievadītu speciālās rakstzīmes. Rediģēšanai un formatēšanai varat izmantot balss komandas. Daži izplatīti balss komentāri ietver: dzēst, dzēst to, dzēst pēdējos [1-100] vārdus/teikumus, ievietot atstarpi un atpakaļatkāpes taustiņu.

Step 4: Review and Send

Ikreiz, kad jūs apvienojat dažādus cilvēkus ar dažādām darba kārtībām un viedokļiem, jums ir jāpiedāvā veids, kā viņiem pārredzami sadarboties. Tikai tad, kad visi varēs redzēt visu notiekošo un saprast to vienā vietā un vienādi, e-pasta pārskatīšanas un apstiprināšanas process būs pārredzams, racionalizēts un efektīvs.

Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool

Outlook balss pārvēršanas tekstā rīks piedāvā virkni jaudīgu funkciju, lai uzlabotu produktivitāti un pieejamību. Tālāk ir norādītas dažas Outlook balss pārvēršanas tekstā rīka funkcijas.

Multilingual Support

Pirms sākat, jums jāpārbauda valodas, kuras atbalsta jūsu Windows versija. 11. Windows dažas no atbalstītajām valodām ir: bulgāru, ķīniešu, horvātu, čehu, dāņu, holandiešu, angļu, igauņu un citas. Lai pārslēgtu balss rakstīšanas valodas, ir jāmaina ievades valoda.

Lai to izdarītu, uzdevumjoslas stūrī atlasiet valodas pārslēdzēju. Pēc tam nospiediet Windows logotipa taustiņu + tastatūras atstarpes taustiņu. Visbeidzot, nospiediet valodas pārslēdzēju skārientastatūras apakšējā labajā stūrī.

Accessibility Options

Microsoft 365 programmas, lai jums būtu vieglāk un ērtāk redzēt ekrānā redzamās lietas. Ja ekrāna krāsas ir pārāk spilgtas, mēģiniet ieslēgt nakts gaismu. Tas maina ekrāna krāsu temperatūru, parādot siltākas krāsas, kas ir vieglāk pamanāmas acīm. Ja jūs nodarbojaties ar colorblind (krāsu redzes deficīts saskaņā ar Cleveland Clinic ), Windows ir aprīkots ar iepriekš izstrādātiem krāsu akluma filtriem.

Integration with Microsoft Office Suite

Microsoft ļauj diktēt dokumentus, izmantojot dažādus biroja rīkus. Varat diktēt Word dokumentus, Outlook e-pasta ziņojumus un OneNote piezīmes. Lai izmantotu diktēšanu programmā Word, atveriet jaunu vai esošu dokumentu un dodieties uz sadaļu Sākums > diktēt. Ieslēdziet diktēšanas pogu un sāciet runāt. Sadaļā OneNote varat veikt līdzīgas darbības, lai izveidotu melnrakstus, tvertu piezīmes un sniegtu komentārus.

Using Transkriptor for Advanced Email Transcription

Transkriptor izmanto AI un ražo augstas kvalitātes transkripcijas. Tās modernākie algoritmi var ietaupīt daudz laika un pūļu. Šeit ir sniegts detalizēts ceļvedis, kā izmantot Transkriptor papildu e-pasta transkripcijai:

Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor

Ierakstiet audio, izmantojot tālruņa vai datora balss programmu. Kad esat to izdarījis, pierakstieties pakalpojumā Transkriptor, izmantojot savu Gmail, un piekļūstiet informācijas panelim. Pēc tam jūs tiksiet novirzīts uz lapu "Izvēlieties valodu".

Meklēšanas joslā varat meklēt savā valodā starp 100+ pieejamajām valodām. Noklikšķiniet uz tālāk un augšupielādējiet/ierakstiet savu balsi. Jūs varat ierakstīt savu balsi tieši ar Transkriptor un pārvērst to tekstā. Kā otro iespēju varat augšupielādēt audio failu no vietējās ierīces, lai to pārrakstītu.

Step 2: Generate Accurate Transcripts

Kad fails ir augšupielādēts, Transkriptor ģenerēs transkripciju. Atšifrējumam varat piekļūt redaktora lapā. Veidņu bibliotēku var atrast uzdevumjoslas kreisajā pusē. Jūs varat kaut ko uzrakstīt vai nospiest "atstarpe" Al un "/" komandām. Nospiediet atstarpi un tajā pašā uzdevumjoslā ierakstiet "izveidot labi formatētu e-pastu".

Step 3: Edit and Format the Transcript

Kad jums ir e-pasta veidne, varat to pielāgot atbilstoši savām vajadzībām. Uzdevumjoslas kreisajā pusē varat noklikšķināt uz trīs rindiņu ikonas, lai formatētu e-pasta veidni. Varat izmantot galvenes, sarakstus, uzdevumu sarakstus, piedāvājumus vai kodu. Varat arī pievienot saiti, noklikšķinot uz hipersaites ikonas blakus trīs rindiņu ikonai.

Step 4: Copy and Paste into Outlook

Noklikšķiniet uz ikonas "kopēt" tajā pašā uzdevumjoslas kolonnā, lai kopētu e-pastu. Ja vēlaties veikt turpmākas izmaiņas, varat to izdarīt, piekļūstot Transkriptor nodrošinātajām funkcijām. Varat noklikšķināt uz "atsaukt" vai "pārtaisīt", lai veiktu labojumus.

Lai uzlabotu formatējumu, varat tekstu "Treknraksts", "Pasvītrot" vai "Slīpraksts". Noklikšķinot uz ikonas "Lejupielādēt piezīmi", varat lejupielādēt e-pastu Word vai teksta formātā, lai to saglabātu turpmākai lietošanai.

Step 5: Save Time with Batch Transcription

Transkriptor ļauj vienlaikus pārrakstīt vairākus audio ziņojumus. Dodieties uz informācijas paneli, noklikšķiniet uz "Transcribe Audio vai Video File" un augšupielādējiet daudzus audio failus.

Tas atbalsta dažādus formātus, tostarp MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR un MKV . Varat ģenerēt transkripcijas, lai pārvaldītu lielu e-pasta ziņojumu apjomu.

Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook

Saskaņā ar AbilityNet , standarta tehnoloģijas, tostarp balss atpazīšanas programmas, var palīdzēt cilvēkiem ar disleksiju. Tomēr ir svarīgi izmantot pareizus paņēmienus un rīkus, lai maksimāli palielinātu runas atpazīšanu.

1. Runājiet skaidri: Izrunājiet vārdus lēnām un skaidri un ierakstiet sevi, lai sekotu uzlabojumiem.
2. Izmantojiet augstas kvalitātes mikrofonu: Izvēlieties trokšņu slāpēšanas mikrofonu, lai samazinātu apkārtējo troksni un uztvertu skaidrāku audio.
3. Iepazīstieties ar komandām: Uzziniet balss komandas ātrām darbībām, piemēram, e-pasta ziņojumu sūtīšanai, adresātu pievienošanai un tēmu pielāgošanai.
4. Apvienojiet ar Transkriptor : Izmantojiet Transkriptor, lai pārrakstītu audio un automātiski nosūtītu labi formatētus e-pasta ziņojumus, izmantojot Outlook .

Speak Clearly

Runājiet lēni un skaidri, izrunājot katru vārdu un skaņu. Izvairieties no steigas ar teikumiem, jo tas padarīs jūsu izrunu neskaidru. Palēnināšanās palīdz koncentrēties uz pareizajām radītajām skaņām un padara jūsu runu acīmredzamāku. Jūs varat ierakstīt sevi, kamēr praktizējat runāšanu.

Use a High-Quality Microphone

Trokšņu slāpēšanas mikrofonā ir divi vai vairāki mikrofoni, kas uztver skaņu no dažādiem virzieniem. Primārais mikrofons parasti ir vērsts uz muti. Sekundārie mikrofoni uztver apkārtējo troksni no visiem virzieniem. Kopā ar dažiem digitālajiem algoritmiem tie "atņem" apkārtējo troksni no vienādojuma, atstājot tikai jūsu balsi.

Familiarize Yourself with Commands

Dažas no pasta komandām, ar kurām jums jāiepazīstas, ir sūtīt e-pastu, sūtīt e-pastu > jā, sūtīt e-pastu > atcelt, pievienot e-pastam, pievienot cc laukam, pieminēt , un mainīt tēmas rindiņu uz . Izņemot to, ir komandas pieturzīmēs, simbolos, valūtā, matemātikā, emocijzīmēs un citur.

Combine with Tools Like Transkriptor

Izmantojot Transkriptor, varat automātiski nosūtīt jaunas transkripcijas kā Outlook pielikumus. Kad transkripcija ir pabeigta Transkriptor, tā automātiski tiks nosūtīta kā e-pasta pielikums, izmantojot Outlook . Transkriptor varat pārrakstīt vairākus audio failus tekstā un arī izveidot labi formatētus e-pastus. Tas ietaupa laiku, ļaujot jums izveidot lielapjoma e-pastus īsākā laikā.

Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor

Balss pārvēršana tekstā Outlook ir radījusi revolūciju e-pasta ziņojumu izstrādē, integrējot uzlabotas runas-teksta iespējas. Transkriptor uzlabo runas-teksta integrāciju Outlook e-pasta ziņojumos, nodrošinot precīzas transkripcijas. Tā partijas transkripcijas funkcija un integrācija ar Outlook automatizētiem e-pasta pielikumiem padara to par nenovērtējamu rīku. Izmantojot e-pasta transkripcijas rīkus Outlook, piemēram, Transkriptor, lietotāji var ietaupīt laiku, palielināt efektivitāti un saglabāt precizitāti.