たとえば、Transkriptor のようなAI文字起こしツールを使用すると、会議の録音をテキストに変換できます。 また、アクションアイテムや要点など、会議をまとめるのにも役立ちます。 その後、セッションに参加できなかった他のユーザーと共有 WHO ことができます。
このガイドでは、会議のコストを削減し、より効率的な会議を運営するのに役立つ 5 つの主要な戦略について説明します。
1 Transkriptorなどのトランスクリプションツールを活用して、会議のノートを自動化
会議アシスタントAI、 通話トランスクリプションソフトウェア を使用してオンライン会議を録音します。 また、 Evernote やビデオで音声を書き起こ し、後で使用するためにトランスクリプトを保存することもできます。 進行中の会議中に手動でメモを取る代わりに、Transkriptor のようなAI文字起こしツールを使用すると、プロセスの自動化に役立ちます。
オーディオテキスト変換ツールは、話し言葉を録音してテキストに書き起こすことができます。 各会議に手動のメモ取り人を割り当てる必要がないため、正確な文字起こしツールで会議のコストを削減できます。
AI ツールは、職場のコミュニケーションを変革し、会議の生産性を向上させています。 たとえば、 この Forbes の記事 では、自動化ツールが会議の文字起こしと要約に必要な労力を削減し、チームの効率とコラボレーションを強化していることを強調しています。
職場で会議に頻繁に出席したり、会議を主催したりする方のために、ここでは人気のある AI トランスクリプションツールを2つご紹介します。
Transkriptor
Transkriptor は、Google Meet、MS Teams、およびZoom向けの信頼性が高く機能豊富なAI仮想会議の文字起こしツールです。 Google Calendar と Outlook カレンダーを Transkriptor に接続して、会議ボットがスケジュールされた会議に自動的に参加できるようにすることができます。
Transkriptor 、会議の議事録の要約とアクションアイテムを生成して、ダウンロードしたり、チームメンバーと共有したりすることもできます。 99%の精度で、100以上のトランスクリプションおよび翻訳言語をサポートし、グローバルチームのニーズを満たすことができます。
Otter.AI
Otter.AIは、Zoom会議を録音および 文字起こし できる別のAIオーディオテキスト変換ツールです。 OtterPilot 、オンライン Zoom、 Google Meet、または Microsoft teams 会議に参加し、話し言葉をテキストに変換できます。
Otter.AIは会議の文字起こしにはまともな仕事をしていますが、音声テキスト変換ツールの精度はわずか85%です。 これは、文字起こしされたファイルの編集に多くの時間を費やす必要があることを意味します。
Otter.AIの改善のためのもう一つの領域は、AIノート取りツールが英語に限定されていることです。 したがって、多言語ユーザーには適していない可能性があります。
2 ビデオ会議を使用して出張費を削減
ビデオ会議は、リモート企業やハイブリッド企業におけるニューノーマルとなっています。 これは、旅費やその他の費用の必要性を減らすのに役立つためです。
ビデオ会議ツールを使えば、リモート会議をすばやくスケジュールし、カレンダーに追加することができます。 オーディオ・テキスト変換ツールもコストを削減し、柔軟なスケジューリングを可能にします。
Zoom
Zoom は人気のビデオ会議アプリです。 あなたがする必要があるのは、 Zoom 会議のリンクを出席者と共有することだけです。 誰もがすぐに通話に参加できると確信できます。
信頼性が高く、インターネット接続が弱い場合でもビデオを再生し続けます。 Zoom には、仮想ボードを付箋、画像、図ですばやく埋めるホワイトボードも用意されています。
Microsoft teams
Microsoft teams は、市場で最も堅牢なビデオ会議機能とチームチャット製品を提供しています。 ホワイトボード機能は優れています:フリーハンドで描くことができ、プログラムが物事をスムーズにします。
この機能により、移動中にメモを取ったり、物事を図式化したりすることが容易になります。 会議のすべてのチャットが保存され、チームチャットアプリに保存されるので、後で参照するために保存できます。
Google Meet
Google Meetの最も優れた機能の1つは、Google Workspaceアプリとの緊密な統合です。 Google Calendarで会議を作成すると、Meet のリンクが表示され、すべての出席者がクリックして参加できます。
Meetは、アプリではなくブラウザで実行される人気のある Zoom 代替手段であり、これはプラスです。 キャプションは英語で問題なく機能しますが、Meet は参加者が他の言語を話していることを検出できません。
3 構造化されたアジェンダによるより短く、より効率的な会議の実装
会議は効果的なコラボレーションのバックボーンですが、長くて非効率的な会議は、お金、時間、労力を浪費する可能性があります。混乱を最小限に抑えるために、適切な 仮想会議のエチケット を検討してください。 そこで、よく練られた会議の議題が登場します。 これにより、チームに対する明確な期待値を設定できます。 重要な議論だけに集中することで、会議の長さを短くすることもできます。
参加者が会議で何を話し合うかを理解することで、より良い準備が可能になります。 また、非生産的な議論に費やす時間もなくなります。 適切に構造化されたアジェンダは、柔軟性と構造の完璧なバランスをとるのに役立ちます。 ここでは、より短く、より効率的な会議を実装するためのヒントをいくつか紹介します。
- 事前設定されたアジェンダを使用する: 事前に設定された会議の議題は、青写真のように機能します このブループリントを使用すると、会議を予定どおりに正しい方向に完了できます 思慮深い議題は、議論のポイントの概要を提供する必要があります オーバーランを防ぐために、各トピックのタイムラインを確立します。
- 各ディスカッションポイントに時間制限を割り当てます。 会議の開始時刻と終了時刻を定義し、各トピックに時間制限を割り当てる必要があります よく練られた会議の議題は、参加者の時間を尊重し、最初から最後まで集中力を維持するのに役立つはずです。
- オーバーランを避けるためにスケジュールに固執します。 オーバーランは、満員の会議でのエンゲージメントの敵であることを忘れないでください すべてを簡潔に保つようにしてください エキサイティングなトピックについて議論を続けたくなるかもしれませんが、会議のコストを削減し、時間を節約するためには、スケジュールを守ることが不可欠です。
4 出席者数を減らして時間とリソースを節約する
チームメンバーが出席する必要のない会議に彼らをロープでつなぐことで、チームメンバーの時間を無駄にすることを避けるべきです。 参加者が多すぎると、ディスカッションが難しくなります。
一般的な経験則として、目標を達成するために必要な意見を持つ参加者を招待することをお勧めします。 参加者が少なければ、ホストが調整に費やす時間が少なくなり、中断も少なくなります。
会議の出席者の数を減らすことで、主要な意思決定者は優先度の高いタスクに集中し、関連するトピックや質問に集中し続けるのにも役立ちます。
- 重要な利害関係者のみを招待する: 会議の出席者の数を減らす方法の 1 つは、重要な利害関係者のみを招待することです これには、重要な意思決定者、貢献者、または会議の成果に影響を与える WHO その他の人が含まれます。
- ミーティングの概要を使用して、非出席者を更新します。 会議の概要は、全員を会議に招待していない場合でも、共有することができます これにより、誰もが重要な情報やディスカッションにアクセスできるようになります。
Transkriptorの要約機能AI、会議の概要を自動的に生成できます。 これには、会議のトランスクリプトから得られる実用的な洞察と重要なポイントが含まれます。 会議に参加できなかった WHO 誰とでも概要を共有して、ループにとどまることができます。
5 タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使ってフォローアップを行う
フォローアップは、会議を価値あるものにするための最良の方法の 1 つです。 Asana、Trello、monday.com などのタスクおよびプロジェクト管理ソフトウェアは、タスクの割り当てを合理化し、進行状況を追跡するのに役立ち、出席者を手動でフォローアップする必要性を減らします。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使用すると、説明責任も向上します。 これにより、全員が追加の会議なしで割り当てられたアクションアイテムを完了できます。 ここでは、フォローアップに関連する会議のコストを削減するための無料および有料のタスクおよびプロジェクト管理ソフトウェアの一部を紹介します。
Asana
Asana は、複数のプロジェクト管理スタイルをサポートする最新のプロジェクト管理ソフトウェアです。 これにより、作業を視覚化して整理する方法を完全に制御できます。 また、共同作業を容易にする多くの組み込み機能もあります。
たとえば、直感的で適切に設計されたインターフェイスを使用して、個人にタスクを割り当てることができます。 アプリ内のダイレクトメッセージングでは、ファイルを添付したり、他のプロジェクトにタグを付けたり、ビデオメッセージを録画したりできます。
Trello
Trello では、かんばんボードを使用してプロジェクトを整理する簡単な方法が提供されています。 使い方は簡単で、急な学習曲線はありません。 シンプルなドラッグアンドドロップインターフェースのおかげで、あなたとあなたのチームはツールを効率的に使用できます。
カードまたはタスクには、期限、添付ファイル、画像、コメント、カスタム フィールド、チェックリストが含まれます。 チーム メンバーがタスクを完了すると、カードを適切なリストにドラッグできます。
monday.com
monday.com は、すべてのプロジェクトを1か所で視覚化できる別のプロジェクト管理アプリです。 高度にカスタマイズ可能で、データとメトリックを視覚的に魅力的なインターフェイスに集約するのに役立ちます。
monday.comには多くのカスタマイズオプションが用意されていますが、一部の高度な機能とビューは、より高い価格帯でのみ使用できます。
結論
会議は、チームメンバーが集まって 、マネージャー向けのコラボレーション戦略 を使用して最高のアイデアを形作ることができるワークショップのようなものです。 ただし、会議のスケジュール設定と開催には、多くの時間とリソースが必要です。 企業は、利益が維持されるように会議を適切に開催し、オンラインでの可視性のために トランスクリプションサービスのSEO の利点を考慮する必要があります。
幸いなことに、多くの AI ツールは、時間のかかる面倒なタスクを自動化できます。 たとえば、開発者は音声テキスト変換ツールを使用して 会議を書き起こすことができます 。 また、 Zoom や Google Meet などの一般的なビデオ会議ツールを使用して、リモート会議をスケジュールおよびホストすることもできます。
出席者に議事録の作成を依頼する代わりに、 自動文字起こしソフトウェア などの信頼性の高いAIツールを追加できます。 たとえば、 Transkriptor は音声をテキストに変換し、自動化された会議ノートを提供してコストを削減できます。 これらの AI ツールは、会議のコストを削減し、すべてのセッションを価値のあるものにするのに役立ちます。
