Immagina di essere impegnato in una chiamata con uno dei tuoi clienti più costosi. Stanno discutendo con te alcuni punti importanti sulle loro operazioni. Pensavi di poter memorizzare tutto, quindi non prendevi appunti. Tuttavia, dopo la chiamata, ti sei reso conto di non ricordare alcuni dettagli importanti.
Chiamare di nuovo i tuoi clienti e chiedere i dettagli esatti ti farà sembrare poco professionale. Tuttavia, con una piattaforma di trascrizione delle chiamate dei clienti, è possibile registrare i dettagli e ascoltarli in qualsiasi momento. Questo articolo ti aiuterà a capire l'importanza di utilizzare piattaforme di trascrizione da voce a testo per chiamate e riunioni di lavoro. Vedrai anche come Transkriptor può aiutarti a trascrivere chiamate e riunioni in modo impeccabile.
Informazioni sulla trascrizione delle chiamate client
La trascrizione delle chiamate dei clienti ti aiuterà a convertire le conversazioni parlate in testi scritti. In questo modo, puoi salvare i dettagli essenziali per riferimento futuro. Inoltre, è possibile migliorare l'accuratezza e prendere decisioni più informate sulla base di conversazioni documentate.
Perché trascrivere le chiamate dei clienti
La trascrizione delle chiamate dei clienti ti aiuta a evitare di perdere dettagli importanti dalle tue conversazioni. Avrai una registrazione scritta di tutto ciò che hai discusso con i clienti. È possibile rivedere la trascrizione della chiamata del client in un secondo momento per ottenere maggiore chiarezza e meno fraintendimenti.
Vantaggi delle operazioni aziendali
Le trascrizioni ti aiuteranno a creare record ricercabili delle interazioni con i clienti. Questo ti aiuterà a migliorare il processo interno e a formare i manager o il team di vendita. Possono quindi elaborare strategie più efficaci, portando a operazioni aziendali più efficienti.
Impatto sulle relazioni con i clienti
La trascrizione professionale delle chiamate ti aiuterà a fornire un servizio clienti più personalizzato. Puoi diventare più attento alle loro esigenze e affrontare i loro punti deboli in modo efficace. Inoltre, registrazioni accurate ti aiuteranno a seguire facilmente i tuoi clienti.Help Scout ha rivelato che l'89% dei clienti apprezza le esperienze personalizzate.
Esigenze di conformità e documentazione
La trascrizione delle chiamate dei clienti ti aiuta a soddisfare i requisiti normativi e legali. Ciò garantisce la trasparenza e può essere cruciale nelle controversie legali o negli audit. Una documentazione adeguata supporta la responsabilità e riduce i rischi di non conformità.
Guida passo passo all'utilizzo di Transkriptor per le chiamate ai clienti
Transkriptor è uno dei software di trascrizione delle chiamate client più popolari. È possibile integrarlo con Zoom, Google Meet o MS Teams per registrare e creare trascrizioni automaticamente. Ecco i passaggi che devi seguire per effettuare le trascrizioni.
Passaggio 1: configurazione dell'account
Innanzitutto, devi creare un account. Fare clic sull'opzione "Accedi/Registrati". Quindi fai clic sull'opzione "Continua con Google " per creare il tuo account Transkriptor . Una volta terminato, la piattaforma ti reindirizzerà alla pagina principale della dashboard.
Passaggio 2: configurazione delle impostazioni di registrazione
Troverai l'opzione "Partecipa a Teams, Zoom o Google Meets riunioni" dalla dashboard. Facendo clic su di esso si aprirà un pop-up in cui è possibile incollare il link della riunione. È inoltre possibile personalizzare la lingua della riunione.
Passaggio 3: avvio della registrazione delle chiamate
Dopo aver fatto clic su "Avvia registrazione", riceverai una notifica che Transkriptor sta partecipando alla chiamata. La piattaforma ti dirà che sta registrando la chiamata e ti fornirà la trascrizione una volta terminata. Assicurati di consentire al bot di accedere alla tua riunione.
Passaggio 4: caratteristiche di trascrizione accurate
Una volta disattivata la chiamata al cliente, è necessario visitare la sezione "File" della dashboard. Lì troverai le tue riunioni recenti. Fare clic su uno di essi per visualizzare il testo trascritto. È possibile regolare gli altoparlanti o modificare il testo per correggere eventuali imprecisioni.
Passaggio 5: elaborazione post-chiamata
Dopo aver effettuato un controllo incrociato della trascrizione, fai clic sull'icona "Download" nella parte in alto a destra dello schermo per esportarla. Transkriptor ti consentirà di esportare il tuo testo in più formati come PDF, TXT, DOCX, ecc. Quindi non devi preoccuparti di utilizzare alcuno strumento di conversione in un secondo momento.
Best practice per la registrazione delle chiamate dei clienti
Quando si registrano le chiamate dei clienti, è necessario prestare molta attenzione per garantire la conformità e l'efficacia. È necessario seguire un paio di pratiche di trascrizione delle chiamate di vendita. Queste pratiche ti aiuteranno a creare record preziosi nel rispetto degli standard legali ed etici.
- Requisiti legali e consenso: Garantisci la conformità alle leggi locali sul consenso prima di registrare le chiamate dei clienti.
- Ottimizzazione della qualità audio: Utilizzare attrezzature di alta qualità e garantire un discorso chiaro da entrambe le parti.
- Galateo professionale: Mantieni l'etichetta professionale comunicando con rispetto.
- Misure di sicurezza dei dati: Implementare misure di sicurezza dei dati per proteggere le chiamate registrate.
Requisiti legali e consenso
Prima di registrare le chiamate dei clienti, è necessario rispettare le leggi locali in materia di consenso. Devi informare i tuoi clienti che registrerai le chiamate e chiedere il loro esplicito permesso. Comprendere i requisiti legali ti proteggerà da eventuali controversie legali impreviste.
Ottimizzazione della qualità audio
La creazione di una trascrizione delle chiamate client con una qualità audio scadente non funzionerà. Per ottimizzare la qualità audio, è necessario utilizzare apparecchiature di alta qualità. Assicurati che entrambe le parti parlino chiaramente e regola le impostazioni per catturare le voci con precisione. Ciò si tradurrà in trascrizioni migliori e in una revisione più semplice delle chiamate.
Galateo professionale
Per mantenere l'etichetta professionale, è necessario comunicare in modo rispettoso. Anche se registri le chiamate di lavoro, devi comunque essere attento ai tuoi clienti. Questa professionalità mostrerà il tuo impegno nel risolvere i loro problemi. Inoltre, la registrazione delle chiamate di lavoro avrà un effetto positivo.
Misure di sicurezza dei dati
Le misure di sicurezza dei dati sono essenziali per proteggere le chiamate registrate da accessi non autorizzati. Utilizza soluzioni di archiviazione crittografate e limita l'accesso solo al personale autorizzato. Queste pratiche di sicurezza salvaguardano le informazioni dei clienti e garantiscono il rispetto delle normative sulla protezione dei dati.
Funzionalità avanzate per utenti aziendali
Le funzioni avanzate di trascrizione possono migliorare la qualità delle registrazioni delle chiamate dei clienti per gli utenti aziendali. Queste funzioni ti aiutano a integrare la trascrizione con altri strumenti. Supportano inoltre un'analisi più approfondita e una migliore collaborazione tra i team.
Impostazione personalizzata del vocabolario
Con un'impostazione personalizzata del vocabolario, puoi aggiungere termini o gergo specifici per migliorare l'accuratezza della trascrizione. In questo modo, è possibile garantire una trascrizione accurata di lingue tecniche o uniche. Di conseguenza, i registri delle chiamate diventeranno più preziosi e precisi.
Identificazione del parlante
L'identificazione del parlante ti aiuterà a distinguere tra le diverse voci in una conversazione. Quindi, se stai parlando con più persone, puoi ottenere trascrizioni accurate di ciascun oratore. Anche la trascrizione delle chiamate client diventerà facile da analizzare. Uno studio di Statista ha rivelato che il mercato del riconoscimento vocale raggiungerà gli 8,58 miliardi di dollari nel 2025.
Capacità di integrazione
Le funzionalità di integrazione ti aiuteranno a collegare il tuo software di trascrizione con altri strumenti aziendali. Queste integrazioni possono semplificare l'intero flusso di lavoro. In questo modo, è possibile accedere alle trascrizioni all'interno dei sistemi già in uso.
Analisi e reportistica
L'analisi avanzata e la reportistica forniscono informazioni dettagliate dai dati delle chiamate. L'analisi ti aiuterà a identificare modelli di conversazione specifici e tendenze in corso. È possibile convertire la registrazione della chiamata di lavoro in informazioni utilizzabili. La reportistica ti aiuterà anche a far crescere le strategie di fidelizzazione dei clienti della tua attività.
Strumenti di collaborazione in team
Gli strumenti di collaborazione in team possono aiutarti a condividere e modificare la trascrizione con i membri del tuo team. Funzionalità come l'accesso condiviso e i commenti, ad esempio, miglioreranno il lavoro di squadra. In questo modo, è possibile garantire che tutti possano contribuire e trarre vantaggio dalle informazioni registrate.
Confronto tra le soluzioni professionali di trascrizione delle chiamate
Quando si scelgono i servizi di trascrizione delle riunioni, è necessario confrontare varie opzioni. È necessario prestare molta attenzione alle caratteristiche e alla precisione. Ogni soluzione di trascrizione delle chiamate è diversa dall'altra. Quindi, scegli una soluzione che soddisfi al meglio le tue esigenze aziendali.
- Transkriptor : Transkriptor possibile creare trascrizioni multi-parlante in 100+ lingue.
- Otter .ai : Otter .ai è un software di trascrizione delle chiamate che offre riepiloghi automatici.
- Trint : Trint è un popolare software di trascrizione delle chiamate client con un'interfaccia user-friendly.
- Rev : Rev offre trascrizioni accurate delle chiamate con ottime funzionalità di editing.
- Sonix : Sonix utilizza AI per creare trascrizioni automatizzate in più lingue
1. Transkriptor
Transkriptor è una piattaforma di trascrizione da audio a testo che crea la trascrizione delle chiamate dei clienti. Questa piattaforma ti aiuterà a creare trascrizioni altamente accurate che richiedono un editing minimo. È in grado di catturare la voce con precisione, anche in uno sfondo rumoroso. Transkriptor è inoltre dotato di una funzione di riconoscimento multi-altoparlante.
Se stai parlando con più oratori contemporaneamente, la piattaforma evidenzierà efficacemente tutti gli oratori. Creerà trascrizioni con diverse etichette dei parlanti. Inoltre, Transkriptor è disponibile in 100+ lingue. In questo modo, puoi creare o tradurre le tue trascrizioni in qualsiasi lingua tu voglia. Infine, è possibile esportare il testo trascritto in numerosi formati di file.
Caratteristiche principali
- Funzionalità aziendali: Transkriptor ha una pagina separata per le aziende. Le funzionalità aziendali ti aiuteranno a collegare il tuo calendario e registrare le tue riunioni. La piattaforma prenderà appunti e ti fornirà approfondimenti basati su AI .
- Standard di sicurezza: Transkriptor conforme alle GDPR, ISO 27001 e SOC 2 . La piattaforma garantirà sempre una protezione dei dati di prim'ordine.
- Opzioni di integrazione: È possibile integrare Transkriptor con Zoom, MS Teams e Google Meet . Pertanto, puoi registrare facilmente le chiamate.
- AI Assistente chat : Transkriptor viene fornito con un assistente chat AI in grado di riassumere le trascrizioni e i rapporti. Inoltre, puoi anche fornire istruzioni personalizzate al AI .
2. Otter .ai
Otter .ai è un altro popolare software di trascrizione delle chiamate. Oltre alle trascrizioni, fornisce anche la generazione e la registrazione automatizzate di riassunti. Può anche sincronizzarsi con i calendari. Tuttavia, molti utenti si sono lamentati della sua scarsa precisione.
3. Trint
Trint è un software di trascrizione delle chiamate client piuttosto popolare. Ha un'interfaccia user-friendly e una maggiore precisione. La piattaforma può creare trascrizioni in più di 40 lingue. Ma tieni presente che l'opzione di salvataggio automatico non è affidabile.
4. Rev
Rev ti aiuterà a creare trascrizioni accurate delle chiamate dei tuoi clienti. Viene fornito con ottime funzionalità di modifica ed esperienza utente. Ha anche un'applicazione mobile per sviluppare trascrizioni in movimento. Ma l'app mobile stessa è troppo difettosa e non risponde.
5. Sonix
L'ultima piattaforma di registrazione delle conversazioni client nell'elenco è Sonix . La sua AI tecnologia è in grado di creare trascrizioni automatizzate in più lingue. Sonix è inoltre dotato di eccellenti capacità di condivisione. Tuttavia, l'esportazione delle trascrizioni richiederà molto tempo.
Massimizzare il valore delle trascrizioni delle chiamate
Se hai bisogno di sfruttare tutti i vantaggi della trascrizione automatica delle chiamate, prendi in considerazione l'implementazione di strategie che ne migliorino l'efficacia. Quando investi in un software o in una piattaforma di trascrizione delle chiamate, devi trarre valore dal tuo denaro.
Organizzazione dei contenuti trascritti
È possibile organizzare e taggare il testo trascritto in base ai clienti e ai loro settori di attività. In questo modo, quando hai bisogno di informazioni specifiche, puoi trovarle facilmente. È inoltre possibile garantire la corretta disposizione delle trascrizioni per un uso futuro.
Creazione di archivi ricercabili
Gli archivi ricercabili ti aiuteranno a trovare e recuperare rapidamente conversazioni specifiche. È possibile utilizzare l'indicizzazione e l'assegnazione di tag alle parole chiave per migliorare la ricercabilità. Pertanto, è possibile risparmiare tempo e aumentare l'efficienza nell'accesso ai record essenziali.
Analisi delle conversazioni con i clienti
Analizzare le conversazioni del cliente ti aiuterà a conoscere i suoi modelli di discorso e i suoi sentimenti. Rivedere la trascrizione della chiamata del cliente ti aiuterà a capire le loro esigenze e preferenze. Puoi utilizzare questi dettagli per migliorare il tuo servizio clienti.
Condivisione e collaborazione
Promuovere la condivisione e la collaborazione aiuterà i tuoi team ad accedere e modificare le trascrizioni. È possibile utilizzare vari strumenti di collaborazione per evidenziare le sezioni chiave o ottenere informazioni dettagliate. In questo modo, puoi assicurarti che tutti contribuiscano al progetto.
Risoluzione dei problemi e supporto
A volte, potresti dover risolvere i problemi e supportare le strategie per il tuo strumento di trascrizione. Ricorda che queste due opzioni sono essenziali per mantenere l'efficacia complessiva dello strumento. Ti aiuterà anche a mantenere l'efficienza e l'accuratezza nei processi di trascrizione.
Problemi tecnici comuni
Problemi tecnici come problemi tecnici del software e scarsa qualità audio sono comuni. Tuttavia, è possibile risolvere facilmente questi problemi. Se la qualità audio è scarsa, prova a controllare le impostazioni del microfono. Inoltre, è necessario assicurarsi che il software disponga degli aggiornamenti più recenti.
Suggerimenti per l'ottimizzazione della qualità
Per ottimizzare la qualità della trascrizione delle chiamate dei clienti, è possibile utilizzare apparecchiature di registrazione di alta qualità. Se possibile, configura il software di trascrizione con un vocabolario personalizzato per migliorare l'accuratezza. È inoltre necessario ridurre il più possibile il rumore di fondo.
Risorse di supporto
A volte, anche la lettura di risorse di supporto come FAQ e guide per l'utente ti aiuterà. In caso di problemi gravi, è possibile contattare il team di assistenza clienti. Ti aiuteranno con problemi tecnici.
Materiali di formazione
Puoi rivedere i materiali di formazione come webinar o tutorial per capire come funziona la piattaforma di trascrizione. Inoltre, assicurati che anche il tuo team legga i materiali di formazione. Questo li aiuterà a utilizzare il software in modo più efficace.
Conclusione
Un software di trascrizione delle chiamate dei clienti ti aiuterà sempre a registrare i punti importanti. Non è necessario scrivere manualmente, poiché le piattaforme automatizzeranno il processo di generazione della trascrizione.Future Marketing Insights ha rivelato che il mercato della trascrizione crescerà dell'8,6% entro il 2033.
Se siete alla ricerca di una piattaforma di trascrizione delle chiamate affidabile, dovreste utilizzare Transkriptor . Ti aiuterà a creare trascrizioni accurate delle tue chiamate. Quindi, prova Transkriptor oggi e lascia che automatizzi il processo di trascrizione.