Hvernig á að taka upp viðskiptafundi eins og atvinnumaður

Hefurðu einhvern tíma farið af fundi og fundist þú hafa misst af einhverju mikilvægu? Það getur verið erfitt að halda í við viðskiptafundi og jafnvægi á glósum og virkri þátttöku skilur oft eftir eyður í fundargerðum þínum. Handvirkt að rekja samtöl tekur tíma og eykur líkurnar á villum.

Í Bandaríkjunum eru um það bil 11 milljónir funda haldnir daglega, samtals yfir 1 milljarður árlega. Það eru margir fundir! Hins vegar eru aðeins 30% þessara funda taldir afkastamiklir, sem leiðir til árlegs taps upp á 37 milljarða dala vegna óframkvæmanlegra funda.

Það er þar sem hugbúnaður fyrir upptöku viðskiptafunda getur skipt sköpum. Verkfæri eins og stafrænn fundarupptökutæki eða fundarupptökutæki á netinu hjálpa þér að fanga umræður á faglegan hátt, draga úr vinnuálagi og halda einbeitingu. Ef þú ert að leita að bestu fundarupptökuforritunum, þarft sjálfvirka fundaruppskrift eða vilt læra hvernig á að taka upp fundi faglega, þá ertu á réttum stað. Við munum fara yfir kosti þess að taka upp fundi, verkfærin sem eru í boði og ráð til að gera ferlið óaðfinnanlegt.

Hvers vegna skiptir máli að taka upp viðskiptafundi

Í þessum hluta skulum við brjóta niður hvers vegna fundarupptökur eru nauðsynlegar og hvernig þær geta raunverulega gagnast vinnuflæðinu þínu!

Lagalegur ávinningur og reglufylgni

Fundir innihalda venjulega ákvarðanir, samninga eða jafnvel viðkvæmar umræður. Notkun raddupptökutækis fyrir viðskiptafundi hjálpar til við að búa til skýra skrá sem getur verndað alla. Þetta skiptir miklu máli í atvinnugreinum eins og heilsugæslu, lögfræði eða fjármálum, þar sem löglegar fundarupptökur eru oft nauðsynlegar til að uppfylla strangar reglur.

Upptökur geta einnig virkað sem sönnunargögn við úttektir eða deilur og tryggt að það sé enginn ruglingur um hvað var sagt. Í eftirlitsskyldum atvinnugreinum er ekki valkvæð að hafa viðeigandi skjöl - það er nauðsyn.

Framleiðni og skjalakostir

Að taka minnispunkta í höndunum getur truflað þig frá samtalinu. Mikilvæg atriði gætu runnið framhjá á meðan þú ert upptekinn við að skrifa. Notkun fundarupptökuhugbúnaðar leysir þetta mál með því að leyfa þér að vera til staðar og einbeita.

Verkfæri eins og Transkriptor tekið þetta lengra með því að breyta upptökum í uppskrift viðskiptafunda. Þetta gerir það auðvelt að finna sérstakar upplýsingar án þess að leita klukkutíma. Þú sparar tíma og orku og gerir þér kleift að einbeita þér að því sem samstarfsmenn þínir eru að segja.

Endurbætur á teymissamstarfi

Að deila upptökum heldur liðinu þínu á sömu síðu, jafnvel þeim sem gátu ekki mætt. Að hafa aðgang að viðskiptafundaupptökutæki tryggir að enginn missir af mikilvægum smáatriðum.

Þegar allir hafa sömu upplýsingar batna samskiptin . Misskilningur minnkar og samvinna verður mun auðveldari.

Nauðsynleg verkfæri fyrir faglega fundarupptöku

Þó að það séu margir möguleikar þarna úti, eru ekki öll fundarupptökutæki búin til eins. Sum eru frábær til að taka hágæða hljóð á meðan önnur auðvelda skipulag og uppskrift. Rétt val fer eftir því hvernig þú vinnur og hvað þú þarft úr upptökunum þínum.

Valkostir stafræns fundarupptöku

Notkun stafræns fundarupptökutækis virkar vel fyrir persónulega fundi. Þessi tæki eru lítil, auðvelt að bera og gefa þér traust hljóðgæði. Þeir henta vel fyrir formlegar stillingar eða smærri hópumræður þar sem aðalmarkmiðið er að fanga skýrt hljóð.

En hér er málið - þeir passa ekki alltaf við nútíma verkflæði. Þau eru ekki byggð fyrir umritun eða leitarhæfar skrár. Svo ef teymið þitt þarf óaðfinnanlegri leið til að skjalfesta og skipuleggja allt, verður þú líklega að nota önnur verkfæri samhliða því.

Upptökuvettvangur á netinu

Upptökupallar á netinu eins og Zoom og Microsoft Teams eru traustur kostur fyrir sýndar- eða blendingsfundi. Þeir gera þér kleift að vista hljóð-, mynd- og jafnvel spjallskrár, svo þú færð fulla skrá yfir allt sem fjallað er um. Ef þú ert eins og flest teymi hefurðu líklega þegar notað þessi verkfæri og þekkir hversu þægilegir innbyggðir valkostir þeirra fyrir fundaupptöku á netinu geta verið sem upphafspunktur.

En þessir eiginleikar hafa takmörk. Þeir skortir oft háþróaða valkosti eins og sjálfvirka fundaruppskrift eða dýpri samþættingu við framleiðniverkfæri. Teams sem þarfnast slípaðra, leitarhæfra gagna gætu þurft viðbótarhugbúnað.

Hugbúnaður fyrir uppskrift funda

Ef þú vilt heildarlausn geta umritunarverkfæri eins og Transkriptor sameinað upptöku og umritun. Þessir pallar breyta hljóði í uppskrift viðskiptafunda sem er leitanlegt og auðvelt að skipuleggja.

Transkriptor virkar óaðfinnanlega með verkfærum eins og Google Calendar, Zoom og Microsoft Teams, sem gerir tímasetningu og meðhöndlun upptöku miklu auðveldari. Það er líka á viðráðanlegu verði og stútfullt af gagnlegum eiginleikum, sem gerir það að toppvali fyrir fagfólk sem vill einfalda fundarferlið sitt.

Bestu starfsvenjur við upptöku viðskiptafunda

Til að fá sem mest út úr viðskiptafundarupptökutækinu þínu þarftu trausta áætlun fyrir, á meðan og eftir fundinn. Skýrt hljóð, vel skipulagðar skrár og greiður aðgangur að lykilumræðum geta haft mikil áhrif á framleiðni. Hér er hvernig á að setja upp, taka upp og vinna úr fundarupptökum.

Leiðbeiningar um uppsetningu fyrir fund

Gakktu úr skugga um að fundargerðaupptökutækið þitt sé tilbúið áður en fundurinn hefst. Prófaðu hljóðnemann fyrir skýrt hljóð og vertu viss um að allir þátttakendur viti að fundurinn verður tekinn upp.

Að deila dagskrá fyrirfram heldur samtalinu á réttri braut og auðveldar yfirferð upptaka.

Ábendingar um upptöku á fundi

Settu raddupptökutækið þitt fyrir viðskiptafundi nálægt hátölurum til að ná skýru hljóði. Þú getur líka lágmarkað bakgrunnshljóð með því að slökkva á þátttakendum sem eru ekki að tala.

Merktu lykilatriði á fundinum með því að nota verkfæri eins og Transkriptor . Þessi eiginleiki einfaldar endurskoðun upptöku síðar.

Vinnslutækni eftir fund

Eftir upptöku skaltu vista skrána á öruggum stað með skýrum merkimiða, svo sem dagsetningu og efni.

Þú getur líka notað sjálfvirkan fundaruppskriftarhugbúnað til að breyta hljóði í texta. Að skipuleggja þessar skrár eftir verki eða viðskiptavini tryggir skjótan aðgang þegar þörf krefur. Að deila upptökum og uppskriftum með teyminu þínu heldur öllum upplýstum.

Lagaleg sjónarmið um upptöku funda

Að taka upp viðskiptafundi er ekki eins einfalt og að ýta á hnapp. Það eru lagalegar og siðferðilegar skyldur sem þú þarft að huga að. Mismunandi lönd og atvinnugreinar hafa strangar reglur um upptöku samræðna; Hér er það sem þú þarft að vita til að vera samhæfður og vernda upptökurnar þínar.

Kröfur um samþykki

Fáðu alltaf samþykki þátttakenda áður en þú notar viðskiptafundaupptökutæki. Mörg lönd þurfa leyfi til að skrá fundi löglega.

Leiðbeiningar um persónuvernd

Fylgdu persónuverndarlögum, sérstaklega þegar fjallað er um viðkvæm efni. Geymdu upptökur á öruggan hátt og takmarkaðu aðgang til að vernda trúnað.

Gagnageymsla og öryggi

Vistaðu upptökurnar þínar í skýjaþjónustu eða kerfi með dulkóðun til að halda skrám öruggum. Dulkóðun hjálpar til við að loka fyrir óviðkomandi aðgang og verndar viðkvæm gögn. Leitaðu að fundarupptökuhugbúnaði sem inniheldur sterka öryggiseiginleika svo skrárnar þínar haldist verndaðar.

Helstu fundarupptökulausnir bornar saman

Það getur verið yfirþyrmandi að finna rétta fundarupptökutækið. Með svo marga möguleika í boði, hvernig veistu hver passar best við vinnuflæðið þitt? Hér að neðan sundurliðum við nokkrar af helstu fundaupptökulausnum fyrir upptekna fagmenn.

Transkriptor : Besta fundarupptökuforritið fyrir fagfólk

Ef þú ert að leita að auðveldri leið til að skrá fundi er Transkriptor frábær kostur. Það einfaldar upptöku og umritun, svo þú getir einbeitt þér að samtalinu í stað þess að taka minnispunkta. Það virkar vel fyrir fundi, viðtöl og vefnámskeið, að vinna verkið án þess að gera það flókið.

Lykil atriði: Leitanleg afrit, örugg skýjageymsla og innbyggð klippiverkfæri.

Samþættingarvalkostir: Virkar með Google Calendar, Zoom og Microsoft Teams .

Notkunartilvik: Tilvalið til að fanga fundi, viðtöl og búa til efni sem hægt er að deila á vefnámskeiðinu.

Af hverju að velja Transkriptor ?Transkriptor getur virkilega gert atvinnulífið viðráðanlegra. Það er leiðandi, samþættist tæknistaflanum þínum og sparar þér þræta við handvirka glósu. Þetta er frábær kostur ef þú vilt eitthvað sem virkar án þess að flækja hlutina of mikið.

Skref-fyrir-skref leiðbeiningar um upptöku funda með Transkriptor

1. Settu upp Transkriptor reikninginn þinn

Farðu á Transkriptor vefsíðu og settu upp reikninginn þinn. Þegar þú ert kominn inn skaltu taka nokkrar mínútur til að skoða mælaborðið og sjá hvaða verkfæri eru í boði. Ef þetta er í fyrsta skipti sem þú notar umritunarhugbúnað skaltu ekki hafa áhyggjur - ókeypis prufuáskriftin gerir það einfalt að kafa inn. Þú munt hafa 300 mínútur af hljóðuppskrift til að prófa alla eiginleika og sjá hvernig það virkar fyrir þig.

2. Stilltu upptökustillingar

Before your meeting, customize the settings. Stilltu upptökugæði og veldu valinn umritunartungumál. Transkriptor styður yfir 100 tungumál, svo það er frábært fyrir alþjóðleg lið. Þú getur líka stillt appið til að auðkenna hátalara, sem hjálpar þér að greina á milli radda meðan á umritun stendur.

3. Að hefja fyrstu upptökuna þína

When it’s time to record, the setup is pretty straightforward. Fyrir sýndarfundi geturðu tengt Transkriptor beint við vettvang eins og Zoom, Microsoft Teams eða Google Meet . Hugbúnaðurinn mun sjálfkrafa fanga fundinn, svo þú þarft ekki að hafa áhyggjur af því að hlaða upp skrám handvirkt á eftir. Fyrir persónulega fundi virkar farsímaforritið eða upptökutæki jafn vel. Gakktu úr skugga um að hljóðgæði þín séu skýr með því að halda tækinu nálægt hátölurunum.

4. Vinnsla og umritun eftir upptöku

After the meeting ends, Transkriptor will convert your recording. AI tækni þess breytir tali fljótt í texta, venjulega á örfáum mínútum. Þú færð drög að uppskrift tilbúin til skoðunar, sem þú getur breytt beint í appinu. Að lokum geturðu merkt lykilhluta, skilið eftir athugasemdir eða lagað villur til að ganga úr skugga um að lokaafritið passi við fundinn nákvæmlega eins og hann gerðist.

5. Aðgangur að og deila upptökunni þinni

After reviewing the transcript, it will be saved in the cloud. Þú getur síðan deilt skjalinu með samstarfsfólki með því að nota innbyggða deilingarvalkosti vettvangsins. Use folders or tags to organize transcriptions by date, project, or client for easy access later.

Transkriptor automatically creates searchable transcripts. Þessi eiginleiki sparar tíma þegar leitað er að sérstökum upplýsingum. Instead of re-listening to recordings, you can find keywords or phrases with a quick search.

Aðrar lausnir

While Transkriptor is a top choice, other meeting recording and transcription tools may fit different needs. Here’s a quick look at their strengths and limitations:

Otter .ai

Otter.ai is designed for teams that need real-time transcription during meetings. Það veitir auðkenningu hátalara, lifandi glósur og leitanleg afrit. Ef vinnuflæðið þitt felur í sér að vinna saman að lifandi skjölum eða vísa í umræður fljótt, þá er Otter .ai traustur kostur.

Rev

Rev sker sig úr fyrir mannlega umritun, sem gerir það tilvalið fyrir fagfólk sem þarf næstum fullkomna nákvæmni í lagalegum, læknisfræðilegum eða viðskiptalegum aðstæðum. Ólíkt verkfærum AI treystir Rev á mannlega umritunarmenn til að tryggja nákvæmt orðalag og samhengi.

Descript

Descript er ekki bara umritunartæki, það er líka fullgildur hljóð- og myndritaritill. Það er víða valið af efnishöfundum, podcasters og YouTubers sem vilja breyta miðlum sínum á einum stað.

Zoom og Microsoft Teams

Ef teymið þitt notar nú þegar Zoom eða Microsoft Teams gætu innbyggðir upptökueiginleikar þeirra dugað fyrir grunnskjöl. Verkfærin gera þér kleift að vista hljóð-, mynd- og spjallskrár til síðari viðmiðunar.

Sonix .ai

Sonix .ai sérhæfir sig í sjálfvirkri umritun á yfir 40 tungumálum, sem gerir það að frábæru vali fyrir alþjóðleg teymi. Hins vegar eru samþættingar þess takmarkaðar við Zoom og Dropbox .

Amberscript

Amberscript býður upp á sjálfvirka og handvirka umritunarþjónustu, sem gerir það að sterkum valkosti fyrir þá sem þurfa mismikla nákvæmni. Það er almennt notað af blaðamönnum og nemendum sem þurfa afrit af viðtölum.

Hámarka fundarupptökur þínar

Að taka upp fundi er aðeins gagnlegt ef þú getur raunverulega fundið þá aftur síðar! Vel oganized kerfi mun spara þér tíma, draga úr gremju og gera samvinnu mun auðveldari. Hér að neðan munum við fara yfir bestu leiðirnar til að skipuleggja, deila og geyma fundarupptökur þínar.

Skipuleggja hljóðritað efni

Að reyna að finna upptökur seinna getur verið algjör höfuðverkur ef þær eru ekki rétt merktar. Ein fljótleg lausn er að nefna skrárnar þínar með fundardegi og efni. Það er lítið skref, en það sparar svo mikinn tíma þegar þú ert að leita að einhverju á leiðinni.

Þú getur gert hlutina enn auðveldari með því að flokka skrár í möppur. Kannski skipuleggja þau eftir verkefni, viðskiptavini eða deild - hvað sem virkar best fyrir hvernig þú vilt halda hlutunum í lagi. Að hafa allt snyrtilega raðað þýðir að þú eyðir minni tíma í að leita og forðast gremju við að reyna að finna nákvæmlega upptökuna sem þú þarft.

Miðlun og samvinna bestu starfsvenjur

Að deila upptökum þarf ekki að vera flókið. Að veita teyminu þínu aðgang í gegnum örugga tengla er auðveld leið til að tryggja að teymið þitt geti fengið það sem það þarf án þess að hafa áhyggjur af persónuverndarmálum. Það heldur ferlinu einföldu og öruggu.

Leyfðu teyminu þínu að fara yfir upptökur eða uppskriftir á sínum hraða. Það hafa ekki allir tíma til að sitja í gegnum eftirfylgnifund bara til að ná sér. Þannig halda allir sér upplýstum án þess að bæta fleiri fundum við dagatölin sín.

Búa til leitarhæf skjalasöfn

Að hafa skjalasafn yfir fyrri upptökur er ótrúlega gagnlegt, en það er enn betra þegar hægt er að leita í því skjalasafni. Með því að bæta merkjum eða lýsigögnum við skrárnar þínar er auðvelt að finna ákveðnar umræður eða lykilatriði. Þú þarft ekki að eyða tíma í að grafa í gegnum möppur.

Að nota tól eins og Transkriptor tekur þetta skrefinu lengra. Trankskriptor breytir upptökum þínum í leitarhæfan texta, svo þú getur slegið inn leitarorð og fundið það sem þú þarft á nokkrum sekúndum. Þessi eiginleiki getur skipt sköpum fyrir teymi sem meðhöndla mikið efni.

Ályktun

Að fylgjast með fundum þarf ekki að vera höfuðverkur. Með eiginleikum eins og uppskrift viðskiptafunda, leitarhæfum skrám og samþættingum við verkfæri sem þú notar nú þegar, er Transkriptor smíðað til að spara þér tíma. Satt að segja muntu sjá að vinnudagurinn þinn verður auðveldari og skilvirkari.

Af hverju ekki að prófa það? Með 300 ókeypis mínútur innifalnar gæti Transkriptor verið nákvæmlega það sem þú þarft til að hagræða vinnuflæðinu þínu og koma meiru í verk.