Hvernig á að búa til stafrænt skjalakerfi

Þú hélst að það að gera skjölin þín stafræn myndi leysa öll vandamál þín. Hins vegar er það langt frá sannleikanum. Nú þegar stafrænum skjölum fjölgar gætirðu átt í vandræðum með að stjórna þeim. Þú eyðir meiri tíma í að leita að týndum skrám og meðhöndla óskipulögð kerfi, draga úr framleiðni og valda töfum.

Þú sérð líka sóun á tíma og meiri rekstrarkostnaði. Þessi grein veitir öll svörin ef þú ert að leita að lausn á þessu vandamáli. Það mun hjálpa þér að búa til skilvirkt stafrænt skjalakerfi. Þú munt læra nokkrar frábærar aðferðir og ráð til að hagræða ferlinu.

Skilningur á grundvallaratriðum stafrænna skjala

Stafræn skjöl geta hjálpað þér að geyma og stjórna öllum skjölum þínum á öruggari hátt. Þú getur nálgast þau hvenær sem þú vilt. Reyndar leiddiExploding Topics í ljós að fyrirtæki sem treysta aðeins á handvirk skjöl myndu tapa 51% af tekjum sínum. Áður en þú notar stafrænu skjölin þarftu að þekkja helstu grundvallaratriði þeirra.

Lykilþættir skilvirkra skjala

Hér eru nokkrir lykilþættir sem þú þarft að muna fyrir skilvirk skjöl:

1. Skýrleiki og samkvæmni: Gakktu úr skugga um að upplýsingarnar séu auðlesnar og hafi samræmt snið.
2. Útgáfustýring: Með öflugu kerfi geturðu fylgst með breytingum á réttan hátt. Þar að auki geturðu einnig fengið aðgang að fyrri útgáfum.
3. Aðgengileiki: Skjöl ættu að vera aðgengileg viðurkenndum einstaklingum. Þetta mun tryggja notagildi án þess að skerða öryggi.
4. Leitarhæfni: Hagnýtur leitareiginleiki getur hjálpað þér að finna tiltekin skjöl fljótt, svo þú þarft ekki að eyða tíma.

Algengar áskoranir við skráningu

Þó að það sé gagnlegt að geyma skjöl getur það haft í för með sér nokkrar áskoranir:

1. Lélegt skipulag: Án almennilegs kerfis munu skjölin dreifast og endurheimtarferlið verður tímafrekt.
2. Rugl í útgáfu: Þú og teymin þín gætuð átt í erfiðleikum með misvísandi skjalauppfærslur ef útgáfustýring er ófullnægjandi.
3. Öryggisáhætta: Viðkvæmar upplýsingar eru viðkvæmar fyrir óviðkomandi aðgangi eða brotum án viðeigandi öryggisráðstafana.
4. Óhagkvæmni: Þegar kerfin fara í gegnum ofhleðslu getur það leitt til sóunar á tíma og fyrirhöfn.

Kostir straumlínulagaðra stafrænna skjala

Þegar þú notar pappírslaus skjöl getur það reynst gagnlegt á ýmsa vegu, svo sem:

1. Meiri framleiðni: Fljótur aðgangur að vel skipulögðum skjölum dregur úr töfum og eykur skilvirkni teymisins.
2. Betra samstarf: Miðlægir vettvangar munu hjálpa þér að vinna að mörgum skjölum samtímis.
3. Sterkara öryggi: Öflugar stefnur og verkfæri vernda viðkvæm gögn en viðhalda aðgengi. Statista leiddi í ljós að 46% fyrirtækja greiða lausnargjald eftir árás.
4. Samræmi við reglugerðir: Vel stýrt kerfi mun hjálpa þér að fylgja stöðlum og lágmarka áhættu á samræmi.

Nauðsynlegir þættir árangursríks skjalakerfis

Rétt skjalakerfi getur bætt vinnuflæðið þitt. Hvort sem þú ert að stjórna verkefnum eða skipuleggja skrár mun skýr stefna hjálpa þér að viðhalda skjölunum þínum auðveldlega. Þar að auki geturðu líka fundið og uppfært skjölin á skilvirkari hátt.

1. Skipuleggja stafrænu skjölin þín: Búðu til árangursríkt skjalakerfi með því að flokka skrár rökrétt.
2. Setja upp nafnavenjur: Haltu samræmdri skráarnafngiftu með stöðluðu sniði með viðeigandi upplýsingum.
3. Búa til leitarhæf skjalasöfn: Auktu leitarhæfni með því að bæta leitarorðum við skjölin þín.

Skipuleggja stafrænu skjölin þín

Í fyrsta lagi verður þú að búa til árangursríkt skjalakerfi til að skipuleggja skrárnar þínar. Gakktu úr skugga um að skjölin séu flokkuð rétt eftir verkgerðum, viðskiptamönnum eða dagsetningum. Ef þú ert að vinna með öðrum liðsmönnum skaltu ganga úr skugga um að allir skilji uppbygginguna.

Uppsetning nafnavenja

Til að koma í veg fyrir rugling verða skráarnöfn að vera í samræmi. Þess vegna verður að velja staðlað snið sem inniheldur viðeigandi upplýsingar, sérstaklega ÁÁÁÁ-MM-DD. Þetta skref mun tryggja að allir geti fljótt greint stöðu og staðsetningu stafrænu skjalanna.

Búa til leitarhæf skjalasöfn

Jafnvel með vel skipulögðu kerfi þarftu samt að gera skjölin þín leitarhæfari. Besta leiðin til að finna stafræn skjöl er með því að bæta við leitarorðum. Þegar skjalasafnið þitt stækkar mun leitarorðið spara óteljandi klukkustundir þar sem þú þarft ekki að athuga hverja skrá.

Að byggja upp stafrænt skjalaverkflæði þitt

Til að búa til skilvirkt stafrænt skjalaverkflæði þarftu að fylgjast vel með áætlanagerð. Þetta þýðir að velja réttu verkfærin og einbeita sér að leiðbeiningunum. Þannig geturðu bætt skráastjórnunarferla og aukið teymissamvinnu. Hér er hvernig þú getur byggt upp verkflæði stafrænna skjala.

1. Að velja réttu verkfærin: Veldu verkfæri sem samræmast þínum þörfum til að bæta skjalavinnuflæði.
2. Að koma á skjalastöðlum: Settu skýrar leiðbeiningar um skipulag og snið stafrænna skjala til að viðhalda samræmi.
3. Innleiðing útgáfustýringar: Innleiða útgáfustýringarkerfi með útgáfunúmerum eða tímastimplum.

Að velja réttu verkfærin

Þú þarft að velja viðeigandi verkfæri sem hjálpa þér að bæta verkflæðið. Gakktu úr skugga um að þú íhugir þarfir þín og teyma þinna. Þannig geturðu valið áhrifaríkustu verkfærin fyrir skjalavinnuflæðið. Til dæmis gerir Transkriptor þér kleift að búa til þekkingargrunna til að skipuleggja mikilvægar upplýsingar með skjölum.

Að koma á skjalastöðlum

Skýrir staðlar tryggja að allir í teyminu þínu séu á sömu blaðsíðu. Þess vegna verður þú að búa til leiðbeiningar fyrir skipulag skráa og snið til að viðhalda samræmi. Þú getur beðið teymin þín um að fylgja ákveðnum stöðlum á meðan þú nefnir og skipuleggur möppurnar. Þetta mun hjálpa þér að forðast rugling í framtíðinni.

Innleiðing útgáfustýringar

Útgáfustýring er nauðsynleg þegar margir eru að vinna að sömu skjölunum. Sem sagt, þú þarft að innleiða gagnsætt útgáfukerfi. Þegar nýrri skráarútgáfur eru nefndar verður að hafa útgáfunúmer eða tímastimpla með. Það er best að nota Transkriptor, þar sem vettvangurinn fylgist með breytingum og gerir þér kleift að endurskoða fyrri útgáfur af verkum þínum.

Verkfæri fyrir sjálfvirkni skjala

Sjálfvirkni mun hjálpa þér að stjórna skjalakerfinu þínu nákvæmari. Þú getur sparað tíma og dregið úr handvirkum villum. Ofan á það geturðu einbeitt þér að verðmætum verkefnum á meðan endurteknir ferlar sjá um sig sjálfir. Hins vegar kann að virðast ógnvekjandi að velja réttu skjalastjórnunartækin. Til að hjálpa þér við ferlið eru hér 5 bestu valkostirnir sem þú þarft að íhuga.

1. Transkriptor : Transkriptor er faglegur hljóð-í-texta umritunarvettvangur sem getur hjálpað þér að stjórna og geyma stafræn skjöl.
2. Templafy : Templafy getur sjálfvirkt skjalastjórnunarferla.
3. ExperLogix : ExperLogix samþættist CRM og ERP hugbúnaði til að hagræða skjalagerð.
4. PandaDoc : PandaDoc kemur með viðbótareiginleikum til að bæta skjalavinnuflæði.
5. HotDocs : HotDocs gerir stafræn skjöl sjálfvirk og samþættist öðrum kerfum.

1. Transkriptor

Transkriptor er vinsæll hljóð-í-texta vettvangur sem getur séð um allar umritunarþarfir þínar. Vettvangurinn gerir þér kleift að búa til sérsniðna þekkingargrunna með því að nota afrit og skjöl. Það fer eftir áætlun þinni, þú getur búið til marga þekkingargrunna.

Þar að auki kemur Transkriptor með öruggri og miðlægri geymslu til að halda skjölunum þínum skipulögðum. Þannig geturðu auðveldlega nálgast og stjórnað öllum skrám þínum og möppum. Þar sem þú getur auðveldlega sótt mikilvæg skjöl geturðu hagrætt vinnuflæði þínu.

Ofan á það mun Transkriptor leyfa þér að fylgjast með breytingum á skjölunum þínum. Þar að auki mun sögueiginleikinn hjálpa þér að skoða fyrri útgáfur af skjölunum þínum. Fyrir vikið geturðu gert vefstjórnun sveigjanlegri.

Lykil atriði

• Nákvæm Transkriptor kynslóð: Transkriptor getur hjálpað þér að búa til mjög nákvæmar umritanir úr hljóð- og myndskrám. Vettvangurinn mun tryggja að þú fáir umritaðan texta innan nokkurra mínútna.
• Stuðningur á mörgum tungumálum: Transkriptor styður 100+ tungumál. Þannig geturðu búið til uppskriftir þínar á hvaða tungumáli sem þú vilt.
• Frábærar samþættingar: Þú getur samþætt Transkriptor með Google Meet, Zoom og Microsoft Teams . Þú getur líka samstillt vettvanginn við Google og Outlook dagatöl.
• AI spjallaðstoðarmaður: AI spjallaðstoðareiginleikinn getur dregið saman umritunarskrár þínar og skýrslur. Auk þess að draga út lykilinnsýn geturðu líka spurt AI hvaða spurningu sem er. Þú getur notað hvaða sniðmát sem er fyrir AI tillögur eða búið til nýtt.

2. Templafy

Í öðru sæti listans er Templafy . Þessi stafræni skjalahugbúnaður mun hjálpa þér að gera sjálfvirkan og stjórna skjölunum þínum á skilvirkari hátt. Það samþættist einnig Microsoft Office, Google Workspace og skýjageymslulausnum. Þar að auki kemur það með verkflæði fyrir samþykki skjala og útgáfustýringu. Liðin þín geta auðveldlega búið til skjöl. Hins vegar er verðlagning þeirra ekki gagnsæ.

3. ExperLogix

ExperLogix er annað stafrænt skjalastjórnunarkerfi. Það getur hjálpað þér að gera sjálfvirkan og hagræða skjalagerð og stjórnun ferla. Kerfið þeirra samþættist venjulega ýmsum viðskiptaforritum, svo sem CRM og ERP hugbúnaði. Það styður sérhannaðar verkflæði til að bæta skilvirkni. Með ExperLogix þarftu ekki að hafa áhyggjur af öryggi og samþættingum. Hins vegar er námsferillinn of brattur.

4. PandaDoc

PandaDoc hentar fagfólki sem ætlar að búa til mismunandi gerðir skjala. Þú munt einnig fá viðbótareiginleika eins og rafrænar undirskriftir og rauntíma samvinnu. Kerfið mun hjálpa þér að gera sjálfvirkan skjalaverkflæði og draga úr handvirkum villum. Þú getur líka samþætt við ýmis CRM og verkefnastjórnunartæki. Þetta mun hjálpa þér að auka skilvirkni og viðhalda miðlægri skjalageymslu. Hins vegar hafa margir notendur kvartað yfir erfiðleikum við að breyta.

5. HotDocs

Síðastur á listanum er HotDocs . Það er eitt af fyrstu tækjunum á markaðnum til að gera sjálfvirkan stafræn skjöl. Þetta tól er mjög skalanlegt, sem mun reynast gagnlegt eftir því sem þarfir þínar vaxa með tímanum. Það getur samþætt öðrum kerfum fyrir betri gagnastjórnun og sjálfvirkni verkflæðis. Samþættingin er líka slétt og óaðfinnanleg. Hins vegar eru verðáætlanir þess ekki hagkvæmar.

Bestu starfsvenjur til að viðhalda skjalakerfinu þínu

Að viðhalda skilvirku skjalakerfi þýðir að þú verður stöðugt að leggja þig fram við það. Þegar kerfið þitt hefur verið sett upp er mikilvægt að vera viðeigandi og skipulagt. Hér eru nokkrar bestu starfsvenjur fyrir skjöl til að halda skjalakerfinu þínu gangandi:

1. Reglulegar úttektir og uppfærslur: Skoðaðu stafrænu skjölin þín reglulega til að fjarlægja óþarfa eða óþarfa skrár.
2. Meðlimir þjálfunarteymis: Gakktu úr skugga um að teymið þitt sé þjálfað í uppbyggingu og eiginleikum skjalakerfanna.
3. Mæling á skilvirkni skjala: Fylgstu með mælingum eins og skráasöfnunartíma og notkun gamalla útgáfa til að meta árangur.

Reglulegar úttektir og uppfærslur

Mundu að stafrænu skjölin þín eru ekki eitthvað sem þú ættir að gleyma eftir uppsetningu. Þú þarft að gera reglulegar úttektir til að fara yfir skipulag skráa þinna. Þetta er ein áhrifaríkasta leiðin til að fjarlægja óþarfa eða óþarfa skjöl. Svo búðu til áætlun fyrir þessar úttektir, hvort sem er vikulega eða mánaðarlega. Gakktu úr skugga um að efni í geymslu sé enn aðgengilegt en aðskilið frá virkum skrám. Þetta mun koma í veg fyrir ringulreið kerfi sem hægir á framleiðni.

Þjálfa liðsmenn

Jafnvel besta skjalakerfið getur mistekist ef liðsmenn þínir vita ekki hvernig á að nota það. Gefðu þér því tíma til að þjálfa teymið þitt í skipulaginu. Ef einhver veit ekki hvernig á að fá aðgang að fyrri útgáfum skaltu þjálfa þá í þeim tiltekna hluta. Með réttri þjálfun geturðu dregið úr villum. Þetta á við, sérstaklega þegar þú ert að taka inn nýja meðlimi.Forbes leiddi í ljós að29% fyrirtækja eiga í erfiðleikum með að koma inn í ráðningar.

Mæling á skilvirkni skjala

Þú þarft að ákvarða hvort skjalakerfið þitt uppfylli þarfir þínar. Þú þarft að fylgjast með sérstökum mælingum. Til dæmis er hægt að fylgjast með tímanum til að finna tilteknar skrár eða hversu oft fólk notar gömlu útgáfurnar. Þú þarft að safna endurgjöf frá teyminu þínu til að bera kennsl á sársaukapunkta eða óhagkvæmni. Ef þú lendir í einhverjum vandamálum þarftu að leysa þau fljótt. Þetta tryggir að stafræna skjalakerfið sé viðeigandi fyrir þarfir þínar.

Ályktun

Að búa til stafrænt skjalakerfi mun reynast svolítið tímafrekt. Hins vegar, þegar þú hefur náð því rétt, geturðu auðveldlega geymt og stjórnað stafrænum skjölum þínum. Þú og liðsmenn þínir þurfið ekki að eyða tíma í að finna réttu skjölin.

Transkriptor gerir þér kleift að búa til umritanir og vista skjölin þín án vandræða. Þar að auki mun Transkriptor einnig leyfa þér aðgang að fyrri útgáfum verka þinna. Svo veldu Transkriptor í dag fyrir skjalaþarfir þínar.