Þessi handbók mun leiða þig í gegnum skrefin til að fyrirskipa á áhrifaríkan hátt í Outlookásamt ráðleggingum um hvernig á að nota umritunarverkfæri til að auka vinnuflæðið þitt enn frekar. Einræði fyrir Microsoft Windows getur hagrætt verkefnum þínum og bætt skilvirkni, hvort sem þú ert að stjórna tölvupósti eða fanga mikilvægar upplýsingar.
Af hverju að nota einræði í Outlook?
Notkun einræðis í Outlook býður upp á nokkra kosti sem geta aukið framleiðni þína verulega með talgreiningu.
Einn helsti framleiðniávinningur einræðis er tímasparnaður. Þú getur fljótt talað tölvupóstinn þinn og glósur, sem gerir þér kleift að semja skilaboð mun hraðar. Þetta getur verið sérstaklega gagnlegt þegar þú stjórnar miklu magni tölvupósts eða þarft að skrifa niður glósur fljótt á fundum.
Einræði bætir einnig nákvæmni. Nútíma einræðistæki eru mjög nákvæm við að breyta tali í texta, sem dregur úr líkum á innsláttarvillum og stafsetningarvillum. Þetta tryggir að tölvupósturinn þinn og glósurnar séu skýrar og fagmannlegar, án þess að þurfa stöðugan prófarkalestur.
Handfrjáls tölvupóstsdrög er annar mikilvægur ávinningur. Þú getur samið tölvupóst á meðan þú vinnur fjölverkavinnsla eða þegar hendur þínar eru uppteknar af öðrum verkefnum með því að fyrirskipa í stað þess að skrifa.
Þessi sveigjanleiki gerir þér kleift að vera afkastamikill jafnvel þegar þú ert ekki við skrifborðið þitt, sem gerir það auðveldara að stjórna vinnuálagi þínu á skilvirkan hátt.
Hvernig á að virkja og nota einræði í Outlook
Einræði í Outlook gerir þér kleift að einbeita þér að innihaldi tölvupóstsins þíns án þess að hafa áhyggjur af innsláttum, sem gerir það að frábæru tæki til að auka framleiðni. Umritun í Outlook er óaðfinnanlega samþætt, sem gerir það að öflugu tæki fyrir upptekna sérfræðinga sem þurfa að stjórna samskiptum sínum hratt og örugglega.
Tal-til-texta Outlook samþætting styður einnig ýmis tungumál og kommur, sem gerir þér kleift að eiga skilvirk samskipti óháð tungumálabakgrunni þínum. Þú getur samið tölvupóst á skilvirkari hátt, sparað tíma og viðhaldið hnökralausu vinnuflæði, hvort sem þú ert á skrifstofunni eða á ferðinni, með því að nýta innbyggða einræðiseiginleikann.
Skref 1: Aðgangur að einræðiseiginleikanum í Outlook
Byrjaðu á því að opna Outlook forritið á tölvunni þinni (eða vefútgáfu þess í Microsoft 365) og vertu viss um að þú sért í aðalviðmótinu til að byrja að nota einræðisaðgerðina í Outlook.
Farðu annað hvort í innhólfið þitt til að skrifa nýjan tölvupóst eða opnaðu nýtt skjal í Word ef þú ert að nota samþætta Microsoft Office svítu þegar Outlook er opið. Finndu flipann "Heim" á tækjastikunni efst í glugganum. Hér sérðu "Dictate" hnappinn, venjulega táknaður með hljóðnematákni.
Þú munt virkja uppskriftareiginleikann, sem gerir þér kleift að nota rödd þína til umritunar með því að smella á "Dictate" hnappinn. Gakktu úr skugga um að hljóðneminn þinn sé tengdur og virki rétt, þar sem þetta mun vera nauðsynlegt til að fanga ræðu þína nákvæmlega.
Skref 2: Fyrirskipa tölvupóst og athugasemdir
Þú getur byrjað að tala með því að smella á "Dictate" hnappinn til að semja tölvupóstinn þinn eða athugasemdir þegar þú hefur virkjað einræðisaðgerðina í Outlook.
Talaðu skýrt og á hóflegum hraða til að hjálpa hugbúnaðinum að umrita orð þín nákvæmlega.
Segðu greinarmerki eins og "kommu", "punktur" eða "ný málsgrein" þegar þú talar til að tryggja að textinn þinn sé rétt sniðinn. Þetta mun hjálpa einræðistólinu að skilja hvernig á að skipuleggja setningar þínar og málsgreinar.
Reyndu að tala í heilum setningum og forðastu að nota of mikið tæknilegt hrognamál, þar sem það getur stundum leitt til umritunarvillna.
Smelltu aftur á "Dictate" hnappinn til að stöðva upptöku ef þú tekur eftir mistökum eða þarft að gera hlé. Þú getur síðan leiðrétt allar villur handvirkt eða stillt athugasemdir þínar eftir þörfum.
Skref 3: Breyta og senda fyrirlesinn tölvupóst
Það er mikilvægt að fara yfir og breyta textanum til að tryggja skýrleika og nákvæmni eftir að þú hefur lokið við að fyrirskipa tölvupóstinn þinn í Outlook .
Byrjaðu á því að lesa í gegnum allan tölvupóstinn til að athuga hvort umritunarvillur séu til staðar, svo sem rangt stafsett orð eða röng greinarmerki. Gakktu úr skugga um að setningarnar flæði rökrétt og að sérstök hugtök eða nöfn séu rétt stafsett. Smelltu einfaldlega á textann til að gera leiðréttingar handvirkt ef þú tekur eftir einhverjum mistökum.
Þú munt finna það gagnlegt að umorða suma hluta meðan þú klippir, til að bæta læsileika eða koma skilaboðum þínum betur á framfæri.
Athugaðu netfangareitina og bættu við nauðsynlegum viðhengjum þegar þú ert ánægður með innihaldið. Smelltu á "Senda" hnappinn til að afhenda tölvupóstinn þinn þegar allt lítur vel út.
Auktu framleiðni með umritun í Outlook
Samþætting umritunarverkfæra eins og Transkriptor við Outlook getur aukið framleiðni þína verulega. Þú getur auðveldlega samið lengri tölvupósta, tekið ítarlegar fundarskýrslur og búið til skjöl án þess að þurfa að slá inn með því að breyta hljóði í texta fyrir tölvupóst.
Radd-í-texta tölvupósteiginleikar gera þér kleift að umbreyta töluðum orðum í texta fljótt, spara tíma og draga úr villum. Það hjálpar til við að hagræða vinnuflæðinu þínu, sem gerir það auðveldara að einbeita sér að efninu þínu frekar en vélfræði ritunar.
Notkun Transkriptor fyrir uppskrift tölvupósts
Transkriptor er öflugt tæki til að breyta raddupptökum í texta, sem gerir það auðvelt að semja flókinn tölvupóst á fljótlegan og skilvirkan hátt. Þú getur einfaldlega skráð hugsanir þínar og látið Transkriptor vinna verkið fyrir þig í stað þess að eyða tíma í að skrifa út löng skilaboð.
Þú getur fangað nákvæmar hugmyndir, leiðbeiningar eða uppfærslur án þess að slá inn eina Word með því að nota hljóð-í-texta getu þess. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir upptekna sérfræðinga sem vilja hámarka framleiðni sína en lágmarka tímann sem fer í að skrifa.
Hladdu einfaldlega upp raddupptöku og Transkriptor umritar ræðu þína á textasnið sem er tilbúið til að afrita í tölvupóst. Þetta gerir þér kleift að einbeita þér að innihaldi og skilaboðum, frekar en vélfræði vélritunar.
Tólið hjálpar einnig til við að draga úr villum, þar sem það fangar talað mál nákvæmlega, þar á meðal tæknileg hugtök eða hrognamál sem erfiðara verður að skrifa rétt inn.
Þú getur stjórnað samskiptum þínum á skilvirkan hátt, samið flókin skilaboð og tryggt að tölvupósturinn þinn sé skýr og hnitmiðaður, allt án þess að þurfa handvirka innslátt með því að nota Transkriptor fyrir uppskrift tölvupósts.
Auktu skilvirkni þína með því að nota Transkriptor til að umrita tölvupóst auðveldlega í Outlook. Reyndu Transkriptor núna til að einfalda vinnuflæðið þitt og halda tölvupóstsamskiptum þínum nákvæmum og skipulögðum.
Umritun fundargagna beint í Outlook
Notkun Transkriptor til að afrita fundarskýrslur getur einfaldað mjög hvernig þú skipuleggur og deilir mikilvægum upplýsingum.
Þú getur tekið samtalið upp og notað Transkriptor til að breyta hljóðinu sjálfkrafa í texta í stað þess að skrifa handvirkt út glósur á meðan á fundi stendur eða eftir hann. Þessa uppskrift er síðan auðvelt að afrita í Outlook tölvupóst, sem gerir það einfalt að skipuleggja innihaldið og draga fram lykilatriði, aðgerðaatriði eða ákvarðanir sem teknar voru á fundinum.
Þú tryggir að allar upplýsingar séu teknar nákvæmlega, sem hjálpar til við að draga úr líkum á að missa af mikilvægum upplýsingum með því að afrita fundarskýrslur með Transkriptor.
Þú getur forsniðið umritun innan Outlook til að gera hana læsilegri, bætt við fyrirsögnum eða punktum eftir þörfum þegar henni er lokið. Þetta sparar tíma og auðveldar teyminu þínu að fara yfir og skilja niðurstöður fundarins.
Að deila umrituðum athugasemdum í gegnum Outlook er eins einfalt og að semja nýjan tölvupóst. Þú getur sent skipulagðan texta beint til liðsmanna þinna og tryggt að allir séu á sömu síðu.
Háþróaðir tal-til-texta eiginleikar í Outlook
Outlook býður upp á háþróaða einræðiseiginleika sem ganga lengra en einfalt tal í texta.
Þú getur auðveldlega forsniðið texta, búið til punkta og jafnvel flett í gegnum tölvupóstinn þinn handfrjálst með Outlook raddskipunum. Þessi virkni gerir drög og breytingu tölvupósts hraðari og skilvirkari og hjálpar þér að vera afkastamikill án þess að snerta lyklaborðið þitt.
Outlook umbreytir því hvernig þú stjórnar samskiptum þínum, sem gerir þau hnökralausari og leiðandi með háþróaðri einræðiseiginleikum.
Raddskipanir fyrir snið tölvupósts
Notkun raddskipana fyrir snið tölvupósts í Outlook getur gert ritferlið þitt mun skilvirkara. Þú getur einfaldlega notað röddina þína til að forsníða tölvupóstinn þinn eins og þú fyrirskipar í stað þess að auðkenna texta handvirkt eða fletta í gegnum valmyndir.
Segðu bara "Byrjaðu punktalista" og Outlook gerir afganginn ef þú þarft að bæta við punktum. Segðu: "Feitletrað það," eða "skáletraðu það," og það verður notað samstundis. Þú getur jafnvel breytt leturstærðum eða bætt við tenglum með einfaldri raddskipun.
Þessar raddskipanir spara tíma og hjálpa þér að einbeita þér að skilaboðunum þínum frekar en vélbúnaðinum við að sniða. Þeir gera þér kleift að semja faglega tölvupósta fljótt án þess að brjóta flæðið þitt.
Fletta Outlook með rödd
Það hefur aldrei verið auðveldara að sigla Outlook með raddskipunum.
Þú getur einfaldlega sagt Outlook hvert þú vilt fara í stað þess að smella í gegnum pósthólfið þitt og möppur. Segðu "Farðu í pósthólfið" og Outlook mun fara með þig beint á aðalnetfangalistann þinn. Segðu bara "Opna drög" eða "Fara í senda hluti" og Outlook mun samstundis fletta þangað fyrir þig. Segðu "Leitaðu að
Þessi handfrjálsa leiðsögn hjálpar til við að hagræða tölvupóststjórnun þinni, sem gerir þér kleift að fara í gegnum pósthólfið þitt og möppur á skilvirkari hátt. Þú getur auðveldlega skipt á milli verkefna án þess að taka hendurnar af lyklaborðinu eða músinni, sem getur verið sérstaklega gagnlegt þegar þú ert í fjölverkavinnslu eða í annasömu umhverfi.
Hins vegar er mikilvægt að hafa í huga að þessi virkni er sem stendur aðeins fáanleg í snjallsímum. Stjórnun Outlook með raddskipunum er ekki studd á fartölvum eða tölvum. Þess vegna þarftu að nota Outlook appið á snjallsímanum þínum til að nýta sér þessa raddskipunareiginleika.
Ábendingar um árangursríka einræði í Outlook
Það er mikilvægt að fylgja nokkrum einföldum reglum til að nýta tal-til-texta samþættingu Outlook sem best.
Talaðu skýrt og eðlilega. Hlé örlítið á milli setninga. Settu hljóðnemann þinn rétt og minnkaðu bakgrunnshljóð. Notaðu skýrar og sérstakar skipanir til að auka radd-í-texta tölvupósteiginleika og tryggja að tölvupósturinn þinn sé sniðinn og greinarmerki rétt.
Þú getur tryggt að einræði þitt sé slétt og skilvirkt, sem gerir þér kleift að eiga skilvirkari samskipti með því að nota radd-til-texta tölvupósteiginleika Outlook með því að fylgja þessum venjum.
Talaðu skýrt og notaðu einfalt tungumál
Það er nauðsynlegt að tala skýrt og nota einfalt tungumál til að bæta nákvæmni einræðis í Outlook.
Skýrt tal gerir tal-til-texta tólinu kleift að þekkja orð þín betur, lágmarka villur og draga úr þörf fyrir leiðréttingar. Orðaðu hverja Word vandlega og forðastu að tala of hratt.
Hugbúnaðurinn getur átt í erfiðleikum með að halda í við, sem leiðir til mistaka ef þú flýtir þér í gegnum setningarnar þínar. Að tala stöðugt og hóflega gefur tólinu nægan tíma til að vinna úr hverri Word nákvæmlega.
Notkun einfalds tungumáls eykur einnig nákvæmni einræðis. Tal-til-texta tólið er líklegra til að skilja uppskriftina þína án ruglings þegar þú heldur þig við einföld orð og orðasambönd.
Flókinn orðaforði eða iðnaðarmál getur oft verið misskilinn eða rangtúlkaður af hugbúnaðinum, sem leiðir til villna sem krefjast frekari breytinga. Með því að velja einfalt tungumál tryggir þú að tölvupósturinn þinn sé skýr og hnitmiðaður frá upphafi.
Prófarkalestu og breyttu áður en þú sendir
Þú þarft að fylgjast með prófarkalestri og breytingum á fyrirskipuðum tölvupósti áður en þú sendir hann, jafnvel með háþróaðri tal-til-texta tækni.
Einræðistæki geta líka gert mistök, eins og að mistúlka orð eða missa af réttum greinarmerkjum. Með því að fara yfir fyrirskipað efni þitt geturðu náð þessum villum og tryggt að tölvupósturinn þinn lesist skýrt og nákvæmlega.
Prófarkalestur hjálpar þér að bera kennsl á misskilning sem stafar af misheyrðum orðum eða óþægilegri setningagerð. Það gerir þér einnig kleift að betrumbæta tóninn þinn og ganga úr skugga um að skilaboðin þín komi nákvæmlega því á framfæri sem þú ætlar þér.
Að taka sér tíma til að breyta tölvupóstinum þínum sýnir athygli á smáatriðum og fagmennsku, sem er sérstaklega mikilvægt í viðskiptasamskiptum. Jafnvel fljótleg endurskoðun getur skipt miklu máli í gæðum samskipta þinna og hjálpað þér að koma jákvætt fyrir í hvert skipti sem þú sendir tölvupóst.
Notkun einræðis fyrir fundarskýrslur í Outlook
Einræðis- og umritunarverkfæri eins og Transkriptor gera það auðvelt að búa til nákvæmar fundarskýrslur á Outlook .
Þú getur fangað öll smáatriði umræðunnar án þess að þurfa að skrifa neitt niður með því að nota hljóð í texta fyrir tölvupóst. Virkjaðu einfaldlega einræðistólið á fundinum þínum og láttu það umrita samtalið í texta.
Þessi nálgun tryggir að þú hafir fullkomna skrá yfir það sem sagt var, sem þú getur fljótt breytt og betrumbætt eftir á með því að nota einræði fyrir Gmail .
Að skrifa fundarskýrslur í rauntíma
Að fyrirskipa fundarskýrslur í rauntíma með því að nota Outlook og verkfæri eins og Transkriptor tryggir að þú fangar hvert smáatriði þegar það gerist og heldur skrám þínum nákvæmum og fullkomnum.
Virkjaðu einræðistólið áður en fundurinn hefst. Settu hljóðnemann þinn þannig að hann taki greinilega upp rödd þína og tali náttúrulega þegar líður á fundinn. Þú getur tryggt að öll mikilvæg atriði, ákvarðanir og aðgerðaatriði séu skráð án þess að þurfa að trufla flæði umræðunnar með því að fyrirskipa athugasemdir á fundinum.
Einbeittu þér að því að draga saman lykilatriði frekar en að fanga hvert Word, sem hjálpar til við að halda glósunum þínum skýrum og hnitmiðuðum. Nefndu ákveðin nöfn, dagsetningar og fresti til að gera glósurnar þínar framkvæmanlegri.
Þú munt ekki missa af neinum mikilvægum smáatriðum eða þurfa að treysta á minnið síðar þar sem þú ert að fanga allt í rauntíma. Þessi nálgun eykur framleiðni þína og tryggir að fundarskýrslur þínar séu yfirgripsmiklar og gagnlegar til framtíðar.
Umritun hljóðritaðra funda til síðari notkunar
Að umrita skráða fundi með verkfærum eins og Transkriptor gerir það auðvelt að búa til nákvæmar athugasemdir sem hægt er að samþætta í Outlook til framtíðar tilvísunar og deilingar.
Byrjaðu á því að taka upp fundinn með tæki eða hugbúnaði sem tekur skýrt hljóð. Hladdu upptökunni upp á Transkriptor þegar fundinum lýkur og hljóðinu verður breytt í texta fljótt og örugglega.
Þessi uppskrift skráir ítarlega allt sem fjallað er um, allt frá lykilákvörðunum til aðgerðaatriða. Þú getur auðveldlega afritað og límt textann í Outlook eftir að þú hefur umritað.
Þú getur líka skipulagt glósurnar með því að búa til sérstaka möppu fyrir fundarafrit eða hengja þær beint við dagatalsviðburði eða tölvupósta. Þetta gerir það auðvelt að vísa í ákveðnar umræður síðar eða deila fundarskýrslunum með samstarfsmönnum sem ekki mæta.
Ályktun
Einræði í Outlook og verkfæri eins og Transkriptor geta aukið framleiðni þína verulega með því að einfalda gerð tölvupósts og glósur.
Þessi eiginleiki gerir þér kleift að fanga hugsanir fljótt og nákvæmlega án þess að festast í því að skrifa, sem gerir samskipti skilvirkari og skilvirkari. Þú getur einbeitt þér meira að innihaldi skilaboðanna þinna og minna að vélfræði ritunar með því að nota einræði.
Kannaðu uppskriftar- og umritunareiginleikana til að nýta getu Outlooksem best og hagræða vinnuflæðinu þínu.
Reyndu Transkriptor í dag til að gera tölvupóstsskrif og glósuskrif hraðari og skilvirkari. Uppgötvaðu hversu auðvelt það er að auka framleiðni þína með uppskrift og umritun.
