Til að gefa þér innsýn og sýna kraft þessarar þjónustu svara ég spurningunni, hvers vegna er mikilvægt að afrita viðtöl hér að neðan.
Kostir þess að afrita viðtöl
Fyrir utan að hafa skriflega skrá yfir viðtalið er hljóð í texta uppskrift sérstaklega gagnleg og býður upp á aðra kosti, þar á meðal bætt aðgengi, bætt samskipti og betri greiningu. Þetta ferli er einnig hægt að beita í kynningum, þar sem umbreyting hljóðs í texta í PowerPoint getur aukið skilvirkni efnisins þíns.
Nákvæm skráning
Í einfaldasta lagi gefur hljóðuppskriftarþjónusta þér skriflega skrá yfir viðtal. Þessa textaskrá er hægt að skrá og geyma í fyrirtækja- eða persónulegum skrám og hún hverfur aldrei. Það er alltaf til staðar og alltaf er hægt að vísa því aftur í ef um deilur er að ræða, eða þörf er á frekari greiningu.
Umritunarskrár gera þér kleift að búa til nákvæmar skrár yfir viðtöl og fundi í stað þess að treysta einfaldlega á minni eða skriflegar pappírsglósur í flýti.
Til frekari greiningar og rannsókna
Viðtöl hafa venjulega takmarkaðan tímaramma. Þú gætir til dæmis verið með eftirstöðvar af viðtölum til að komast í gegnum á einum degi, eða þú gætir ekki haft tíma fyrir langa fundi. Hvort heldur sem er, þá eru þeir venjulega stuttir og það er aðeins takmarkað magn af smáatriðum sem þú getur dregið úr þeim þegar þeir þróast.
Með því að nota umritunarþjónustu geturðu gefið þér tíma eftir á til að framkvæma umfangsmiklar rannsóknir og greiningu á viðtalinu. Hægt er að nota umritaða textaskrána endalaust og þú getur notað hana til að gagnast viðtalsferlinu þínu og ákvarðanatöku án tímatakmarkana.
Til að bæta aðgengi og samnýtingu
Hvernig deilir þú því sem gerðist í viðtali við einhvern annan? Þú verður að nota minnið til að rifja upp hvað gerðist og segja þeim munnlega. Þetta er ekki beinlínis öflugt form til að deila og getur verið óáreiðanlegt ef tíminn er liðinn og minnið er orðið svolítið þokukennt.
Notkun hljóðuppskriftarþjónustu afneitar þessu og gerir aðgengi og miðlun viðtala óendanlega betri. Í stað þess að reyna að stinga djúpum minnis þíns til að rifja upp hvað gerðist, geturðu einfaldlega sent umritaða textaskjalið til fólks sem þarf á því að halda!
Til að draga úr rangtúlkunum og villum
Andrúmsloftið í viðtali er oft spennuþrungið með háum þrýstingi og það getur leitt til þess að upplýsingar séu rangtúlkaðar. Í viðtalinu gætirðu misskilið það sem einhver sagði eða misst algjörlega af einhverju mikilvægu sem hann lagði til.
Mistök sem þessi geta verið dýr og gætu leitt til rangra birtinga af viðtalinu. Með því að nota hljóð-í-texta umritunarþjónustu er engu sleppt eða rangtúlkað. Þú ert með skriflega skrá yfir nákvæmlega það sem sagt var.
Þú getur síðan greint það til að greina nákvæmlega hvernig viðtalið þróaðist og hvort það væru hlutir sem þú tókst ekki eftir sem gætu verið mikilvægir. Það þýðir líka að þú hefur óhrekjanlegar sannanir ef einhver sem átti hlut að máli reyndi að véfengja eitthvað sem sagt var í viðtalinu.
Til að bæta samskipti meðan á viðtalinu stendur
Hefur þú einhvern tíma verið í viðtali þar sem spyrillinn var stöðugt að stoppa til að taka minnispunkta? Ég hef komist að því að þetta getur verið truflandi og rofið flæði viðtalsins. Það getur líka sett óþarfa þrýsting á þann sem rætt er við þar sem hann getur lent í því að velta fyrir sér nákvæmlega hvað spyrillinn er að skrifa!
Með því að taka upp og afrita viðtöl er engin þörf á handvirkri glósuskráningu. Þetta gerir ráð fyrir betri samskiptum meðan á viðtalinu stendur og gerir það kleift að flæða eðlilegra. Bæði spyrillinn og viðmælandinn geta einbeitt sér að því sem sagt er og að fá verðmæti úr viðtalinu í stað þess að vera upptekinn af glósum.
Atriði sem þarf að muna þegar viðtöl eru afrituð
Hljóðuppskriftarþjónusta verður alltaf að nota vandlega og með fyrirfram skipulagningu. Atriði sem þarf að muna eru:
- Hljóðuppskriftin verður að vera í samræmi við staðbundin lög.
- Þú verður að fá samþykki allra hlutaðeigandi aðila til að taka upp viðtalið.
- Skriflegar skýrslur um viðtalið verða að vera í samræmi við persónuverndarlög á hverjum stað.
Í fyrsta lagi verður þú að vera löglega fær um að afrita viðtalið og það fer eftir þínu svæði að það gætu verið persónuverndarlög sem koma í veg fyrir þetta. Í öðru lagi, ef það er löglega í lagi, þá er það siðferðilegt (og oft lagaleg krafa) að þú upplýsir alla hlutaðeigandi aðila og fáir samþykki þeirra til að taka upp fundinn.
Að lokum verða öll skjöl sem þú býrð til úr viðtalinu að vera í samræmi við gagnaverndarlög. Þetta felur í sér hluti eins og rétta geymslu, upplýsingamiðlun og öryggisráðstafanir til að vernda friðhelgi einstaklingsins.
Fáðu sem mest út úr viðtölum þínum með hljóðuppskriftarþjónustu
Eins og þú sérð getur það verið ómetanlegt að afrita viðtal og þú getur fengið svo miklu meira út úr ferlinu. Það gerir kleift að skilja betur hvað gerðist, dregur úr líkum á að mikilvægar upplýsingar hafi farið framhjá og getur einnig bætt samskipti meðan á viðtalinu sjálfu stendur.
