Hvernig á að mæla og hámarka arðsemi funda?
Skrifaðu upp, þýddu og drógu saman á nokkrum sekúndum
Skrifaðu upp, þýddu og drógu saman á nokkrum sekúndum
Útreikningur á arðsemi funda (ROI - return on investment) veitir fyrirtækjum skýran ramma til að meta skilvirkni og virði viðskiptafunda. Arðsemi funda mælir jafnvægið milli þeirra auðlinda sem fjárfest er í fundum og þeirra áþreifanlegu niðurstaðna sem fást úr þessum samvinnufundum. Fyrirtæki sem innleiða mælingar á arðsemi funda upplifa umtalsverðar framfarir í skilvirkni ákvarðanatöku, framleiðni teymis og heildarframmistöðu fyrirtækisins.
Hvað er arðsemi funda og hvers vegna skiptir hún máli?
Arðsemi funda táknar mælanlegt virði sem fæst úr fundum miðað við þær auðlindir sem fjárfest er í að halda þá. Útreikningur á arðsemi funda tekur tillit til bæði áþreifanlegs kostnaðar (laun þátttakenda, tæknibúnaðar og aðstöðugjalda) og óáþreifanlegra þátta (fórnarkostnaður, gæði ákvarðana og skilvirkni upplýsingamiðlunar). Fyrirtæki sem setja í forgang greiningu á arðsemi funda öðlast nákvæmni í úthlutun auðlinda og aukna skilvirkni í fundastjórnun.
Viðskiptaleg áhrif slakrar fundastjórnunar ná langt út fyrir beinan kostnað. Samkvæmt rannsóknum Harvard Business Review leiða óskilvirkir fundir til:
- Seinkunar á ákvarðanatöku og verkefnatímalínum
- Minni samheldni og þátttöku teymis
- Upplýsingasílóa og samskiptabresta
- Óánægju starfsmanna og minni starfsánægju
Fyrirtæki með háþróaða fundamenningu greina frá 17% meiri framleiðni þvert á starfsvið og umtalsvert betri verkefnaárangri. Bætt arðsemi funda hefur bein áhrif á frammistöðu fyrirtækja í gegnum betri nýtingu auðlinda, hraðari ákvarðanatöku og aukna starfsánægju. Fyrirtæki sem besta fundamenningu sína spara að meðaltali 3.300 dollara á hvern starfsmann árlega og greina frá 24% hærri frammistöðueinkunnum.
Hversu mikið kosta óskilvirkir fundir fyrirtæki?
Fjárhagsleg áhrif óskilvirkra funda skapa gríðarlegan kostnað fyrir fyrirtæki í öllum atvinnugreinum. Stjórnendur eyða að meðaltali 23 klukkustundum á viku í fundum, en rannsóknir sýna að allt að 50% af þessum tíma skilar lágmarksvirði. Þessi útbreidda óskilvirkni kostar bandarísk fyrirtæki um 37 milljarða dollara árlega í launakostnað sem fer til spillis og glötuð tækifæri.
Sem einfalt dæmi, skoðum beinan kostnað við klukkustundar fund með 10 starfsmönnum, þar sem meðallaun og hlunnindi eru 50 dollarar á klukkustund:
- Beinn kostnaður er 500 dollarar ($50 × 10 þátttakendur × 1 klukkustund)
- Þessi útreikningur útilokar undirbúningstíma, tæknibúnaðarkostnað og aðstöðugjöld.
- Fórnarkostnaðurinn táknar það sem þessir starfsmenn hefðu getað áorkað á þessum tíma.
- Meðalstórt fyrirtæki með 500 starfsmenn sem eyða 15% af tíma sínum í óskilvirkum fundum sóar um 2,1 milljón dollara árlega í launakostnað eingöngu.
Áhrif á framleiðni ná lengra en bara til fundarins sjálfs, þar sem rannsóknir sýna að óskilvirkir fundir skapa að meðaltali 2-3 klukkustunda viðbótarvinnu vegna endurvinnslu, útskýringa og tvítekinna samskipta, oft vegna slakra fundarsamskipta. Starfsánægja þjáist verulega vegna ofhleðslu funda, þar sem 65% starfsmanna segja að fundir komi í veg fyrir að þeir geti lokið aðalstarfsskyldum sínum, og 71% telja fundi óskilvirkra.
Hvernig geturðu mælt skilvirkni funda?
Mæling á skilvirkni funda krefst þess að settar séu skýrar mælistikur sem fylgjast með bæði fjárfestingar- og arðsemisþáttum í jöfnu arðsemi funda. Mælikvarðar á framleiðni funda falla í nokkra flokka, sem veita heildstæða sýn á frammistöðu funda og virðissköpun.
Hvaða mælikvarðar á framleiðni funda eru nauðsynlegir?
Skilvirk fundamæling sameinar megindlegar og eigindlegar aðferðir yfir nokkrar lykilvíddir:
Tímamælikvarðar á framleiðni funda:
- Tíðni og lengd funda
- Stundvísi við upphaf og lok funda
- Undirbúningstími sem þátttakendur þurfa
- Tími sem eytt er í umræður utan dagskrár á fundum
Þátttökumælikvarðar á framleiðni funda:
- Hlutfall mættra af boðuðum sem sýnir raunverulega þátttöku
- Dreifing taltíma milli þátttakenda
- Þátttökustig í umræðum
- Viðvera ákvarðanataka á mikilvægum augnablikum
Afkastamælikvarðar á framleiðni funda:
- Hlutfall lokinna aðgerðaliða í kjölfar funda
- Gæði ákvarðana og hraði framkvæmdar
- Framfarir í átt að yfirlýstum markmiðum
- Skilvirkni við lausn vandamála
Hvernig á að mæla arðsemi funda?
Formleg nálgun við útreikning á arðsemi funda felur í sér kerfisbundna greiningu á bæði kostnaði og virði. Útreikningur kostnaðar krefst þess að ákvarða tímagjald hvers þátttakanda, margfalda það með lengd fundarins og fjölda þátttakenda, bæta við tækni- og húsnæðiskostnaði fyrir fundinn, og taka með tíma sem allir þátttakendur verja í undirbúning.
Mat á virði felur í sér að áætla fjárhagslega áhrif ákvarðana sem teknar eru á fundinum, reikna út tímasparnað með sameiginlegri lausn vandamála, meta virði upplýsinga sem deilt er meðal þátttakenda, og meta framlag til stefnumótandi framtaksverkefna og markmiða.
Til að reikna út arðsemi funda þinna á árangursríkan hátt, fylgdu þessum skrefum:
Ákvarðaðu heildarkostnað fundarins:
- Reiknaðu tímagjald fyrir alla þátttakendur
- Margfaldaðu með lengd fundar (þ.m.t. undirbúningstíma)
- Bættu við tækni-, húsnæðis- og efniskostnaði
Mældu virði fundarins:
- Áætlaðu fjárhagsleg áhrif ákvarðana sem teknar voru
- Reiknaðu tímasparnað með samvinnu
- Mettu virði upplýsingamiðlunar
- Mettu framlag til stefnumótandi markmiða
Notaðu arðsemisformúluna:
- Arðsemi = (Virði fundar - Kostnaður fundar) / Kostnaður fundar × 100%
- Fundir ættu að stefna að jákvæðri arðsemisprósentu
- Fylgstu með þessum mælikvarða yfir tíma til að bæta stöðugt
Berðu saman mismunandi fundategundir:
- Greindu hvaða fundarform skila hæstri arðsemi
- Finndu mynstur í fundum sem skila góðum árangri samanborið við þá sem skila slökum árangri
- Aðlagaðu fundastefnu þína í samræmi við það
Stofnanir sem innleiða formleg mælikerfi fyrir fundi greina frá allt að 20% bætingu í heildarframleiðni fjarfunda. Útreikningur á arðsemi funda veitir áþreifanlegan ramma fyrir stöðugar umbætur í samstarfsverkefnum.
Hvaða aðferðir bæta árangur funda?
Til að umbreyta árangri funda þarf markvissar aðferðir sem beinast að undirbúningi, framkvæmd og eftirfylgni. Bestun á arðsemi funda (ROI) byggir á því að innleiða þessar reyndu aðferðir með samræmdum hætti í allri skipulagsheildinni.
5 reyndar aðferðir til að auka framleiðni funda
Hér eru fimm mikilvægar aðferðir til að hámarka arðsemi funda:
- Búa til skipulagðar dagskrár með skýrum markmiðum
- Takmarka þátttakendur við aðeins nauðsynlega aðila
- Innleiða strangar tímastjórnunaraðferðir
- Úthluta og fylgjast með aðgerðaatriðum kerfisbundið
- Safna og nýta endurgjöf fyrir stöðugar umbætur
Innleiðing þessara árangursríku fundaaðferða getur umbreytt samstarfsmenningu skipulagsheildarinnar og bætt arðsemi funda umtalsvert. Skipulagsheildir sem beita þessum framleiðniaðferðum kerfisbundið greina frá allt að 50% bætingu á skilvirkni funda og umtalsverðri aukningu í starfsánægju.
Skoðum hverja framleiðniaðferð nánar:
Setja skýrar dagskrár og markmið
Vel skipulagðar dagskrár þjóna sem vegvísar fyrir árangursríka fundi, auka einbeitingu og draga úr sóun á tíma um allt að 80%. Hannaðu dagskrána með ákveðnum markmiðum, skýrri tímasetningu og skilgreindum ákvörðunarpunktum.
- Sérstök markmið fundarins og æskilegur árangur
- Umræðuefni með úthlutaðan tímaramma
- Kröfur um forlestur fyrir þátttakendur
- Ákvörðunarpunktar skýrt merktir fyrir skilvirkni
Velja rétta fundaþátttakendur
Ígrundað val á þátttakendum tryggir að hver viðstaddur bæti virði við fundinn en haldi honum jafnframt straumlínulöguðum. Með því að fylgja "tveggja-pítsu reglu" Amazon er komið í veg fyrir ákvörðunarlömun og hvatt til virkrar þátttöku allra viðstaddra.
- Fylgdu "tveggja-pítsu reglunni" (takmarka fundi við 5-8 manns)
- Hafðu aðeins nauðsynlega ákvarðanataka og þátttakendur
- Bjóddu sérfræðingum eftir þörfum fyrir tiltekin umræðuefni
- Útilokaðu einstaklinga sem þurfa ekki að mæta
Innleiða tímastjórnunaraðferðir fyrir fundi
Árangursrík tímastjórnun á fundum virðir tíma allra en heldur jafnframt athygli á forgangsatriðum. Að byrja og enda á réttum tíma skapar menningu skilvirkni sem smitar út í alla þætti fundastjórnunar.
- Byrjaðu nákvæmlega á réttum tíma óháð því hvort einhverjir mæti of seint
- Notaðu sýnilega tímamæla fyrir dagskrárliði til að halda takti
- Innleiddu "bílastæðaaðferðina" fyrir umræðuefni utan dagskrár
- Lýktu með tíma afgangs fyrir samantekt og úthlutun verkefna
Úthluta og fylgjast með aðgerðaatriðum eftir fundi
Ábyrgð umbreytir fundum úr umræðuvettvöngum í hvata til aðgerða. Skýr eignarhald á eftirfylgniverkefnum tryggir að ákvarðanir funda skili sér í mælanlegum viðskiptaárangri.
- Skilgreindu sérstök, mælanleg afurðir frá hverjum fundi
- Úthlutaðu einstaklingsbundinni ábyrgð fyrir hvert aðgerðaatriði
- Settu skýr tímamörk fyrir lok verkefna
- Komdu á fót aðferðum til að fylgjast með eftirfylgni
Safna og innleiða endurgjöf
Stöðugar umbætur á skilvirkni funda krefjast reglulegrar endurgjafar og aðlögunar. Skipulagsheildir sem rýna kerfisbundið árangur funda sjá viðvarandi framleiðniaukningu yfir tíma.
- Framkvæmdu stutta könnun í lok funda til að fá tafarlausar ábendingar
- Kannaðu viðhorf þátttakenda til skilvirkni fundarins
- Farðu reglulega yfir fundamælingar til að greina þróun
- Aðlagaðu venjur byggt á endurgjöf og gögnum
Skipulagsheildir sem innleiða þessar aðferðir greina frá allt að 50% aukningu í skynjuðum framleiðni funda. Bætt arðsemi funda byggir á kerfisbundinni beitingu þessara meginreglna í öllum fundum skipulagsheildarinnar.
Niðurstaða
Hámarksarðsemi funda er ein af aðgengilegustu en áhrifamestu tækifærunum til að auka framleiðni nútíma fyrirtækja. Aðferðirnar og verkfærin sem lýst er í þessari handbók veita ramma til að umbreyta fundum úr skyldum í virðisskapandi vinnustundir.
Taktu fyrsta skrefið í átt að umbreytingu funda í dag með því að innleiða sjálfvirka afritun og fundagreiningu með Transkriptor. Með því að einbeita þér að bestun arðsemi funda geturðu endurheimt tapaðar klukkustundir, aukið ánægju teymisins og flýtt fyrir getu fyrirtækisins til að taka og framkvæma hágæða ákvarðanir. Prófaðu Transkriptor núna!
Algengar spurningar
Til að reikna arðsemi funda, deildu virðinu sem myndast (ákvarðanir teknar, vandamál leyst, upplýsingum deilt) með heildarkostnaði (tími þátttakenda, undirbúningur, tækni). Margfaldaðu tímakaup þátttakenda með lengd fundarins og berðu svo saman við áætlað virði niðurstaðna. Transkriptor hjálpar til við að fylgjast með bæði aðföngum og afrakstri til að gera þennan útreikning nákvæmari.
Að mæla arðsemi funda hjálpar fyrirtækjum að meta hvernig tími og auðlindir eru nýttar. Það greinir óhagkvæmni, bætir ákvarðanatöku og réttlætir hvaða fundi er þess virði að halda. Þetta leiðir til betri tímastjórnunar og meiri heildarframleiðni.
Óhagkvæmir fundir kosta bandarísk fyrirtæki um 37 milljarða dollara árlega. Fyrir meðalstórt fyrirtæki með 500 starfsmenn sem eyða aðeins 15% af tíma sínum í óarðbæra fundi, þýðir þetta um 2,1 milljón dollara í sóun á launakostnaði á hverju ári, fyrir utan fórnarkostnað og áhrif á framleiðni.
Transkriptor bætir framleiðni funda með því að búa sjálfkrafa til leitarbær afrit, greina aðgerðaatriði, búa til gervigreindarknúin samantektir og veita greiningar á þátttöku og lykilefnum. Þetta útilokar handvirka glósugerð, tryggir að ekkert gleymist og skapar ábyrgð fyrir eftirfylgni.