8 bestu ráðin til að auka framleiðni funda

Settu skýr markmið með dagskrá fyrir fundi

Að búa til og dreifa markvissri dagskrá fyrir hvern fund staðfestir tilganginn og hjálpar þátttakendum að undirbúa sig á árangursríkan hátt, sem gerir þetta að einni grundvallar fundarskilvirknitækni fyrir hvaða skipulagsheild sem er.

• Skilgreindu fundarmarkmið : Hver dagskrá ætti að tilgreina skýrt hvað fundurinn stefnir að því að ná fram, hvort sem það er að taka ákvörðun, deila upplýsingum eða hugmyndavinna lausnir.
• Listaðu sérstök umræðuefni : Skiptu fundinum niður í aðgreind umræðuefni með úthlutaðum tímaramma til að koma í veg fyrir umfangsskreiðu.
• Dreifðu fyrirfram : Sendu dagskrá að minnsta kosti 24 klukkustundum fyrir fundinn svo þátttakendur geti undirbúið hugsanir og efni.
• Láttu fylgja lesefni : Bættu við viðeigandi skjölum eða bakgrunnsupplýsingum við dagskrána svo allir mæti upplýstir.
• Úthlutaðu umræðuefnum til eigenda : Gerðu ákveðna teymismeðlimi ábyrga fyrir að leiða mismunandi hluta dagskrárinnar til að auka þátttöku.

Með skýrri dagskrá verða fundir markvissari og þátttakendur skilja nákvæmlega hvað er ætlast til af þeim, sem bætir fundarafni verulega.

Innleiddu tveggja-pitsu regluna fyrir stjórnun fundargesta

Jeff Bezos hjá Amazon bjó til hina frægu "tveggja-pitsu reglu"—ef tvær pitsur geta ekki fætt allan hópinn, eru of margir á fundinum. Þetta hugtak tekur beint á áskoruninni um of marga fundargesti.

• Takmarkaðu fundargesti við nauðsynlegt starfsfólk : Hafðu aðeins með fólk sem tekur beinan þátt í ákvarðanatöku eða hefur sérstaka sérþekkingu til að leggja fram.
• Gerðu greinarmun á nauðsynlegum og valfrjálsum fundargestum : Merktu skýrt hverjir verða að mæta á móti þeim sem geta lesið fundargerðir síðar.
• Íhugaðu kostnaðinn : Reiknaðu tímakaup allra fundargesta til að skilja raunverulegan kostnað fundarins og réttlæta nærveru hvers og eins.
• Skipuleggðu markvissa undirhópafundi : Í stað stórra allsherjafunda, skiptu þeim niður í minni hópa þegar mögulegt er fyrir innihaldsríkari umræður.
• Skiptu um fundargesti : Fyrir endurtekna fundi, búðu til skiptakerfi svo teymismeðlimir mæti aðeins þegar það er viðeigandi fyrir þeirra vinnu.

Minni, markvissari fundir leiða til betri umræðna, hraðari ákvarðana og minni tímasóunar í allri skipulagsheildinni.

Notaðu 30 mínútna fundarstaðalinn

Að ögra sjálfgefna 60 mínútna fundartímanum er öflug tímasparandi fundaraðferð sem þvingar fram skilvirkari samskipti og ákvarðanatöku.

• Settu 30 mínútur sem sjálfgefið : Stilltu dagatalsstillingarnar þínar til að gera 30 mínútur að staðlaðri fundarlengd í stað klukkustundar.
• Notaðu 40/20 regluna : Fyrir klukkustundarlanga tíma, skipuleggðu 40 mínútna fundi til að leyfa hlé og umskiptatíma milli funda.
• Byrjaðu og lýktu á réttum tíma : Virtu tíma allra með því að byrja og ljúka nákvæmlega eins og áætlað var, óháð seinum komum.
• Notaðu sýnilegan tímamæli : Sýndu niðurtalningu á fundinum til að allir séu meðvitaðir um þann tíma sem eftir er.
• Æfðu tímaafmörkun : Úthlutaðu ákveðnum mínútum fyrir hvert dagskráratriði og haltu áfram þegar tíminn rennur út, geymdu óleyst mál fyrir eftirfylgni.

Þegar fundir hafa strangari tímaramma, forgangsraða þátttakendur eðlilega mikilvægum málefnum og tjá sig hnitmiðaðra.

Nýttu þér sjálfvirka fundarritun

Sjálfvirk ritþjónusta, þar með talin fundarritun, er mikilvæg framför í skilvirkri fundastjórnun sem gefur þátttakendum frelsi til að taka fullan þátt án þess að hafa áhyggjur af því að skrá niður hvert smáatriði.

• Útrýmdu handvirkri glósugerð : Með því að taka upp og umrita fundi sjálfkrafa geta allir tekið virkan þátt í stað þess að skipta athygli sinni milli þess að hlusta og skrifa.
• Búðu til leitarbær fundargögn : Fundargerðir gera allar fyrri umræður leitarbærar, sem gerir teymum kleift að vísa í fyrri ákvarðanir og rökstuðning.
• Deildu með fjarverandi teymismeðlimum : Veittu ítarlegar upplýsingar um það sem gerðist fyrir þá sem gátu ekki mætt, sem dregur úr þörf á upprifjunarfundum.
• Dragðu sjálfkrafa út aðgerðaratriði : Þróuð umritunarforrit geta greint og tekið saman aðgerðaratriði sem nefnd eru í umræðunni.
• Samþættu við verkefnastjórnunartól : Tengdu umritunarþjónustu við verkefnastjórnunarkerfi til að breyta umræðupunktum í rekjanleg verkefni.

Nútímaleg umritunarforrit eins og Transkriptor umbreyta fundaskjölum úr byrði í verðmæta auðlind sem eykur samstillingu og ábyrgð teymisins.

Innleiddu stefnu um engin tæki (nema fyrir glósugerðartól)

Að sinna mörgum verkefnum samtímis á fundum dregur verulega úr skilningi og þátttöku. Með því að takmarka notkun tækja er hægt að bæta einbeitingu og framleiðni funda umtalsvert.

• Settu skýrar væntingar : Tilkynntu stefnuna um engin tæki fyrirfram svo þátttakendur komi undirbúnir fyrir einbeitta umræðu.
• Búðu til "bílastæði" fyrir áríðandi mál : Veittu aðferð til að skrá niður áríðandi atriði sem koma upp á fundinum án þess að trufla flæðið.
• Leyfðu sérstakar undantekningar : Leyfðu tæki sem eru eingöngu notuð til glósugerðar eða til að kynna viðeigandi upplýsingar.
• Sýndu gott fordæmi : Leiðtogar ættu að sýna fulla þátttöku með því að leggja frá sér sín eigin tæki.
• Íhugaðu tækjalausa daga : Tilgreindu ákveðna fundadaga sem algjörlega tækjalausa til að byggja upp vana um einbeitta athygli.

Þegar allir eru andlega fullkomlega viðstaddir, verða ákvarðanir hraðari, skapandi hugmyndir flæða frjálsar og heildargæði fundarins batna verulega.

Innleiddu standandi fundi fyrir hraðari ákvarðanir

Rannsóknir sýna að standandi fundir eru yfirleitt 34% styttri en sitjandi fundir en skila jafn góðum árangri, sem gerir þá að frábærri aðferð til að draga úr tímasóun á fundum í fyrirtækjum.

• Greindu viðeigandi fundategundir : Standandi form hentar best fyrir daglegar stöðuskýrslur, uppfærslur og fundi þar sem taka þarf skjótar ákvarðanir frekar en skapandi vinnustofur.
• Skapaðu þægilegt standandi umhverfi : Tryggðu að rýmið hafi háa borð eða bekki þar sem hægt er að leggja gögn meðan á umræðu stendur.
• Settu tímavæntingar fyrirfram : Tilkynntu að standandi formið sé vísvitandi hannað fyrir hnitmiðaða og einbeitta umræðu.
• Innleiddu hreyfingu : Leyfðu þátttakendum að skipta um stellingar og hreyfa sig til að viðhalda þægindum og orku.
• Taktu tillit til aðgengisþarfa : Bjóddu alltaf upp á sætismöguleika fyrir þá sem þurfa á því að halda en viðhaldið standandi menningu almennt.

Líkamlega athöfnin að standa skapar náttúrulega ákafa og tilgang, sem heldur umræðum á réttri braut og þátttakendum einbeittum.

Notaðu 3-30-3 regluna fyrir skilvirkni funda

3-30-3 reglan veitir einfaldan ramma sem bætir fundaskipulag allt frá undirbúningi til eftirfylgni, og tekur á öllum lífsferli fundarins.

• 3 mínútur í undirbúning : Taktu þrjár mínútur rétt fyrir fundinn til að fara yfir dagskrána, skipuleggja hugsanir þínar og setja persónuleg markmið.
• 30 mínútna hámarkslengd : Takmarkaðu raunverulegan fundartíma við 30 mínútur eða minna, sem þvingar fram forgangsröðun umræðuefna.
• 3 mínútur fyrir aðgerðaratriði : Notaðu síðustu þrjár mínúturnar til að úthluta skýrt næstu skrefum, ábyrgð og skiladögum.
• Notaðu sniðmát : Búðu til stöðluð sniðmát til að fanga 3-30-3 þættina til að einfalda ferlið.
• Byggðu inn ábyrgð : Hluti af síðustu þremur mínútunum ætti að fela í sér að ákveða hvernig fylgst verður með framvindu aðgerðaratriða og hvernig skýrslugjöf verður háttað.

Þessi skipulagða nálgun tryggir að hver fundur hafi viðeigandi undirbúning og áþreifanlegar niðurstöður, sem hjálpar verulega til við að bæta árangur teymisfunda og heildarskilvirkni.

Lýktu með skýrum aðgerðaratriðum og ábyrgð

Líklega mikilvægasta aðferðin til að auka framleiðni funda er að tryggja að umræður skili sér í merkingarbærar aðgerðir með viðeigandi skráningu og eftirfylgni.

• Taktu frá tíma sérstaklega fyrir aðgerðaratriði : Geymdu síðustu 5-10 mínúturnar eingöngu til að ákveða næstu skref.
• Notaðu SMART aðferðina : Tryggðu að aðgerðaratriði séu Sértæk, Mælanleg, Úthlutanleg, Raunhæf og Tímabundin.
• Úthlutaðu einum ábyrgðaraðila : Hvert aðgerðaratriði ætti að hafa nákvæmlega einn ábyrgðaraðila, jafnvel þótt margir leggi sitt af mörkum.
• Skráðu sýnilega : Skráðu aðgerðaratriði þar sem allir geta séð þau á fundinum til að staðfesta skilning.
• Komdu á eftirfylgniaðferðum : Ákveddu hvernig og hvenær framvinda verður könnuð, hvort sem það er með sjálfvirkum verkfærum eða sérstökum eftirlitspunktum.

Þegar fundir skila stöðugt skýrum, framkvæmanlegum niðurstöðum með viðeigandi ábyrgð, verður gildi þeirra strax augljóst öllum þátttakendum.

Hvernig eru sjálfvirk fundaverkfæri að umbylta samvinnu?

Fundalandslag hefur breyst með tilkomu gervigreindar og sjálfvirkra verkfæra sem takast á við langvarandi framleiðnivandamál. Þessar tæknilausnir eru að breyta því hvernig teymi undirbúa, halda og fylgja eftir fundum, og skapa nýja möguleika fyrir skilvirka samvinnu. Framleiðniverkfæri fyrir fjarfundi, þar með talið besta zoom forritið, hafa orðið ómissandi fyrir bæði fjar- og blönduð teymi sem vilja viðhalda mikilli þátttöku og afköstum.

Gervigreindaraðstoðarmenn fyrir fundi bjóða nú upp á möguleika sem hefðu virst eins og vísindaskáldskapur fyrir aðeins nokkrum árum. Allt frá rauntíma afritun og sjálfvirkri samantekt til tilfinningagreiningar og útdráttum aðgerðaratriða, eru þessi verkfæri að verða ómissandi fyrir teymi sem vilja hámarka framleiðni funda sinna.

Þessar getur spara ekki aðeins tíma heldur bæta grundvallarlega hvernig teymi vinna saman og taka ákvarðanir.

Niðurstaða

Innleiðing þessara átta framleiðniaðferða fyrir fundi getur umbylt því hvernig teymið þitt vinnur saman, og gert fundi markvissa, skilvirka og árangursmiðaða. Frá undirbúningsaðferðum eins og skýrum dagskrám og tveggja-pitsu reglunni til tæknilausna eins og sjálfvirkrar afritunar, tekst hver nálgun á við sérstök vandamál í hefðbundnu fundaferli.

Árangursríkustu skipulagsheildir gera sér grein fyrir að framleiðni funda snýst ekki bara um að spara tíma—heldur um að skapa rými fyrir merkingarbæra samvinnu sem knýr fram nýsköpun og árangur. Með því að sameina stefnumiðaðar fundavenjur og öflug verkfæri eins og Transkriptor, geta teymi útrýmt vonbrigðum vegna óframleiðinna funda og byggt upp menningu þar sem hver umræða færir skipulagsheildina áfram. Byrjaðu að innleiða þessar aðferðir í dag og fylgstu með því hvernig þátttaka, skilvirkni og árangur teymisins nær nýjum hæðum.