Þökk sé gervigreind og aukningu í framleiðniverkfærum geturðu breytt því sem annars væri leiðinlegt sett af verkefnum í hluta af skipulögðu vinnuflæði. Í þessari handbók muntu uppgötva 10 framleiðniforrit fyrir lögfræðinga sem geta hjálpað til við að hagræða verkefnum þínum og hámarka skilvirkni þína svo þú getir einbeitt tíma þínum og orku að stefnumótandi þáttum hlutverks þíns.
Af hverju þurfa lögfræðingar framleiðniforrit?
Lögfræðistéttin er þekkt um allan heim fyrir að vera krefjandi, með þröngar tímaáætlanir og það sem gæti virst vera nánast ómögulegt jafnvægi milli framkomu í réttarsal, viðskiptavinafunda og samstarfsforrita fyrir lögfræðinga , meðal annars. Í þessu landslagi eru tvær lykilástæður fyrir því að lögfræðingar þurfa framleiðniforrit. Þeim er lýst í undirköflunum hér að neðan.
Auka skilvirkni í lögfræðistörfum
Skilvirkir vinnustaðir hafa bein áhrif á framleiðni starfsmanna, sem aftur eykur hagnað. Rannsóknir Gallup leiddu í ljós að skilvirk teymi eru 21% arðbærari en hliðstæða þeirra og sama regla á við um lögfræðistofu. Framleiðniverkfæri geta hjálpað til við að hagræða verkefnum sem annars væru unnin handvirkt, hámarka skilvirkni og þátttöku, þar á meðal að nota umritunarþjónustu fyrir lögfræðinga .
Umsjón með miklu magni lögfræðilegra gagna og rannsókna
Sem lögfræðingur ertu fullkomlega meðvitaður um hversu skjala- eða pappírsþungur iðnaðurinn þinn er og það getur oft verið áskorun að sigta í gegnum öll þessi skjöl til að finna það sem skiptir máli. Framleiðniverkfæri bjóða upp á skilvirka leið til að skrá og stjórna svo miklu magni skjala, sem gerir auðvelt að nálgast og leita í þeim.
Hverjir eru helstu eiginleikar sem þarf að leita að í framleiðniforritum fyrir lögfræðinga?
Eins og hvert annað forrit eða tól verður framleiðniforrit að bjóða upp á ákveðna eiginleika sem vert er að fjárfesta í, sérstaklega í mjög krefjandi lögfræðiiðnaði. Hér að neðan eru nokkrir af þessum lykileiginleikum útskýrðir.
Öryggi og trúnaður lagalegra upplýsinga
Framleiðniforrit verða að bjóða upp á öryggisákvæði sem tryggja trúnað viðkvæmra lagagagna. Þar á meðal eru öryggisafrit af gögnum, dulkóðunarkerfi og öruggar innskráningaraðferðir, sem eru mikilvægar þar sem lögfræðistéttin treystir á fyllsta trúnað.
Samþætting við núverandi lagalegan hugbúnað og verkfæri
Tilvalið app verður að samþættast óaðfinnanlega núverandi tæknistafla lögfræðistofunnar þinnar. Notkun mismunandi verkfæra sem krefjast einstakra innskráninga hindrar oft framleiðni og þess vegna verður framleiðnitólið sem þú velur að bjóða upp á allar helstu samþættingar, þar á meðal þær sem eru með meiriháttar lögfræðilegan hugbúnað og verkfæri.
Notendavænni og aðlögunarmöguleikar
Sérhvert forrit eða hugbúnaður getur aðeins aukið skilvirkni ef það er hannað til að vera leiðandi og notendavænt. Enginn eiginleiki eða valkostur í hugbúnaði má taka meira en nokkra smelli til að fá aðgang og hann verður að vera kóðaður til að tryggja hámarks svörun.
Það verður líka að vera sérhannaðar til að henta þörfum hvers og eins. Teymi eða notendur verða að geta sérsniðið appið og skipulag þess að eigin vali til að tryggja hámarks skilvirkni.
Top 10 framleiðniforrit fyrir lögfræðinga
Þar sem mikilvægi og lykileiginleikar löglegra framleiðniforrita eru úr vegi, munum við nú fara með þig í gegnum 10 bestu öppin sem þú getur íhugað fyrir lögfræðistofu þína. Þar á meðal eru verkfæri sem geta búið til fundarskýrslur fyrir lögfræðiteymi, veitt tal-til-texta eða umritunarþjónustu o.s.frv.
Transkriptor: Hagræða umritunarþjónustu fyrir lögfræðileg skjöl
Handvirk umritun funda og vitnisburða getur verið krefjandi og hefur í för með sér möguleika á að missa af lykilupplýsingum. Transkriptor veitir áreiðanlegustu umritunarþjónustuna fyrir lögfræðinga sem bera kennsl á hvern hátalara nákvæmlega og bæta við tímastimplum út frá óskum þínum. Sjálfvirkar uppskriftir geta síðan gert þér kleift að einbeita þér að greiningu og undirbúningi mála á meðan þú deilir afritum óaðfinnanlega með teyminu þínu.
Clio: Alhliða starfsstjórnunarhugbúnaður
Clio er alhliða starfsstjórnunarhugbúnaður sem gerir þér kleift að stjórna málum, búa til verkefni, fylgjast með tíma, stjórna innheimtum og skoða allar upplýsingar um viðskiptavini í einu, leiðandi viðmóti. Það býður upp á víðtæka samþættingu við yfir 200 verkfæri og hugbúnað, svo þú getur stjórnað öllum helstu aðgerðum úr einu tæki.
Evernote: Skipuleggja fundargerðir og rannsóknarefni
Evernote hefur verið fastur liður í lögfræðiiðnaðinum í nokkur ár núna sem einn af bestu kostunum til að taka glósur og upptökur á ferðinni. Fyrir utan að taka og vista glósur og upptökur, samþættist Evernote einnig snjallsímamyndavélinni þinni svo þú getir tekið og breytt skjölum, töflum og annarri pappírsvinnu.
Hugmynd: Samvinnusvæði fyrir lögfræðiteymi
Notion er leiðandi, samvinnuþýðt, allt-í-einn vinnusvæði þar sem lögfræðingar geta stjórnað verkefnum og verkefnum, unnið með jafnöldrum sínum, skipulagt upplýsingar og jafnvel tekið minnispunkta. Það kemur sér líka vel þegar þú skipuleggur málaskrár og rekur fresti til að tryggja að þú sért alltaf á áætlun. Með 75+ samþættingum geturðu fengið aðgang að öllum öðrum verkfærum og hugbúnaði í tæknistaflanum þínum frá einu, leiðandi viðmóti.
Otter.AI: AI fundaraðstoðarmaður fyrir lögfræðinga
Otter.AI er annað tæki til að fella tal-til-texta inn í lögfræðistörf. Þessi AIfundaraðstoðarmaður er gagnlegur þegar þú þarft að skrá fundi án þess að taka minnispunkta handvirkt. Tólið tekur sjálfkrafa upp og afritar fundi og getur jafnvel dregið þá saman fyrir þig, svo þú hafir yfirsýn yfir öll samskipti við viðskiptavin, vitni og svo framvegis.
Microsoft OneNote: Stafræn glósa fyrir lögfræðistörf
Ef lögfræðistofan þín notar nú þegar Microsoft 365 svítuna, þá er OneNote tilvalið glósutæki fyrir þig. Með skipulagi í gegnum minnisbækur og hluta geta lögfræðingar stjórnað glósum sínum og verkefnum óaðfinnanlega til að fá aðgang.
Það styður einnig margmiðlunarglósur og gerir þér kleift að skissa til að koma í stað tilfinningar handskrifaðra glósa, bæta við myndskýringum og búa til hljóðupptökur, sem allt getur gert fundi viðskiptavina og glósutöku auðvelt.
Trello: Verkefna- og verkefnastjórnun fyrir lögfræðinga
Trello er meðal þekktustu sjónrænu verkefnastjórnunartækjanna og notar töflur, lista og spjöld til að hjálpa til við að stjórna verkflæði og fylgjast með framförum starfsmanna í verkefnum. Þetta er svo leiðandi vegna þess að það er með draga-og-sleppa viðmóti, líkt og Jira, sem þú getur notað til að skipuleggja verkefni og forgangsraða. Það sem meira er, þú getur líka notað það til að hagræða fundum og velja úr ýmsum sniðmátum, svo sem fjar- eða vikulegum teymisfundum, hugarflugsfundum og fleiru.
Slack: Straumlínulagað samskipti fyrir lögfræðiteymi
Slack hefur verið eitt eftirsóttasta samstarfstækið í ýmsum atvinnugreinum og það er líka hægt og rólega að verða vinsælt meðal lögfræðinga. Það þjónar einnig sem verkefnastjórnunartæki sem gerir þér kleift að deila og ræða verkefni á einstökum rásum og samþætta við verkfæri eins og Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jirao.s.frv. Alls býður það upp á yfir 2,600 samþættingar sem þú getur valið úr.
CaseFleet: Skipulag sönnunargagna og greining tilvika
CaseFleet er málastjórnunarhugbúnaður sem hjálpar til við að hagræða öllum helstu þáttum lögfræðistarfs þíns, þar á meðal að skjalfesta staðreyndir vitna í málum þínum, viðeigandi mál og lykilsönnunargögn í notendavænu viðmóti. Tímaröð byggingarsniðsins gerir þér kleift að byggja á málaskrám með sérstökum tímalínum sem geta hjálpað til við að sýna fram á atburðarrás og sönnunargögn til að styðja hverja staðreynd.
DocuSign: Öruggar stafrænar undirskriftir fyrir lagaleg skjöl
DocuSign er rafrænt undirskriftartæki sem gerir þér kleift að undirrita skjöl hvar sem er og í hvaða tæki sem er. Einn lykilatriði er að öll skjöl eru dulkóðuð, sem skiptir sköpum í ljósi viðkvæms eðlis lögfræðilegra skjala.
Mikilvægast er að skjölin sem undirrituð eru með tóli eins og DocuSign eru lögleg og lagalega leyfileg sem sönnunargögn. Þar af leiðandi þarftu ekki að eyða tíma handvirkt í að hitta viðskiptavini eða aðra einstaklinga til að safna undirskriftum, hagræða ferlinu og hámarka skilvirkni.
Hvernig á að nota umritunarþjónustu eins og Transkriptor fyrir lagalega framleiðni?
Umritunarþjónusta eins og Transkriptor býður upp á gríðarlegan ávinning fyrir lögfræðinga, sérstaklega þar sem þeir starfa í iðnaði sem byggir á mannlegum samskiptum í formi funda. Þó að mörg þessara samskipta eigi sér stað í eigin persónu, eiga mörg sér einnig stað á netinu. Burtséð frá miðlinum getur Transkriptor skráð nákvæm og nákvæm afrit, svo þú hafir skýra skrá yfir allt sem fjallað er um.
Kostir þess að nota Transkriptor fyrir umritunarþjónustu í lögfræði
Transkriptor býður lögfræðingum upp á nokkra kosti, þeir mikilvægustu eru taldir upp hér að neðan:
- Sparar tíma: Lögfræðingar þurfa ekki lengur að taka minnispunkta handvirkt á fundum og spara þannig tíma og tryggja að fundir séu eins skilvirkir og mögulegt er.
- Meiri athygli á smáatriðum: Transkriptor tryggir að hvert smáatriði, sama hversu ómerkilegt það er, er fangað og umritað fyrir þig til að treysta á hvenær sem þörf krefur.
Auka skilvirkni með hljóð-í-texta fyrir lögfræðileg skjöl
Eins og þú hefur séð núna er skilvirkur vinnustaður miklu arðbærari en sá sem er það ekki. Það leiðir einnig til afkastameiri og virkara vinnuafls. Með hljóð-í-texta fyrir lagaleg skjöl geturðu stjórnað öllum munnlegum samskiptum þínum á innsæi án þess að afrita þau handvirkt. Svona geturðu notað Transkriptor til að gera þetta:
Skref 1: Opnaðu vefsíðu Transkriptor og smelltu á 'Prófaðu það ókeypis'.
Skref 2: Búðu til reikning með því að nota netfangið þitt og lykilorð að eigin vali. Þú getur líka valið að búa til reikninginn þinn með því að nota núverandi Google reikning til að gera ferlið hnökralausara.
Skref 3: Þegar þú hefur skráð þig inn verður þú fluttur á Transkriptor mælaborðið, þar sem þú munt sjá margar leiðir til að flytja inn hljóð- eða myndskrá til að umrita. Smelltu á 'Record'. Veldu upptöku-, myndbands- og hljóðstillingar í glugganum sem birtist og smelltu síðan á 'Taka upp'.
Skref 4: Transkriptor byrjar sjálfkrafa að taka upp fundinn þinn. Þegar þú ert búinn geturðu smellt á stöðvunartáknið neðst í vinstra horninu og tólið mun sjálfkrafa vinna úr afritinu þínu fyrir þig. Þetta verður kynnt fyrir þér með nákvæmum tímastimplum og auðkenni hátalara.
Ráð til að samþætta framleiðniforrit í lagalegt verkflæði
Það eru nokkur lykilatriði sem þarf að muna þegar þú samþættir framleiðniforrit inn í lagalegt vinnuflæði þitt, sérstaklega þar sem þú hlýtur að vera að fást við fullt af mjög trúnaðarupplýsingum og viðkvæmum upplýsingum. Hér eru nokkrar.
Að velja réttu forritin fyrir lagalegar þarfir þínar
Það eru ýmsir þættir sem þú þarft að hafa í huga þegar þú velur framleiðniforrit fyrir lögfræðistörf þín, þar á meðal notendavænni og aðlögunarhæfni, öryggi og dulkóðun og samþættingar. Þú ættir að íhuga hvert af þessu og tryggja að þú hafir samráð við alla hagsmunaaðila innan fyrirtækis þíns áður en þú tekur ákvörðun.
Þjálfa lögfræðiteymi í að nota nýju verkfærin á áhrifaríkan hátt
Það er mikilvægt að þú þjálfir teymið þitt til að tryggja að það nýti framleiðniverkfæri á áhrifaríkan hátt til að sjá verulega aukningu í skilvirkni. Teymin á bak við flest stór öpp eru ánægð með að veita þér kynningu, svo að velja það getur verið skref í rétta átt.
Að tryggja samræmi og öryggi í lögfræðiframkvæmd með tækni
Gakktu úr skugga um að þú veljir app með bestu öryggisráðstöfunum til að halda upplýsingum um viðskiptavini og önnur skjöl trúnaðarmál. Þú ættir einnig að tryggja að notkun þessara forrita sé í samræmi við hvers kyns öryggistengd samræmi sem þú ert lagalega bundinn til að fylgja.
Ályktun
Að fella framleiðniforrit inn í lögfræðilega starfshætti getur farið langt í að hámarka skilvirkni og auka nákvæmni vinnuafurðar þinnar. Tíminn sem sparast með þessum öppum gerir teymum kleift að einbeita sér meira að stefnu en að eyða tíma sínum í handvirk, óframkvæmanleg verkefni. Þessi handbók hefur veitt þér nákvæman lista yfir 10 af bestu framleiðniöppunum fyrir lögfræðinga sem þú getur valið úr.
Tól eins og Transkriptorgetur til dæmis hjálpað lögfræðingum að afrita lögfræðilegar fundarskrár og önnur samskipti. Þetta útilokar handvirka glósuskráningu og hámarkar framleiðni, sérstaklega þegar kemur að umritun með mörgum hátölurum .
