Til dæmis geta AI umritunarverkfæri eins og Transkriptor sjálfvirkt umbreytt fundarupptökum í ritaðan texta. Þeir geta einnig hjálpað þér að draga saman fundinn með aðgerðaatriðum og lykilatriðum. Þú getur síðan deilt þeim með einhverjum WHO gat ekki mætt á fundinn.
Í þessari handbók munum við leiða þig í gegnum fimm lykilaðferðir sem hjálpa þér að spara fundarkostnað og halda skilvirkari fundi:
1 Nýttu umritunarverkfæri eins og Transkriptor fyrir sjálfvirkar fundarskýrslur
AI fundaraðstoðarmenn skaltu nota hugbúnað til að umrita símtöl til að hjálpa þér að taka upp netfundi. Þeir geta einnig umritað hljóð með Evernote og myndböndum og vistað afritin til síðari notkunar. Í stað þess að taka handvirkar minnispunkta á áframhaldandi fundum geta umritunarverkfæri eins AI og Transkriptor hjálpað þér að gera ferlið sjálfvirkt.
Hljóð-í-texta tólið getur tekið upp og umritað töluð orð í texta. Þar sem engin þörf er á að úthluta handvirkum minnispunkti á hvern fund geturðu dregið úr fundarkostnaði með nákvæmum umritunarverkfærum.
AI verkfæri eru að umbreyta samskiptum á vinnustað og bæta framleiðni funda. Til dæmis undirstrikar þessi grein Forbes hvernig sjálfvirkniverkfæri draga úr fyrirhöfninni sem þarf til að afrita og draga saman fundi, auka skilvirkni og samvinnu teymisins.
Ef þú mætir oft eða heldur fundi á vinnustaðnum þínum eru hér tvö vinsæl AI umritunartæki.
Transkriptor
Transkriptor er áreiðanlegt og eiginleikaríkt AI sýndarfundaruppskriftartæki fyrir Google Meet, MS Teams og Zoom. Þú getur tengt Google Calendar og Outlook dagatalið við Transkriptor svo fundarbotninn geti sjálfkrafa tekið þátt í áætluðum fundum.
Transkriptor getur einnig búið til samantektir á fundaruppskriftum og aðgerðaatriðum til að hlaða niður eða deila með liðsmönnum. Það er 99% nákvæmt og styður yfir 100 umritunar- og þýðingarmál til að mæta þörfum alþjóðlegra teyma.
Otter.AI
Otter.AI er annað AI hljóð-í-texta tól sem getur tekið upp og umritað Zoom fundi . OtterPilot getur tekið þátt í netfundum Zoom, Google Meeteða Microsoft teams og breytt töluðum orðum í texta.
Þó að Otter.AI geri ágætis starf við að umrita fundi, er nákvæmni tal-til-texta tólsins aðeins 85%. Þetta þýðir að þú verður að eyða miklum tíma í að breyta umrituðu skránni.
Annað svæði til að bæta Otter.AI er að AI glósutólið er takmarkað við ensku. Þess vegna gæti það ekki hentað fjöltyngdum notendum.
2 Notaðu myndbandsfundi til að draga úr ferðakostnaði
Myndbandsfundir eru orðnir hið nýja eðlilega í fjar- og blendingsfyrirtækjum. Þetta er vegna þess að þeir hjálpa til við að draga úr þörf fyrir ferðalög og annan kostnað.
Myndfundaverkfæri geta hjálpað þér að skipuleggja og bæta fjarfundum fljótt við dagatalið þitt. Hljóð-í-texta verkfæri geta einnig dregið úr kostnaði og gert ráð fyrir sveigjanlegri tímasetningu.
Zoom
Zoom er vinsælt myndfundaforrit. Allt sem þú þarft að gera er að deila Zoom fundartenglinum með þátttakendum. Þú getur verið viss um að allir geti tekið þátt í símtalinu fljótt.
Það er mjög áreiðanlegt og mun halda myndbandinu þínu gangandi jafnvel með veikri nettengingu. Zoom býður einnig upp á töflu sem fyllir sýndartöfluna fljótt með límmiðum, myndum og skýringarmyndum.
Microsoft teams
Microsoft teams býður upp á nokkra af öflugustu myndfundaeiginleikum markaðarins og hópspjalltilboð. Töflueiginleikinn er frábær: Þú getur teiknað fríhendis og forritið mun slétta hlutina.
Þessi eiginleiki gerir það auðvelt að taka minnispunkta og teikna hluti á ferðinni. Það vistar allt spjallið frá fundinum og er vistað í teymisspjallforritinu svo þú getir vistað það til framtíðar.
Google Meet
Einn af bestu eiginleikum Meet Google er djúp samþætting þess við Google Workspace öppin. Ef þú býrð til fund í Google Calendarfærðu Meet hlekk sem allir þátttakendur geta smellt á til að taka þátt.
Meet er vinsæll Zoom valkostur sem keyrir í vafra, ekki appi, sem er plús. Skjátextarnir virka vel á ensku en Meet getur ekki greint hvenær þátttakendur tala önnur tungumál.
3 Innleiða styttri og skilvirkari fundi með skipulögðum dagskrám
Fundir eru burðarás árangursríkrar samvinnu, en lengri og óhagkvæmir fundir geta sóað peningum, tíma og fyrirhöfn; íhuga rétta sýndarfundarsiði til að lágmarka truflanir. Það er þar sem vel unnin fundardagskrá kemur inn í myndina. Það gerir þér kleift að setja skýrar væntingar til liðsins. Þú getur jafnvel stytt fundarlengd með því að einbeita þér aðeins að nauðsynlegum umræðum.
Skilningur þátttakenda á því sem þeir munu ræða á fundinum gerir það að verkum að undirbúningur er betri. Það útilokar einnig tímann sem fer í óframkvæmanlegar umræður. Vel skipulögð dagskrá hjálpar þér að ná fullkomnu jafnvægi milli sveigjanleika og uppbyggingar. Hér eru nokkur ráð til að innleiða styttri og skilvirkari fundi:
- Notaðu fyrirfram ákveðnar dagskrár: Fyrirfram ákveðin fundardagskrá mun virka eins og teikning Með þessari teikningu gæti fundinum þínum verið lokið á réttum tíma og í rétta átt Ígrunduð dagskrá ætti að veita yfirsýn yfir umræðupunktana Það setur tímalínu fyrir hvert efni til að koma í veg fyrir yfirkeyrslu.
- Úthlutaðu tímamörkum fyrir hvern umræðupunkt: Þú ættir að skilgreina upphafs- og lokatíma fundarins og úthluta tímamörkum fyrir hvert efni Vel unnin fundardagskrá ætti að virða tíma þátttakenda og hjálpa til við að halda einbeitingu frá upphafi til enda.
- Haltu þig við áætlunina til að forðast framúrkeyrslu: Mundu að yfirkeyrsla er óvinur þátttöku á troðfullum fundi Gakktu úr skugga um að hafa allt hnitmiðað Þó að það gæti verið freistandi að halda áfram að ræða spennandi efni, þá er nauðsynlegt að halda sig við áætlunina til að draga úr fundarkostnaði og spara tíma.
4 Fækkaðu þátttakendum til að spara tíma og fjármagn
Þú ættir að forðast að sóa tíma liðsmanna með því að draga þá á fundi sem þeir þurfa ekki að mæta á. Of margir þátttakendur gera umræðurnar krefjandi.
Sem almenn þumalfingursregla er betra að bjóða þátttakendum sem nauðsynleg eru til að ná markmiðunum. Færri þátttakendur þýða að gestgjafinn þarf að eyða minni tíma í samhæfingu og það verða færri truflanir.
Að fækka þátttakendum á fundinum mun einnig hjálpa helstu ákvarðanatökuaðilum að einbeita sér að forgangsverkefnum og einbeita sér að viðeigandi efni eða spurningum.
- Bjóddu aðeins nauðsynlegum hagsmunaaðilum: Ein leið til að fækka fundarmönnum er að bjóða aðeins nauðsynlegum hagsmunaaðilum Það felur í sér mikilvæga ákvarðanatökuaðila, þátttakendur eða aðra WHO mun hafa áhrif á útkomu fundarins.
- Notaðu fundaryfirlit til að uppfæra ekki fundarmenn: Þú getur deilt fundarsamantektinni með þeim jafnvel þótt þú sért ekki að bjóða öllum á fundinn Það mun tryggja að allir hafi aðgang að mikilvægum upplýsingum og umræðum.
AI að draga saman eiginleika Transkriptor getur sjálfkrafa búið til fundaryfirlit. Það mun innihalda hagnýta innsýn og lykilatriði úr fundarafritinu. Þú getur deilt samantektinni með öllum WHO gátu ekki mætt á fundinn svo þeir geti fylgst með.
5 Notaðu verkefna- og verkefnastjórnunartæki til eftirfylgni
Eftirfylgni er ein besta leiðin til að gera fund þess virði. Verkefna- og verkefnastjórnunarhugbúnaður eins og Asana, Trelloog monday.com getur hjálpað þér að hagræða verkefnaúthlutunum og fylgjast með framvindu og draga úr þörfinni á að fylgja þátttakendum eftir handvirkt.
Notkun verkefna- og verkefnastjórnunartækjanna bætir einnig ábyrgð. Það tryggir að allir ljúki úthlutuðum aðgerðaatriðum án frekari funda. Hér eru nokkrar af ókeypis og greiddum verkefna- og verkefnastjórnunarhugbúnaði til að draga úr fundarkostnaði sem tengist eftirfylgni:
Asana
Asana er nútímalegur verkefnastjórnunarhugbúnaður sem styður marga verkefnastjórnunarstíla. Það gefur þér fulla stjórn á því hvernig þú sérð og skipuleggur verkið. Þú getur líka fundið marga innbyggða eiginleika sem auðvelda samstarfið.
Til dæmis gerir það þér kleift að úthluta verkefnum til einstaklinga með því að nota leiðandi og vel hannað viðmót. Bein skilaboð í forritinu gera þér kleift að hengja við skrár, merkja önnur verkefni og taka upp myndskilaboð.
Trello
Trello býður upp á einfalda sjónræna leið til að skipuleggja verkefni með því að nota Kanban töflur. Það er einfalt í notkun og hefur ekki bratta námsferil. Þökk sé einföldu draga-og-sleppa viðmótinu getur þú og teymið þitt notað tólið á skilvirkan hátt.
Kortin eða verkefnin innihalda gjalddaga, viðhengi, myndir, athugasemdir, sérsniðna reiti og gátlista. Þegar liðsmenn hafa lokið verkefnunum geta þeir dregið spilin á viðeigandi lista.
monday.com
monday.com er annað verkefnastjórnunarforrit sem gerir þér kleift að sjá öll verkefnin á einum stað. Það er mjög sérhannaðar og hjálpar þér að safna gögnum og mælingum saman á sjónrænt aðlaðandi viðmót.
Þó að monday.com bjóði upp á marga aðlögunarmöguleika, eru sumir háþróaðir eiginleikar og skoðanir aðeins fáanlegar í hærri verðflokkum.
Ályktun
Fundir eru eins og vinnustofur þar sem liðsmenn geta komið saman til að móta bestu hugmyndirnar með því að nota samstarfsaðferðir fyrir stjórnendur . Hins vegar þarf mikinn tíma og fjármagn til að skipuleggja og halda fundi. Fyrirtæki verða að halda fundi vel til að tryggja að hagnaði þeirra sé viðhaldið og íhuga umritunarþjónustu SEO ávinning fyrir sýnileika á netinu.
Sem betur fer geta mörg AI verkfæri sjálfvirkt tímafrek og leiðinleg verkefni. Til dæmis geta forritarar afritað fundi með tal-til-texta verkfærum. Þeir geta líka notað vinsæl myndfundatæki eins og Zoom eða Google Meet til að skipuleggja og hýsa fjarfundi.
Í stað þess að biðja fundarmann um að taka fundargerðir geturðu bætt við áreiðanlegum AI verkfærum eins og sjálfvirkum umritunarhugbúnaði . Til dæmis getur Transkriptor umbreytt tali í texta og útvegað sjálfvirkar fundarskýrslur til að draga úr kostnaði. Þessi AI verkfæri munu hjálpa til við að draga úr fundarkostnaði og gera hverja lotu þess virði.
