Bayangkan Anda sedang menelepon salah satu klien Anda dengan tiket tinggi. Mereka mendiskusikan beberapa poin penting tentang operasi mereka dengan Anda. Anda pikir Anda bisa menghafal semuanya, jadi Anda tidak mencatat. Namun, setelah panggilan, Anda menyadari bahwa Anda tidak mengingat beberapa detail penting.
Menelepon klien Anda lagi dan menanyakan detail yang tepat akan membuat Anda terlihat tidak profesional. Namun, dengan platform transkripsi panggilan klien, Anda dapat merekam detail dan mendengarkannya kapan saja. Artikel ini akan membantu Anda memahami pentingnya menggunakan platform transkripsi suara-ke-teks untuk panggilan dan rapat bisnis. Anda juga akan melihat bagaimana Transkriptor dapat membantu Anda menyalin panggilan dan rapat dengan sempurna.
Memahami Transkripsi Panggilan Klien
Mentranskripsikan panggilan klien akan membantu Anda mengubah percakapan lisan menjadi teks tertulis. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan detail penting untuk referensi di masa mendatang. Selain itu, Anda dapat meningkatkan akurasi dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan percakapan yang didokumentasikan.
Mengapa Transkripsikan Panggilan Klien
Mentranskripsikan panggilan klien membantu Anda menghindari kehilangan detail penting dari percakapan Anda. Anda akan memiliki catatan tertulis dari semua yang Anda diskusikan dengan klien. Anda dapat meninjau transkripsi panggilan klien nanti untuk kejelasan dan mengurangi kesalahpahaman.
Manfaat Operasi Bisnis
Transkripsi akan membantu Anda membuat catatan interaksi klien yang dapat dicari. Ini akan membantu Anda meningkatkan proses internal dan melatih manajer atau tim penjualan. Mereka kemudian dapat membuat strategi yang lebih efektif, yang mengarah pada operasi bisnis yang lebih efisien.
Dampak pada Hubungan Pelanggan
Transkripsi panggilan profesional akan membantu Anda memberikan layanan pelanggan yang lebih personal. Anda dapat menjadi lebih memperhatikan kebutuhan mereka dan mengatasi masalah mereka secara efektif. Selain itu, catatan yang akurat akan membantu Anda menindaklanjuti klien Anda dengan mudah.Help Scout mengungkapkan bahwa89% pelanggan menyukai pengalaman yang dipersonalisasi.
Kebutuhan Kepatuhan dan Dokumentasi
Mentranskripsikan panggilan klien membantu Anda memenuhi persyaratan peraturan dan hukum. Ini memastikan transparansi dan dapat menjadi penting dalam sengketa hukum atau audit. Dokumentasi yang tepat mendukung akuntabilitas dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Menggunakan Transkriptor untuk Panggilan Klien
Transkriptor adalah salah satu perangkat lunak transkripsi panggilan klien paling populer. Anda dapat mengintegrasikannya dengan Zoom, Google Meet, atau MS Teams untuk merekam dan membuat transkripsi secara otomatis. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk membuat transkripsi.
Langkah 1: Menyiapkan Akun Anda
Pertama, Anda perlu membuat akun. Klik opsi'Login/Daftar'. Kemudian klik opsi'Lanjutkan dengan Google' untuk membuat akun Transkriptor Anda. Setelah selesai, platform akan mengarahkan Anda ke halaman dasbor utama.
Langkah 2: Mengonfigurasi Pengaturan Perekaman
Anda akan menemukan opsi'Bergabung dengan Teams, Zoom, atau Google Meets Rapat' dari dasbor. Mengkliknya akan membuka pop-up tempat Anda dapat menempelkan tautan rapat. Anda juga dapat menyesuaikan bahasa rapat.
Langkah 3: Memulai Perekaman Panggilan
Setelah Anda mengklik'Mulai Merekam', Anda akan menerima pemberitahuan bahwa Transkriptor bergabung dengan panggilan. Platform akan memberi tahu Anda bahwa mereka sedang merekam panggilan dan akan memberi Anda transkripsi setelah selesai. Pastikan Anda mengizinkan bot masuk ke rapat Anda.
Langkah 4: Fitur Transkripsi yang Akurat
Setelah mematikan panggilan klien, Anda harus mengunjungi bagian'File' di dasbor. Di sana, Anda akan menemukan pertemuan terbaru Anda. Klik salah satu untuk melihat teks yang ditranskripsi. Anda dapat menyesuaikan speaker atau mengedit teks untuk memperbaiki ketidakakuratan.
Langkah 5: Pemrosesan Pasca-Panggilan
Setelah Anda memeriksa silang transkripsi, klik ikon'Unduh' di sisi kanan atas layar untuk mengekspornya. Transkriptor akan memungkinkan Anda mengekspor teks dalam berbagai format seperti PDF, TXT, DOCX, dll. Jadi Anda tidak perlu khawatir menggunakan alat konversi apa pun nanti.
Praktik Terbaik untuk Perekaman Panggilan Klien
Saat Anda merekam panggilan klien, Anda harus memperhatikan dengan cermat untuk memastikan kepatuhan dan efektivitas. Anda perlu mengikuti beberapa praktik transkripsi panggilan penjualan. Praktik ini akan membantu Anda membuat catatan yang berharga sambil menghormati standar hukum dan etika.
- Persyaratan Hukum dan Persetujuan: Pastikan kepatuhan terhadap undang-undang persetujuan setempat sebelum merekam panggilan klien.
- Pengoptimalan Kualitas Audio: Gunakan peralatan berkualitas tinggi dan pastikan ucapan yang jelas dari kedua belah pihak.
- Etiket Profesional: Pertahankan etiket profesional dengan berkomunikasi dengan hormat.
- Langkah-langkah Keamanan Data: Terapkan langkah-langkah keamanan data untuk melindungi rekaman panggilan.
Persyaratan Hukum dan Persetujuan
Sebelum merekam panggilan klien, Anda harus mematuhi undang-undang setempat mengenai persetujuan. Anda perlu memberi tahu klien Anda bahwa Anda akan merekam panggilan dan meminta izin eksplisit mereka. Memahami persyaratan hukum akan melindungi Anda dari perselisihan hukum yang tidak terduga.
Optimasi Kualitas Audio
Membuat transkripsi panggilan klien dengan kualitas audio yang buruk tidak akan berhasil. Untuk mengoptimalkan kualitas audio, Anda perlu menggunakan peralatan berkualitas tinggi. Pastikan kedua belah pihak berbicara dengan jelas dan sesuaikan pengaturan untuk menangkap suara secara akurat. Ini akan menghasilkan transkripsi yang lebih baik dan tinjauan panggilan yang lebih mudah.
Etiket Profesional
Untuk menjaga etiket profesional, Anda harus berkomunikasi dengan hormat. Bahkan jika Anda merekam panggilan bisnis, Anda harus tetap memperhatikan klien Anda. Profesionalisme ini akan menunjukkan komitmen Anda untuk memecahkan masalah mereka. Apalagi merekam panggilan bisnis akan memberikan efek positif.
Langkah-langkah Keamanan Data
Langkah-langkah keamanan data sangat penting untuk melindungi rekaman panggilan dari akses yang tidak sah. Gunakan solusi penyimpanan terenkripsi dan batasi akses hanya ke personel yang berwenang. Praktik keamanan ini melindungi informasi klien dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data.
Fitur Lanjutan untuk Pengguna Bisnis
Fitur transkripsi lanjutan dapat meningkatkan kualitas rekaman panggilan pelanggan untuk pengguna bisnis. Fitur-fitur ini membantu Anda mengintegrasikan transkripsi dengan alat lain. Mereka juga mendukung analisis yang lebih dalam dan kolaborasi tim yang lebih baik.
Pengaturan Kosakata Kustom
Dengan pengaturan kosakata khusus, Anda dapat menambahkan istilah atau jargon tertentu untuk meningkatkan akurasi transkripsi. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan transkripsi bahasa teknis atau unik yang akurat. Akibatnya, catatan panggilan akan menjadi lebih berharga dan tepat.
Identifikasi Pembicara
Identifikasi pembicara akan membantu Anda membedakan antara suara yang berbeda dalam percakapan. Jadi, jika Anda berbicara dengan banyak orang, Anda bisa mendapatkan transkripsi yang akurat dari setiap pembicara. Transkripsi panggilan klien juga akan mudah dianalisis. Sebuah studi oleh Statista mengungkapkan bahwa pasar pengenalan suara akan mencapai $8,58 miliar pada tahun 2025.
Kemampuan Integrasi
Kemampuan integrasi akan membantu Anda menghubungkan perangkat lunak transkripsi Anda dengan alat bisnis lainnya. Integrasi ini dapat merampingkan seluruh alur kerja. Oleh karena itu, Anda dapat mengakses transkripsi dalam sistem yang sudah Anda gunakan.
Analitik dan Pelaporan
Analitik dan pelaporan lanjutan memberikan wawasan dari data panggilan Anda. Analitik akan membantu Anda mengidentifikasi pola berbicara tertentu dan tren yang sedang berlangsung. Anda dapat mengubah rekaman panggilan bisnis menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Pelaporan juga akan membantu Anda mengembangkan strategi retensi pelanggan bisnis Anda.
Alat Kolaborasi Tim
Alat kolaborasi tim dapat membantu Anda berbagi dan mengedit transkripsi dengan anggota tim Anda. Fitur seperti akses bersama dan komentar, misalnya, akan meningkatkan kerja tim. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan semua orang dapat berkontribusi dan mendapatkan manfaat dari informasi yang direkam.
Membandingkan Solusi Transkripsi Panggilan Profesional
Saat memilih layanan transkripsi rapat, Anda perlu membandingkan berbagai opsi. Anda perlu memperhatikan fitur dan akurasi. Setiap solusi transkripsi panggilan berbeda dari yang lain. Jadi, pilihlah solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Transkriptor : Transkriptor dapat membuat transkripsi multi-speaker dalam 100+ bahasa.
- Otter .ai : Otter .ai adalah perangkat lunak transkripsi panggilan yang menawarkan ringkasan otomatis.
- Trint : Trint adalah perangkat lunak transkripsi panggilan klien populer dengan antarmuka yang ramah pengguna.
- Rev : Rev menawarkan transkripsi panggilan yang akurat dengan fitur pengeditan yang hebat.
- Sonix : Sonix menggunakan AI untuk membuat transkripsi otomatis dalam berbagai bahasa
1. Transkriptor
Transkriptor adalah platform transkripsi audio-ke-teks yang membuat transkripsi panggilan klien. Platform ini akan membantu Anda membuat transkripsi yang sangat akurat yang memerlukan pengeditan minimal. Itu dapat menangkap suara secara akurat, bahkan di latar belakang yang bising. Transkriptor juga dilengkapi dengan fitur pengenalan multi-speaker.
Jika Anda berbicara dengan beberapa speaker secara bersamaan, platform akan secara efektif menyorot semua speaker. Ini akan membuat transkripsi dengan label speaker yang berbeda. Selain itu, Transkriptor tersedia dalam 100+ bahasa. Jadi, Anda dapat membuat atau menerjemahkan transkripsi Anda dalam bahasa apa pun yang Anda inginkan. Terakhir, Anda dapat mengekspor teks yang ditranskripsi dalam berbagai format file.
Fitur utama
- Fitur Perusahaan: Transkriptor memiliki halaman terpisah untuk bisnis. Fitur bisnis akan membantu Anda menghubungkan kalender dan merekam rapat Anda. Platform ini akan mencatat dan memberi Anda wawasan yang didukung AI .
- Standar Keamanan: Transkriptor mematuhi GDPR, ISO 27001, dan SOC 2 . Platform akan selalu memastikan perlindungan data terbaik.
- Opsi Integrasi: Anda dapat mengintegrasikan Transkriptor dengan Zoom, MS Teams, dan Google Meet . Dengan demikian, Anda dapat merekam panggilan dengan mudah.
- Asisten ObrolanAI : Transkriptor dilengkapi dengan asisten obrolan AI yang dapat meringkas transkripsi dan laporan Anda. Selain itu, Anda juga dapat memberikan instruksi khusus kepada AI .
2. Otter .ai
Otter .ai adalah perangkat lunak transkripsi panggilan populer lainnya. Selain transkripsi, ia juga menyediakan pembuatan dan perekaman ringkasan otomatis. Itu juga dapat disinkronkan dengan kalender. Namun, banyak pengguna mengeluh tentang akurasinya yang rendah.
3. Trint
Trint adalah perangkat lunak transkripsi panggilan klien yang cukup populer. Ini memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan akurasi yang lebih tinggi. Platform ini dapat membuat transkripsi dalam lebih dari 40 bahasa. Namun perlu diingat bahwa opsi penyimpanan otomatis tidak dapat diandalkan.
4. Rev
Rev akan membantu Anda membuat transkripsi yang akurat dari panggilan klien Anda. Muncul dengan fitur pengeditan dan pengalaman pengguna yang hebat. Ini juga memiliki aplikasi seluler untuk mengembangkan transkripsi saat bepergian. Tetapi aplikasi seluler itu sendiri terlalu buggy dan tidak responsif.
5. Sonix
Platform perekam percakapan klien terakhir dalam daftar adalah Sonix . Teknologi AI -nya dapat membuat transkripsi otomatis dalam berbagai bahasa. Sonix juga dilengkapi dengan kemampuan berbagi yang sangat baik. Namun, mengekspor transkripsi akan memakan waktu yang signifikan.
Memaksimalkan Nilai dari Transkripsi Panggilan
Jika Anda perlu memanfaatkan manfaat penuh dari transkripsi panggilan otomatis, pertimbangkan untuk menerapkan strategi yang meningkatkan efektivitasnya. Saat Anda berinvestasi dalam perangkat lunak atau platform transkripsi panggilan, Anda perlu mengeluarkan nilai dari uang Anda.
Mengatur Konten yang Ditranskripsi
Anda dapat mengatur dan menandai teks yang ditranskripsi sesuai dengan klien dan industri bisnis mereka. Dengan cara ini, ketika Anda membutuhkan informasi spesifik, Anda dapat dengan mudah menemukannya. Anda juga dapat memastikan pengaturan transkripsi yang tepat untuk digunakan di masa mendatang.
Membuat Arsip yang Dapat Dicari
Arsip yang dapat dicari akan membantu Anda menemukan dan mengambil percakapan tertentu dengan cepat. Anda dapat menggunakan pengindeksan dan pemberian tag kata kunci untuk meningkatkan kemampuan pencarian. Dengan demikian, Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi saat mengakses catatan penting.
Menganalisis Percakapan Klien
Menganalisis percakapan klien akan membantu Anda mengetahui pola bicara dan sentimen mereka. Meninjau transkripsi panggilan klien akan membantu Anda memahami kebutuhan dan preferensi mereka. Anda dapat menggunakan detail ini untuk meningkatkan layanan pelanggan Anda.
Berbagi dan Kolaborasi
Mempromosikan berbagi dan kolaborasi akan membantu tim Anda mengakses dan mengedit transkripsi. Anda dapat menggunakan berbagai alat kolaboratif untuk menyoroti bagian utama atau mendapatkan wawasan terperinci. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa semua orang berkontribusi pada proyek tersebut.
Pemecahan masalah dan dukungan
Terkadang, Anda mungkin untuk memecahkan masalah dan strategi dukungan untuk alat transkripsi Anda. Ingatlah bahwa kedua opsi ini sangat penting untuk menjaga efektivitas alat secara keseluruhan. Ini juga akan membantu Anda menjaga efisiensi dan akurasi dalam proses transkripsi.
Masalah Teknis Umum
Masalah teknis seperti gangguan perangkat lunak dan kualitas audio yang buruk adalah hal yang umum. Namun, Anda dapat dengan mudah memecahkan masalah ini. Jika kualitas audio buruk, coba periksa pengaturan mikrofon. Selain itu, Anda perlu memastikan perangkat lunak memiliki pembaruan terbaru.
Tips Optimasi Kualitas
Untuk mengoptimalkan kualitas transkripsi panggilan klien, Anda dapat menggunakan peralatan perekaman berkualitas tinggi. Jika memungkinkan, konfigurasikan perangkat lunak transkripsi dengan kosakata khusus untuk meningkatkan akurasi. Anda juga perlu mengurangi kebisingan latar belakang sebanyak mungkin.
Sumber Daya Dukungan
Terkadang, membaca sumber daya dukungan seperti FAQ dan panduan pengguna juga akan membantu Anda. Jika terjadi masalah parah, Anda dapat menghubungi tim dukungan pelanggan. Mereka akan membantu Anda dengan masalah teknis.
Materi Pelatihan
Anda dapat meninjau materi pelatihan seperti webinar atau tutorial untuk memahami cara kerja platform transkripsi. Selain itu, pastikan tim Anda juga membaca materi pelatihan. Ini akan membantu mereka menggunakan perangkat lunak dengan lebih efektif.
Kesimpulan
Perangkat lunak transkripsi panggilan klien akan selalu membantu Anda merekam poin-poin penting. Anda tidak perlu menulis secara manual, karena platform akan mengotomatiskan proses pembuatan transkripsi.Future Marketing Insights mengungkapkan bahwa pasar transkripsi akan tumbuh 8,6% pada tahun 2033.
Jika Anda mencari platform transkripsi panggilan yang andal, Anda harus menggunakan Transkriptor . Ini akan membantu Anda membuat transkripsi panggilan Anda yang akurat. Jadi, coba Transkriptor hari ini dan biarkan mengotomatiskan proses transkripsi.