Ääni tekstiksi Outlook on ominaisuus, joka käyttää puheentunnistustekniikkaa ja mahdollistaa äänikirjoituksen. Se tarjoaa useita etuja, kuten monikielisen tuen, sähköpostikomennot ja komennot useille elementeille.
Ymmärtääksesi, kuinka käyttää ääntä tekstiksi Outlook, sinun tarvitsee vain noudattaa joitain perusvaiheita. Tässä oppaassa tutustut vaiheittaiseen oppaaseen sanelun käyttöönottoon Microsoft Outlook . Tutustu myös siihen, miten Transkriptor kaltaiset työkalut tekevät edistyneestä sähköpostin transkriptiosta helppoa.
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Äänikirjoitus Outlook käyttää Azure Speech-palveluiden tarjoamaa online-puheentunnistusta. Statista :n tekemän tutkimuksen mukaan useimmat odottavat puheentunnistuksen kehittyvän asteittain kohti täydellisiä transkriptioita.
Overview of the Feature
Tarvitset vain Internet-yhteyden, mikrofonin ja kohdistimen tekstikentässä, jotta voit käyttää äänikirjoitusta Outlook . Sen avulla voit myös käyttää äänikirjoituskieltä, joka eroaa Windows valitsemastasi kielestä. Voit vaihtaa äänikirjoituskieltä vaihtamalla syöttökieltä.
Speech-to-Text Integration in Outlook
Saneluominaisuuden avulla voit käyttää puheesta tekstiksi -toimintoa sisällön luomiseen Officessa. Se on nopea ja helppo tapa laatia sähköposteja, lähettää vastauksia ja vangita sävy. Ominaisuus on käytettävissä New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac ja verkossa.
Accessibility Benefits
Outlook on monia esteettömyysominaisuuksia äänikirjoitukseen. Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit ratkaista helppokäyttöisyysongelmia kirjoittaessasi sähköpostiviestiä. Voit lisätä kuviin vaihtoehtoisia tekstejä, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse.
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Ääni tekstiksi Outlook yksinkertaistaa sähköpostin laatimista muuntamalla puhutut sanat tekstiksi. Aloita tämän ominaisuuden käyttö varmistamalla yhteensopivuus ja määrittämällä mikrofoni- ja kieliasetukset. Voit ottaa tämän aikaa säästävän työkalun käyttöön ja maksimoida nämä yksinkertaiset vaiheet:
- Tarkista yhteensopivuus: Varmista, että olet Microsoft 365 tilaaja, ja aseta puhuttu kieli, mikrofoni ja automaattiset välimerkit Outlook asetuksissa.
- Aktivoi sanelu: Napsauta "Sanele", käytä ALT +' tai paina Windows + H Windows sanelutyökalua.
- Määritä mikrofonin käyttö: Ota mikrofonin käyttöoikeudet käyttöön Tietosuoja- ja suojausasetuksissa.
- Määritä kieli ja komennot: Valitse kieli ja tarkista käytettävissä olevat komennot; Huomaa esikatselukielten rajoitukset.
Step 1: Check Compatibility
Saneluominaisuus on vain Microsoft 365 tilaajien käytettävissä. Ota saneluasetukset käyttöön Outlook napsauttamalla rataskuvaketta nähdäksesi käytettävissä olevat asetukset. Puhutun kielen osalta voit tarkastella ja vaihtaa kieliä avattavasta valikosta. Seuraavaksi voit tarkastella ja vaihtaa mikrofonia.
Step 2: Activate Dictation
Voit aktivoida saneluominaisuuden napsauttamalla työkalupalkin "Sanele" -painiketta. Käytä New Outlook -versiossa pikanäppäintä ALT +' tai paina valintanauhan mikrofonikuvaketta jatkaaksesi sanelua.
Saattaa olla mahdollista, että sanelupainike ei ole tällä hetkellä käytettävissä joissakin Outlook esikatseluissa Windows . Voit kuitenkin edelleen käyttää saneluominaisuutta käyttämällä Windows sanelutyökalua.
Step 3: Set Up Microphone Access
Jos haluat käyttää mikrofonia Windows sovellusten kanssa, sinun on otettava käyttöön joitakin käyttöoikeuksia Tietosuoja- ja suojausasetuksissa. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Käynnistä, Asetukset ja Tietosuoja ja suojaus. Etsi sitten Mikrofoni sovelluksen käyttöoikeuksista ja varmista, että Mikrofonin käyttö on käytössä.
Step 4: Configure Language and Commands
Voit valita kielen avattavasta luettelosta, jossa on luettelo kullakin tuetulla kielellä käytettävissä olevista komennoista. Huomaa, että englannin kielessä tuetaan tällä hetkellä vain välimerkkejä ja symboleja, valuuttaa, matematiikkaa ja hymiöitä/kasvoja. Tuettuja kieliä ja esikatselukieliä on.
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Ääni tekstiksi Outlook tehostaa sähköpostin luomista muuttamalla puheen tekstiksi. Voit laatia, muokata ja lähettää sähköposteja handsfree-tilassa yksinkertaisilla vaiheilla. Tässä on vaiheittainen opas ääni tekstiksi -toiminnon käyttämiseen Outlook :
Step 1: Open a New Email
Siirry kohtaan Microsoft Outlook ja aloita uusi sähköposti. Valitse viestin runko, siirry Viesti-välilehteen ja valitse Sanele. Aloita Outlook for Mac -kohdassa uusi sähköposti tai vastaa. Siirry seuraavaksi kohtaan Viesti ja sitten Sanele. Varmista, että olet kirjautunut sisään Microsoft 365 mikrofonia tukevalla laitteella.
Step 2: Start Dictating
Käyttämällä Mac voit myös aloittaa sanelun pikanäppäimellä: ⌥ (Optio) + F1. Siirry verkossa Viesti-välilehteen ja valitse Sanele. Odota seuraavaksi, että Sanele-painike käynnistyy, aloita kuuntelu ja aloita puhuminen, jotta teksti näkyy näytöllä.
Step 3: Use Voice Commands for Editing
Pelkän sisällön puhumisen lisäksi voit sanoa komentoja välimerkkien lisäämiseksi ja erikoismerkkien kirjoittamiseksi. Muokkaamiseen ja muotoiluun voit käyttää äänikomentoja. Joitakin yleisiä äänikommentteja ovat: poista, poista se, poista viimeiset [1-100] sanaa/lausetta, lisää välilyönti ja askelpalautin.
Step 4: Review and Send
Aina kun tuot yhteen erilaisia ihmisiä, joilla on erilaiset agendat ja mielipiteet, sinun on tarjottava heille tapa tehdä yhteistyötä läpinäkyvästi. Vasta kun kaikki näkevät kaiken tapahtuvan ja ymmärtävät sen samassa paikassa ja samalla tavalla, sähköpostin tarkistus- ja hyväksymisprosessi on läpinäkyvä, virtaviivainen ja tehokas.
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Outlook ääni tekstiksi -työkalu tarjoaa joukon tehokkaita ominaisuuksia, jotka parantavat tuottavuutta ja käytettävyyttä. Tässä on joitain Outlook ääni tekstiksi -työkalun ominaisuuksia:
Multilingual Support
Ennen kuin aloitat, sinun on tarkistettava, mitä kieliä Windows versiosi tukee. Windows 11:ssä tuetut kielet ovat: bulgaria, kiina, kroatia, tšekki, tanska, hollanti, englanti, viro ja paljon muuta. Jos haluat vaihtaa äänikirjoituskieltä, sinun on vaihdettava syöttökieli.
Voit tehdä tämän valitsemalla kielenvaihtajan tehtäväpalkin kulmasta. Paina seuraavaksi näppäimistön Windows -logonäppäintä + välilyöntiä. Paina lopuksi kosketusnäppäimistön oikeassa alakulmassa olevaa kielenvaihtajaa.
Accessibility Options
Microsoft 365 sovelluksia, jotta sinun on helpompi ja mukavampi nähdä näytölläsi olevat asiat. Jos näytön värit ovat liian kirkkaat, yritä kytkeä yövalo päälle. Se muuttaa näytön värilämpötilaa ja näyttää lämpimämpiä värejä, jotka ovat helpompia silmillesi. Jos olet tekemisissä värisokean kanssa (värinäön puute Cleveland Clinic mukaan), Windows mukana tulee valmiiksi suunnitellut värisokeussuodattimet.
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft avulla voit sanella asiakirjojasi erilaisilla toimistotyökaluilla. Voit sanella Word dokumentteja, Outlook sähköposteja ja OneNote muistiinpanoja. Jos haluat käyttää sanelua Word, avaa uusi tai olemassa oleva dokumentti ja siirry kohtaan Koti > Sanele. Kytke sanelupainike päälle ja aloita puhuminen. Voit luoda luonnoksia, tallentaa muistiinpanoja ja kommentoida OneNote vastaavia ohjeita.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor käyttää AI ja tuottaa korkealaatuisia transkriptioita. Sen huippuluokan algoritmit voivat säästää paljon aikaa ja vaivaa. Tässä on vaiheittainen opas Transkriptor käyttämiseen edistyneeseen sähköpostin transkriptioon:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
Tallenna ääntä puhelimesi tai tietokoneesi äänisovelluksella. Kun olet tehnyt niin, kirjaudu sisään Transkriptor Gmail ja siirry kojelautaan. Tämän jälkeen sinut ohjataan "Valitse kieli" -sivulle.
Voit etsiä kieltäsi 100+ käytettävissä olevan kielen joukosta hakupalkista. Napsauta Seuraava ja lataa/tallenna äänesi. Voit tallentaa äänesi suoraan Transkriptor ja muuntaa sen tekstiksi. Toisena vaihtoehtona voit ladata äänitiedoston paikalliselta laitteeltasi litterointia varten.
Step 2: Generate Accurate Transcripts
Kun tiedosto on ladattu, Transkriptor luo transkription. Pääset transkriptioon editorisivulla. Löydät mallikirjaston tehtäväpalkin vasemmasta reunasta. Voit kirjoittaa jotain tai painaa'välilyöntiä' Al:lle ja'/' komennoille. Paina välilyöntiä ja kirjoita "luo hyvin muotoiltu sähköposti" samaan tehtäväpalkkiin.
Step 3: Edit and Format the Transcript
Kun sinulla on sähköpostimalli, voit muokata sitä tarpeidesi mukaan. Tehtäväpalkin vasemmalla puolella voit napsauttaa kolmiviivaista kuvaketta muotoillaksesi sähköpostimallin. Voit käyttää otsikoita, luetteloita, tehtäväluetteloita, lainauksia tai koodia. Voit lisätä linkin myös napsauttamalla kolmiviivaisen kuvakkeen vieressä olevaa hyperlinkkikuvaketta.
Step 4: Copy and Paste into Outlook
Napsauta "kopioi" -kuvaketta samassa tehtäväpalkin sarakkeessa kopioidaksesi sähköpostin. Jos olet valmis tekemään lisämuutoksia, voit tehdä sen käyttämällä Transkriptor tarjoamia ominaisuuksia. Voit tehdä korjauksia napsauttamalla "kumoa" tai "tee uudelleen".
Voit parantaa muotoilua lihavoimalla, alleviivaamalla tai kursivoimalla tekstin. Napsauttamalla "Lataa muistiinpano" -kuvaketta voit ladata sähköpostin Word - tai tekstimuodossa tallentaaksesi sen myöhempää käyttöä varten.
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor avulla voit litteroida useita ääniviestejä kerralla. Siirry kojelautaan, napsauta "Litteroi ääni- tai videotiedosto" ja lataa useita äänitiedostoja.
Se tukee erilaisia muotoja, mukaan lukien MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR ja MKV . Voit luoda transkriptioita suuren sähköpostimäärän hallitsemiseksi.
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
AbilityNet :n mukaan vakiotekniikat, mukaan lukien äänentunnistusohjelmat, voivat auttaa lukihäiriöisiä ihmisiä. Oikeiden tekniikoiden ja työkalujen käyttö puheentunnistuksen maksimoimiseksi on kuitenkin välttämätöntä.
- Puhu selkeästi: Lausu sanat hitaasti ja selkeästi ja tallenna itsesi seurataksesi kehitystä.
- Käytä korkealaatuista mikrofonia: Valitse melua vaimentava mikrofoni vähentääksesi ympäröivää melua ja tallentaaksesi selkeämmän äänen.
- Tutustu komentoihin: Opi äänikomentoja nopeisiin toimintoihin, kuten sähköpostien lähettämiseen, vastaanottajien lisäämiseen ja aiheiden säätämiseen.
- Yhdistä Transkriptor : Käytä Transkriptor äänen litterointiin ja lähetä automaattisesti hyvin muotoiltuja sähköposteja Outlook kautta.
Speak Clearly
Puhu hitaasti ja selkeästi ja lausu jokainen sana ja ääni. Vältä kiirehtimästä lauseiden läpi, koska se tekee ääntämisestäsi epäselvän. Hidastaminen auttaa sinua keskittymään oikeisiin ääniin ja tekee puheestasi selkeämpää. Voit tallentaa itsesi harjoitellessasi puhumista.
Use a High-Quality Microphone
Melua vaimentava mikrofoni sisältää kaksi tai useampia mikrofoneja, jotka tallentavat ääntä eri suunnista. Ensisijainen mikrofoni on yleensä suunnattu suuhun. Toissijaiset mikrofonit poimivat ympäröivän melun kaikista suunnista. Yhdessä joidenkin digitaalisten algoritmien kanssa ne "vähentävät" yhtälöstä ympäröivän melun, jolloin jäljelle jää vain äänesi.
Familiarize Yourself with Commands
Joitakin sähköpostikomentoja, joihin sinun on tutustuttava, ovat lähetä sähköpostia, lähetä sähköpostia -> kyllä, lähetä sähköpostia -> peruuta, lisää
Combine with Tools Like Transkriptor
Transkriptor avulla voit lähettää uudet transkriptiot automaattisesti Outlook liitteinä. Kun transkriptio on valmis Transkriptor, se lähetetään automaattisesti sähköpostin liitteenä Outlook kautta. Transkriptor voi litteroida useita äänitiedostoja tekstiksi ja luoda myös hyvin muotoiltuja sähköposteja. Tämä säästää aikaa, jolloin voit tehdä joukkosähköposteja lyhyemmässä ajassa.
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Ääni tekstiksi Outlook on mullistanut sähköpostin laatimisen integroimalla edistyneet puheesta tekstiksi -ominaisuudet. Transkriptor parantaa puheesta tekstiksi -integraatiota Outlook sähköposteissa tarjoamalla tarkkoja transkriptioita. Sen erätranskriptioominaisuus ja integrointi automaattisten sähköpostiliitteiden Outlook kanssa tekevät siitä korvaamattoman työkalun. Hyödyntämällä sähköpostin transkriptiotyökaluja Outlook, kuten Transkriptor, käyttäjät voivat säästää aikaa, lisätä tehokkuutta ja ylläpitää tarkkuutta.