Esimerkiksi AI transkriptiotyökalut, kuten Transkriptor , voivat automatisoida kokoustallenteiden muuntamisen kirjoitetuksi tekstiksi. Ne voivat myös auttaa sinua tekemään yhteenvedon kokouksesta toiminnoilla ja avainkohdilla. Voit sitten jakaa ne jonkun sellaisen henkilön kanssa WHO ei voinut osallistua istuntoon.
Tässä oppaassa käymme läpi viisi keskeistä strategiaa, jotka auttavat sinua säästämään kokouskustannuksia ja järjestämään tehokkaampia kokouksia:
1 Hyödynnä Transkriptor : n kaltaisia transkriptiotyökaluja automaattisiin kokousmuistiinpanoihin
AI kokousavustajia, käytä puhelun transkriptioohjelmistoa online-kokousten tallentamiseen. He voivat myös transkriboida ääntä Evernotella ja videoilla ja tallentaa transkriptiot myöhempää käyttöä varten. Sen sijaan, että tekisit manuaalisia muistiinpanoja jatkuvien kokousten aikana, AI transkriptiotyökalut, kuten Transkriptor , voivat auttaa sinua automatisoimaan prosessin.
Ääni tekstiksi -työkalu voi tallentaa ja transkriboida puhuttuja sanoja tekstiksi. Koska jokaiseen kokoukseen ei tarvitse määrittää manuaalista muistiinpanojen tekijää, voit vähentää kokouskustannuksia tarkoilla transkriptiotyökaluilla.
AI työkalut muuttavat työpaikan viestintää ja parantavat kokousten tuottavuutta. Esimerkiksi tässä Forbesin artikkelissa korostetaan, kuinka automaatiotyökalut vähentävät kokousten transkriptioon ja yhteenvetoon tarvittavaa vaivaa, mikä parantaa tiimin tehokkuutta ja yhteistyötä.
Jos osallistut usein kokouksiin tai isännöit niitä työpaikallasi, tässä on kaksi suosittua AI transkriptiotyökalua.
Transkriptor
Transkriptor on luotettava ja monipuolinen AI virtuaalikokousten transkriptiotyökalu Google Meet, MS Teamsille ja Zoom. Voit yhdistää Google Calendar ja Outlook Kalenterin Transkriptor , jotta kokousbotti voi liittyä automaattisesti ajoitettuihin kokouksiin.
Transkriptor voivat myös luoda kokouksen transkriptioyhteenvetoja ja toimintokohteita ladattavaksi tai jaettavaksi ryhmän jäsenten kanssa. Se on 99% tarkka ja tukee yli 100 transkriptio- ja käännöskieltä vastaamaan globaalien tiimien tarpeita.
Otter.AI
Otter.AI on toinen AI ääni-teksti-työkalu, joka voi tallenna ja litteroi Zoom-kokoukset . OtterPilot voivat liittyä online- Zoom, Google Meettai Microsoft teams kokouksiin ja muuntaa puhutut sanat tekstiksi.
Vaikka Otter.AI tekee kunnollista työtä kokousten transkriptoimisessa, puheesta tekstiksi -työkalun tarkkuus on vain 85%. Tämä tarkoittaa, että joudut viettämään paljon aikaa transkriptoidun tiedoston muokkaamiseen.
Toinen Otter.AI parantamisen arvoinen alue on se, että AI muistiinpanotyökalu on rajoitettu englanniksi. Siksi se ei välttämättä sovi monikielisille käyttäjille.
2 Käytä videoneuvotteluja matkakulujen leikkaamiseen
Videokokouksista on tullut uusi normaali etä- ja hybridiyrityksissä. Tämä johtuu siitä, että ne auttavat vähentämään matka- ja muiden kulujen tarvetta.
Videoneuvottelutyökalujen avulla voit nopeasti ajoittaa ja lisätä etäkokouksia kalenteriisi. Ääni tekstiksi -työkalut voivat myös vähentää kustannuksia ja mahdollistaa joustavan aikataulutuksen.
Zoom
Zoom on suosittu videoneuvottelusovellus. Sinun tarvitsee vain jakaa Zoom kokouslinkki osallistujien kanssa. Voit luottaa siihen, että kaikki voivat liittyä puheluun nopeasti.
Se on erittäin luotettava ja pitää videosi käynnissä myös heikolla Internet-yhteydellä. Zoom tarjoaa myös taulun, joka täyttää virtuaalitaulun nopeasti muistilapuilla, kuvilla ja kaavioilla.
Microsoft teams
Microsoft teams tarjoaa markkinoiden vahvimpia videoneuvotteluominaisuuksia ja tiimikeskustelutarjouksia. Valkotauluominaisuus on erinomainen: Voit piirtää vapaalla kädellä, ja ohjelma tasoittaa asioita.
Tämän ominaisuuden avulla on helppo tehdä muistiinpanoja ja kaavioita liikkeellä ollessasi. Se tallentaa kaiken keskustelun kokouksesta ja tallennetaan tiimikeskustelusovellukseen, jotta voit tallentaa sen myöhempää tarvetta varten.
Google Meet
Yksi Google Meetin parhaista ominaisuuksista on sen syvä integrointi Google Workspace -sovelluksiin. Jos luot kokouksen Google Calendar, saat Meet-linkin, johon kaikki osallistujat voivat liittyä napsauttamalla.
Meet on suosittu Zoom vaihtoehto, joka toimii selaimessa, ei sovelluksessa, mikä on plus. Tekstitykset toimivat hyvin englanniksi, mutta Meet ei havaitse, kun osallistujat puhuvat muita kieliä.
3 Toteuta lyhyempiä ja tehokkaampia kokouksia jäsenneltyjen esityslistojen avulla
Kokoukset ovat tehokkaan yhteistyön selkäranka, mutta pidemmät ja tehottomat kokoukset voivat tuhlata rahaa, aikaa ja vaivaa. harkitse asianmukaista virtuaalikokousetikettiä häiriöiden minimoimiseksi. Tässä kohtaa hyvin laadittu kokousesityslista astuu kuvaan. Sen avulla voit asettaa selkeät odotukset joukkueelle. Voit jopa lyhentää kokouksen pituutta keskittymällä vain välttämättömiin keskusteluihin.
Osallistujien ymmärrys siitä, mistä he keskustelevat kokouksessa, mahdollistaa paremman valmistautumisen. Se poistaa myös tuottamattomiin keskusteluihin käytetyn ajan. Hyvin jäsennellyt esityslistat auttavat sinua löytämään täydellisen tasapainon joustavuuden ja rakenteen välillä. Tässä muutamia vinkkejä lyhyempien ja tehokkaampien kokousten toteuttamiseen:
- Käytä ennalta määritettyjä esityslistoja: Ennalta asetettu kokouksen esityslista toimii kuin suunnitelma Tämän suunnitelman avulla kokouksesi voidaan saattaa päätökseen ajoissa ja oikeaan suuntaan Harkitun esityslistan tulisi tarjota yleiskatsaus keskustelunaiheista Se määrittää kullekin aiheelle aikajanan ylikuormituksen estämiseksi.
- Varaa aikarajat kullekin keskustelukohdalle: Määritä kokouksen alkamis- ja päättymisaika ja määritä kullekin aiheelle aikaraja Hyvin laaditun kokouksen esityslistan tulisi kunnioittaa osallistujien aikaa ja auttaa säilyttämään keskittyminen alusta loppuun.
- Pidä kiinni aikataulusta ylitysten välttämiseksi: Muista, että ylitykset ovat sitoutumisen vihollinen täyteen ahdetussa kokouksessa Varmista, että pidät kaiken ytimekkäänä Vaikka saattaa olla houkuttelevaa jatkaa keskustelua jännittävästä aiheesta, aikataulun noudattaminen kokouskustannusten vähentämiseksi ja ajan säästämiseksi on välttämätöntä.
4 Vähennä osallistujien määrää säästääksesi aikaa ja resursseja
Sinun tulisi välttää tiimin jäsenten ajan tuhlaamista köyttämällä heidät kokouksiin, joihin heidän ei tarvitse osallistua. Liian monet osallistujat tekevät keskusteluista haastavampia.
Yleisenä peukalosääntönä on, että on parempi kutsua mukaan osallistujat, joiden panos on tarpeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Vähemmän osallistujia tarkoittaa, että isännän on tuhlattava vähemmän aikaa koordinointiin ja keskeytyksiä on vähemmän.
Kokouksen osallistujamäärän vähentäminen auttaa myös keskeisiä päätöksentekijöitä keskittymään tärkeisiin tehtäviin ja pysymään keskittyneinä olennaisiin aiheisiin tai kysymyksiin.
- Kutsu vain olennaiset sidosryhmät: Yksi tapa vähentää kokouksen osallistujamäärää on kutsua vain olennaiset sidosryhmät Se sisältää tärkeitä päätöksentekijöitä, osallistujia tai ketä tahansa muuta, WHO vaikuttaa kokouksen tulokseen.
- Päivitä muut kuin osallistujat kokousyhteenvedon avulla: Voit jakaa kokouksen yhteenvedon heidän kanssaan, vaikka et kutsuisi kaikkia kokoukseen Se varmistaa, että kaikilla on pääsy kriittiseen tietoon ja keskusteluihin.
AI Transkriptor yhteenveto-ominaisuudet voivat luoda automaattisesti kokouksen yhteenvedon. Se sisältää käytännöllisiä oivalluksia ja keskeisiä poimintoja kokouksen transkriptiosta. Voit jakaa yhteenvedon kenen tahansa kanssa WHO ei voinut osallistua kokoukseen, jotta he voivat pysyä ajan tasalla.
5 Käytä tehtävän- ja projektinhallintatyökaluja seurantaan
Seuranta on yksi parhaista tavoista tehdä kokouksesta kannattava. Tehtävien ja projektien hallintaohjelmistot, kuten Asana, Trelloja monday.com , voivat auttaa sinua virtaviivaistamaan tehtävämäärityksiä ja seuraamaan edistymistä, mikä vähentää tarvetta seurata osallistujia manuaalisesti.
Tehtävän- ja projektinhallintatyökalujen käyttö parantaa myös vastuullisuutta. Se varmistaa, että kaikki suorittavat määritetyt toiminnot ilman lisäkokouksia. Tässä on joitain ilmaisia ja maksettuja tehtävä- ja projektinhallintaohjelmistoja seurantaan liittyvien kokouskustannusten vähentämiseksi:
Asana
Asana on moderni projektinhallintaohjelmisto, joka tukee useita projektinhallintatyylejä. Se antaa sinulle täydellisen hallinnan siitä, miten visualisoit ja järjestät työn. Löydät myös monia sisäänrakennettuja ominaisuuksia, jotka helpottavat yhteistyötä.
Sen avulla voit esimerkiksi määrittää tehtäviä yksilöille intuitiivisen ja hyvin suunnitellun käyttöliittymän avulla. Sovelluksen sisäisen suoraviestinnän avulla voit liittää tiedostoja, merkitä muita projekteja ja tallentaa videoviestejä.
Trello
Trello tarjoaa yksinkertaisen visuaalisen tavan järjestää projekteja Kanban-taulujen avulla. Se on helppokäyttöinen eikä sillä ole jyrkkää oppimiskäyrää. Yksinkertaisen vedä ja pudota -käyttöliittymän ansiosta sinä ja tiimisi voitte käyttää työkalua tehokkaasti.
Kortit tai tehtävät sisältävät määräpäiviä, liitteitä, kuvia, kommentteja, mukautettuja kenttiä ja tarkistuslistoja. Kun tiimin jäsenet ovat suorittaneet tehtävät, he voivat vetää kortit asianmukaiseen luetteloon.
monday.com
monday.com on toinen projektinhallintasovellus, jonka avulla voit visualisoida kaikki projektit yhdessä paikassa. Se on erittäin muokattavissa ja auttaa sinua yhdistämään tietoja ja mittareita visuaalisesti houkuttelevaan käyttöliittymään.
Vaikka monday.com tarjoaa monia mukautusvaihtoehtoja, jotkin lisäominaisuudet ja näkymät ovat käytettävissä vain korkeammissa hintaluokissa.
Johtopäätös
Kokoukset ovat kuin työpajoja, joissa tiimin jäsenet voivat kokoontua muotoilemaan parhaita ideoita johtajien yhteistyöstrategioiden avulla . Kokousten ajoittaminen ja isännöinti vaatii kuitenkin paljon aikaa ja resursseja. Yritysten on järjestettävä kokouksia hyvin varmistaakseen, että niiden voitot säilyvät, ja harkittava transkriptiopalvelujen SEO-etuja online-näkyvyydelle.
Onneksi monet AI työkalut voivat automatisoida aikaa vieviä ja tylsiä tehtäviä. Kehittäjät voivat esimerkiksi litteroida kokouksia puheesta tekstiksi -työkaluilla. He voivat myös käyttää suosittuja videoneuvottelutyökaluja, kuten Zoom tai Google Meet etäkokousten ajoittamiseen ja isännöintiin.
Sen sijaan, että pyytäisit osallistujaa ottamaan kokouspöytäkirjan, voit lisätä luotettavia AI työkaluja, kuten automaattinen transkriptioohjelmisto . Transkriptor voivat esimerkiksi muuntaa puheen tekstiksi ja tarjota automaattisia kokousmuistiinpanoja kustannusten vähentämiseksi. Nämä AI työkalua auttavat vähentämään kokouskustannuksia ja tekemään jokaisesta istunnosta kannattavan.
