Tekoälyn ja tuottavuustyökalujen lisääntymisen ansiosta voit muuttaa muuten tylsät tehtävät osaksi organisoitua työnkulkua. Tässä oppaassa on 10 lakialan ammattilaisille tarkoitettua tuottavuussovellusta, joiden avulla voit virtaviivaistaa tehtäviäsi ja maksimoida tehokkuutesi, jotta voit keskittää aikasi ja energiasi roolisi strategisempiin näkökohtiin.
Miksi lakimiehet tarvitsevat tuottavuussovelluksia?
Lakimiesammatti tunnetaan maailmanlaajuisesti vaativana, tiukoilla aikatauluilla ja lähes mahdottomalta tasapainolta oikeussaliesiintymisten, asiakastapaamisten ja asianajajien yhteistyösovellusten välillä. Tässä ympäristössä on kaksi keskeistä syytä, miksi lakimiehet tarvitsevat tuottavuussovelluksia. Nämä on kuvattu alla olevissa alakohdissa.
Oikeuskäytännön tehostaminen
Tehokkaat työpaikat vaikuttavat suoraan työntekijöiden tuottavuuteen, mikä puolestaan lisää voittoja. Gallupin tutkimuksen mukaan tehokkaat tiimit ovat 21 prosenttia kannattavampia kuin vastaavat, ja sama periaate pätee asianajotoimistoihin. Tuottavuustyökalut voivat auttaa virtaviivaistamaan tehtäviä, jotka muuten suoritettaisiin manuaalisesti, maksimoimalla tehokkuuden ja sitoutumisen, mukaan lukien lakimiesten transkriptiopalvelujen hyödyntäminen .
Suurten oikeudellisten dokumentti- ja tutkimusmäärien hallinta
Lakimiehenä olet täysin tietoinen siitä, kuinka paljon asiakirjoja – tai paperia painava toimialasi on, ja kaiken tämän dokumentaation selaaminen löytääksesi merkityksellisen voi usein olla haaste. Tuottavuustyökalut tarjoavat tehokkaan tavan tallentaa ja hallita näin suuria asiakirjamääriä, jolloin niitä on helppo käyttää ja hakea.
Mitkä ovat tärkeimmät ominaisuudet, joita kannattaa etsiä lakialan ammattilaisille tarkoitetuista tuottavuussovelluksista?
Kuten minkä tahansa muun sovelluksen tai työkalun, tuottavuussovelluksen on tarjottava tiettyjä ominaisuuksia, joihin kannattaa investoida, etenkin erittäin vaativalla lakialalla. Alla on muutamia näistä tärkeimmistä ominaisuuksista.
Oikeudellisten tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus
Tuottavuussovelluksissa on oltava suojausehtoja, jotka takaavat arkaluonteisten oikeudellisten asiakirjojen luottamuksellisuuden. Näitä ovat tietojen varmuuskopiointi, salausmekanismit ja turvalliset kirjautumismenettelyt, jotka ovat kriittisiä, koska lakimiesammatti luottaa äärimmäiseen luottamuksellisuuteen.
Integrointi olemassa oleviin oikeudellisiin ohjelmistoihin ja työkaluihin
Ihanteellisen sovelluksen on integroitava saumattomasti asianajotoimistosi olemassa olevaan tekniseen pinoon. Erilaisten yksilöllistä kirjautumista vaativien työkalujen käyttö heikentää usein tuottavuutta, minkä vuoksi valitsemasi tuottavuustyökalun on tarjottava kaikki tärkeimmät integraatiot, mukaan lukien ne, joissa on tärkeimmät lailliset ohjelmistot ja työkalut.
Käyttäjäystävällisyys ja mukautusvaihtoehdot
Mikä tahansa sovellus tai ohjelmisto voi parantaa tehokkuutta vain, jos se on suunniteltu intuitiiviseksi ja käyttäjäystävälliseksi. Minkään ohjelmiston ominaisuuden tai vaihtoehdon käyttäminen ei saa kestää muutamaa napsautusta enempää, ja se on koodattava maksimaalisen reagointikyvyn varmistamiseksi.
Sen on myös oltava muokattavissa yksilöllisten tarpeiden mukaan. Tiimien tai käyttäjien on voitava mukauttaa sovellusta ja sen asettelua mieltymystensä mukaan maksimaalisen tehokkuuden varmistamiseksi.
Top 10 tuottavuussovellusta lakimiehille
Kun oikeudellisten tuottavuussovellusten merkitys ja tärkeimmät ominaisuudet ovat poissa tieltä, käymme nyt läpi 10 parasta sovellusta, joita voit harkita asianajokäytännössäsi. Näitä ovat työkalut, jotka voivat luoda kokousmuistiinpanoja lakitiimeille, tarjota puheesta tekstiksi tai transkriptiopalveluja jne.
Transkriptor: Yksinkertaista oikeudellisten asiakirjojen transkriptiopalveluja
Kokousten ja lausuntojen manuaalinen transkriptoiminen voi olla haastavaa, ja siihen liittyy mahdollisuus menettää tärkeitä yksityiskohtia. Transkriptor tarjoaa luotettavimmat transkriptiopalvelut lakialan ammattilaisille, jotka tunnistavat tarkasti jokaisen puhujan ja lisäävät aikaleimoja mieltymystesi mukaan. Automaattisten transkriptioiden avulla voit sitten keskittyä analyysiin ja tapausten valmisteluun samalla kun jaat saumattomasti transkriptioita tiimisi kanssa.
Clio: Kattava käytäntöjen hallintaohjelmisto
Clio on kattava käytäntöjen hallintaohjelmisto, jonka avulla voit hallita tapauksia, luoda projekteja, seurata aikaa, hallita laskutusta ja tarkastella kaikkia asiakastietoja yhdessä intuitiivisessa käyttöliittymässä. Se tarjoaa laajan integraation yli 200 työkalun ja ohjelmiston kanssa, joten voit hallita kaikkia tärkeimpiä toimintoja yhdellä laitteella.
Evernote: Kokousmuistiinpanojen ja tutkimusmateriaalien järjestäminen
Evernote on ollut lakialan katkottua jo useita vuosia yhtenä parhaista vaihtoehdoista muistiinpanojen ja tallenteiden sieppaamiseen tien päällä. Muistiinpanojen ja tallenteiden sieppaamisen ja tallentamisen lisäksi Evernote integroituu myös älypuhelimesi kameraan, jotta voit kaapata ja muokata asiakirjoja, valkotauluja ja muita paperitöitä.
Käsite: Yhteistyötyötila lakitiimeille
Notion on intuitiivinen, yhteistyöhön perustuva, all-in-one-työtila, jossa lakiammattilaiset voivat hallita projekteja ja tehtäviä, tehdä yhteistyötä kollegoidensa kanssa, järjestää tietoja ja jopa tehdä muistiinpanoja. Se on kätevä myös tapaustiedostojen järjestämisessä ja määräaikojen seurannassa varmistaaksesi, että pysyt aina aikataulussa. 75+ integraation avulla voit käyttää kaikkia muita teknisen pinosi työkaluja ja ohjelmistoja yhdestä, intuitiivisesta käyttöliittymästä.
Otter.AI: AI oikeusalan ammattilaisten kokousavustaja
Otter.AI on toinen työkalu puheen sisällyttämiseksi tekstiksi lakikäytäntöön. Tämä AI-pohjainen kokousavustaja on hyödyllinen, kun sinun on dokumentoitava kokouksia tekemättä muistiinpanoja manuaalisesti. Työkalu tallentaa ja litteroi kokoukset automaattisesti ja voi jopa tehdä niistä yhteenvedon puolestasi, joten sinulla on yleiskatsaus jokaisesta vuorovaikutuksesta asiakkaan, todistajan ja niin edelleen kanssa.
Microsoft OneNote: Digitaalinen muistiinpanojen tekeminen asianajotoimintaa varten
Jos asianajotoimistosi käyttää jo Microsoft 365 -pakettia, OneNote on ihanteellinen muistiinpanotyökalu sinulle. Kun organisaatio on järjestetty muistikirjojen ja osioiden kautta, lakimiehet voivat hallita saumattomasti muistiinpanojaan ja projektejaan.
Se tukee myös multimediamuistiinpanoja ja antaa sinun luonnostella korvaamaan käsinkirjoitettujen muistiinpanojen tunnelman, lisätä kuvamerkintöjä ja luoda äänitallenteita, jotka kaikki voivat tehdä asiakaskokouksista ja muistiinpanojen tekemisestä helppoa.
Trello: Oikeusalan ammattilaisten tehtävä- ja projektinhallinta
Trello on yksi tunnetuimmista visuaalisista projektinhallintatyökaluista ja käyttää tauluja, luetteloita ja kortteja työnkulkujen hallintaan ja työntekijöiden edistymisen seurantaan. Tämä on niin intuitiivista, koska siinä on vedä ja pudota -käyttöliittymä, aivan kuten Jira, jonka avulla voit järjestää tehtäviä ja asettaa prioriteetteja. Lisäksi voit käyttää sitä kokousten virtaviivaistamiseen ja valita useista malleista, kuten etä- tai viikoittaiset tiimikokoukset, aivoriihi-istunnot ja paljon muuta.
Slack: Virtaviivaistettu viestintä lakitiimeille
Slack on ollut yksi kysytyimmistä yhteistyövälineistä eri toimialoilla, ja siitä on myös hitaasti tulossa suosittu lakialan ammattilaisten keskuudessa. Se toimii myös projektinhallintatyökaluna, jonka avulla voit jakaa ja keskustella tehtävistä yksittäisillä kanavilla ja integroida työkaluihin, kuten Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jirajne. Yhteensä se tarjoaa yli 2,600 integraatiota, joista voit valita.
CaseFleet: todisteiden organisointi ja tapausanalyysi
CaseFleet on asianhallintaohjelmisto, joka auttaa virtaviivaistamaan kaikkia oikeudellisen työn tärkeimpiä näkökohtia, mukaan lukien todistajien tosiseikkojen, olennaisten kysymysten ja keskeisten todisteiden dokumentointi käyttäjäystävällisessä käyttöliittymässä. Sen kronologisen rakennemuodon avulla voit rakentaa tapaustiedostoja tietyillä aikajanoilla, jotka voivat auttaa osoittamaan tapahtumien järjestyksen ja todisteet kunkin tosiasian tueksi.
DocuSign: Suojatut digitaaliset allekirjoitukset oikeudellisille asiakirjoille
DocuSign on sähköinen allekirjoitustyökalu, jonka avulla voit allekirjoittaa dokumentteja mistä tahansa ja millä tahansa laitteella. Yksi keskeinen piirre on, että kaikki asiakirjat salataan, mikä on ratkaisevan tärkeää, kun otetaan huomioon oikeudellisten asiakirjojen arkaluonteisuus.
Mikä tärkeintä, DocuSignin kaltaisella työkalulla allekirjoitetut asiakirjat ovat laillisia ja laillisesti hyväksyttäviä todisteita. Tämän seurauksena sinun ei tarvitse viettää aikaa manuaalisesti tapaamalla asiakkaita tai muita henkilöitä allekirjoitusten keräämiseksi, prosessin virtaviivaistamiseksi ja tehokkuuden maksimoimiseksi.
Kuinka käyttää transkriptiopalveluita, kuten Transkriptor , oikeudelliseen tuottavuuteen?
Transkriptor kaltainen transkriptiopalvelu tarjoaa valtavia etuja oikeusalan ammattilaisille, varsinkin kun he työskentelevät alalla, joka riippuu ihmisten vuorovaikutuksesta kokousten muodossa. Vaikka monet näistä vuorovaikutuksista tapahtuvat henkilökohtaisesti, monet tapahtuvat myös verkossa. Välineestä riippumatta Transkriptor voivat tallentaa yksityiskohtaisia ja tarkkoja transkriptioita, joten sinulla on selkeä ennätys kaikesta keskustellusta.
Transkriptor käytön edut transkriptiopalveluissa lakikäytännössä
Transkriptor tarjoaa oikeusalan ammattilaisille useita etuja, joista tärkeimmät on lueteltu alla:
- Säästää aikaa: Lakimiesten ei enää tarvitse tehdä muistiinpanoja manuaalisesti kokousten aikana, mikä säästää aikaa ja varmistaa, että kokoukset ovat mahdollisimman tehokkaita.
- Suurempi huomio yksityiskohtiin: Transkriptor varmistaa, että jokainen yksityiskohta, riippumatta siitä, kuinka merkityksetön, tallennetaan ja kirjoitetaan, jotta voit luottaa aina tarvittaessa.
Tehokkuuden parantaminen oikeudellisten asiakirjojen audiosta tekstiksi -toiminnolla
Kuten olet jo nähnyt, tehokas työpaikka on paljon kannattavampi kuin työpaikka, joka ei ole. Se johtaa myös tuottavampaan ja sitoutuneempaan työvoimaan. Oikeudellisten asiakirjojen äänestä tekstiksi -toiminnolla voit hallita intuitiivisesti kaikkia suullisia vuorovaikutuksiasi kirjoittamatta niitä manuaalisesti. Voit tehdä tämän Transkriptor avulla seuraavasti:
Vaihe 1: Avaa Transkriptor verkkosivusto ja napsauta 'Kokeile ilmaiseksi.
Vaihe 2: Luo tili käyttämällä sähköpostiosoitettasi ja valitsemaasi salasanaa. Voit myös luoda tilin käyttämällä olemassa olevaa Google tiliäsi, jotta prosessi olisi saumattomampi.
Vaihe 3: Kun olet kirjautunut sisään, sinut ohjataan Transkriptor hallintapaneeliin, jossa näet useita tapoja tuoda ääni- tai videotiedosto transkriptoimiseksi. Klikkaa 'ennätys. Valitse tallennus-, video- ja ääniasetukset näkyviin tulevasta valintaikkunasta ja napsauta sitten Tallenna.
Vaihe 4: Transkriptor aloittaa kokouksen nauhoittamisen automaattisesti. Kun olet valmis, voit napsauttaa pysäytyskuvaketta vasemmassa alakulmassa, ja työkalu käsittelee transkriptiosi automaattisesti puolestasi. Tämä esitetään sinulle yksityiskohtaisilla aikaleimoilla ja puhujan tunnistetiedoilla.
Vinkkejä tuottavuussovellusten integrointiin juridisiin työnkulkuihin
On muutamia tärkeitä asioita, jotka on muistettava, kun integroit tuottavuussovelluksia oikeudelliseen työnkulkuun, varsinkin kun olet varmasti tekemisissä monien erittäin luottamuksellisten ja arkaluonteisten tietojen kanssa. Tässä muutamia.
Oikeiden sovellusten valitseminen oikeudellisiin tarpeisiisi
Sinun on otettava huomioon useita tekijöitä, kun valitset tuottavuussovellusta asianajotoimistoosi, mukaan lukien käyttäjäystävällisyys ja muokattavuus, turvallisuus ja salaus sekä integraatiot. Sinun tulisi harkita kaikkia näitä ja varmistaa, että kuulet kaikkia organisaatiosi sidosryhmiä ennen päätöksentekoa.
Lakitiimien kouluttaminen käyttämään uusia työkaluja tehokkaasti
On tärkeää, että koulutat tiimisi varmistaaksesi, että he käyttävät tehokkaasti tuottavuustyökaluja, jotta tehokkuus paranee merkittävästi. Useimpien suurten sovellusten takana olevat tiimit tarjoavat mielellään demon, joten sen valitseminen voi olla askel oikeaan suuntaan.
Vaatimustenmukaisuuden ja turvallisuuden varmistaminen tekniikan avulla
Varmista, että valitset sovelluksen, jolla on parhaat suojaustoimenpiteet asiakastietojen ja muiden asiakirjojen pitämiseksi luottamuksellisina. Varmista myös, että näiden sovellusten käyttö on kaikkien tietoturvaan liittyvien vaatimustenmukaisuusvaatimusten mukaista, joita olet lain mukaan velvollinen noudattamaan.
Johtopäätös
Tuottavuussovellusten sisällyttäminen oikeudellisiin käytäntöihin voi auttaa maksimoimaan tehokkuuden ja lisäämään työtuotteesi tarkkuutta. Näiden sovellusten avulla säästetty aika antaa tiimeille mahdollisuuden keskittyä enemmän strategiaan kuin käyttää aikaansa manuaalisiin, tuottamattomiin tehtäviin. Tämä opas on antanut sinulle yksityiskohtaisen luettelon 10 parhaasta tuottavuussovelluksesta lakialan ammattilaisille, joista voit valita.
Esimerkiksi Transkriptorkaltainen työkalu voi auttaa oikeusalan ammattilaisia transkriboimaan tarkasti oikeudelliset kokoustiedot ja muut vuorovaikutukset. Tämä eliminoi manuaalisen muistiinpanon tekemisen ja maksimoi tuottavuuden, varsinkin kun on kyse transkriptiosta useilla kaiuttimilla .
